Lý do thực tiễn
Tại Trường Tiểu học Mai Thị Non, Hiệu trưởng đóng vai trò quan trọng trong việc lãnh đạo và quản lý toàn bộ hoạt động của nhà trường Dưới sự chỉ đạo của Hiệu trưởng, công tác quản lý văn bản đã có nhiều tiến bộ, giúp nâng cao chất lượng giáo dục Tuy nhiên, việc quản lý văn bản vẫn chưa đáp ứng yêu cầu, đặc biệt trong bối cảnh đại dịch COVID-19 Nguyên nhân chính là do Hiệu trưởng chưa quan tâm sâu sát đến việc kiểm tra, dẫn đến quy trình quản lý văn bản không đúng quy định và lưu trữ chưa khoa học Hơn nữa, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản chưa đạt hiệu quả mong muốn.
Sau khi tham gia lớp bồi dưỡng cán bộ quản lý và nghiên cứu chuyên đề về “Quản lý và thực thi hệ thống văn bản quản lý nhà nước trong giáo dục”, tôi đã nhận thức rõ ràng hơn về tầm quan trọng của công tác quản lý văn bản trong trường học Do đó, tôi quyết định chọn đề tài “Công tác quản lý văn bản của trường Tiểu học Mai Thị Non, huyện Bến” nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và thực thi các văn bản trong giáo dục.
Lức, tỉnh Long An” để nghiên cứu nhằm phát huy tốt nhất hiệu quả quản lý, từng bước xây dựng và phát triển nhà trường trong tương lai.
TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN CỦA TRƯỜNG TIỂU HỌC MAI THỊ NON, HUYỆN BẾN LỨC, TỈNH LONG AN
Giới thiệu khái quát về nhà trường
Trường Tiểu học Mai Thị Non, trước đây là Trường Tiểu học cộng đồng Bến Lức, được thành lập trước năm 1975 Năm 1993, trường chính thức đổi tên thành Trường Tiểu học Mai Thị Non và hiện đang tọa lạc tại khu phố 3, Thị trấn Bến Lức.
Truyền thống anh hùng của liệt sĩ Mai Thị Non đã in đậm trong đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên và hàng ngàn học sinh, góp phần tạo nên thành tích nổi bật "Dạy tốt - Học tốt" của trường Năm 1998, trường được Bộ Giáo dục công nhận là trường tiểu học đạt chuẩn quốc gia đầu tiên tại đồng bằng sông Cửu Long Đến năm 2004, trường vinh dự nhận Huân chương Lao động Hạng Ba từ Chủ tịch nước.
Năm 2005, trường được vinh danh với “Cờ thi đua của Chính Phủ” và nhận danh hiệu “Anh hùng Lao động trong thời kỳ đổi mới” Từ đó, trường luôn duy trì danh hiệu “Trường Tiên tiến Xuất sắc” và được Bộ Giáo dục và Đào tạo công nhận là đơn vị tiên phong trong phong trào “Xây dựng trường học thân thiện, học sinh tích cực” Trong năm học 2010 - 2011, trường nhận Cờ thi đua xuất sắc từ UBND tỉnh Long An, và đến năm học 2015-2016, trường tiếp tục được công nhận đạt chuẩn quốc gia mức độ 2.
Trường đã trải qua quá trình xây dựng và phát triển mạnh mẽ, không ngừng mở rộng quy mô và nâng cao chất lượng giáo dục Với diện tích 13.086m2, trường được thiết kế với hai dãy kiến trúc hiện đại.
1 trệt, 1 lầu kiên cố gồm 31 phòng học, 06 phòng chức năng, một khu nhà ăn và đang xây dựng thêm 09 phòng chức năng để chuẩn bị cho năm học mới.
Năm học 2020-2021, trường có 100% học sinh (HS) hoàn thành chương trình tiểu học, 518/1.242 HS hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ học tập và rèn luyện; 7
Trường học đã đạt được nhiều thành tích nổi bật, bao gồm 4 học sinh giỏi cấp tỉnh và 99,8% học sinh lên lớp thẳng Đặc biệt, nhà trường vinh dự được công nhận là Tập thể Lao động xuất sắc, với 02 giáo viên được phong tặng danh hiệu Nhà giáo ưu tú và 09 giáo viên giỏi cấp huyện.
