Tổ chức công tác kế toán ngân sách xã
Khái niệm, nhiệm vụ của kế toán ngân sách xã
Kế toán ngân sách và tài chính xã bao gồm việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin về kinh tế và tài chính của xã dưới dạng giá trị, hiện vật và thời gian lao động.
Kế toán ngân sách xã có nhiệm vụ thu thập và xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc, đồng thời kiểm tra và giám sát các khoản thu chi tài chính cũng như nghĩa vụ thanh toán nợ Họ còn chịu trách nhiệm kiểm tra việc quản lý và sử dụng tài sản của xã, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính Bên cạnh đó, kế toán ngân sách xã phân tích thông tin kế toán, đề xuất giải pháp phục vụ quản lý tài chính và quyết định kinh tế của chính quyền cấp xã Cuối cùng, họ cung cấp thông tin và số liệu kế toán, tài chính theo quy định pháp luật.
2 Tổ chức bộ máy kế toán
2.1 Nội dung công việc kế toán
Kế toán tiền mặt và tiền gửi tại Kho bạc phản ánh tình hình tài chính của xã, bao gồm số dư tiền mặt và biến động các khoản tiền tại quỹ ngân sách Kế toán các khoản thu ngân sách ghi nhận các khoản thu qua và chưa qua Kho bạc, cũng như các khoản hoàn trả cho đối tượng hưởng Kế toán chi ngân sách phản ánh chi thường xuyên và chi đầu tư theo dự toán đã được Hội đồng nhân dân xã phê duyệt, bao gồm cả chi qua và chưa qua Kho bạc Kế toán thanh toán theo dõi các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả của xã, bao gồm nợ về dịch vụ chưa thanh toán Cuối cùng, kế toán các hoạt động tài chính khác ghi nhận thu chi từ các quỹ công chuyên dùng và các hoạt động sự nghiệp, văn hóa, giáo dục, đào tạo, thể thao, cùng các dịch vụ khác.
Kế toán vật tư và tài sản trong đầu tư xây dựng cơ bản (XDCB) đóng vai trò quan trọng trong việc phản ánh số lượng và tình hình biến động của tài sản cũng như nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định (TSCĐ) của xã Điều này bao gồm việc ghi nhận tài sản từ các hoạt động như mua sắm, xây dựng cơ bản, nhận bàn giao, đầu tư từ Nhà nước, đóng góp của nhân dân và các khoản quyên tặng Việc theo dõi tình hình tăng, giảm tài sản và nguồn kinh phí sẽ giúp quản lý hiệu quả hơn các tài sản và nguồn lực của xã.
2.2 Tổ chức bộ máy kế toán Ủy ban nhân dân xã – phườngphải tổ chức ban tài chính xã và bố trí một người làm công tác tài chính –kế toán chuyên trách để giúp UBND xã xây dựng và thực hiện dự toán thu, chi ngân sách xã; lập báo cáo ngân sách hàng tháng, quyết toán ngân sách năm; tổ chức quản lý tài sản và tàichính Nhà nước trên địa bàn theo quy định.
Ban tài chính xã gồm 3 thành viên: Trưởng ban(CHủ tịch UBND xã, kế toán trưởng và 1 thủ quỹ)
3 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Dựa trên hệ thống chứng từ nhà nước và các hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp, việc lựa chọn mẫu chứng từ ban đầu cần phù hợp với từng loại nghiệp vụ tài chính phát sinh.
Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp do nhà nước ban hành bao gồm:
Loại 1: Hàng tồn kho bao gồm các biểu mẫu: Phiếu nhập kho, xuất kho, thẻ kho Loại 2:Lao động - Tiền lương bao gồm các biểu mẫu: Bảng chấm công, bảng thanh toán
Loại 3: Bán hàng bao gồm các biểu mẫu: Hóa đơn bán hàng, cước vận chuyển
Loại 4:Tiền tệ bao gồm các biểu mẫu: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị
Loại 5: Tài sản cố định bao gồm các biểu mẫu: Biên bản giao nhận tài sản, thẻ TS
3.2 Quy định về lập và xử lý chứng từ
Chứng từ kế toán phải có những nội dung chủ yếu sau:
- Tên và số hiệu của chứng từ
; - Ngày, tháng, năm lập chứng từ, ;
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
Số lượng, đơn giá và số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính cần được ghi rõ bằng số Tổng số tiền trên chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền cũng phải được thể hiện bằng số và bằng chữ để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
Lập chứng từ kế toán là yêu cầu bắt buộc cho mọi nghiệp vụ kinh tế và tài chính liên quan đến ngân sách và hoạt động tài chính xã Tất cả số liệu trên sổ kế toán cần có chứng từ kế toán làm chứng minh Mỗi nghiệp vụ chỉ được lập chứng từ một lần, và chứng từ phải rõ ràng, đầy đủ, kịp thời và chính xác theo mẫu quy định Nếu chưa có mẫu, xã có thể tự lập nhưng phải đảm bảo các nội dung chính Nội dung trên chứng từ không được viết tắt, không tẩy xóa hay sửa chữa; khi viết phải sử dụng bút mực, chữ và số phải liên tục, và chỗ trống cần gạch chéo Chứng từ bị tẩy xóa hay sửa chữa sẽ không có giá trị Nếu ghi sai, cần gạch chéo tất cả các liên của chứng từ sai Chứng từ kế toán cũng phải được lập đủ số liên theo quy định.
Trong lĩnh vực kinh tế và tài chính, các liên chứng từ cần phải đồng nhất về nội dung Đối với các giao dịch với tổ chức hoặc cá nhân bên ngoài, liên gửi đi phải có dấu của Ủy ban Nhân dân xã Người lập, ký duyệt và các cá nhân khác có chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải chịu trách nhiệm về nội dung của các chứng từ này.
Ký chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán cần có đầy đủ chữ ký của những người có trách nhiệm theo quy định Việc ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung là nghiêm cấm Những người ký phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và trung thực của nội dung cũng như số liệu trên chứng từ.
Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được thực hiện bằng bút mực, không được sử dụng bút chì, bút mực đỏ hoặc dấu chữ ký đã khắc sẵn Chữ ký của chủ tài khoản và kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán cần phải khớp với mẫu chữ ký đã đăng ký tại Kho bạc nơi mở tài khoản giao dịch Đặc biệt, chữ ký trên các chứng từ kế toán của một cá nhân phải nhất quán và đồng nhất.
Tất cả các chứng từ liên quan đến chi tiền, chuyển tiền hoặc chuyển giao tài sản cần phải được ký duyệt bởi Chủ tịch UBND xã hoặc người được ủy quyền, cùng với kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán trước khi thực hiện Chữ ký trên các chứng từ kế toán này phải được thực hiện theo từng liên.
Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán bắt đầu bằng việc tập trung tất cả các chứng từ do xã lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến tại bộ phận kế toán Bộ phận này có trách nhiệm kiểm tra và xác minh tính pháp lý của các chứng từ Chỉ khi các chứng từ được kiểm tra đầy đủ và hợp lệ, chúng mới được sử dụng để ghi sổ kế toán.
- Kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ kế toán;
Khi kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ kế toán, nếu phát hiện vi phạm các quy định về quản lý kinh tế và tài chính của Nhà nước, cần từ chối thực hiện các giao dịch như xuất quỹ, thanh toán hay xuất kho, đồng thời thông báo ngay cho Chủ tịch UBND xã để xử lý kịp thời theo pháp luật Đối với chứng từ kế toán không đúng thủ tục hoặc có nội dung và chữ số không rõ ràng, người kiểm tra có trách nhiệm trả lại và hướng dẫn hoàn thiện thủ tục trước khi ghi sổ.
