GIƠI THIỆU TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP
Lịch sử hình thành và phát triển
Tập đoàn truyền thông KIM, được thành lập vào năm 2015, có trụ sở chính tại TP HCM và các chi nhánh tại Hà Nội cùng với các văn phòng vệ tinh ở những thành phố quan trọng như Đà Nẵng, Nha Trang, Cần Thơ và Hải Phòng.
Hình 1.1 Các chi nhánh của công ty KIM trên toàn quốc
Chia sẻ của Giám đốc công ty Kim :
Trong kinh doanh, việc đạt được các mục tiêu và phát triển sự nghiệp là vô cùng quan trọng KIM được thành lập như một Cơ quan BTL tích hợp, cung cấp giải pháp một cửa từ lập kế hoạch đến thực hiện, nhằm giúp khách hàng tiếp cận thị trường hiệu quả và đạt được mục tiêu kinh doanh của họ Chúng tôi cam kết gần gũi với khách hàng, duy trì vị trí hàng đầu trong tâm trí họ, đồng thời là trung tâm đào tạo cho những tài năng trẻ đam mê trong ngành Tiếp thị & Quảng cáo, để cùng nhau phát triển bền vững.
KIM cung cấp các dịch vụ chiến lược truyền thông đa dạng, bao gồm tư vấn thương hiệu, phát triển ý tưởng sáng tạo, nghiên cứu sự kiện, kích hoạt thương hiệu, kỹ thuật số, PR và sản xuất, nhằm thực thi hiệu quả các chiến lược truyền thông.
Hình 1.2 Các dịch vụ của công ty Kim
1.2 Nhiệm vụ và chức năng của doanh nghiệp
Kim Communication hiện tại có nhiều hơn 32 người đam mê dành toàn thời gian với kinh nghiệm vững chắc trong IMC và BTL Marketing.
Trong bối cảnh thị trường năng động và biến đổi nhanh chóng, nhiệm vụ của chúng tôi là không ngừng mang lại giá trị cho khách hàng, đối tác, nhân viên và cộng đồng người Việt.
Hệ thống tổ chức của doanh nghiệp
Hình 1.3 Cấu trúc của công ty Kim
1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Hình 1.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
1.3.2 Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban
_ Liên hệ tìm kiếm khách hàng.
– Trình bày/bán/thuyết phục: đảm bảo những ý tưởng, đề nghị của agency được khách hàng chấp nhận.
Chúng tôi phát triển ý tưởng và concept, tạo proposal cùng với dự trù kinh phí, đồng thời đưa ra những tư vấn về marketing, quảng cáo và chiến lược nhằm nâng cao hiệu quả quản lý công việc Các quyết định này sẽ phản ánh quan điểm của agency đối với dự án và khách hàng Cuối cùng, chúng tôi tiến hành ký hợp đồng với khách hàng để chính thức bắt đầu hợp tác.
– Thực thi: sau khi khách hàng chấp nhận, Account sẽ trực tiếp quản lý dự án giúp cho kế hoạch được thực thi một cách tốt nhất.
Sau khi dự án hoàn tất, Account sẽ phải gửi báo cáo tổng kết cho khách hàng, thực hiện thanh lý hợp đồng và hỗ trợ bộ phận kế toán trong việc thu hồi công nợ Đồng thời, Account cũng cần tiếp tục chăm sóc khách hàng để duy trì mối quan hệ và cung cấp dịch vụ liên tục.
_ Nhận Brief (bảng yêu cầu cụ thể) từ bộ phận Account Executive;
_ Triển khai chiến dịch quảng cáo của khách hàng;
_ Đề xuất chiến dịch tối ưu trong quá trình chạy quảng cáo Tổng hợp báo cáo, phân tích và đề xuất các giải pháp cho khách hàng;
_ Lập bảng báo giá và kế hoạch truyền thông theo yêu cầu khách hàng;
_ Phân phối ngân sách khách hàng sao cho phù hợp và tối đa hóa lợi ích của khách hàng;
_Theo dõi chiến dịch, yêu cầu xử lý lỗi, thay đổi chiến dịch nếu cần;
Quản lý và đánh giá các chỉ số của chiến dịch theo hợp đồng là rất quan trọng, đồng thời cần tổng hợp báo cáo kết quả kinh doanh từng bộ phận theo yêu cầu của ban quản lý.
