HOÃN VÀ MỞ LẠI PHIÊN HỌP KIỂM TRA VIỆC GIAO NỘP, TIẾP CẬN, CÔNG KHAI CHỨNG CỨ
Căn cứ hoãn phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ
Theo quy định tại 207 BLTTDS 2015, phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận và công khai chứng cứ là một hoạt động tố tụng quan trọng trong giải quyết vụ án dân sự Nếu không đủ điều kiện để tiến hành phiên họp, phiên họp có thể bị hoãn Các căn cứ để hoãn phiên họp cần được xác định rõ ràng.
1.1 Căn cứ hoãn phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ
Theo Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, không có điều luật riêng biệt nào quy định cụ thể về các căn cứ hoãn phiên họp, mà chỉ được ghi nhận trong một khoản.
Theo Điều 209 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, nếu các đương sự yêu cầu hoãn phiên hòa giải để đảm bảo sự có mặt của tất cả các bên, Thẩm phán phải đồng ý hoãn phiên họp Tuy nhiên, ngoài trường hợp này, vẫn còn nhiều tình huống khác có thể là căn cứ để hoãn phiên họp nhưng chưa được quy định rõ trong Bộ luật Việc xác định các lý do hoãn phiên họp còn lại là cần thiết để đảm bảo quyền lợi hợp pháp của các đương sự trong quá trình tố tụng.
Việc hoãn phiên họp kiểm tra giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ có nghĩa là dời lại thời gian tổ chức phiên họp nhằm đảm bảo quyền tiếp cận tài liệu, chứng cứ cho các đương sự Thẩm phán phải dựa trên các căn cứ nhất định để quyết định hoãn phiên họp Theo Bộ luật tố tụng dân sự năm 2015, nếu có đương sự vắng mặt và các đương sự có mặt đề nghị hoãn để có mặt tất cả thì thẩm phán phải hoãn phiên họp Ngược lại, nếu việc tiến hành phiên họp không ảnh hưởng đến quyền lợi của đương sự vắng mặt và các đương sự có mặt đồng ý, thẩm phán vẫn có thể tiến hành phiên họp Do đó, việc nghiên cứu các căn cứ hoãn phiên họp cần xem xét thành phần tham gia phiên họp và ảnh hưởng của nó đến quyết định hoãn hay không.
Theo quy định tại khoản 1 Điều 209 của BLTTDS 2015 thì thành phần tham gia phiên họp gồm có:
- Thẩm phán chủ trì phiên họp;
- Thư ký Tòa án ghi biên bản phiên họp;
- Các đương sự hoặc người đại diện hợp pháp của các đương sự;
- Đại diện tổ chức đại diện tập thể lao động đối với vụ án lao động khi có yêu cầu của người lao động;
1 Khoản 2 Điều 209 của BLTTDS năm 2015
- Người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự (nếu có);
- Người phiên dịch (nếu có)
Trong phiên họp kiểm tra việc giao nộp và tiếp cận chứng cứ, các thành phần tham gia bao gồm thẩm phán, thư ký Tòa án, đương sự và người bảo vệ quyền lợi hợp pháp của đương sự Thẩm phán chủ trì phiên họp, trong khi thư ký ghi biên bản Đương sự và đại diện hợp pháp có quyền tiếp cận tài liệu và chứng cứ, ngoại trừ những tài liệu bị hạn chế theo quy định Người bảo vệ quyền lợi hợp pháp có thể tham gia từ khi khởi kiện và có quyền ghi chép, sao chép tài liệu cần thiết để bảo vệ quyền lợi của đương sự Nếu có người tham gia không biết tiếng Việt, cần có người phiên dịch, được lựa chọn bởi các bên hoặc do Tòa án chỉ định, nhằm đảm bảo mọi người hiểu rõ nội dung phiên họp và tiếp cận chứng cứ một cách công bằng.
Theo quy định về thành phần tham gia phiên họp, nếu thiếu một trong các thành phần đó, thẩm phán có thể không tiến hành phiên họp Điều 58, khoản 1 của Bộ luật tố tụng dân sự năm 2004, sửa đổi bổ sung năm 2011, quy định quyền tiếp cận chứng cứ một cách chung chung, cho phép đương sự được biết và ghi chép, sao chép tài liệu chứng cứ do các đương sự khác xuất trình hoặc do Tòa án thu thập Tuy nhiên, Bộ luật tố tụng dân sự năm 2015 đã sửa đổi để nâng cao khả năng tiếp cận chứng cứ của đương sự, mở rộng quyền lợi của họ trong quá trình tố tụng.
