Tính cấp thiết
Trường Cao đẳng Sư phạm Thừa Thiên Huế, trực thuộc UBND tỉnh Thừa Thiên Huế, có hơn 40 năm kinh nghiệm trong việc đào tạo giáo viên bậc Cao đẳng cho Mầm non, Tiểu học, Trung học cơ sở và cán bộ quản lý giáo dục Trường cũng cung cấp nguồn nhân lực chất lượng cao cho các ngành ngoài sư phạm tại miền Trung và Tây Nguyên, với quy mô đào tạo hơn 1.000 sinh viên mỗi năm và đội ngũ viên chức quản lý và giảng dạy lên tới 131 người Điều này tạo ra thách thức lớn cho bộ phận quản lý hồ sơ viên chức trong việc duy trì hiệu quả công tác quản lý.
Hồ sơ viên chức tại Trường Cao đẳng Sư phạm Thừa Thiên Huế được quản lý tập trung, đảm bảo đầy đủ và chính xác thông tin của từng viên chức Đây là tài liệu pháp lý quan trọng, phản ánh trung thực nguồn gốc, quá trình trưởng thành, phẩm chất, năng lực và các mối quan hệ xã hội của viên chức Hồ sơ này giúp nhà trường nắm bắt thông tin cần thiết để phân biệt phẩm chất chính trị, năng lực công tác và hoàn cảnh gia đình của từng viên chức, phục vụ cho công tác đào tạo, bồi dưỡng và bố trí Ngoài ra, hồ sơ viên chức còn là căn cứ để theo dõi và thực hiện chế độ chính sách một cách chính xác, đồng thời làm cơ sở để đánh giá, tuyển chọn và khen thưởng những viên chức tận tuỵ và gương mẫu.
Khảo sát cho thấy hồ sơ viên chức hiện đang được quản lý thủ công thiếu tính chuyên nghiệp, với một số biểu mẫu chưa được áp dụng trong quản lý và bảo quản, dẫn đến nguy cơ thất lạc hồ sơ mà không thể quy trách nhiệm cho cá nhân phụ trách Hơn nữa, việc bàn giao hồ sơ giữa các chuyên viên khi có sự thay đổi nhân sự còn mơ hồ và thiếu rõ ràng, gây khó khăn cho cán bộ tiếp nhận trong quá trình làm việc.
Số lượng và thành phần tài liệu trong từng hồ sơ bàn giao không được thống kê chính xác Để khắc phục tình trạng này, nhóm tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm quản lý hồ sơ viên chức tại Trường Cao đẳng Sư phạm Thừa Thiên Huế một cách khoa học và hiệu quả hơn.
Mục tiêu nghiên cứu
Nghiên cứu này chỉ ra thực trạng quản lý hồ sơ viên chức tại Trường Cao đẳng Sư phạm Thừa Thiên Huế, bao gồm các biện pháp như lập hồ sơ, xác định thành phần hồ sơ, bổ sung và sửa chữa hồ sơ, cũng như chuyển giao và tiếp nhận hồ sơ Ngoài ra, nghiên cứu còn đề cập đến việc khai thác, lưu giữ, bảo quản và bảo mật hồ sơ, cùng với báo cáo công tác quản lý hồ sơ viên chức Đặc biệt, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ viên chức được nhấn mạnh nhằm phục vụ hiệu quả cho công tác sử dụng và quản lý viên chức theo quy định pháp luật.
Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu
Bài viết này tập trung vào các vấn đề lý luận và thực tiễn trong công tác quản lý hồ sơ viên chức, đồng thời phân tích các quy định pháp luật hiện hành liên quan đến quản lý hồ sơ viên chức Ngoài ra, nội dung cũng đề cập đến hồ sơ viên chức tại Trường Cao đẳng Sư phạm Thừa Thiên Huế, nhằm làm rõ quy trình và trách nhiệm trong việc lưu trữ và quản lý thông tin của viên chức tại cơ sở giáo dục này.
Phạm vi nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu thực trạng quản lý hồ sơ viên chức tại Trường Cao đẳng Sư phạm Thừa Thiên Huế trong giai đoạn 2010-2019 và đề xuất các biện pháp quản lý hồ sơ viên chức hiệu quả từ năm 2019 trở đi.
Tổng quan tình hình nghiên cứu
Quản lý hồ sơ viên chức là một lĩnh vực quan trọng trong ngành Quản trị nhân sự, mặc dù đã có nhiều nghiên cứu về quản trị nhân sự nhưng chủ yếu tập trung vào tuyển dụng, đào tạo và đánh giá hiệu quả công việc Rất ít nghiên cứu đề cập đến quản lý hồ sơ nhân sự, đặc biệt là hồ sơ viên chức Nghiên cứu của Nguyễn Biên (2015) về giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ cán bộ, công chức tại Sở Nội vụ Đà Nẵng là một trong số ít tài liệu đáng chú ý trong lĩnh vực này.
Nghiên cứu của tác giả Thanh Phương (2017) trên Tạp chí Tổ chức Nhà nước đã chỉ ra các quy định pháp luật hiện hành về quản lý và sử dụng hồ sơ nhân sự, đồng thời hướng dẫn sắp xếp và lưu trữ hồ sơ này Tuy nhiên, tác giả cũng nêu rõ những hạn chế trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức, cho thấy việc chưa xây dựng được hệ thống giải pháp pháp lý cụ thể phù hợp với thực trạng Các giải pháp được đề xuất vẫn mang tính chất định tính, chung chung, chưa tập trung vào việc giải quyết các vấn đề cụ thể trong quy trình quản lý hồ sơ.
Nhóm tác giả sẽ kế thừa các nội dung lý luận về quản lý hồ sơ nhân sự và phương pháp đánh giá thực trạng công tác quản lý hồ sơ nhân sự từ các nghiên cứu trước đây, đồng thời tham khảo thêm một số đề tài liên quan để hoàn thiện nghiên cứu của mình.
Cách tiếp cận, phương pháp nghiên cứu, kỹ thuật sử dụng
Cách tiếp cận
Để nâng cao chất lượng quản lý hồ sơ viên chức tại Trường Cao đẳng Sư phạm Thừa Thiên Huế, cần xây dựng hệ thống biện pháp phù hợp với yêu cầu thực tiễn Việc áp dụng các quy định và hướng dẫn của pháp luật, cùng với việc xem xét đặc thù của cơ quan, là điều cần thiết để đảm bảo hiệu quả trong công tác quản lý hồ sơ viên chức.
Hình 1.1 Nội dung trình tự, cách tiếp cận nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu, kỹ thuật sử dụng
Đề tài sẽ thực hiện các phương pháp sau:
- Nhóm phương pháp nghiên cứu lý thuyết: Phân tích, tổng hợp, khái quát hóa các văn bản, tài liệu có liên quan
- Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn: Điều tra, khảo sát, thống kê, lấy ý kiến chuyên gia, tổ chức thực hiện và tổng kết kinh nghiệm
Tổng quan về hồ sơ viên chức
1.1.1.1 Khái niệm tài liệu và hồ sơ
Theo Luật Lưu trữ năm 2011, tài liệu được định nghĩa là vật mang tin hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm nhiều loại hình như văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê, âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim, băng, đĩa ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử, bản thảo tác phẩm văn học nghệ thuật, sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay, tranh vẽ hoặc in, ấn phẩm và các vật mang tin khác.
Giá trị của tài liệu phản ánh khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin của con người trong các hoạt động xã hội đa dạng Do sự phong phú của các lĩnh vực hoạt động, giá trị tài liệu cũng được phân loại thành nhiều nhóm khác nhau Trong lý luận và thực tiễn lưu trữ, giá trị tài liệu được chia thành hai nhóm chính: giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử.
Giá trị thực tiễn của tài liệu được xác định bởi khả năng cung cấp thông tin hữu ích cho các hoạt động xã hội hiện tại, bao gồm chính trị, hành chính, quân sự, kinh tế, văn hóa, giáo dục, y tế, khoa học và kỹ thuật.
Giá trị lịch sử của tài liệu nằm ở khả năng cung cấp thông tin cần thiết cho việc nghiên cứu quá khứ và khám phá lịch sử.
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020, hồ sơ được định nghĩa là tập hợp các văn bản và tài liệu liên quan đến một vấn đề, sự việc hoặc đối tượng cụ thể, hình thành trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc thuộc phạm vi và chức năng của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Từ khái niệm trên chúng ta thấy:
Hồ sơ hình thành trong quá trình giải quyết công việc, khẳng định rằng nó là sản phẩm của toàn bộ quá trình này, không phải chỉ sau khi công việc kết thúc Hồ sơ bao gồm các văn bản có giá trị pháp lý, trở thành căn cứ pháp lý cho lãnh đạo, chỉ đạo và thực hiện công việc theo quy định Các công việc cần lập hồ sơ phải thuộc phạm vi chức năng của cơ quan hoặc cá nhân liên quan.
Hồ sơ là sản phẩm của quá trình giải quyết công việc, bắt đầu hình thành ngay từ khi công việc được khởi động Việc lập hồ sơ không chỉ đơn thuần là tập hợp, sắp xếp văn bản mà còn là quá trình tổ chức tài liệu liên quan ngay từ lúc chúng được tạo ra Sự thống nhất trong quan điểm này có ý nghĩa quan trọng cả về học thuật lẫn thực tiễn, giúp chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ cũng như kiểm tra, thanh tra công tác lập hồ sơ hiện nay Chỉ những cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền mới được phép lập hồ sơ và phải đảm bảo tính chính xác, không được sai lệch trong quá trình này.
Trong thực tiễn hoạt động của các cơ quan và tổ chức, có rất nhiều hồ sơ được hình thành với nội dung và hình thức đa dạng Hồ sơ này phổ biến ở mọi cơ quan, tổ chức và có thể được phân loại thành ba loại cơ bản.
Hồ sơ công việc là tập hợp các tài liệu liên quan đến một vấn đề, sự việc hoặc đối tượng cụ thể, được hình thành trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc của cơ quan Hồ sơ này ghi lại toàn bộ quá trình từ khi công việc bắt đầu cho đến khi kết thúc, phản ánh rõ ràng chức năng và nhiệm vụ của cơ quan.
Hồ sơ nguyên tắc là tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn liên quan đến công tác nghiệp vụ, được sử dụng làm căn cứ pháp lý cho việc giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức và cá nhân Tài liệu trong hồ sơ này có thể là bản chính hoặc bản sao, nhưng cần đảm bảo còn hiệu lực pháp lý.
Hồ sơ nhân sự là tập hợp tài liệu quan trọng, chứa đựng thông tin chi tiết về một cá nhân cụ thể, như hồ sơ Đảng viên, cán bộ, công chức, sinh viên và học sinh.
Vị trí, vai trò của quản lý hồ sơ, tài liệu trong cơ quan
Quản lý hồ sơ và tài liệu là một lĩnh vực công tác quan trọng trong mọi cơ quan, bao gồm việc đăng ký, thu thập, bảo quản và phát huy giá trị của các hồ sơ từ khi hình thành cho đến khi tiêu hủy hoặc lưu trữ vĩnh viễn Công tác này không chỉ liên quan đến thông tin tài liệu hiện hành mà còn cả thông tin từ quá khứ Trong thời đại thông tin bùng nổ, các tổ chức cần có khả năng xử lý thông tin nhanh nhạy để tồn tại và phát triển bền vững, do đó, quản lý hồ sơ, tài liệu đóng vai trò đặc biệt quan trọng.
Theo Điều 2, Văn bản hợp nhất số 26/VBHN-VPQH ngày 16 háng 12 năm
Luật viên chức năm 2019 quy định rằng viên chức là công dân Việt Nam được tuyển dụng theo vị trí việc làm tại các đơn vị sự nghiệp công lập Họ làm việc theo hợp đồng và nhận lương từ quỹ lương của đơn vị đó, tuân thủ các quy định của pháp luật.
Từ định nghĩa trên,viên chức bao gồm những đặc điểm sau đây:
Thứ nhất, phải là công dân Việt Nam
Việc tuyển dụng viên chức phải dựa trên vị trí việc làm cụ thể Điều này có nghĩa rằng tiêu chí đầu tiên trong quá trình tuyển dụng là xác định vị trí công việc cần tuyển Theo quy định tại Điều 20 của Văn bản hợp nhất số 26/VBHN-VPQH ngày 16 tháng 12 năm, việc này đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong công tác tuyển dụng viên chức.
2019 của Văn phòng Quốc hội quy định cụ thể hơn về chế độ tuyển dụng như sau:
Việc tuyển dụng viên chức cần dựa trên nhu cầu công việc, vị trí việc làm, tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp và quỹ tiền lương của đơn vị sự nghiệp công lập.
Tổng quan về công tác quản lý hồ sơ viên chức
1.2.1 Một số khái niệm a) Khái niệm quản lý: Quản lý là quá trình tác động có ý thức của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm chỉ huy, điều hành, hướng dẫn các quá trình xã hội và hành vi của cá nhân hướng đến mục đích hoạt động chung và phù hợp với quy luật khách quan Hay nói cách khác quản lý là quá trình tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt mục tiêu của tổ chức[16,tr.12] b) Khái niệm quản lý nhân sự: Là sự phối hợp một cách tổng thế các hoạt động hoạch định, tuyển dụng, duy trì, phát triển, động viên và tạo mọi điều kiện thuận lợi để phát huy tiềm năng, thế mạnh nhân sự, nhằm đạt được mục tiêu chiến lược và định hướng phát triển của tổ chức [15,tr.6] c) Khái niệm quản lý viên chức: Có thể thấy quản lý viên chức thực ra là sự tác động có tổ chức và bằng pháp luật của Nhà nước đối với đội ngũ viên chức vì mục tiêu bảo vệ và phát triển xã hội theo định hướng đã đề ra Quản lý viên chức bao gồm các nội dung sau: Điều 44, Nghị định hợp nhất số 03/NĐHN-BNV ngày 21 tháng 5 năm 2019 quy định về nội dung quản lý viên chức như sau: xây dựng kế hoạch, quy hoạch viên chức; quy định tiêu chuẩn, chức danh nghề nghiệp viên chức; xác định vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng viên chức làm việc tương ứng; tổ chức thực hiện việc tuyển dụng, ký hợp đồng làm việc, bố trí, phân công nhiệm vụ, biệt phái, kiểm tra và đánh giá viên chức; tổ chức thực hiện thay đổi chức danh nghề nghiệp; tổ chức thực hiện chế độ đào tạo, bồi dưỡng đối với viên chức; tổ chức thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ, cá nhân đãi ngộ đối với viên chức; tổ chức thực hiện việc khen thưởng, kỷ luật đối với viên chức; giải quyết thôi việc và nghỉ hưu đối với viên chức; thực hiện chế độ báo cáo, thống kê và quản lý hồ sơ viên chức; thanh
Để đảm bảo việc thi hành quy định pháp luật về viên chức và giải quyết khiếu nại, tố cáo hiệu quả, các cơ quan quản lý viên chức cần thực hiện đồng bộ và hiệu quả công tác quản lý hồ sơ viên chức Việc quản lý hồ sơ viên chức là một phần quan trọng trong quy trình này.
1.2.2 Thẩm quyền quản lý hồ sơ viên chức
Quản lý hồ sơ viên chức là một phần quan trọng trong quản lý nhà nước về viên chức, được quy định bởi Luật viên chức Theo đó, người đứng đầu đơn vị có trách nhiệm chính trong việc quản lý hồ sơ này Tuy nhiên, thẩm quyền quản lý hồ sơ viên chức hiện nay phụ thuộc vào việc các đơn vị sự nghiệp công lập có được giao quyền tự chủ về tài chính hay không.
Theo Điều 3 của Thông tư số 07/2019/TT-BNV ngày 01/6/2019 của Bộ Nội vụ, cơ quan quản lý hồ sơ viên chức được quy định như sau: Đối với các đơn vị sự nghiệp công lập có quyền tự chủ, cơ quan đó sẽ là cơ quan quản lý hồ sơ viên chức Trong trường hợp đơn vị sự nghiệp công lập chưa được giao quyền tự chủ, cơ quan có thẩm quyền sẽ là cơ quan quản lý hồ sơ viên chức Đối với những đơn vị chưa được giao quyền tự chủ nhưng được phân cấp quản lý hồ sơ viên chức, cơ quan có thẩm quyền sẽ là cơ quan quản lý hồ sơ viên chức trong phạm vi phân cấp đó.
1.2.3 Quy định về xây dựng, quản lý, sử dụng hồ sơ viên chức
Hồ sơ viên chức là loại hồ sơ đặc biệt cần được quản lý theo đúng quy định của pháp luật Theo Điều 9 Thông tư 07/2019/TT-BNV ngày 01/6/2019 của Bộ Nội vụ, việc xây dựng và quản lý hồ sơ viên chức phải được thực hiện một cách thống nhất và khoa học, đảm bảo phản ánh đầy đủ và chính xác thông tin của từng viên chức từ khi tuyển dụng cho đến khi họ không còn làm việc tại đơn vị sự nghiệp công lập.
Hồ sơ viên chức được xây dựng, quản lý và bảo quản theo chế độ tài liệu mật Chỉ những cá nhân được cơ quan hoặc người có thẩm quyền mới có quyền truy cập và quản lý hồ sơ này.
Chỉ những cơ quan chức năng được cấp phép bằng văn bản mới có quyền nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ viên chức Việc phát tán thông tin từ hồ sơ viên chức là hoàn toàn bị nghiêm cấm.
Viên chức cần kê khai thông tin một cách đầy đủ, rõ ràng và chính xác, đồng thời chịu trách nhiệm về tính trung thực của các thông tin trong hồ sơ Tất cả thông tin do viên chức cung cấp phải được cơ quan quản lý hồ sơ viên chức xác nhận, đóng dấu và đưa vào hệ thống quản lý hồ sơ.
1.2.4 Nội dung nghiệp vụ quản lý hồ sơ viên chức
Nội dung quản lý hồ sơ viên chức theo quy định của pháp luật hiện hành gồm các bước nghiệp vụ sau:
Các bước nghiệp vụ này nhằm đảm bảo hiệu quả trong quản lý hồ sơ viên chức, với các hoạt động có mối liên hệ chặt chẽ và mỗi nội dung đóng vai trò quan trọng đến chất lượng cuối cùng của công tác quản lý hồ sơ viên chức.
1.2.4.1 Công tác xây dựng hồ sơ viên chức
Ngay khi viên chức được tuyển dụng, cơ quan quản lý có trách nhiệm xây dựng hồ sơ viên chức bằng cách tập hợp các văn bản và tài liệu liên quan đến quá trình tuyển dụng Việc hướng dẫn viên chức bổ sung các tài liệu cần thiết theo quy định là rất quan trọng Hồ sơ lần đầu này đóng vai trò thiết yếu trong quá trình quản lý sau này, vì nó cung cấp thông tin ban đầu để xây dựng hồ sơ viên chức một cách đầy đủ và chính xác.
Bước 1 Xây dựng hồ sơ, thành phần hồ sơ viên chức
Bước 2 Xây dựng biểu mẫu quản lý hồ sơ viên chức
Bước 3 Bổ sung, sửa chữa dữ liệu hồ sơ viên chức
Bước 6 Chuyển giao, tiếp nhận hồ sơ viên chức
Bước 5 Nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ viên chức
Bước 4 Lưu giữ, bảo quản hồ sơ
Bước 7 Báo cáo công tác quản lý hồ sơ viên chức
17 hồ sơ gốc của viên chức Khi đăng ký tuyển dụng, người đăng ký có trách nhiệm hoàn tất các tài liệu gồm:
Để hoàn thiện hồ sơ đăng ký dự tuyển, người dự tuyển cần chuẩn bị các tài liệu sau: phiếu đăng ký dự tuyển theo mẫu của Bộ Nội vụ, sơ yếu lý lịch có xác nhận của chính quyền địa phương, giấy chứng nhận sức khỏe do cơ quan y tế cấp huyện trở lên cấp trong vòng 06 tháng, bản sao giấy khai sinh có công chứng, văn bằng và chứng chỉ về trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, tin học, lý luận chính trị, cùng các giấy tờ liên quan đến nhân thân như xác nhận con thương binh hoặc gia đình chính sách.
Các tài liệu nêu trên được sử dụng để tạo lập hồ sơ gốc cho viên chức khi trúng tuyển Theo Điều 10, Thông tư số 07/2019/TT-BNV ngày 01/6/2019 của Bộ Nội vụ, đối với viên chức được tuyển dụng lần đầu, cần thực hiện trong thời hạn quy định.
Trong vòng 30 ngày kể từ ngày có quyết định tuyển dụng, đơn vị sử dụng viên chức có trách nhiệm hướng dẫn viên chức kê khai, kiểm tra và xác minh thông tin tự kê khai, đối chiếu với hồ sơ tuyển dụng và phiếu lý lịch tư pháp Người đứng đầu đơn vị xác nhận và đóng dấu hồ sơ trước khi nộp cho cơ quan quản lý để đưa vào hồ sơ quản lý viên chức, đây là hồ sơ gốc của viên chức Đồng thời, bộ phận tổ chức cán bộ sẽ hướng dẫn viên chức hoàn chỉnh các thành phần hồ sơ gốc.
Để hoàn tất hồ sơ viên chức, cần chuẩn bị các tài liệu sau: lý lịch viên chức, sơ yếu lý lịch viên chức; bản sao giấy khai sinh có công chứng; phiếu lý lịch tư pháp từ cơ quan có thẩm quyền; giấy chứng nhận sức khỏe do cơ sở y tế từ cấp huyện trở lên cấp; bản sao có công chứng các giấy tờ liên quan đến trình độ đào tạo, bồi dưỡng; và bản sao quyết định tuyển dụng hoặc xét tuyển viên chức có công chứng.
Sau khi hoàn tất hồ sơ lần đầu cho người trúng tuyển, được xem là hồ sơ gốc của viên chức, người phụ trách lập hồ sơ viên chức gốc sẽ bổ sung quyết định tuyển dụng hoặc xét tuyển, tiếp nhận viên chức và bàn giao toàn bộ hồ sơ cho bộ phận quản lý hồ sơ.