_Thiết kế các hạng mục cho dự án.
Xây dựng và duy trì mối quan hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp dịch vụ in ấn, âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, màn chiếu, khói lạnh và pháo sáng là rất quan trọng Việc quản lý và thương lượng với các nhà cung cấp này giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm tối ưu và giá cả cạnh tranh cho dự án.
_ Làm việc với nhà cung cấp và cộng tác viên để đáp ứng yêu cầu/quy mô của chương trình;
_ Vẽ sơ đồ (layout) vị trí lắp đặt dàn dựng cho dự án;
_ Giám sát đơn vị sản xuất để đảm bảo tiến độ/chất lượng của các hạng mục và có những điều chỉnh kịp thời;
_ Triển khai phần in ấn kỹ thuật số (KTS) cho phần dàn dựng;
_ Tìm & làm việc với các địa điểm tổ chức theo yêu cầu của chương trình;
Làm việc chặt chẽ với các nhà cung cấp để lập lịch triển khai dàn dựng chương trình, giám sát các hạng mục dàn dựng nhằm đảm bảo tuân thủ đúng bản vẽ và yêu cầu dự án Đồng thời, phối hợp với phòng sáng tạo, bên thứ ba và các phòng ban khác để thực hiện hiệu quả các hạng mục của dự án.
_ Xây dựng hệ thống cộng tác viên để triển khai các hạng mục cho chương trình
_ Triển khai & giám sát xưởng và nhà cung cấp đảm bảo sản phẩm đầu ra đạt chất lượng theo yêu cầu của dự án;
_ Nghiên cứu nhà cung cấp bên ngoài cho các chương trình (2 lần/1 tuần)
Nghiên cứu công nghệ mới (1 lần/1 tuần);
_ Hệ thống dữ liệu & đánh giá nhà cung cấp (in ấn/ánh sáng/màn chiếu/khói lạnh/pháo sang (1 lần/1 quý);
_ Hệ thống dữ liệu địa điểm event/activation cho dự án;
_ Hệ thống rate card sản xuất phần cứng (1 lần/1 năm).
_ Lưu trữ hồ sơ nhân viên
_ Hỗ trợ xây dựng và thực hiện nội quy công ty, chính sách khen thưởng, hệ thống đánh giá chất lượng công việc, KPI ;
_ Tuyển dụng nhân viên khi có yêu cầu;
_ Thực hiện thủ tục tiếp nhận, hướng dẫn nhân viên mới hòa nhập trong thời gian thử việc;
_ Xử lý các công việc, thủ tục khi nhân viên nghỉ việc;
_ Thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến nhân sự theo quy định;
_ Có kiến thức, kinh nghiệm về việc xây dựng hệ thống đãi ngộ nhân sự, triển khai hệ thống KPI;
Đàm phán với các nhà cung cấp dịch vụ thiết bị văn phòng là cần thiết để đảm bảo công ty nhận được mức giá hợp lý và dịch vụ tối ưu, phù hợp với nhu cầu thực tế.
_ Trợ giúp tổ chức các sự kiện trong công ty (sinh nhật nhân viên, đi chơi, nghỉ mát, tiệc );
_ Thực hiện các chế độ Khám sức khỏe cho nhân viên công ty (Khám sức khỏe định kỳ, BHTN…).
Một số kết quả hoạt động chủ yếu của doanh nghiệp
Ra đời vào năm 2015 với chỉ 6 thành viên, Kim đã phát triển mạnh mẽ trong 3 năm hoạt động, hiện có 30 nhân viên chính thức và hàng nghìn nhân viên thời vụ Công ty chuyên triển khai các dự án Event, Activation, Sampling và Digital cho hơn 30 khách hàng trên thị trường.
Việt Nam cùng với các khách hàng tại Đông Nam Á như Indonesia và Thái Lan, đã xây dựng mối quan hệ gắn bó nhờ vào sự tin tưởng và chất lượng dịch vụ Kim không ngừng nâng cao và hoàn thiện dịch vụ hàng ngày, đồng thời phát triển các ý tưởng và công nghệ mới nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng và mang lại giá trị vượt trội.
Hình 1.5 Một số khách hàng của Kim
Bên cạnh đó, Kim còn có những đối tác tin tưởng cùng sát cánh trong những những dự án lớn nhỏ
Hình 1.6 Đối tác của Kim
Dưới đây là một số trong những dự án thành công của Kim
Be Activation: khách hàng VEEP
Hình 1.7 Kết quả đạt được của Kim
Hình 1.8 Những hoạt động trong sự kiện
_ Loại sự kiện: Direct selling booth activation
_ Đối tượng khách hàng: Người dùng cuối / Người tiêu dùng
_Địa điểm thực hiện: thành phố Đà Nẵng
_Địa điểm: 3 siêu thị & 7 địa điểm công cộng
_Thương hiệu: Tuborg, Huda, Huda Gold
Chiến dịch của công ty đã đạt được thành công vượt bậc với doanh số bán hàng đạt 257% so với kỳ vọng ban đầu Sự phối hợp chặt chẽ giữa các đội ngũ năng động, bao gồm nhân viên bán hàng, đội ngũ quản lý và hoạt động lĩnh vực, đã góp phần quan trọng trong việc tư vấn và hỗ trợ kịp thời, giúp đội ngũ giao hàng thực hiện chương trình hiệu quả và cung cấp dịch vụ tốt nhất cho người tiêu dùng, đặc biệt trong dịp lễ.
Hình 1.9 Những hoạt động của TUBORG TET BOOTH 2017
Về mảng Digital: SOFY FANPAGE MANAGEMENT
_ Thử thách: Xây dựng nhận thức về thương hiệu
+ Tạo chiến lược chung bao gồm xây dựng nội dung và hình ảnh cho
+ Chạy quảng cáo truyền thông để quảng bá nội dung đến đúng người dùng và sử dụng lưu lượng truy cập vào Fanpage SOFY.
1.10 Kết quả đạt được của SOFY FANPAGE MANAGEMENT
Về mảng Tổ chức sự kiện:
Hình 1.11 Tết Booth ở Tây Ninh và Cần Thơ
Kim Communication, một công ty trẻ mới thành lập được 4 năm, đã nhanh chóng khẳng định vị thế trong lòng khách hàng thông qua sự chú trọng vào chất lượng sản phẩm và giải pháp tối ưu cho các vấn đề của họ Với các lĩnh vực hoạt động như Activation, Sampling, Digital và Event, Kim luôn đạt được kết quả xuất sắc, vượt ngoài mong đợi Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, sáng tạo và đầy tài năng của Kim hứa hẹn sẽ mang đến những thành công ấn tượng hơn nữa trong tương lai, củng cố vị trí của mình trong ngành quảng cáo.
NỘI DUNG THỰC TẬP
Giới thiệu về bộ phận tập sự
Bộ phận Account trong công ty Kim Communication là một bộ phận nồng cốt, gồm 4 team Account.
Công việc của bộ phận này là:
_ Liên hệ tìm kiếm khách hàng.
– Trình bày/bán/thuyết phục: đảm bảo những ý tưởng, đề nghị của agency được khách hàng chấp nhận.
Chúng tôi phát triển ý tưởng và concept, xây dựng proposal cùng dự trù kinh phí, đồng thời đưa ra các tư vấn về marketing, quảng cáo và chiến lược Những quyết định này phản ánh quan điểm của agency, nhằm cải thiện quản lý công việc cho dự án và khách hàng Cuối cùng, chúng tôi tiến hành ký hợp đồng với khách hàng để chính thức hợp tác.
– Thực thi: sau khi khách hàng chấp nhận, Account sẽ trực tiếp quản lý dự án giúp cho kế hoạch được thực thi một cách tốt nhất.
Sau khi dự án hoàn thành, Account cần gửi báo cáo tổng kết cho khách hàng, thực hiện thanh lý hợp đồng và hỗ trợ bộ phận kế toán trong việc thu hồi công nợ Đồng thời, việc chăm sóc khách hàng cũng rất quan trọng để tiếp tục cung cấp dịch vụ cho họ trong tương lai.
2.1.1 Cơ cấu tổ chức của bộ phận tập sự
2.1 Sơ đồ cấu trúc bộ phận Account
2.1.2 Quy trình, cách thực hiệc công việc tại bộ phận tập sự
Quy trình, cách thức thực hiện:
Ban giám đốc sẽ phân công Brift cho từng team Account, hoặc Account Leader của mỗi team có thể tự nhận Brift từ khách hàng thông qua email hoặc gặp mặt trực tiếp.
Bước 2: Leader từng team sẽ Brift lại cho thành viên trong team và bộ phận Planning & Creative
Bước 3: Họp team chốt ý tưởng
Bước 4: Lên bảng báo giá
Bước 5: Gửi lên Giám đốc duyệt trước khi trình bày với khách hàng
Bước 6: Đi trình bày với khách hàng, nếu khách hàng chốt ý tưởng, đồng ý làm thì tiến hành thực thi ( đi tiếp những bước sau)
Bước 7: Lên timeline, checklist, làm việc với bộ phận Operation tiến hành triển khai địa điểm, các hạng mục
Bưóc 8: Tổ chức triển khai: trước, trong và sau sự kiện
Bước 9: Đánh giá- tổng kết và báo cáo.
Thực trạng hoạt động thực tập Account Intern tại công ty Kim Communication
Là một thực tập sinh vị trí Account, tôi đã có cơ hội tham gia vào các dự án của công ty cùng với đội ngũ Nhiệm vụ của tôi bao gồm hỗ trợ các công việc do trưởng nhóm giao phó, đồng thời cũng sẵn sàng hỗ trợ các đội Account khác khi cần thiết và được sự cho phép từ quản lý.
_ Trong quá trình thực tập, em đã được làm qua những công việc sau:
+ Đi gặp khách hàng cùng team, họp triển khai thực hiện dự án;
+ Làm báo giá dự án của Mitsubishi, TNT;
+ Làm check list Sampling, Activation, Event;
+ Tìm kiếm, liên hệ supplier, báo giá các hạng mục quà tặng, dịch vụ;
+ Nhập phần mềm cho Viettel;
+ Làm báo cáo sau sự kiện;
+ Làm giấy ủy quyền, giấy xin phép….
Nhận xét về hoạt động thực tập Account Intern tại công ty Kim Communication
_ Công ty luôn tạo điều kiện để thực tập sinh có thể làm những dự án thực tế, và học tập từ nó.
Cách chào đón thành viên mới tại công ty rất ấn tượng, với mỗi người đều nhận được hoa và được sắp xếp vị trí làm việc chu đáo, như một nhân viên chính thức.
_ Không phân biệt thực tập sinh với nhân viên, tất cả đều được đối xử công bằng.
_ Thực tập sinh được tham gia vào các cuộc họp hàng tuần của công ty, đucợ nắm bắt các dự án, cách làm việc của mọi người.
_Các nhân tận tình hướng dẫn thực tập sinh
_ Vì làm về sáng tạo, nên giờ giấc đi làm mọi người rất thoải mái, không kỷ luật.
Hệ thống làm việc chuyên nghiệp và rõ ràng trong công ty đã giúp em học hỏi được nhiều kinh nghiệm quý giá chỉ sau 6 tuần Từ một sinh viên thiếu kinh nghiệm, em đã có cái nhìn tổng quát hơn về ngành Ngoài các kỹ năng như sử dụng Word, Excel, PowerPoint và làm việc nhóm, em còn được rèn luyện nhiều kỹ năng nghề nghiệp thực tiễn như xác nhận và phản hồi email, làm báo cáo và báo giá Em đã trải nghiệm hầu hết các công việc của một Account và nhận thấy rằng môi trường làm việc ở đây rất hỗ trợ cho việc học hỏi Thái độ chủ động tìm hiểu và hỏi han từ đồng nghiệp đã giúp em phát triển nhanh chóng, khẳng định đây là nơi lý tưởng để học tập và phát triển sự nghiệp.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM PHÁT TRIỂN BỘ PHẬN
Triển vọng thực hiện mục tiêu phát triển của bộ phận/doanh nghiệp
Công ty Kim đã thiết lập cơ cấu tổ chức và cách vận hành hiệu quả, với các bộ phận hoạt động tốt trong phạm vi công việc của mình Tuy nhiên, cần có thêm các hoạt động ngoài những dự án bắt buộc để tăng cường sự gắn kết và học hỏi giữa các thành viên Tôi hy vọng sẽ có những buổi chia sẻ kinh nghiệm, kiến thức, và cảm xúc trong quá trình làm việc, nhằm tạo ra một môi trường làm việc bền vững và phát triển hơn nữa.
Vì con người chính là nồng cốt của mọi việc.