Khoản 8 Điều 70 BLTTDS năm 2015 đã nâng cao quyền tiếp cận chứng cứ của đương sự, thể hiện sự quan tâm của nhà làm luật đến quyền lợi này Quyền tiếp cận chứng cứ không ngừng được mở rộng và được bảo đảm thực hiện thông qua các quy định trong Bộ luật, góp phần nâng cao tính minh bạch và công bằng trong quá trình tố tụng.
Trong tố tụng dân sự, thẩm phán cần hoãn phiên họp khi có những điều kiện nhất định để đảm bảo quyền tiếp cận chứng cứ của đương sự Theo quy định tại khoản 3 Điều 209, BLTTDS 2015, không có căn cứ nào khác được nêu rõ để hoãn phiên họp Tuy nhiên, trong thực tế, thẩm phán vẫn phải xem xét hoãn phiên họp trong một số trường hợp nhất định mà tác giả sẽ đề cập.
1.1.1 Hoãn phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ trong trường hợp vắng mặt đương sự
Theo quy định tại khoản 1 Điều 209 của BLTTDS 2015, sự có mặt của các thành phần tham gia phiên họp là điều kiện cần thiết để tiến hành phiên họp, đảm bảo đủ người thực hiện tố tụng và những người có quyền tiếp cận chứng cứ Việc vắng mặt của các thành phần này sẽ ảnh hưởng đến mục đích và hiệu quả của phiên họp Đương sự trong vụ án, bao gồm nguyên đơn, bị đơn và người có quyền lợi nghĩa vụ liên quan, cũng là thành phần tham gia phiên họp Do đó, câu hỏi đặt ra là khi đương sự vắng mặt, liệu có hoãn phiên họp hay không?
Theo quy định tại khoản 3 Điều 209 BLTTDS 2015, khi có đương sự vắng mặt, Thẩm phán phải hoãn phiên hòa giải nếu các đương sự đề nghị hoãn để đảm bảo sự có mặt của tất cả Tuy nhiên, luật chưa đề cập đến trường hợp vắng mặt của đương sự hoặc người đại diện hợp pháp khi có lý do chính đáng xin hoãn Quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự cần được bảo vệ, bao gồm quyền tiếp cận tài liệu và chứng cứ Tòa án phải đảm bảo cho đương sự được tham gia phiên họp và tiếp cận chứng cứ đầy đủ Việc hoãn hay tiếp tục phiên họp không nên phụ thuộc vào ý chí của các đương sự khác Hiện nay, có nhiều quan điểm về vấn đề này, nhưng chủ yếu có hai quan điểm cụ thể.
Quan điểm thứ nhất cho rằng: Dựa vào quy định của BLTTDS 2015 thì
Thẩm phán chỉ hoãn phiên họp trong trường hợp các đương sự đề nghị hoãn phiên hòa giải để có mặt tất cả các đương sự trong vụ án
Quan điểm này cho thấy thẩm phán có thể giải quyết vụ án nhanh chóng mà không cần hoãn phiên họp, tuy nhiên, nếu có đương sự vắng mặt với lý do chính đáng, thẩm phán vẫn phải tiến hành phiên họp Điều này dẫn đến việc quyền tiếp cận chứng cứ của đương sự vắng mặt bị hạn chế, ảnh hưởng đến khả năng trình bày quan điểm và yêu cầu liên quan đến chứng cứ của họ Trong những trường hợp bất khả kháng, đương sự không thể tham dự phiên họp không phải là tự ý từ bỏ quyền lợi, mà là do không có cơ hội tiếp cận chứng cứ một cách công bằng với các đương sự khác.
Theo quan điểm thứ hai, nếu đương sự vắng mặt trong lần triệu tập đầu tiên nhưng Tòa án nhận thấy cần thiết phải kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ và hòa giải để bảo vệ quyền và nghĩa vụ hợp pháp của họ, thì Tòa án sẽ không tiến hành phiên họp thứ ba Nếu không thể tổ chức phiên họp theo quy định tại khoản 3 Điều 209 của Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, Tòa án buộc phải hoãn phiên họp và tiến hành hòa giải.