9 b) Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán gồm các bước sau:
- Lập, tiếp nhận chứng từ kế toán;
- Kiểm tra và ký chứng từ kế toán;
- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;
- Sắp xếp, bảoquản chứng từ kế toán
Các hành vi bị nghiêm cấm về chứng từ kế toán
- Thu các khoản thuế, phí, lệ phí và tiền đóng góp của dân không giao vé, dán tem hoặc viết và giao Biên lai thu tiền cho dân;
- Xuất, nhập quỹ hoặc bàn giao tài sản không có chứng từ kế toán;
- Giả mạo chứng từ kế toán để tham ô tài sản, tiền quỹ của công;
- Hợp pháp hóa chứng từ kế toán;
Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Dựa trên hệ thống chứng từ do nhà nước ban hành và nội dung kinh tế liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp, cần lựa chọn các mẫu chứng từ ban đầu phù hợp với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp do nhà nước ban hành bao gồm:
Loại 1: Hàng tồn kho bao gồm các biểu mẫu: Phiếu nhập kho, xuất kho, thẻ kho Loại 2:Lao động - Tiền lương bao gồm các biểu mẫu: Bảng chấm công, bảng thanh toán
Loại 3: Bán hàng bao gồm các biểu mẫu: Hóa đơn bán hàng, cước vận chuyển
Loại 4:Tiền tệ bao gồm các biểu mẫu: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị
Loại 5: Tài sản cố định bao gồm các biểu mẫu: Biên bản giao nhận tài sản, thẻ TS
3.2 Quy định về lập và xử lý chứng từ
Chứng từ kế toán phải có những nội dung chủ yếu sau:
- Tên và số hiệu của chứng từ
; - Ngày, tháng, năm lập chứng từ, ;
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
Số lượng, đơn giá và tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính cần được ghi nhận bằng số Đồng thời, tổng số tiền trong các chứng từ kế toán liên quan đến thu, chi tiền cũng phải được thể hiện bằng cả số và chữ.
- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
Lập chứng từ kế toán là yêu cầu bắt buộc cho mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến ngân sách và hoạt động tài chính xã Mọi số liệu trên sổ kế toán đều phải có chứng từ chứng minh, và mỗi nghiệp vụ chỉ được lập một chứng từ duy nhất Chứng từ kế toán cần được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời và chính xác theo mẫu quy định Nếu chưa có mẫu quy định, xã có thể tự lập chứng từ nhưng phải đảm bảo các nội dung chính Nội dung trên chứng từ không được viết tắt, không được tẩy xóa hay sửa chữa; phải sử dụng bút mực và viết liên tục Nếu viết sai, cần phải gạch chéo tất cả các liên của chứng từ sai Chứng từ kế toán cũng phải được lập đủ số liên theo quy định.
Trong các nghiệp vụ kinh tế và tài chính, các liên chứng từ cần phải đồng nhất về nội dung Khi thực hiện giao dịch với tổ chức hoặc cá nhân bên ngoài, liên gửi ra ngoài phải được đóng dấu của UBND xã Người lập, người ký duyệt và những cá nhân khác ký tên trên chứng từ kế toán sẽ chịu trách nhiệm về nội dung của các chứng từ này.
Ký chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán cần phải có đầy đủ chữ ký của những người có trách nhiệm theo quy định Việc ký chứng từ kế toán trước khi ghi đủ nội dung thuộc trách nhiệm của người ký là nghiêm cấm Những cá nhân ký trên chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và trung thực của nội dung cũng như số liệu có trên chứng từ.
Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được thực hiện bằng bút mực, không được sử dụng bút chì, bút mực đỏ, hoặc đóng dấu chữ ký đã khắc sẵn Chữ ký của chủ tài khoản và kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán cần phải khớp với mẫu chữ ký đã đăng ký tại Kho bạc nơi xã mở tài khoản giao dịch Đồng thời, chữ ký trên các chứng từ kế toán của một cá nhân phải nhất quán và giống nhau.
Chứng từ chi tiền, chuyển tiền hoặc chuyển giao tài sản cần được ký duyệt bởi Chủ tịch UBND xã hoặc người được uỷ quyền, cùng với kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán trước khi thực hiện Mỗi liên của các chứng từ kế toán này phải có chữ ký xác nhận.
Trình tự kiểm tra và luân chuyển chứng từ kế toán bắt đầu từ việc tất cả chứng từ kế toán do xã lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến phải được tập trung tại bộ phận kế toán xã Bộ phận kế toán có trách nhiệm kiểm tra các chứng từ này, và chỉ sau khi xác minh đầy đủ tính pháp lý của chúng, mới được phép ghi sổ kế toán.
- Kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ kế toán;
Khi kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ kế toán, nếu phát hiện vi phạm chính sách và quy định quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, cần từ chối thực hiện các giao dịch như xuất quỹ, thanh toán, xuất kho và ngay lập tức báo cáo Chủ tịch UBND xã để xử lý theo pháp luật Đối với chứng từ không đúng thủ tục hoặc không rõ ràng, người kiểm tra phải trả lại và hướng dẫn hoàn thiện trước khi ghi sổ.
9 b) Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán gồm các bước sau:
- Lập, tiếp nhận chứng từ kế toán;
- Kiểm tra và ký chứng từ kế toán;
- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;
- Sắp xếp, bảoquản chứng từ kế toán
Các hành vi bị nghiêm cấm về chứng từ kế toán
- Thu các khoản thuế, phí, lệ phí và tiền đóng góp của dân không giao vé, dán tem hoặc viết và giao Biên lai thu tiền cho dân;
- Xuất, nhập quỹ hoặc bàn giao tài sản không có chứng từ kế toán;
- Giả mạo chứng từ kế toán để tham ô tài sản, tiền quỹ của công;
- Hợp pháp hóa chứng từ kế toán;
Chủ tịch UBND xã hoặc người được ủy quyền, cùng với kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán, có trách nhiệm ký tên trên chứng từ kế toán khi chứng từ chưa ghi đủ nội dung.
- Xuyên tạc hoặc cố ý làm sai lệch nội dung, bản chất nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên chứng từ kế toán;
- Sửa chữa, tẩy xóa hoặc viết chèn trên, chèn dưới trong chứng từ kế toán;
Việc huỷ bỏ chứng từ kế toán trước khi hết thời hạn lưu trữ theo quy định là hành động không đúng quy trình Bên cạnh đó, sử dụng các mẫu chứng từ kế toán thiếu các nội dung cần thiết cũng vi phạm quy định về kế toán.
Sắp xếp, bảo quản chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán sau khi ghi sổ phải được phân loại theo nội dung kinh tế và sắp xếp theo trình tự thời gian Mỗi tập chứng từ cần ghi rõ tên, tháng, năm và số lượng chứng từ Các tập này được lưu trữ tại bộ phận kế toán trong 12 tháng kể từ khi kết thúc kỳ kế toán, sau đó sẽ được chuyển vào lưu trữ theo quy định.
Biểu mẫu chứng từ kế toán chưa sử dụng cần được bảo quản cẩn thận để tránh hư hỏng và mục nát Chứng từ liên quan đến thu, chi ngân sách nhà nước chưa sử dụng phải tuân thủ chế độ quản lý ấn chỉ của Bộ Tài chính Những chứng từ kế toán có giá trị như tiền trong thời hạn sử dụng cũng phải được quản lý tương tự như tiền.
Chứng từ kế toán sao chụp cần được thực hiện từ bản chính và phải có chữ ký cùng dấu xác nhận của người có trách nhiệm tại đơn vị kế toán lưu trữ bản chính hoặc từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong việc tạm giữ hoặc tịch thu tài liệu kế toán.
10 trên chứng từ kế toán sao chụp Chứng từ kế toán sao chụp chỉ thực hiện trong các trường hợp sau:
Vận dụng tài khoản kế toán
Tài khoản kế toán là công cụ quan trọng giúp phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế, tài chính dựa trên nội dung kinh tế Theo chế độ kế toán Ngân sách và các hoạt động tài chính khác tại xã, hệ thống tài khoản được quy định rõ ràng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Tài khoản cấp I gồm 3 chữ số thập phân
Tài khoản cấp II gồm 4 chữ số thập phân
Tài khoản cấp III gồm 5 chữ số thập phân.
(2) Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản:
Các xã cần dựa vào hệ thống tài khoản kế toán theo quy định để xây dựng danh mục tài khoản cấp I và cấp II, phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của từng xã.
Các xã có quyền mở thêm tài khoản cấp III Đối với việc mở tài khoản cấp I và cấp II, cần phải có ý kiến bằng văn bản gửi Sở Tài chính để tổng hợp và trình Bộ Tài chính xem xét, chấp thuận trước khi thực hiện Đặc biệt, các xã áp dụng phương pháp "kế toán đơn" sẽ không sử dụng tài khoản để hạch toán.
5 Tổ chức hình thức kế toán và sổ sách kế toán
(1) Sổ kế toán Các xã thực hiện phương pháp "kế toán kép" có 2 loại sổ kế toán: a) Sổ kế toán tổng hợp: Nhật ký
Sổ Cái là một loại sổ kế toán tổng hợp, bao gồm phần Sổ Nhật ký để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo trình tự thời gian và phần Sổ Cái để hệ thống hóa các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế Số liệu từ Nhật ký và Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình thu chi ngân sách, quản lý các quỹ, nguồn vốn, quỹ hiện có, cũng như tình hình biến động về tiền, vật tư, tài sản, công nợ và các hoạt động tài chính khác.
Nhật ký - Sổ Cái phải có đầy đủ các yếu tố sau:
+ Số hiệu, ngày, thángcủa chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;
+ Nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính, phát sinh;
Số hiệu tài khoản ghi Nợ và ghi Có trong nghiệp vụ kinh tế, tài chính rất quan trọng Mỗi tài khoản kế toán đều có hai cột là Nợ và Có Số lượng các cột trên Nhật ký - Sổ Cái sẽ thay đổi tùy thuộc vào số lượng tài khoản xã áp dụng.
+ Số tiền ghi bên Nợ và số tiền ghi bên Có của từng tài khoản.
Sổ kế toán chi tiết là công cụ quan trọng để ghi chép và phản ánh cụ thể từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đặc biệt là những đối tượng kế toán chưa được phản ánh trong Nhật ký - Sổ Cái Sổ này giúp quản lý thông tin tài chính một cách chi tiết và chính xác, đảm bảo việc theo dõi các giao dịch kinh tế một cách hiệu quả.
Sổ kế toán chi tiết là công cụ quan trọng để ghi chép các khoản thu, chi ngân sách theo Mục lục ngân sách và nội dung kinh tế, giúp theo dõi các đối tượng kế toán cần thiết cho công tác quản lý Dữ liệu từ sổ kế toán chi tiết cung cấp thông tin cần thiết cho việc lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán, và quản lý các quỹ của xã, đồng thời hệ thống hóa tài sản, tiền, quỹ, công nợ và các hoạt động khác Dựa trên yêu cầu quản lý của từng xã và hướng dẫn trong Chế độ kế toán Ngân sách xã, đơn vị kế toán có thể điều chỉnh kết cấu của sổ kế toán chi tiết để phù hợp với điều kiện và khả năng quản lý của mình.
- Tài khoản cấp I, tài khoản cấp II;
- Số hiệu ngày, tháng chứng từ;
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế;
Mẫu sổ kế toán phải được ghi chép bằng tay, sử dụng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn và đóng thành quyển, đảm bảo phản ánh đầy đủ, trung thực, chính xác, kịp thời, liên tục và có hệ thống về tình hình thu, chi ngân sách, quản lý và sử dụng tài sản, tiền, quỹ, cũng như công nợ và đóng góp của nhân dân Thông tin này là cần thiết để phục vụ cho việc điều hành ngân sách của Chủ tịch UBND xã và công khai tài chính theo quy định pháp luật Nghiêm cấm việc không ghi chép bất kỳ khoản thu, chi, tài sản, tiền quỹ, công nợ hay khoản đóng góp nào của nhân dân Đối với sổ kế toán trong phần mềm kế toán ngân sách và tài chính xã, mẫu sổ cần có đầy đủ các nội dung như ngày, tháng ghi sổ; số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán; tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; số tiền ghi vào các tài khoản kế toán; cùng số dư đầu kỳ, số tiền phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ.
Trước khi sử dụng sổ kế toán, cần thực hiện các thủ tục như ghi rõ tên xã, huyện, tỉnh và cấp Ngân sách ở bìa và trang đầu sổ Giữa bìa sổ cần ghi tên sổ, ngày mở sổ, năm ngân sách và ngày khoá sổ Phần dưới bìa sổ phải có họ tên người ghi sổ, họ tên và đóng dấu của chủ tài khoản Nếu sổ kế toán được chuyển giao cho người khác, cần có chữ ký xác nhận của Chủ tịch UBND xã và người giữ sổ.
Các trang sổ phải đánh số trang từ 1 đến hết trang sổ và giữa 2 trang sổ phải đóng dấu giáp lai của xã.
Trường hợp sử dụng Sổ tờ rời: Các tờ sổ (tờ thẻ) sau khi sử dụng phải được sắp xếp theo trình tự thời gian và đƣợc bảo quản
Khi kết thúc kỳ kế toán năm, kế toán cần đóng quyển và thực hiện đầy đủ thủ tục pháp lý cho sổ đóng quyển Đối với sổ kế toán ghi bằng máy vi tính, cần đảm bảo các chỉ tiêu quy định cho từng mẫu sổ được thể hiện đầy đủ Đặc biệt, Sổ Cái có thể sử dụng loại Sổ Cái ít cột, trong đó mỗi tài khoản sẽ được ghi trên một hoặc một số trang sổ thay cho Nhật ký- Sổ Cái.
Cuối tháng, sau khi hoàn tất việc khoá sổ kế toán trên máy vi tính, cần in sổ kế toán ra giấy và đóng thành từng quyển riêng Tiếp theo, các thủ tục pháp lý cần được thực hiện như đối với sổ kế toán ghi bằng tay Chỉ khi hoàn tất các thủ tục này, các sổ kế toán mới được coi là hợp pháp.
Vào đầu năm ngân sách mới, việc mở sổ kế toán là rất quan trọng, bao gồm Nhật ký, Sổ Cái và các sổ kế toán chi tiết Điều này giúp tiếp nhận số dư từ năm trước chuyển sang và ghi nhận ngay các nghiệp vụ kinh tế, tài chính mới phát sinh kể từ ngày đầu năm.
Vào đầu năm, cần chuyển toàn bộ số dư của các tài khoản từ Sổ Nhật ký - Sổ Cái năm cũ sang số dư đầu năm trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái năm mới Số dư này bao gồm số dư của Tài khoản, phản ánh số thu ngân sách và số chi ngân sách lũy kế từ đầu năm đến hết ngày 31/12 của ngân sách năm trước.
Đầu năm, doanh nghiệp cần mở đầy đủ các sổ kế toán chi tiết để chuyển số dư từ năm trước sang Tuy nhiên, một số sổ kế toán không yêu cầu chuyển số liệu sang năm mới Cần nhập số liệu hàng ngày và thực hiện báo cáo vào cuối tháng và cuối năm để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin kế toán.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ Cái bao gồm các bước ghi hàng ngày và ghi cuối tháng, quý, năm, đồng thời thực hiện đối chiếu số liệu vào cuối tháng và năm "Sổ tài sản cố định" được sử dụng trong nhiều năm và chỉ chuyển sang sổ mới khi hết cột ghi hao mòn Đối với "Sổ thu ngân sách xã", "Sổ chi ngân sách xã", "Sổ tổng hợp thu ngân sách xã", và "Sổ tổng hợp chi ngân sách xã", số liệu trên các sổ này không cần chuyển sang sổ mới mà vẫn giữ nguyên trên sổ năm cũ để tiếp tục hạch toán các nghiệp vụ kinh tế mới phát sinh cho đến khi quyết toán năm trước được HĐND xã phê chuẩn.
Tổ chức hình thức kế toán và sổ sách kế toán
Sau khi hoàn tất việc chỉnh lý quyết toán ngân sách, cần lập báo cáo quyết toán thu và chi ngân sách gửi Phòng Tài chính quận, huyện và trình HĐND xã Dựa trên phê duyệt của HĐND xã về tổng thu và chi ngân sách, xác định số kết dư ngân sách xã, được tính bằng chênh lệch giữa thực thu và thực chi, sau khi loại trừ các khoản chi chưa thực hiện từ năm trước UBND xã sẽ lập văn bản đề nghị Kho bạc Nhà nước huyện ghi thu số kết dư ngân sách năm trước vào ngân sách năm nay Cuối cùng, kế toán sẽ ghi nhận số kết dư này vào sổ thu ngân sách năm nay dựa trên chứng từ đã được Kho bạc xử lý.