Các tình huống có thể chấp nhận
Trước và trong quá trình đàm phán, hai bên cần xác định khu vực thỏa thuận có thể đạt được, được gọi là ZOPA (Zone Of Possible Agreement – phạm vi có thể đồng ý) ZOPA tồn tại khi có một thỏa thuận tiềm năng mang lại lợi ích cho cả hai bên, vượt trội hơn so với các lựa chọn thay thế.
Trong quá trình đàm phán, các bên luôn tìm kiếm những vùng thỏa mãn lợi ích đối lập, nhưng không có hợp đồng nào có thể đáp ứng tối đa lợi ích của cả hai Mỗi bên sẽ cố gắng giảm lợi ích của mình để đạt được thỏa thuận thành công, nhưng chỉ giảm tối đa 1/3 lợi ích tối đa Đường đáy là giới hạn mà bạn không bao giờ vượt qua, là điểm quyết định để bạn ngừng đàm phán nếu vượt quá mức này Việc thiết lập đường đáy là một phần quan trọng trong kế hoạch, bởi vì nếu đạt đến điểm này, bạn sẽ quay về phương án thay thế tốt nhất (BATNA) của mình Điểm bảo lưu chính là điểm định lượng của BATNA, nơi bạn sẽ sử dụng phương án thay thế thay vì tiếp tục đàm phán.
Kết thúc đàm phán
Các cuộc đàm phán thường dẫn đến hai kết quả chính: đạt được thỏa thuận và ký kết hợp đồng, hoặc không đạt được thỏa thuận Khi các vấn đề đã được thảo luận và hoàn tất, các bên sẽ tiến vào giai đoạn kết thúc thương lượng và chuẩn bị ký kết hợp đồng Trong quá trình soạn thảo và ký kết hợp đồng, cần lưu ý một số điểm quan trọng để đảm bảo tính hợp lệ và hiệu quả của thỏa thuận.
+ Cần thỏa thuận thống nhất với nhau các điều khoản cần thiết trước khi ký hợp đồng.
Cần nêu rõ cơ sở pháp lý và các vấn đề liên quan để tránh việc phải dựa vào tập quán thương mại địa phương trong việc giải quyết các tranh chấp phát sinh sau này.
+ Hợp đồng không được có những điều khoản trái với luật hiện hành.
+ Khi soạn hợp đồng cần trình bày rõ ràng chính xác, tránh dùng các từ mập mờ, có thể suy luận ra nhiều cách.
Trước khi ký kết hợp đồng, bên nhận hợp đồng cần kiểm tra kỹ lưỡng nội dung do bên soạn thảo, đảm bảo rằng các điều khoản phù hợp với thỏa thuận đã đạt được trong quá trình đàm phán.
+ Người đứng ra ký hợp đồng phải là người có thẩm quyền.
+ Ngôn ngữ dùng để xây dựng hợp đồng phải là ngôn ngữ các bên cùng thông thạo.
Giai đoạn sau đàm phán
- Duy trì mối quan hệ tốt đẹp
- Đúc rút kinh nghiệm để nâng cao hiệu quả cho những cuộc đàm phán sau này
- Hoàn tất các thỏa thuận hai bên đã thống nhất
- Chuẩn bị các điều kiện cho việc thực hiện hợp đồng
Sau khi hợp đồng được ký kết, cuộc đàm phán đã thành công Nếu bạn là chủ nhà, hãy tổ chức chiêu đãi hoặc tặng quà lưu niệm khi tiễn đối tác về nước Nếu bạn là người được mời, đừng từ chối dù bận rộn, vì đây là cơ hội tốt để hiểu thêm về tính trung thực của đối tác, góp phần xây dựng mối quan hệ lâu dài.
Sau khi chia tay, cả hai bên cần xem xét lại quá trình đàm phán để rút ra bài học cho những lần sau Việc phân tích các mục tiêu đã đạt được và chưa đạt được là rất quan trọng Đặc biệt, trong trường hợp cuộc đàm phán không thành công, cần phải đánh giá và phân tích nguyên nhân để cải thiện cho những cuộc thương lượng tiếp theo.
Các biện pháp nâng cao hiệu quả đàm phán
Kỹ thuật chung (SWOT)
Sử dụng SWOT để phân tích thực trạng hai bên trước khi đàm phán
Điểm mạnh là những yếu tố nội tại thuận lợi giúp tổ chức hoặc cá nhân đạt được mục tiêu, tận dụng cơ hội và giảm thiểu rủi ro.
Điểm yếu là những yếu tố nội tại hạn chế khả năng của cá nhân hoặc đối tác trong việc đạt được mục tiêu, khai thác cơ hội và phòng tránh rủi ro.
- Opportunities - Cơ hội: là tất cả những gì xảy ra bên ngoài có tác động thuận lợi đến hoạt động của ta/đối tác.
Nguy cơ là những yếu tố bên ngoài có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến chúng ta hoặc đối tác Với nguồn nhân lực dồi dào, chủ yếu là nông dân, việc xuất khẩu gạo trên thế giới có thể đạt được hiệu quả cao Điều này đồng nghĩa với chi phí thấp và sản lượng lớn, tạo ra cơ hội phát triển bền vững cho ngành nông nghiệp.
Việc áp dụng liên tục các công nghệ mới trong sản xuất nông sản không chỉ giúp rút ngắn quy trình sản xuất gạo mà còn nâng cao hiệu quả và chất lượng sản phẩm.
+ Hiệp định thương mại Việt Nam -
Châu Âu được ký kết đã tạo ra một thị trường mới và đầy tiềm năng để xuất khẩu gạo sang thị trường Châu u
+ Trong năm 2021, các hiệp định thương mại tự do FTA chuẩn bị được thực thi
+ Diện tích gieo trồng có xu hướng tăng hàng năm, chất lượng lúa hướng tới đạt chuẩn theo tiêu chuẩn của EU, Hoa
Thị trường gạo trắng tại Việt Nam đang có xu hướng giảm sút, trong khi đó gạo thơm lại đang phát triển mạnh mẽ Loại gạo này mang lại lợi thế sản xuất cho Việt Nam, khẳng định tiềm năng của ngành lúa gạo trong tương lai.
+ Nguồn cung bị thu hẹp.
+ Nhu cầu tiêu dùng gạo của thế giới ngày càng cao, trong khi lượng cung luôn thấp hơn nhiều so với cầu
+ Giá gạo tăng dẫn đến việc thu mua gặp khó khăn, cao hơn giá xuất khẩu sản lượng xuất khẩu giảm mạnh
Do ảnh hưởng của dịch Covid-19 vẫn đang diễn ra phức tạp, hoạt động giao thương và vận chuyển hàng hóa giữa các quốc gia gặp nhiều khó khăn Điều này dẫn đến sự trì trệ trong các hoạt động thương mại và làm gián đoạn nhiều chuỗi cung ứng.
+ Chi phí “đầu vào” như logistics, nguyên liệu nhập khẩu tăng cao gây ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất và xuất khẩu của doanh nghiệp.
+ Tình trạng thiếu container rỗng, chi phí vận chuyển tăng cao khiến nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu gặp khó khăn
+ Sự biến đổi khí hậu toàn cầu, môi trường ngày càng ô nhiễm, sâu bệnh phá hoại có sự biến đổi phức tạp.
+ Sự cạnh tranh khốc liệt đến từ các nước châu Á và châu Phi.
Đánh giá thực lực của bản thân và đối tác là bước quan trọng để xác định mục tiêu và xây dựng phương án đàm phán hiệu quả Điều này giúp tạo ra một chiến lược thương hiệu mạnh mẽ và phù hợp với tình hình thực tế.
Các kỹ thuật đàm phán khác
Để đạt hiệu quả cao trong đàm phán, việc khai thác thông tin từ đối tác là rất quan trọng Bạn cần hiểu rõ ý đồ, kỳ vọng và nhu cầu của họ, nhưng thường thì họ không dễ dàng tiết lộ thông tin Do đó, việc lắng nghe và đặt câu hỏi là những kỹ thuật cơ bản giúp thu thập thông tin cần thiết.
Để đạt được mong muốn khi đặt câu hỏi, cần chú ý đến ba vấn đề quan trọng: nội dung câu hỏi, hình thức câu hỏi và thời điểm đưa ra câu hỏi Việc hỏi đúng chỗ, đúng lúc sẽ giúp tăng hiệu quả của câu hỏi và đạt được kết quả như mong đợi.
- Lập kế hoạch đặt các câu hỏi một cách kỹ lưỡng, chi tiết
- Phải nghiên cứu, tìm hiểu kỹ về đối tác
- Cách hỏi cụ thể, phạm vi thu hẹp dần
- Phải chọn đúng thời điểm để hỏi
- Biết khéo léo khai thác và phát triển những điều đối phía đối tác trình bày
Một số điểm cần lưu ý khi đặt câu hỏi:
- Không đặt câu hỏi trả lời “có” hoặc “không”, trừ khi đó là điều ta cần.
- Đặt câu hỏi yêu cầu trả lời bằng dữ liệu, chứ không phải là giải pháp
- Ngữ điệu câu hỏi nên ở dạng trung tính với thái độ hỏi bình tĩnh.
Để thu thập thông tin khó khăn, hãy bắt đầu bằng cách đặt một loạt câu hỏi nhẹ nhàng nhằm hướng dẫn đối tác, sau đó mới chuyển sang câu hỏi chính.
- Nếu đối tác tránh né thông tin bằng cách hứa sẽ quay trở lại vấn đề sau, đừng quên nhắc họ phải thực hiện lời hứa của mình.
Trong giao tiếp, có nhiều loại câu hỏi hữu ích như câu hỏi trực tiếp, câu hỏi không định hướng, câu hỏi trình bày thông tin, câu hỏi kích thích suy nghĩ, câu hỏi dẫn dắt và câu hỏi kết luận Mỗi loại câu hỏi đóng vai trò quan trọng trong việc hướng dẫn cuộc trò chuyện và khai thác thông tin Để trả lời câu hỏi hiệu quả, cần áp dụng các kỹ thuật phù hợp nhằm cung cấp thông tin rõ ràng và chính xác.
Để trả lời hiệu quả, việc chuẩn bị kỹ lưỡng là rất quan trọng Trong quá trình này, việc dự đoán các câu hỏi từ đối tác đóng vai trò then chốt Cần thu thập đầy đủ thông tin và luyện tập cách ứng phó để có thể giao tiếp một cách hiệu quả Tùy thuộc vào từng tình huống cụ thể, việc áp dụng các phương pháp phù hợp cũng rất cần thiết.
- Đầu tư thời gian thích đáng để suy nghĩ
- Không đưa ra câu trả lời nếu thiếu câu hỏi
- Phát hiện những câu hỏi không cần trả lời
- Đưa ra những câu trả lời đáp ứng một phần câu hỏi, chứ không trả lời toàn bộ
- câu hỏi, nếu việc đó gây bất lợi cho ta
Để tránh trả lời trực tiếp các câu hỏi, bạn có thể sử dụng chiến lược đưa ra những câu hỏi lạc đề Hãy trả lời một câu hỏi khác mà không bị yêu cầu, đồng thời giữ bình tĩnh và không thể hiện sự khó chịu khi bị ngắt lời.
- Hoãn câu trả lời với những lý do chưa đủ tài liệu hoặc không nhớ chính xác, đầy đủ thông tin cần thiết
- Buộc phía đối tác tự tìm câu trả lời, bằng cách yêu cầu họ làm rõ câu hỏi của họ c Kỹ năng thuyết phục đối tác
Tính hợp lý trong quan điểm đàm phán là yếu tố then chốt giúp thuyết phục đối tác đạt được thỏa thuận Nhà đàm phán cần tạo niềm tin cho đối tác rằng họ sẽ đạt được những gì mong muốn trong quá trình thương thuyết.
Sử dụng câu ngắn, rõ ràng và súc tích giúp người nghe dễ dàng hiểu và nắm bắt thông tin Một người trình bày giỏi là người có khả năng truyền đạt ý tưởng một cách dễ hiểu và hiệu quả.
- Tốc độ vừa phải để có thể theo dõi, ghi chép
Luôn giữ thế chủ động và sử dụng câu khẳng định khi trình bày vấn đề là rất quan trọng Hành động, biểu hiện, suy nghĩ và trình bày tự tin sẽ tạo ra ảnh hưởng mạnh mẽ đến đối tác, giúp họ tin tưởng và dễ dàng bị thuyết phục.
Để thuyết phục đối tác hiệu quả, việc nắm vững và ghi nhớ chính xác các số liệu liên quan đến vấn đề được trình bày là rất quan trọng Sự trình bày tự tin và rõ ràng sẽ tạo ấn tượng mạnh mẽ, khiến đối tác nể phục và dễ dàng chấp nhận ý kiến của bạn.
Khi giao tiếp, hãy tập trung vào việc nói chuyện với người ra quyết định Dù ai là người đặt câu hỏi, điều quan trọng là phải trả lời theo hướng thuyết phục người có quyền quyết định, vì họ là những người cần được thuyết phục nhất.
- Không công kích trực tiếp đối phương, kể cả công kích trực tiếp lẫn gián tiếp
- Nếu cần thiết, dẫn chứng lập luận của ta bằng sự xác nhận của bên thứ ba
Để giải quyết vấn đề của đối tác trong một cuộc đàm phán, chúng ta cần đặt mình vào vị trí của họ Việc này không chỉ giúp hiểu rõ hơn về tình huống mà còn cho phép đề xuất những giải pháp phù hợp, từ đó tăng cường sức thuyết phục trong cuộc trao đổi.
Cách trình bày hấp dẫn là yếu tố quan trọng trong việc truyền đạt quan điểm và thuyết phục đối tác, giúp nâng cao hiệu quả giao tiếp Kỹ năng này không chỉ giúp bạn thể hiện ý kiến một cách rõ ràng mà còn nâng cao vị thế trong các cuộc đàm phán, tạo điều kiện thuận lợi để đạt được mục tiêu mong muốn.
- Làm nổi bật điểm mạnh” Đương nhiên ngài thấy chúng tôi buộc phải nói chuyện với nhà cung cấp khác”
- Giảm thiểu điểm yếu: “chúng tôi cũng muốn giải quyết vấn đề nhanh chóng nhưng chúng ta còn nhiều thời gian.”
- Người đi trước “các kỹ thuật này trước đây đã được các bạn hàng của ngài áp dụng” e Kỹ thuật nhượng bộ và đòi đối tác nhượng bộ
- Cần biết rõ điểm giới hạn bạn có thể nhượng bộ
- Giúp đối tác đưa ra nhượng bộ bằng cách gợi cho họ những lý do hợp lý.
- Tránh làm cho họ mất mặt.
- Khi đối tác nhượng bộ , hãy nói to nhượng bộ đó lên
- Đưa ra nhượng bộ với tính chất thăm dò và sử dụng cách nói giả thiết
- Hãy trao đổi thông tin nhượng bộ bằng cách sử dụng cách nói điều kiện
- Đưa ra đề nghị cả gói để đạt được mục tiêu của bạn Hãy tìm cách liên kết các vấn đề với nhau.
- Luôn luôn đánh giá những nhượng bộ của bạn theo quan điểm của đối tác.
- Đừng bao giờ đưa ra một nhượng bộ mà không nghĩ đến những hậu quả lâu
- dài có thể xảy ra đến với bạn
- Tuyên bố lý do trước, sau đó mới đưa ra nhượng bộ
Để đạt được thành công trong đàm phán, kỹ thuật lắng nghe là yếu tố quan trọng bên cạnh việc nói hay và hỏi đúng Việc lắng nghe một cách chăm chú và hiệu quả không chỉ giúp hiểu rõ hơn về đối tác mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc thương thảo.
- Nghe một cách hứng thú, tích cực
- Khi nghe cần chú ý quan sát cả thái độ và cử chỉ của người nói
- Tránh ngắt lời đối tác
- Không xao lãng hoặc phân tán tư tưởng
- Phải cố gắng ghi chép những gì mình nghe được
- Thể hiện cho đối tác biết sự tập trung chú ý và quan tâm của bạn đến điều họ trình bày
- Trong đàm phán cố gắng giữ bình tĩnh, tránh giận dữ trong mọi tình huống
Khi giao tiếp, cần lưu ý rằng không thể đồng thời vừa nghe vừa nói một cách hiệu quả Kỹ năng tìm hiểu và đánh giá đối tác rất quan trọng, vì vậy hãy luôn đặt mình vào vị trí của người khác để hiểu rõ hơn về quan điểm và cảm xúc của họ.