Quan điểm này đảm bảo quyền tiếp cận chứng cứ cho các đương sự, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tham gia tranh tụng, phù hợp với nguyên tắc “bảo đảm tranh tụng trong xét xử.” Tuy nhiên, hạn chế của nó là có thể mất nhiều thời gian, và đôi khi đương sự lợi dụng quyền này để kéo dài thời gian giải quyết vụ án, dẫn đến việc hoãn phiên họp và ảnh hưởng đến thời hạn chuẩn bị xét xử.
Khác với trường hợp đương sự cố ý vắng mặt, bài viết phân tích những tình huống đầu tiên mở phiên họp mà đương sự vắng mặt có lý do chính đáng và thể hiện thiện chí hợp tác Tuy nhiên, nếu vắng mặt do lý do khách quan, việc này vẫn được chấp nhận Từ lần thứ hai trở đi, nếu phiên họp đã bị hoãn, thẩm phán vẫn phải tiến hành phiên họp mặc dù đương sự có lý do vắng mặt, nhằm đảm bảo thời gian chuẩn bị cho xét xử.
Trong bài viết của Đặng Thanh Hoa (2017) về phiên họp kiểm tra giao nộp, tiếp cận công khai chứng cứ và hòa giải trong vụ án dân sự, tác giả đã phân tích các quy định pháp lý và thực tiễn liên quan đến quy trình này Bài viết nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đảm bảo quyền tiếp cận chứng cứ cho các bên liên quan, nhằm nâng cao tính minh bạch và công bằng trong quá trình giải quyết tranh chấp Tác giả cũng đề xuất một số giải pháp để cải thiện quy trình hòa giải, góp phần thúc đẩy hiệu quả của hệ thống tư pháp.
Mở lại phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận công khai chứng cứ
Mở lại phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận và công khai chứng cứ là hoạt động cần thiết khi có đương sự cung cấp thêm tài liệu chứng cứ mới Việc này được thực hiện sau khi đã tổ chức một hoặc nhiều lần phiên họp trước đó để đảm bảo tất cả các chứng cứ được xem xét đầy đủ và công khai.
BLTTDS 2015 không quy định số lần thẩm phán tổ chức phiên họp trong quá trình giải quyết vụ án, mà chỉ đề cập gián tiếp qua khoản 4 Điều 96 và điểm g khoản 2 Điều 203 Theo đó, thời hạn giao nộp tài liệu, chứng cứ do thẩm phán chỉ định không được vượt quá thời hạn chuẩn bị xét xử sơ thẩm Trong giai đoạn này, thẩm phán cần mở phiên họp để kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận và công khai chứng cứ Do đó, việc mở lại phiên họp cũng phải diễn ra trong giai đoạn chuẩn bị xét xử.
Sau khi hoãn phiên họp, thẩm phán phải mở lại phiên họp để kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận và công khai chứng cứ, theo quy định của bản án số 09 Việc triệu tập mở lại phiên họp là cần thiết cho các đương sự vắng mặt trước đó Khi đương sự giao nộp chứng cứ mới sau khi thẩm phán đã ra quyết định đưa vụ án ra xét xử, nếu có lý do chính đáng, họ có quyền trình bày tại phiên tòa theo Điều 96, khoản 4 của BLTTDS 2015 Tuy nhiên, trong thời gian từ khi mở phiên họp đến khi ra quyết định đưa vụ án ra xét xử, nếu có đương sự giao nộp thêm tài liệu chứng cứ mới, Bộ luật tố tụng dân sự năm 2015 không quy định rõ cách giải quyết tình huống này.
Không phải lúc nào thẩm phán cũng ngay lập tức quyết định đưa vụ án ra xét xử sau phiên họp kiểm tra giao nộp, tiếp cận công khai chứng cứ và hòa giải Trong trường hợp đương sự vắng mặt, thẩm phán cần gửi thông báo kết quả phiên họp cho họ Nếu không thể tống đạt trực tiếp, tòa án sẽ thực hiện thủ tục niêm yết thông tin tại UBND xã, phường, thị trấn hoặc tại nhà của đương sự.