Kết quả đạt được là nhờ vào đội ngũ cán bộ và giáo viên có chuyên môn cao và tâm huyết với nghề Tất cả 49 giáo viên đều đạt chuẩn, bao gồm 02 cán bộ quản lý (01 nữ), 44 giáo viên (36 nữ), trong đó có 30 giáo viên chủ nhiệm và 09 giáo viên bộ môn, cùng với 01 tổng phụ trách Đội ngũ nhân viên gồm 03 người, tất cả đều là nữ, trong đó có 01 kế toán.
01 y tế va 01 thư viện Trong đó trình độ: Đại học: 38 ; Cao đẳng: 07; Trung cấp:
3 Trường có 07 tổ chuyên môn và có 01 Chi bộ Đảng với 19 Đảng viên Tập thể nhà trường ổn định, chấp hành kỷ luật, có tinh thần trách nhiệm, năng động, đoàn kết nhất trí và gắn bó trong mọi nhiệm vụ.
- Được sự quan tâm của các cấp lãnh đạo Đảng, chính quyền địa phương của ngành giáo dục.
- Lớp học khang trang, điều kiện cơ sở vật chất trang thiết bị đáp ứng được yêu cầu dạy và học cũng như tổ chức bán trú.
Đội ngũ giáo viên có trình độ chuẩn luôn cập nhật và đổi mới phương pháp dạy học, kiểm tra và đánh giá nhằm phát triển năng lực của học sinh Các tổ chức như chi bộ, công đoàn và đoàn thanh niên đều là những tập thể vững mạnh, góp phần nâng cao chất lượng giáo dục.
- Trường có số lượng đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên và học sinh đông nên việc nắm bắt thông tin đôi lúc chưa kịp thời.
Trường nằm trong khu vực thị trấn với nhiều khu dân cư và khu công nghiệp, dẫn đến khó khăn trong việc tuyển sinh đầu cấp Một bộ phận nhỏ phụ huynh không quan tâm đến việc học của con em, trong khi phần lớn còn lại thường giao phó hoàn toàn trách nhiệm cho nhà trường.
- Sĩ số học sinh của một lớp học cao hơn so với chuẩn quy định.
- Nhiều giáo viên lớn tuổi còn ngại đổi mới ứng dụng công nghệ thông tin và phương pháp dạy học.
Thực trạng về công tác quản lý văn bản của trường Tiểu học Mai Thị Non, huyện Bến Lức, tỉnh Long An
Công tác quản lý văn bản trong nhà trường đã giúp Hiệu trưởng điều hành hiệu quả các hoạt động và triển khai kịp thời các văn bản từ cấp trên Hiệu trưởng nhận thức được tầm quan trọng của việc áp dụng các văn bản của nhà nước và ngành giáo dục, đồng thời đã xây dựng kế hoạch lồng ghép vào kế hoạch năm học Mặc dù đã phân công cá nhân phụ trách, nhưng Hiệu trưởng chưa chú trọng chỉ đạo và đôn đốc kịp thời, dẫn đến nhiều sai sót trong soạn thảo, quản lý văn bản đi, đến và lưu trữ Điều này gây khó khăn trong việc thu thập minh chứng cho công tác tái kiểm định chất lượng giáo dục, xây dựng trường chuẩn quốc gia, cũng như việc tra cứu tài liệu phục vụ quản lý và điều hành của đơn vị.
2.2.1 Về soạn thảo và ban hành văn bản Đối với văn bản điều hành hoạt động quản lý chung của nhà trường: Hiệu trưởng chỉ đạo giao Phó hiệu trưởng, nhân viên phụ trách dự thảo hoàn chỉnh trình Hiệu trưởng ký ban hành. Đối với văn bản thuộc công tác chuyên môn: căn cứ quy định hướng dẫn chuyên môn chỉ đạo của Hiệu trưởng, Phó hiệu trưởng phụ trách soạn thảo trình Hiệu trưởng ký ban hành hoặc trực tiếp kí thay Hiệu trưởng theo nhiệm vụ và lĩnh vực phân công phụ trách.
Công tác soạn văn bản của nhân viên phụ trách còn nhiều hạn chế, chưa xác định rõ ràng vấn đề cần viết, và việc thu thập, lựa chọn xử lý thông tin diễn ra chậm Kỹ thuật trình bày văn bản chưa tuân thủ đúng hướng dẫn của Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, cụ thể là các quy định về kiểu trình bày, định dạng lề, và kiểu chữ phông chữ Do đó, đôi khi ban giám hiệu phải đảm nhận việc soạn thảo văn bản thay cho nhân viên.
Khi trình lãnh đạo ký duyệt, nhân viên phụ trách thường không kiểm tra kỹ, dẫn đến nhiều sai sót khi nộp hồ sơ cho cấp trên Nguyên nhân chủ yếu là do văn thư là nhân viên kế toán kiêm nhiệm, chưa nắm vững quy định pháp luật và quy trình làm việc, cùng với sự nhận thức chưa đầy đủ về vai trò, chức năng của văn bản và hệ thống các văn bản.
2.2.2 Quản lý văn bản đi Đối với việc quản lý văn bản đi, nhân viên phụ trách bỏ qua công đoạn kiểm tra thể thức văn bản trước khi trình Hiệu trưởng ký; thiếu chữ ký nháy cuối văn bản; việc đăng ký số văn bản không theo số thứ tự quy định.
Việc nhân bản văn bản hiện tại còn thiếu sót về số lượng, dẫn đến việc không có bản lưu khi gửi đi và không lập sổ ký nhận cho người thực hiện Chỉ có bản gốc được đưa ra mà không có sao chép hay thu hồi sau khi hoàn thành công việc Đối với văn bản “Mật”, cần lưu ý không được đăng ký số riêng, và việc đóng dấu “Khẩn”, “Mật” chưa được thực hiện đúng quy định, gây ảnh hưởng đến yếu tố nhanh chóng và bảo mật.
Các văn bản chưa được đăng ký vào sổ đăng ký theo quy định, dẫn đến việc dữ liệu lưu trữ trên máy tính trở nên không khoa học Thậm chí, một số văn bản đã được Hiệu trưởng ký vẫn không được lưu trữ trên máy.
Hiệu trưởng chưa kiểm tra sâu sát và chưa thường xuyên nhắc nhở trong việc chuyển các văn bản đi đúng thời gian quy định.
2.2.3 Quản lý văn bản đến
Khi nhận văn bản đến, nhân viên phụ trách phải thực hiện thủ tục đăng ký và phân loại kịp thời để báo cáo lãnh đạo Tuy nhiên, khi có ý kiến chỉ đạo, việc chuyển văn bản trở lại để đăng ký bổ sung thường không được thực hiện đúng quy định, dẫn đến khó khăn và tốn thời gian trong việc tìm kiếm sau này.
Hiệu trưởng đề xuất phương thức phân phối văn bản bằng cách ghi rõ tên bộ phận và cá nhân ở góc trên bên trái kèm chữ ký Tuy nhiên, việc chuyển giao văn bản đến các bộ phận thường không kịp thời, gây khó khăn trong quá trình giải quyết công việc.
Việc tổ chức và phối hợp các hoạt động của nhân viên văn phòng hiện chưa đạt hiệu quả tối ưu, trong đó công tác văn thư chủ yếu vẫn là trách nhiệm của nhân viên phụ trách.
2.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu
Hiệu trưởng yêu cầu nhân viên quản lý và sử dụng con dấu an toàn, tuân thủ đúng quy định theo nghị định số 99/2016/NĐ-CP Con dấu của nhà trường được giữ bởi nhân viên phụ trách, người này có trách nhiệm đóng dấu tại cơ quan nhà trường và đã thực hiện đầy đủ các quy định liên quan.
Không được giao con dấu cho người khác khi chưa có sự cho phép bằng văn bản từ người có thẩm quyền Cán bộ cần tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan trường học và chỉ thực hiện việc này sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền Tuyệt đối không được đóng dấu một cách tùy tiện.
2.2.5 Lập hồ sơ và Lưu trữ hồ sơ
Hàng năm, nhà trường thực hiện việc lập và lưu trữ các loại hồ sơ như hồ sơ công việc, nguyên tắc và nhân sự, được xác nhận bởi Hiệu trưởng Để đảm bảo công tác này hiệu quả, Hiệu trưởng đã xây dựng danh mục hồ sơ và chỉ đạo nhân viên hướng dẫn, kiểm tra việc lập và nộp hồ sơ Đầu năm, nhân viên gửi danh mục hồ sơ đến các bộ phận và cá nhân để làm căn cứ lập hồ sơ Nhân viên chuẩn bị bìa hồ sơ và tiếp nhận, hoàn chỉnh hồ sơ theo mẫu, bao gồm việc đánh số trang, viết chứng từ kết thúc và biên mục văn bản Cuối cùng, hồ sơ được sắp xếp vào kệ lưu trữ, với nhân viên phụ trách có trách nhiệm bảo quản và theo dõi việc sử dụng hồ sơ theo quy định.
Một số cán bộ, giáo viên và nhân viên vẫn chưa hình thành thói quen lập hồ sơ cho công việc được phân công, theo dõi tiến độ giải quyết và giao nộp đúng hạn các hồ sơ, tài liệu quan trọng để lưu trữ tại cơ quan.
Nhân viên phụ trách tiếp nhận hồ sơ cần lập biên bản giao nhận để dễ dàng kiểm soát các bộ phận và cá nhân chưa nộp hồ sơ, từ đó kịp thời bổ sung hoặc báo cáo cho Hiệu trưởng Hơn nữa, việc không lập mục lục cho hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và hồ sơ có thời hạn sẽ gây khó khăn trong việc tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quy định.
Những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức để đổi mới công tác quản lý văn bản của trường Tiểu học Mai Thị Non, huyện Bến Lức, tỉnh Long An
Hiệu trưởng có nhiều kinh nghiệm trong công tác quản lý, chỉ đạo, có tinh thần trách nhiệm cao được các cấp lãnh đạo và phụ huynh tín nhiệm.
Hiệu trưởng cần nắm vững các quy định và quy trình quản lý văn bản, đồng thời lập kế hoạch và phân công rõ ràng công việc cho từng thành viên ngay từ đầu năm học.
Nhân viên văn phòng cần có tinh thần học hỏi và kỹ năng sử dụng máy tính thành thạo, đặc biệt là các kỹ thuật Excel, để ứng dụng công nghệ thông tin hiệu quả trong quản lý văn bản.
Nhà trường đã trang bị đầy đủ các phương tiện thiết yếu phục vụ cho việc quản lý văn bản, bao gồm wifi, máy tính, cùng với sổ tiếp nhận, chuyển giao và phát hành văn bản.
Cán bộ quản lý nhà trường thường chú trọng vào công tác giảng dạy chuyên môn, dẫn đến việc quản lý văn bản chưa được quan tâm đúng mức.
Hiệu trưởng nhà trường còn nể nang trong việc nhắc nhở các thành viên được phụ trách công tác quản lý văn bản.
Nhân viên phụ trách quản lý văn bản của nhà trường là kiêm nhiệm nên chưa qua đào tạo về nghiệp vụ quản lý văn bản.
Một số giáo viên và nhân viên trong trường tập trung chủ yếu vào chất lượng giảng dạy và công việc, dẫn đến việc chưa chú trọng đến công tác soạn thảo và lưu trữ văn bản.
Nguồn ngân sách hạn chế của nhà trường đã ảnh hưởng đến khả năng mua sắm và trang bị các điều kiện cần thiết cho việc quản lý văn bản, dẫn đến việc không đáp ứng được yêu cầu thực tế.
Trong công tác văn thư, nhân viên cần tuân thủ hệ thống văn bản chỉ đạo và hướng dẫn từ Chính phủ và Bộ Nội vụ để quản lý văn bản trong ngành giáo dục một cách hiệu quả và rõ ràng.
Theo Điều lệ trường tiểu học, mỗi trường cần có một tổ văn phòng bao gồm nhân viên phụ trách văn thư, kế toán, thủ quỹ, y tế và các công việc khác Nhân viên văn phòng sẽ quản lý văn bản theo yêu cầu của Hiệu trưởng, đảm bảo thực hiện đúng quy định Sự quan tâm từ các cấp ủy Đảng, chính quyền địa phương và chỉ đạo của Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Bến Lức, cùng với sự hỗ trợ từ Ban đại diện cha mẹ học sinh và các mạnh thường quân, là rất quan trọng cho hoạt động của nhà trường.
Trong kỷ nguyên cách mạng công nghiệp 4.0, sự phát triển của đất nước yêu cầu nhân viên văn thư phải liên tục nâng cao trình độ chuyên môn Điều này không chỉ đáp ứng nhu cầu chung của ngành mà còn phục vụ tốt hơn cho yêu cầu cụ thể của nhà trường.
Dưới tác động của nền kinh tế thị trường và xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, việc phát triển kinh tế tri thức trở thành yêu cầu thiết yếu Để đáp ứng mục tiêu giáo dục và phát triển của đất nước, các nhà quản lý cần thực hiện sự đổi mới trong công tác quản lý giáo dục.
Ngân sách đầu tư cho giáo dục còn hạn chế nên việc mua sắm cơ sở vật chất chưa đáp ứng được yêu cầu thực tế của nhà trường.
Kinh nghiệm thực tế về công tác quản lý văn bản của trường Tiểu học Mai Thị Non, huyện Bến Lức, tỉnh Long An
Được tiếp thu kiến thức qua lớp học và tình hình thực tế bản thân tôi rút ra những bài học kinh nghiệm như sau:
Lãnh đạo và tập thể nhà trường trước hết cần nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của công tác quản lý văn bản.
Hiệu trưởng có vai trò quan trọng trong việc quản lý văn bản nhằm đảm bảo các minh chứng cho công tác kiểm định chất lượng giáo dục và tái công nhận trường chuẩn quốc gia Qua đó, hiệu trưởng có thể rút ra kinh nghiệm và chỉ đạo xây dựng kế hoạch cụ thể để quản lý và triển khai nhiệm vụ cho nhân viên phụ trách công tác văn thư trong trường.
Hiệu trưởng cần nắm vững và thực hiện đầy đủ các quy định chuyên môn về quản lý văn bản, bao gồm các thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, văn bản Đảng và văn bản công đoàn Đồng thời, cần chú trọng quy trình và nội dung công việc liên quan đến hồ sơ tài liệu trong công tác văn thư và lưu trữ tại cơ quan, tổ chức.
Cần thiết phải ban hành và triển khai quy chế công tác văn thư nhằm xây dựng cơ sở vững chắc cho việc quản lý văn bản một cách bài bản và khoa học, đảm bảo quy trình phù hợp với hoạt động của nhà trường.
Cần thường xuyên tuân thủ chỉ đạo của cơ quan quản lý nhà nước về giáo dục, đặc biệt là phòng Giáo dục và Đào tạo, để đảm bảo công tác quản lý văn bản phù hợp với đặc thù của ngành và đơn vị.
Cập nhật thông tin thường xuyên qua hộp thư Gmail giúp Hiệu trưởng nhắc nhở các cá nhân trong bộ phận theo dõi và quản lý văn bản đúng tiến độ, đồng thời đảm bảo nộp báo cáo đúng thời gian quy định của ngành.
Hiệu trưởng cần kiểm tra và nghiên cứu kỹ nội dung văn bản trước khi giao cho các bộ phận, đồng thời phân công Phó hiệu trưởng giám sát và đôn đốc thực hiện nhiệm vụ Trong các cuộc họp Hội đồng sư phạm, việc thường xuyên đánh giá công tác quản lý văn bản là cần thiết để kịp thời điều chỉnh và nâng cao ý thức chung về tầm quan trọng của văn thư trong giáo dục Ngoài ra, Hiệu trưởng cũng nên động viên và khen thưởng kịp thời các bộ phận thực hiện tốt công tác này Việc kiểm tra nghiệp vụ định kỳ và đột xuất sẽ giúp phát hiện điểm yếu và tạo động lực cho văn thư hoàn thành nhiệm vụ ngày càng hiệu quả hơn.
KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG ĐỂ ĐỔI MỚI CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN CỦA TRƯỜNG TIỂU HỌC MAI THỊ NON, HUYỆN BẾN LỨC, TỈNH LONG
Trước thực trạng hiện nay, tôi, với vai trò là cán bộ quản lý giáo dục, nhận thấy cần thiết phải áp dụng những biện pháp cụ thể phù hợp với tình hình thực tế của trường học Tôi sẽ tập trung vào việc thực hiện một số nội dung công việc quan trọng để nâng cao chất lượng giáo dục.
Nghiên cứu lý luận Quản lý và thực thi hệ
1 thống bản quản lý nước trong giáo dục.
Thành Ban đạo quản lý
3 việc dựng chế văn thư lưu trữ trong trường.
4 chuyên môn cho tổ văn phòng.
Trang phần quản lý văn
7 Cập sổ quản lý văn bản đi, đến