11 Phan Nguyễn Bảo Ngọc (2017), tlđd (9), tr18 tại trụ sở tòa án trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày niêm yết theo quy định tại khoản
3 Điều 179 của BLTTDS năm 2015 Vậy, trong thời gian tòa án đang niêm yết thông báo kết quả phiên họp lại có đương sự giao nộp tài liệu, chứng cứ
Kết quả phiên họp có ảnh hưởng lớn đến quá trình và kết quả tranh tụng, vì vậy các đương sự cần được tiếp cận chứng cứ và có thời gian nghiên cứu để chuẩn bị ý kiến phản bác và tranh luận, hoặc nhờ người bảo vệ quyền lợi hợp pháp Đương sự có quyền biết rõ các chứng cứ do bên khác cung cấp để bảo vệ quyền và lợi ích của mình Nếu không mở lại phiên họp để các đương sự tiếp cận và công khai chứng cứ mới, thẩm phán sẽ vi phạm thủ tục tố tụng Do đó, việc mở lại phiên họp là cần thiết.
Thời hạn giao nộp tài liệu và chứng cứ do Thẩm phán ấn định không được vượt quá thời hạn chuẩn bị xét xử theo thủ tục sơ thẩm Trong giai đoạn này, Thẩm phán phải tổ chức phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận và công khai chứng cứ, đồng thời thực hiện nhiệm vụ hòa giải Điều này khẳng định rằng việc mở lại phiên họp cũng phải diễn ra trong giai đoạn chuẩn bị xét xử.
Khoản 4 Điều 96 BLTTDS 2015 quy định: Thời hạn giao nộp tài liệu, chứng cứ do Thẩm phán được phân công giải quyết vụ án ấn định nhưng không được vượt quá thời hạn chuẩn bị xét xử theo thủ tục sơ thẩm Quy định này có nghĩa là việc giao nộp chứng cứ phải được thực hiện trước khi Thẩm phán ra quyết định đưa vụ án ra xét xử Sau khi có quyết định đưa vụ án ra xét xử theo thủ tục sơ thẩm, quyết định mở phiên họp giải quyết việc dân sự, đương sự mới cung cấp, giao nộp tài liệu, chứng cứ mà Tòa án đã yêu cầu giao nộp nhưng đương sự không giao nộp được vì có lý do chính đáng thì đương sự phải chứng minh lý do của việc chậm giao nộp tài liệu, chứng cứ đó Nếu đương sự chứng minh được thì tài liệu chứng cứ này được xem xét, được công khai và các đương sự khác được quyền tiếp cận Lại có trường hợp sau khi có quyết định đưa vụ án ra xét xử, có đương sự giao nộp hoặc tài liệu, chứng cứ mà trước đó Tòa án không yêu cầu hoặc đương sự không thể biết được trong quá trình giải quyết vụ việc theo thủ tục sơ thẩm thì đương sự có quyền giao nộp, trình bày tại phiên tòa sơ thẩm, phiên họp giải quyết việc dân sự hoặc các giai đoạn tố tụng tiếp theo của việc giải quyết vụ việc dân sự Tuy nhiên, phát sinh hai trường hợp không thuộc trường hợp quy định tại khoản 4 Điều 96 BLTTDS 2015 là: Đương sự giao nộp chứng cứ trong khoảng sau khi mở phiên họp cho đến trước khi thẩm phán ra quyết định đưa vụ án ra xét xử thì có mở lại phiên họp không? Mở vào thời điểm nào hay là như trường hợp nêu trên các đương sự sẽ được tiếp cận, công khai tại phiên tòa Cụ thể: một là, với những chứng cứ mà Tòa án đã yêu cầu giao nộp nhưng đương sự không giao nộp được vì có lý do chính đáng; hai là, đối với tài liệu, chứng cứ mà trước đó Tòa án không yêu cầu đương sự giao nộp hoặc tài liệu, chứng cứ mà đương sự không thể biết được
1.2.1 Mở lại phiên họp trong trường hợp đương sự giao nộp chứng cứ chậm trễ có lý do chính đáng Đương sự giao nộp chứng cứ chậm trễ có lý do chính đáng là trường hợp sau khi đã hết thời hạn giao nộp chứng cứ do Thẩm phán ấn định, thẩm phán đã mở phiên họp rồi mới giao nộp chứng cứ Tuy nhiên, việc giao nộp chậm trễ này có lý do chính đáng, là nguyên nhân khách quan dẫn đến việc nộp trễ
BLTTDS 2015 không quy định thời gian cụ thể cho việc đương sự giao nộp tài liệu chứng cứ theo yêu cầu của tòa án nếu giao nộp trễ vì lý do chính đáng, trước khi ra quyết định đưa vụ án ra xét xử Tuy nhiên, khoản 4 Điều 96 chỉ áp dụng khi Thẩm phán đã ban hành quyết định đưa vụ án ra xét xử, cho phép đương sự trình bày tại phiên tòa sơ thẩm hoặc các giai đoạn tố tụng tiếp theo Do đó, trong giai đoạn chuẩn bị xét xử, nếu có tài liệu chứng cứ mới từ đương sự, cần phải mở phiên họp để xem xét.
Trong trường hợp đã mở phiên họp kiểm tra việc giao nộp và công khai chứng cứ, nếu một đương sự giao nộp chứng cứ mới nhưng muộn do lý do chính đáng trong thời gian chờ thẩm phán ra quyết định xét xử, cần xem xét tính hợp lệ của chứng cứ đó Việc chấp nhận hay từ chối chứng cứ mới sẽ phụ thuộc vào quy định của pháp luật và sự đồng thuận của các bên liên quan, nhằm đảm bảo quyền lợi hợp pháp và tính công bằng trong quá trình tố tụng.
Các thẩm phán thường thực hiện đầy đủ các biện pháp nghiệp vụ để thu thập tài liệu, chứng cứ trước khi mở phiên họp kiểm tra việc giao nộp và công khai chứng cứ, nhằm đảm bảo các đương sự tiếp cận toàn diện thông tin và tiết kiệm thời gian trong thủ tục tố tụng Tuy nhiên, có trường hợp đương sự giao nộp chứng cứ chậm do lý do khách quan như ốm đau hoặc tai nạn, hoặc do không biết yêu cầu giao nộp trong thông báo của tòa án Việc giao nộp tài liệu chứng cứ này cần được coi là hợp pháp và tòa án phải xem xét những chứng cứ đó Vấn đề này hiện có nhiều quan điểm, chủ yếu tập trung vào hai quan điểm chính.
Mặc dù việc giao nộp bổ sung diễn ra trước khi quyết định đưa vụ án ra xét xử, nhưng do đã có phiên họp kiểm tra giao nộp, tiếp cận và công khai chứng cứ trước đó, đương sự vẫn có quyền trình bày tại phiên tòa sơ thẩm mà không cần Thẩm phán mở lại phiên họp.
Quan điểm này có lợi ích trong việc rút ngắn thời gian chuẩn bị xét xử và ngăn chặn việc vụ án bị kéo dài quá hạn Tuy nhiên, nó cũng gặp phải nhược điểm khi các chứng cứ mới do đương sự cung cấp không được các bên liên quan tiếp cận trước phiên tòa, dẫn đến việc họ không có cơ hội trình bày ý kiến hoặc chuẩn bị để tham gia tranh tụng, bao gồm việc phản bác ý kiến và nhờ người bảo vệ quyền lợi hợp pháp.
Theo quan điểm thứ hai, nếu đương sự nộp bổ sung tài liệu chứng cứ mới muộn nhưng có lý do chính đáng sau khi phiên họp đã được mở, thẩm phán cần xem xét việc mở lại phiên họp, với điều kiện vẫn còn thời hạn chuẩn bị xét xử và chưa có quyết định đưa vụ án ra xét xử.
Quan điểm này mang lại nhiều lợi ích, bao gồm việc công khai tài liệu chứng cứ và cho phép các đương sự khác tiếp cận những thông tin mới từ phía đối tác Điều này không chỉ giúp đương sự có cơ hội bày tỏ ý kiến về các chứng cứ mà còn tạo điều kiện cho thẩm phán xem xét và đưa ra kết luận chính xác Một ưu điểm nổi bật là quyền tiếp cận chứng cứ được đảm bảo, đồng thời đương sự có đủ thời gian chuẩn bị cho phiên tòa và cân nhắc việc nhờ sự trợ giúp từ người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình.