KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI 1.1 Tổng quan về thương nhân nước ngoài và Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài 07 1.1.1 Thương nhân nước ngoài
Tác động của Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài đối với nền kinh tế
1.2.1 Các tác động tích cực của Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài đối với nền kinh tế:
Trong bối cảnh phát triển của nền kinh tế toàn cầu, nhu cầu mở rộng giao lưu và hợp tác kinh tế trở thành vấn đề thiết yếu cho các quốc gia Mở rộng quan hệ kinh tế không chỉ phát huy lợi thế của từng quốc gia mà còn tận dụng được ưu thế của các quốc gia khác Đây là một trong những mục tiêu quan trọng mà Việt Nam đã đặt ra từ những năm đầu mở cửa đất nước.
Về chính sách hợp tác đầu tư nước ngoài, các văn kiện Đại hội Đảng lần thứ
Nghị quyết trung ương Đảng lần thứ 24 nhấn mạnh việc thiết lập và mở rộng quan hệ quốc tế, dựa trên nguyên tắc tôn trọng độc lập, chủ quyền và bình đẳng cùng có lợi Mục tiêu là tận dụng các điều kiện thuận lợi toàn cầu để nhanh chóng phát triển cơ sở vật chất và kỹ thuật cho chủ nghĩa xã hội.
Hiện nay, các thương nhân đang mở rộng hoạt động kinh doanh ra các thị trường tại các quốc gia kém phát triển hoặc đang phát triển, những thị trường trước đây bị lãng quên Để thâm nhập thị trường hiệu quả, việc nghiên cứu và tìm hiểu thị trường là rất cần thiết trước khi đầu tư Do đó, việc thành lập các Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài trở thành ưu tiên hàng đầu trước khi thực hiện đầu tư trực tiếp Các Văn phòng đại diện không chỉ mang lại lợi ích kinh tế thiết thực cho các quốc gia, bao gồm Việt Nam, mà còn tạo ra những tác động tích cực đối với nền kinh tế, điều này là không thể phủ nhận.
42 Khoản 4, Điều 16, Nghị định số 72/2006/NĐ-CP
43 Nguyễn Như Phát, Lê Minh Toàn, (2007), Pháp luật về Kinh doanh (tập 1), Nhà Xuất bản Bưu Điện, Hà Nội, tr.233
Việc gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) mang lại cho Việt Nam nhiều cơ hội phát triển kinh tế, nhưng cũng đặt ra không ít thách thức trong việc cạnh tranh với các quốc gia khác để thu hút đầu tư nước ngoài Trong bối cảnh này, các Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài đóng vai trò quan trọng trong việc kêu gọi và thu hút vốn đầu tư trực tiếp hoặc gián tiếp từ các nhà đầu tư quốc tế Do đó, sự hiện diện của các Văn phòng đại diện không chỉ có ý nghĩa lớn đối với nền kinh tế Việt Nam mà còn góp phần vào việc mở rộng hợp tác kinh tế trên nhiều lĩnh vực.
Hiện nay, Việt Nam đang tích cực mở rộng thị trường quốc tế và khẳng định vị thế trong nền kinh tế khu vực và toàn cầu Quá trình hội nhập kinh tế quốc tế của Việt Nam đã tiến sâu hơn từ giai đoạn cam kết ban đầu, và việc thực hiện các cam kết mới sẽ có ảnh hưởng sâu sắc đến nền kinh tế đất nước.
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu, các Văn phòng đại diện đóng vai trò thiết yếu trong việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế của Việt Nam.
Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút đầu tư nước ngoài vào Việt Nam thông qua việc cung cấp thông tin tích cực về môi trường kinh doanh Để thu hút vốn đầu tư, Việt Nam cần tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà đầu tư, vì mục tiêu chính của họ là lợi nhuận hợp pháp từ khoản đầu tư Nếu môi trường đầu tư tại Việt Nam được đánh giá khả quan, các thương nhân sẽ quyết định đầu tư hoặc mở chi nhánh Ngược lại, nếu không có điều kiện thuận lợi, họ sẽ tìm kiếm cơ hội tại các quốc gia khác Các yếu tố như thủ tục hành chính, ưu đãi thuế, chính sách đất đai, nguồn nhân lực và tính năng động của thị trường là những yếu tố quyết định môi trường đầu tư Hơn nữa, chính quyền địa phương cần có cách tiếp cận cầu thị và linh hoạt trong việc xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình đầu tư.
Văn phòng đại diện là cầu nối quan trọng trong việc mở rộng quan hệ kinh tế giữa Việt Nam và các quốc gia, vùng lãnh thổ trên toàn cầu Nó đóng vai trò tích cực trong việc thúc đẩy thương mại và phát triển kinh tế giữa Việt Nam và các đối tác quốc tế.
Viện Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh (2004) đã cung cấp những kiến thức cơ bản về chủ động hội nhập kinh tế quốc tế, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xúc tiến nghiên cứu, tìm kiếm đối tác, lập luận chứng kinh tế khả thi và đôn đốc thực hiện các dự án cũng như hợp đồng liên doanh.
Văn phòng đại diện đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy hoạt động xuất khẩu hàng hóa của Việt Nam ra thế giới Chúng không chỉ tìm kiếm thị trường cho thương nhân nước ngoài mà còn giúp tìm kiếm hàng hóa tại Việt Nam để xuất khẩu sang các quốc gia khác, từ đó tạo nguồn thu cho ngân sách nhà nước và mở rộng thị trường cho hàng hóa Việt Nam Các thương nhân nước ngoài, chủ yếu là các công ty đa quốc gia, có khả năng nắm bắt nhu cầu thị trường ở nhiều nước, giúp điều phối hàng hóa từ nơi thừa sang nơi thiếu Thông qua nghiên cứu thị trường, họ có thể xây dựng chiến lược thương mại hiệu quả, góp phần làm đa dạng hóa hàng hóa tại Việt Nam và xuất khẩu những sản phẩm có thế mạnh của Việt Nam ra thị trường quốc tế.
1.2.2 Các tác động tiêu cực của Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài đối với nền kinh tế:
Văn phòng đại diện đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế và mở rộng giao lưu thương mại Chúng không chỉ mang lại những cơ hội mới mà còn góp phần tạo nên diện mạo mới cho nền kinh tế Việt Nam Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích, hoạt động của các Văn phòng đại diện cũng có thể gây ra những tác động tiêu cực đối với nền kinh tế do nhiều nguyên nhân khác nhau Những ảnh hưởng xấu này chủ yếu diễn ra ở một số khía cạnh nhất định.
Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh sinh lợi, dẫn đến việc tất cả hợp đồng đều do thương nhân nước ngoài ký kết, gây thất thu cho nền kinh tế Việt Nam Các khoản lợi nhuận thu được từ hợp đồng đều chuyển về cho thương nhân nước ngoài, làm mất một nguồn thu đáng kể cho ngân sách nhà nước Hơn nữa, các Văn phòng đại diện lợi dụng quy định cho phép tồn tại vĩnh viễn để kéo dài thời gian hoạt động mà không chuyển sang hình thức Chi nhánh hoặc đầu tư trực tiếp, gián tiếp Điều này tạo điều kiện cho thương nhân nước ngoài thu về lợi nhuận khổng lồ, gây ảnh hưởng tiêu cực đến nền kinh tế nước ta.
Hoạt động của Văn phòng đại diện và các tổ chức kinh tế, thương nhân nước ngoài tại Việt Nam đang gặp nhiều thách thức, gây khó khăn cho các nhà quản lý Tình trạng này phản ánh sự thiếu sót trong các quy định pháp luật liên quan đến an ninh trật tự, cần được xem xét và điều chỉnh để nâng cao hiệu quả quản lý.
Một vấn đề tiêu cực của các Văn phòng đại diện là sự bất ổn trong việc làm, với tình trạng biến động lao động cao và số nhân viên gắn bó lâu dài rất ít Do các Văn phòng đại diện có thể được thành lập hoặc chấm dứt bất kỳ lúc nào, người lao động thường thiếu tính ổn định và phải đối mặt với nguy cơ mất việc làm Tình trạng này gây khó khăn cho cả người lao động lẫn các cơ quan quản lý nhà nước về lao động.
Ngoài ra, những ảnh hưởng không tốt của Văn phòng đại diện còn thể hiện ở việc:
Văn phòng đại diện thường hoạt động trong một địa bàn rộng lớn và không ổn định như các cơ quan thường trú khác, dẫn đến nhiều khó khăn trong công tác tổ chức quản lý Nhiều Văn phòng đại diện thay đổi địa điểm đặt trụ sở mà không thông báo kịp thời cho các cơ quan chức năng, gây phức tạp cho công tác quản lý của nhà nước.
Việc thay đổi này gây ảnh hưởng đối với nền kinh tế, gây mất trật tự trong kinh doanh.
Quá trình hình thành và phát triển các quy định về Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài qua các thời kỳ
của thương nhân nước ngoài qua các thời kỳ:
1.3.1 Quy định pháp luật về Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài giai đoạn trước Luật Thương mại 1997:
Sau Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI năm 1986, Việt Nam đã thực hiện chính sách mở cửa toàn diện, hòa nhập vào nền kinh tế thế giới Nghị quyết Đại hội Đảng IV năm 1986 khuyến khích đầu tư nước ngoài, đặc biệt trong các ngành kỹ thuật cao và xuất khẩu Việt Nam cam kết tạo điều kiện thuận lợi cho các thương nhân nước ngoài tìm kiếm cơ hội đầu tư, đồng thời ban hành quy định pháp luật để điều chỉnh hoạt động của các văn phòng đại diện.
Văn phòng đại diện của tổ chức kinh tế và thương nhân nước ngoài tại Việt Nam bắt đầu phát triển mạnh mẽ từ đầu những năm 1988, khi nước ta mở rộng quan hệ đối ngoại với các quốc gia trong khu vực và trên toàn cầu Do đó, chỉ từ cuối năm 1988, chúng ta mới có văn bản pháp quy đầu tiên quy định về việc thành lập các văn phòng này.
46 Lưu Ngọc Trịnh (chủ biên), (2008), Kinh tế và chính trị thế giới: Vấn đề và xu hướng tiến triển, Nhà xuất bản Lao động, Hà Nội, tr.290
Bài viết của Hà Việt Dũng (2001) trong Tạp chí Dân chủ và Pháp luật, số 7, trang 16, phân tích hoạt động của văn phòng đại diện, tổ chức kinh tế và thương nhân nước ngoài tại Việt Nam từ góc độ quản lý Nhà nước về an ninh trật tự Tác giả nhấn mạnh tầm quan trọng của việc quản lý hiệu quả các hoạt động này nhằm đảm bảo an ninh và trật tự xã hội trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế.
Nghị định số 199/HĐBT ngày 28/12/1988 của Chính phủ quy định về hoạt động của Văn phòng đại diện tổ chức kinh tế nước ngoài thường trú tại Việt Nam, theo tài liệu của Nguyễn Như Phát và Lê Minh Toàn trong cuốn "Pháp luật về Kinh doanh" (tập 1).
Sau một thời gian thực hiện, Nghị định số 199/HĐBT đã bộc lộ sự không phù hợp với tình hình kinh tế xã hội hiện tại, vì vậy Hội đồng Bộ trưởng đã quyết định ban hành Nghị định mới để thay thế.
Ngày 5/11/1990, Hội đồng Bộ trưởng đã ban hành Nghị định số 382-HĐBT, thay thế Nghị định số 199/HĐBT, quy định về việc thành lập và hoạt động của Văn phòng đại diện thường trú của các tổ chức kinh tế nước ngoài tại Việt Nam Theo quy định, tổ chức nước ngoài muốn xin giấy phép mở Văn phòng đại diện tại Việt Nam phải nộp đơn cho Bộ Thương nghiệp và Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố hoặc đặc khu trực thuộc trung ương nơi đặt trụ sở Đơn phải được lập theo mẫu do Bộ Thương nghiệp quy định, bao gồm một bản chính bằng tiếng Việt và một bản bằng một trong các ngôn ngữ nước ngoài thông dụng, với các nội dung chính được nêu rõ.
Để xin phép đặt Văn phòng đại diện tại Việt Nam, bên nước ngoài cần cung cấp tên, địa chỉ trụ sở chính, phạm vi hoạt động, số vốn pháp định, mục đích và địa điểm đặt Văn phòng, cũng như số lượng cán bộ công nhân viên, bao gồm cả người nước ngoài và nhân sự tuyển dụng trong nước Đơn xin phép phải được ký bởi người có thẩm quyền cao nhất của bên nước ngoài và có thể có dấu Kèm theo đơn, bên nước ngoài phải xuất trình điều lệ hoặc tài liệu chứng minh sự tồn tại hợp pháp, giấy chứng nhận của ngân hàng hoặc cơ quan có thẩm quyền xác định số vốn, cùng các giấy tờ liên quan khác nếu cần Đơn thành lập sẽ là cơ sở để cơ quan quản lý nhà nước cấp giấy phép và kiểm soát hoạt động của Văn phòng đại diện.
Trong đơn xin thành lập Văn phòng đại diện, cần ghi rõ phạm vi hoạt động, bao gồm xúc tiến xây dựng các dự án và chương trình hợp tác kinh tế, phát triển du lịch, hợp tác đầu tư và khoa học kỹ thuật mà Việt Nam quan tâm Văn phòng cũng có nhiệm vụ xúc tiến thực hiện các hợp đồng thương mại đã ký kết với các tổ chức kinh tế tại Việt Nam, nhưng không được trực tiếp chi trả kiều hối, mua gom hàng xuất khẩu hay bán hàng nhập khẩu tại Việt Nam.
Bài viết của Hà Việt Dũng (2001) trong Tạp chí Dân chủ và Pháp luật phân tích hoạt động của các văn phòng đại diện, tổ chức kinh tế và thương nhân nước ngoài tại Việt Nam từ góc độ quản lý nhà nước về an ninh trật tự Nghiên cứu nhấn mạnh tầm quan trọng của việc quản lý và giám sát nhằm đảm bảo an ninh và trật tự trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế.
Nghị định số 382-HĐBT ngày 5/11/1990 của Hội đồng Bộ trưởng quy định các điều 4 và 5 về việc thành lập và hoạt động của Văn phòng đại diện thường trú của các tổ chức kinh tế nước ngoài tại Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Quy chế này nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức nước ngoài hoạt động hợp pháp và hiệu quả trong môi trường kinh doanh tại Việt Nam.
51 Điều 2, Nghị định số 382-HĐBT
Nghị định số 382-HĐBT đã tạo điều kiện thuận lợi cho các thương nhân nước ngoài trong việc thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam, mở ra một hành lang pháp lý thông thoáng cho hoạt động kinh doanh quốc tế.
Sau khi Việt Nam mở cửa toàn diện, Nghị định số 382-HĐBT đã trở nên lỗi thời và không phù hợp với xu thế hội nhập Để đáp ứng yêu cầu này, Chính phủ đã ban hành Nghị định mới, quy định rõ ràng hơn về trình tự và thủ tục thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam Các điều kiện và quy trình thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài được nêu cụ thể trong Nghị định số 82/CP ngày 02/8/1994 và Nghị định số 179/CP ngày 2/11/1994 Theo các nghị định này, tổ chức kinh tế nước ngoài muốn được cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam cần phải đáp ứng các điều kiện nhất định.
Để thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam, tổ chức kinh tế nước ngoài cần đáp ứng một số điều kiện như đã hoạt động ít nhất 5 năm và có dự án đầu tư, thương mại có khả năng thúc đẩy phát triển kinh tế Việt Nam Đặc biệt, các tập đoàn có dự án đầu tư từ 10 triệu USD trở lên sẽ được ưu tiên cấp giấy phép và giảm nhẹ yêu cầu về thời gian hoạt động Văn phòng đại diện có nhiệm vụ xúc tiến các dự án hợp tác kinh tế và giám sát thực hiện hợp đồng, nhưng không được trực tiếp kinh doanh hay thu tiền tại Việt Nam Trưởng Văn phòng và nhân viên cần có giấy ủy nhiệm hợp pháp để ký kết hợp đồng kinh tế với doanh nghiệp Việt Nam.
Các Văn phòng đại diện tại Việt Nam chỉ được phép nhập khẩu vật dụng thiết yếu phục vụ cho công tác và sinh hoạt, đồng thời phải tuân thủ quy định nộp thuế theo Luật thuế xuất khẩu và nhập khẩu hiện hành Những quy định mới về điều kiện cấp phép hoạt động đã thể hiện sự linh hoạt của pháp luật, nhằm đáp ứng nhu cầu của từng loại thương nhân khi thiết lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam.
Trong lĩnh vực tín dụng, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam đã ban hành Thông tư số 01/NH-TT vào ngày 28/4/1995, dựa trên Nghị định số 82/CP ngày 02/8/1994 và Nghị định số 179/CP ngày 2/11/1994 của Chính phủ, quy định về quy chế đặt và quản lý tín dụng.
THỰC TRẠNG PHÁP LUẬT VỀ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI VÀ THỰC TIỄN ÁP DỤNG PHÁP LUẬT TẠI VIỆT NAM 2.1 Trình tự, thủ tục, cơ quan cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam
Trình tự, thủ tục thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
2.1.1.1 Trình tự, thủ tục cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài:
Khi thương nhân nước ngoài thực hiện thủ tục xin cấp phép, họ đã đăng ký và khai báo hoạt động của mình theo quy định của pháp luật Giấy phép thành lập là văn bản chứng nhận sự công nhận và bảo vệ địa vị của Văn phòng đại diện Kể từ thời điểm được cấp giấy phép, Văn phòng đại diện chính thức ra đời về mặt pháp lý, đồng thời được hưởng các quyền lợi và nghĩa vụ được Nhà nước bảo hộ theo quy định.
Cấp giấy phép là chức năng của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, chứng nhận cho cá nhân hoặc tổ chức có nhu cầu hoạt động trong lĩnh vực bắt buộc đăng ký kinh doanh Giấy phép thành lập là tài liệu quan trọng, xác nhận tính hợp pháp của Văn phòng đại diện và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý nhà nước Thương nhân nước ngoài được cấp giấy phép khi đáp ứng các điều kiện như hoạt động hợp pháp tại nước sở tại ít nhất một năm Quy định này giúp thương nhân ổn định trước khi mở rộng ra thị trường quốc tế, đồng thời thúc đẩy sự phát triển kinh tế Việt Nam bằng việc thu hút các thương nhân có năng lực.
Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm Thời gian này không được vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương của thương nhân nước ngoài, nếu pháp luật nước ngoài quy định thời hạn cho Giấy đăng ký kinh doanh.
64 Khoản 1, Điều 4, Nghị định số 72/2006/NĐ-CP
65 Khoản 3, Điều 4, Nghị định số 72/2006/NĐ-CP
Quy định mới nhằm kiểm soát chặt chẽ hoạt động của Văn phòng đại diện, ngăn chặn tình trạng doanh nghiệp hết thời hạn hoạt động nhưng đơn vị trực thuộc vẫn tồn tại tại quốc gia khác Theo nguyên tắc, các đơn vị này chỉ tồn tại khi thương nhân còn hoạt động; khi thương nhân chấm dứt, không có lý do để đơn vị trực thuộc tiếp tục tồn tại Nghị định số 72/2006/NĐ-CP của Chính phủ quy định thời hạn hoạt động của Văn phòng đại diện khác biệt hoàn toàn so với Nghị định số 45/2000/NĐ-CP, khi cho phép thành lập Văn phòng với thời gian hoạt động vĩnh viễn Đây là bước tiến quan trọng trong việc cải thiện quản lý nhà nước, khắc phục những thiếu sót của các quy định trước đây, tránh tình trạng Văn phòng đại diện tồn tại khi thương nhân đã ngừng hoạt động.
Để được cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, thương nhân nước ngoài cần nộp hồ sơ tại Sở Công thương nơi đặt trụ sở Hồ sơ bao gồm: Đơn đề nghị cấp giấy phép theo mẫu của Bộ Công thương, bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương được xác nhận bởi cơ quan có thẩm quyền nơi thương nhân thành lập Nếu giấy đăng ký có thời hạn hoạt động, thời gian còn lại phải ít nhất 01 năm Ngoài ra, cần có báo cáo tài chính đã kiểm toán hoặc tài liệu tương đương chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân trong năm tài chính gần nhất, cùng bản sao Điều lệ hoạt động đối với các tổ chức kinh tế.
Tất cả các giấy tờ nêu trên cần được dịch sang tiếng Việt và phải được Cơ quan Ngoại giao, Lãnh sự của Việt Nam tại nước ngoài chứng nhận Đồng thời, các giấy tờ này cũng phải thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Pháp luật quy định rõ ràng về hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện, đồng thời cũng nêu rõ những trường hợp không được cấp giấy phép Cơ quan cấp phép sẽ từ chối cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho Thương nhân nước ngoài trong các tình huống cụ thể được quy định.
Thương nhân nước ngoài không đáp ứng đủ các điều kiện pháp lý tại nước hoặc vùng lãnh thổ nơi họ thành lập hoặc đăng ký kinh doanh sẽ không được công nhận hợp pháp Điều này bao gồm các trường hợp thương nhân hoạt động dưới 01 năm kể từ khi thành lập hoặc đăng ký kinh doanh hợp pháp Ngoài ra, thương nhân nước ngoài cũng không được phép kinh doanh các hàng hóa và dịch vụ nằm trong danh mục cấm.
66 http://www.sggp.org.vn/kinhte/2008/1/140697/##
Theo Khoản 1, Điều 5, Nghị định số 72/2006/NĐ-CP, thương nhân nước ngoài phải tuân thủ quy định của pháp luật Việt Nam khi đề nghị cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện Thời gian đề nghị là 02 năm kể từ ngày giấy phép trước đó bị thu hồi Việc thành lập Văn phòng đại diện sẽ bị từ chối nếu có bằng chứng cho thấy nó gây hại đến quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, cũng như vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục Việt Nam và sức khỏe cộng đồng Ngoài ra, hồ sơ đề nghị cũng sẽ không được chấp nhận nếu không hợp lệ hoặc không bổ sung đủ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
Pháp luật quy định rõ các trường hợp không được cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài nhằm bảo vệ và ổn định hoạt động của họ tại Việt Nam Điều này không chỉ đảm bảo trật tự và tổ chức trong hoạt động kinh doanh của thương nhân mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển bền vững của thị trường.
Sở Công thương không cấp giấy phép cho thương nhân trong các trường hợp quy định Đối với việc thành lập Văn phòng đại diện, Sở Công thương sẽ hoàn thành thẩm định và cấp giấy phép cho thương nhân nước ngoài trong vòng 15 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, đồng thời gửi bản sao giấy phép đến thương nhân.
Bộ Công thương, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, cơ quan thuế, cơ quan thống kê và cơ quan công an cấp tỉnh là những đơn vị liên quan đến việc đặt trụ sở Văn phòng đại diện.
Trong trường hợp hồ sơ không hợp lệ, cơ quan cấp giấy phép phải thông báo bằng văn bản trong vòng 03 ngày làm việc để thương nhân nước ngoài bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ Thời gian cấp giấy phép không bao gồm thời gian sửa đổi, bổ sung của thương nhân Nếu hết thời hạn mà không cấp giấy phép, cơ quan có thẩm quyền phải thông báo lý do bằng văn bản cho thương nhân Quy định về thời hạn tối đa cấp giấy phép giúp Sở Công thương các tỉnh/thành phố chú trọng và nỗ lực hơn trong việc cấp giấy phép đúng hạn, hạn chế tình trạng kéo dài thời gian xử lý hồ sơ Điều này tạo tâm lý an tâm cho các thương nhân khi muốn thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam, đồng thời thể hiện chủ trương cải cách thủ tục hành chính nhanh gọn nhằm nâng cao năng lực làm việc và thu hút vốn đầu tư nước ngoài vào đất nước.
Các quốc gia có quy định khác nhau về quy trình và giấy tờ cần thiết để cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài Tại Liên bang Nga, thương nhân nước ngoài cần nộp hồ sơ đầy đủ theo quy định để được cấp phép thành lập Văn phòng đại diện.
68 Điều 6, Nghị định số 72/2006/NĐ-CP
Theo Khoản 2, Điều 7, Nghị định số 72/2006/NĐ-CP, các tài liệu cần thiết phải được Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Liên bang Nga dịch sang tiếng Nga và hợp pháp hóa lãnh sự Một số giấy tờ quan trọng bao gồm các loại giấy tờ liên quan đến thủ tục hành chính và pháp lý.
Cơ quan có thẩm quyền thực hiện cấp, điều chỉnh, cấp lại, gia hạn giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài:
Vai trò của Nhà nước chủ yếu thể hiện qua việc ban hành các quy định pháp luật nhằm điều chỉnh hoạt động của các chủ thể trong xã hội và hướng dẫn thực hiện các hành vi của họ Cụ thể, Nhà nước đã quy định rõ cơ quan có thẩm quyền thực hiện các thủ tục cấp phép cho Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài, đồng thời quy định các thủ tục điều chỉnh, cấp lại và gia hạn hoạt động của các Văn phòng đại diện này.
Mỗi quốc gia có quy định riêng về cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài, phụ thuộc vào cấu trúc tổ chức và pháp luật của từng quốc gia Tại Liên bang Nga, trách nhiệm này thuộc về Phòng Đăng ký quốc gia của Bộ Tư pháp, cơ quan này không chỉ cấp phép mà còn xử lý các thay đổi liên quan Trong khi đó, tại Singapore, hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện được nộp tại Hiệp hội các doanh nghiệp quốc tế Singapore (International Enterprise Singapore Board).
80 Khoản 2, Điều 14, Nghị định số 72/2006/NĐ-CP
Theo quy định của pháp luật Việt Nam, Sở Công thương tại tỉnh/thành phố nơi Văn phòng đại diện đặt trụ sở có trách nhiệm cấp, cấp lại, sửa đổi, bổ sung, gia hạn và thu hồi giấy phép thành lập Văn phòng đại diện Quy định này phù hợp với thực tế hoạt động của các Văn phòng đại diện, vì Sở Công thương là cơ quan quản lý các hoạt động kinh doanh và thương mại tại địa phương, do đó việc giao cho Sở Công thương quản lý hoạt động của các Văn phòng đại diện là hợp lý.
Sở Công thương các tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương không chỉ thực hiện cấp, cấp lại, sửa đổi, bổ sung, gia hạn và thu hồi giấy phép thành lập Văn phòng đại diện mà còn có trách nhiệm kiểm soát hoạt động của các Văn phòng này Họ thực hiện thanh tra, kiểm tra khi cần thiết theo quy định của pháp luật hoặc tham gia vào các đoàn thanh tra liên ngành theo quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh/thành phố Ngoài ra, Sở Công thương cũng phải báo cáo định kỳ hàng năm về tình hình hoạt động của các Văn phòng đại diện.
Bộ Công thương về tình hình cấp, cấp lại, sửa đổi, bổ sung, gia hạn và thu hồi giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại địa phương
2.2 Tổ chức và hoạt động Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài:
Tổ chức quản lý Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
Pháp luật là hệ thống quy tắc do Nhà nước ban hành, phản ánh ý chí của giai cấp thống trị và điều chỉnh các quan hệ xã hội Để phát huy hiệu quả, pháp luật cần phù hợp với trình độ phát triển kinh tế và các điều kiện sản xuất, sinh hoạt, không được vượt quá hay thấp hơn khả năng phát triển của nền kinh tế Nó phải phản ánh quy luật kinh tế của phương thức sản xuất hiện có, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển bền vững Pháp luật đóng vai trò quan trọng trong quản lý xã hội và hoạt động của các chủ thể, đặc biệt là trong việc điều chỉnh công tác quản lý của các Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài.
Văn phòng đại diện là đơn vị thuộc thương nhân nước ngoài, chịu trách nhiệm quản lý và tổ chức hoạt động Thương nhân nước ngoài có quyền thuê địa điểm, tuyển dụng lao động và thực hiện các công việc cần thiết để vận hành Văn phòng hiệu quả Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của Văn phòng do thương nhân nước ngoài quyết định, phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của mình Việc tuyển dụng và ký kết hợp đồng phải tuân thủ quy định của pháp luật.
81 Khoản 2, Điều 3, Nghị định số 72/2006/NĐ-CP
82 Nguyễn Minh Đoan, (2009), “Chất lượng của hệ thống pháp luật thực định – bảo đảm quan trọng của thực hiện pháp luật”, Tạp chí Luật học, (số 3), tr.24
Theo Khoản 1, Điều 9, Nghị định số 72/2006/NĐ-CP, pháp luật cho phép thương nhân nước ngoài tự quyết định cơ cấu quản lý của Văn phòng đại diện phù hợp với chức năng và nhiệm vụ được giao Tuy nhiên, việc này không có nghĩa là Văn phòng có thể hoạt động mà không tuân thủ các quy định pháp luật Cơ cấu tổ chức cần phải tuân thủ các nguyên tắc chung của pháp luật về lao động và thương mại Người lao động tại Văn phòng phải được đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước về lao động và được đảm bảo quyền lợi về bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, và bảo hiểm thất nghiệp theo quy định hiện hành.
Thương nhân nước ngoài chịu trách nhiệm tổ chức và quản lý Văn phòng đại diện, nhưng do khoảng cách địa lý, họ phải ủy quyền cho người đại diện quản lý Theo Luật Thương mại, Trưởng Văn phòng đại diện là người thay mặt thương nhân nước ngoài để quản lý và duy trì hoạt động của văn phòng, đồng thời đại diện trong các giao dịch với cơ quan nhà nước và các tổ chức liên quan Pháp luật quy định rõ ràng quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng đại diện, đảm bảo vai trò quan trọng của họ trong hoạt động kinh doanh.
Người đứng đầu Văn phòng đại diện không được đại diện cho thương nhân khác hoặc cho thuê lại trụ sở của Văn phòng đại diện Họ cũng không được kiêm nhiệm các chức vụ như người đứng đầu Chi nhánh tại Việt Nam, đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài mà không có uỷ quyền bằng văn bản, hoặc đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp Việt Nam Nếu thương nhân nước ngoài ủy quyền cho người đứng đầu Văn phòng đại diện ký kết, sửa đổi hoặc bổ sung hợp đồng, thì việc ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản cho từng trường hợp cụ thể.
Các quy định đối với người đứng đầu Văn phòng đại diện nhằm xác định rõ thẩm quyền, chức năng và nhiệm vụ của họ trong việc quản lý và tổ chức hoạt động của Văn phòng Pháp luật cấm người đứng đầu Văn phòng đại diện đại diện cho các thương nhân khác, chỉ cho phép họ đại diện cho một thương nhân nước ngoài duy nhất, nhằm tránh sự nhầm lẫn trong các mối quan hệ giao dịch Hơn nữa, người đứng đầu Văn phòng đại diện không được đồng thời giữ chức vụ người đứng đầu Chi nhánh tại Việt Nam hoặc là người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài để ký kết hợp đồng mà không có uỷ quyền bằng văn bản.
Theo Điều 20, Nghị định số 72/2006/NĐ-CP, quy định về Văn phòng đại diện tại Việt Nam nhằm hạn chế vi phạm của người đứng đầu trong việc thực hiện chức năng của Văn phòng Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, do đó, việc cho phép người đứng đầu kiêm nhiệm các chức danh khác có thể dẫn đến lạm dụng quyền hạn và vi phạm pháp luật Tuy nhiên, để hỗ trợ thương nhân nước ngoài, Luật Thương mại cho phép người đứng đầu Văn phòng đại diện ký hợp đồng dựa trên ủy quyền của thương nhân nước ngoài, nhưng ủy quyền này phải được lập bằng văn bản cho từng giao dịch cụ thể Pháp luật không cho phép ủy quyền liên tục nhằm ngăn chặn việc Văn phòng đại diện thực hiện các hoạt động kinh doanh không hợp pháp.
Pháp luật về tổ chức và quản lý Văn phòng đại diện hiện còn thiếu sót, đặc biệt là chưa có quy định cụ thể về số lượng và cơ cấu tổ chức, dẫn đến việc các thương nhân nước ngoài có thể lợi dụng Sự thiếu quy định này tạo điều kiện cho sự hình thành các Văn phòng đại diện lớn với hàng trăm nhân viên, gây ra vi phạm chức năng và nhiệm vụ, đặc biệt là trong hoạt động kinh doanh Hơn nữa, việc không quy định thời hạn tối đa cho sự tồn tại của Văn phòng đại diện khiến nhiều tập đoàn lớn duy trì hoạt động lâu dài mà không thay đổi mô hình, đi ngược lại mục đích ban đầu là nghiên cứu môi trường kinh doanh để thành lập chi nhánh hoặc công ty.
Tổ chức hoạt động Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
Văn phòng đại diện có chức năng và nhiệm vụ thực hiện các hoạt động theo giấy phép thành lập và ủy quyền của thương nhân nước ngoài, đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế, đặc biệt trong việc thu hút đầu tư nước ngoài, thúc đẩy xuất nhập khẩu, tạo việc làm và ổn định kinh tế Luật Thương mại quy định chi tiết về hoạt động của Văn phòng đại diện, bao gồm chế độ thông báo khi thành lập, các chức năng hoạt động chính, quản lý tài khoản và cơ quan có quyền quản lý hoạt động của Văn phòng.
Sau khi Văn phòng đại diện được cấp giấy phép thành lập, thương nhân nước ngoài cần thông báo công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng để đưa Văn phòng vào hoạt động Quy định này nhằm đảm bảo tính công khai và minh bạch cho các Văn phòng đại diện Do vai trò quan trọng của thông báo, các cơ quan nhà nước đã đặt ra yêu cầu nghiêm ngặt hơn về chế độ thông báo và đăng báo hoạt động của Văn phòng, nhằm hạn chế sự xuất hiện của các Văn phòng đại diện không hợp pháp.
Theo quy định pháp luật, sau khi được cấp giấy phép, Văn phòng đại diện phải đăng tải thông tin trên báo viết hoặc báo điện tử tại Việt Nam trong vòng 45 ngày, với 03 số liên tiếp Nội dung cần công bố bao gồm: tên và địa chỉ trụ sở của Văn phòng đại diện, tên và địa chỉ của thương nhân nước ngoài, người đứng đầu Văn phòng đại diện, số và ngày cấp giấy phép, thời hạn hoạt động cùng cơ quan cấp giấy phép, và nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện Văn phòng đại diện cũng phải chính thức hoạt động trong thời gian thông báo và thông báo cho Sở Công thương về việc mở cửa hoạt động tại trụ sở đã đăng ký.
Pháp luật yêu cầu thông báo công khai hoạt động của Văn phòng đại diện nhằm nâng cao ý thức của thương nhân nước ngoài về nghĩa vụ tuân thủ quy định pháp luật, từ đó giảm thiểu vi phạm Việc công bố thông tin không chỉ giúp thương nhân nước ngoài quảng bá hình ảnh và thương hiệu đến các đối tác trong nước mà còn tạo điều kiện cho các cơ quan quản lý kiểm soát hiệu quả hoạt động của Văn phòng đại diện Thông báo trên báo viết hoặc báo điện tử khẳng định Văn phòng đã chính thức đi vào hoạt động theo giấy phép đã được cấp.
Văn phòng đại diện hoạt động theo các chức năng được quy định rõ ràng trong Luật Thương mại và các văn bản hướng dẫn thi hành, thực hiện nhiệm vụ dựa trên sự ủy quyền của thương nhân nước ngoài Các hoạt động của Văn phòng đại diện phải tuân thủ các lĩnh vực pháp luật quy định và không được vượt quá giới hạn đó Nếu Văn phòng thực hiện hành vi ngoài những nội dung được phép, sẽ phải chịu xử lý theo quy định pháp luật Các lĩnh vực mà Văn phòng đại diện có thể hoạt động bao gồm:
Chức năng văn phòng liên lạc bao gồm việc xúc tiến xây dựng các dự án hợp tác của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, nghiên cứu thị trường để thúc đẩy cơ hội mua bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ thương mại Văn phòng cũng có trách nhiệm theo dõi và đôn đốc việc thực hiện các hợp đồng đã ký kết với các đối tác Việt Nam, đồng thời thực hiện các hoạt động khác mà pháp luật Việt Nam cho phép.
Các thương nhân nước ngoài sẽ quy định chức năng của Văn phòng dựa trên lĩnh vực hoạt động, nhu cầu và mục đích thành lập.
85 Khoản 1;2, Điều 8, Nghị định số 72/2006/NĐ-CP
Văn phòng đại diện là cầu nối giữa thương nhân nước ngoài và thương nhân trong nước, giúp thiết lập quan hệ đối tác và hỗ trợ các hoạt động kinh doanh Thương nhân nước ngoài cần thành lập Văn phòng đại diện để thực hiện các hoạt động như xúc tiến dự án, nghiên cứu thị trường và theo dõi hợp đồng với đối tác trong nước Văn phòng không được phép kinh doanh như chi nhánh, mà chỉ thực hiện các hoạt động phụ trợ, tạo điều kiện cho việc hợp tác và đầu tư Ngoài ra, Văn phòng đại diện còn nghiên cứu nhu cầu thị trường, giúp thương nhân nước ngoài quyết định loại hàng hóa cần nhập khẩu hoặc xuất khẩu Để hoạt động hiệu quả, các thương nhân nước ngoài thường đào tạo nhân viên và áp dụng các phương pháp tiên tiến Văn phòng cũng thực hiện việc theo dõi hợp đồng đã ký kết, đồng thời được phép mở tài khoản ngoại tệ và tài khoản bằng đồng Việt Nam để thanh toán chi phí hoạt động Việc mở tài khoản là bước quan trọng để duy trì hoạt động của Văn phòng đại diện.
Theo Khoản 1, Điều 18, Nghị định số 72/2006/NĐ-CP, các cơ quan quản lý nhà nước có thể kiểm soát nguồn tiền vào Việt Nam thông qua tài khoản của Văn phòng đại diện, nhằm ngăn chặn rửa tiền Trong trường hợp vi phạm pháp luật, các cơ quan có quyền phong tỏa tài khoản ngân hàng của Văn phòng để đảm bảo thực hiện nghĩa vụ Việc mở, sử dụng và đóng tài khoản phải tuân thủ quy định của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, không được thực hiện theo ý muốn chủ quan Tài khoản của Văn phòng đại diện không chỉ quan trọng cho hoạt động của Văn phòng mà còn cho công tác quản lý và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của Nhà nước và các bên liên quan, do đó pháp luật quy định chặt chẽ về hoạt động này.
Hiện nay, pháp luật ở nước ta chưa thực sự trở thành nguyên tắc điều chỉnh các hành vi kinh tế, dẫn đến tình trạng vi phạm, lách luật và trốn luật vẫn diễn ra phổ biến Điều này gây khó khăn cho các nhà quản lý, khi mà nhiều chủ thể cố gắng vi phạm pháp luật để thu lợi cá nhân mà không quan tâm đến lợi ích chung Để khắc phục tình trạng này, Luật Thương mại quy định rõ ràng về hoạt động của Văn phòng đại diện và cơ quan nhà nước có thẩm quyền chịu trách nhiệm quản lý, kiểm soát hoạt động này Bộ Công thương là cơ quan chủ trì, phối hợp với các Bộ, ngành để soạn thảo và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến Văn phòng đại diện, đồng thời thực hiện thanh tra, kiểm tra khi cần thiết Dưới sự quản lý của Bộ Công thương, Ủy ban nhân dân và Sở Công thương các tỉnh/thành phố sẽ thực hiện chức năng quản lý phù hợp với nhiệm vụ của mình.
Sở Công thương là cơ quan quản lý trực tiếp mọi hoạt động của Văn phòng đại diện
Sở Công thương thực hiện các thủ tục liên quan đến cấp, cấp lại, sửa đổi, bổ sung, gia hạn và thu hồi giấy phép thành lập Văn phòng đại diện Đồng thời, Sở cũng tiến hành thanh tra, kiểm tra Văn phòng đại diện khi cần thiết theo quy định pháp luật hoặc tham gia đoàn thanh tra liên ngành theo quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh Hàng năm, Sở Công thương báo cáo Bộ Công thương về tình hình cấp phép tại địa phương và cung cấp thông tin để Bộ xây dựng cơ sở dữ liệu về Văn phòng đại diện.
Bài viết của Nguyễn Xuân Thắng (2007) với tiêu đề "Toàn cầu hóa kinh tế và hội nhập kinh tế quốc tế đối với tiến trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa ở Việt Nam" được xuất bản bởi Nhà xuất bản Khoa học xã hội tại Hà Nội, trang 235, phân tích tác động của toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế đối với quá trình công nghiệp hóa và hiện đại hóa tại Việt Nam.
89 Khoản 1, 4, Điều 24, Nghị định số 72/2006/NĐ-CP
90 Điều 26, Nghị định số 72/2006/NĐ-CP
Sở Công thương giữ vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động ổn định của Văn phòng đại diện, đồng thời định hướng các hoạt động này tuân thủ đúng quy định của pháp luật.
Thực tiễn hoạt động Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
2.2.3.1 Các ảnh hưởng tích cực của Văn phòng đại diện:
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, có chức năng xúc tiến thương mại và mở rộng hợp tác với đối tác trong nước Vai trò của các Văn phòng đại diện này không thể phủ nhận, đóng góp tích cực cho nền kinh tế địa phương và toàn quốc Chúng ảnh hưởng đến nền kinh tế và xã hội qua nhiều lĩnh vực khác nhau.
Kim ngạch xuất nhập khẩu hàng hóa và dịch vụ, cùng với giá trị đầu tư, đang gia tăng nhờ vào sự thúc đẩy của các Văn phòng đại diện Việc thành lập các Văn phòng này nhằm mục đích xúc tiến thương mại, và sự tăng trưởng kim ngạch xuất nhập khẩu chính là minh chứng cho hiệu quả tích cực mà chúng mang lại cho nền kinh tế Các Văn phòng đại diện đã kịp thời cung cấp thông tin về tình hình kinh tế Việt Nam, giúp các thương nhân nước ngoài điều chỉnh chiến lược kinh doanh và đầu tư vào những lĩnh vực có tiềm năng sinh lời cao.
Các Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam không chỉ mang lại nguồn thu nhập cao cho cán bộ, nhân viên mà còn đóng góp đáng kể vào ngân sách nhà nước thông qua thuế thu nhập cá nhân Với hơn 3.000 chuyên gia nước ngoài và 8.000 lao động Việt Nam có trình độ làm việc tại đây, hàng năm, họ đóng góp hơn 400 tỷ đồng vào ngân sách Đóng góp này thể hiện vai trò quan trọng của các Văn phòng đại diện trong việc thúc đẩy nền kinh tế Việt Nam.
Các Văn phòng đại diện đóng góp quan trọng trong việc giải quyết việc làm và tăng thu nhập cho người lao động tại Việt Nam Sự gia tăng số lượng Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài đã tạo ra nhiều cơ hội việc làm, giúp giảm thiểu tình trạng thiếu việc làm đang là vấn đề bức xúc Với cơ cấu dân số trẻ, nhu cầu việc làm hàng năm ở Việt Nam rất lớn, do đó, sự phát triển của các Văn phòng đại diện không chỉ đáp ứng nhu cầu này mà còn giảm áp lực cho Nhà nước trong việc tạo công ăn việc làm cho người lao động.
91 http://www.thesaigontimes.vn/Home/kinhdoanh/xuatnhapkhau/2073/
92 Lưu Ngọc Trịnh (chủ biên), (2008), Kinh tế và chính trị thế giới: Vấn đề và xu hướng tiến triển, Nhà xuất bản Lao động, Hà Nội, tr.289
Việc các thương nhân nước ngoài mở Văn phòng đại diện tại Việt Nam đã mang lại những phương thức làm việc tiên tiến và hiện đại, tạo cơ hội cho người lao động Việt Nam học hỏi kinh nghiệm trong quản lý và sản xuất Sự gia tăng số lượng thương nhân quốc tế tại Việt Nam giúp các doanh nghiệp trong nước tiếp cận các phương pháp quản lý đa dạng, từ đó dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm đối tác nước ngoài Làm việc tại các Văn phòng đại diện, người lao động sẽ được trải nghiệm các phong cách và phương thức quản lý mới, nâng cao trình độ và tích lũy nhiều bài học quý giá trong việc sử dụng và quản lý lao động.
Các Văn phòng đại diện tại Việt Nam đã thúc đẩy sự phát triển của nhiều ngành dịch vụ như khách sạn, cao ốc văn phòng, siêu thị, giải trí, y tế, giáo dục và nhà cho thuê Thương nhân nước ngoài sống và làm việc tại đây thường yêu cầu các tiện nghi tương tự như ở quê hương họ, tạo ra cơ hội cho các dịch vụ cao cấp Sự gia tăng Văn phòng đại diện dẫn đến nhu cầu cao ốc văn phòng cho thuê ngày càng cao, đặc biệt tại Hà Nội và Hồ Chí Minh, khiến giá cả văn phòng tăng và thỉnh thoảng xảy ra tình trạng khan hiếm Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho các công ty địa ốc phát triển Ngoài ra, việc mở Văn phòng đại diện cũng góp phần phát triển các hoạt động giải trí, bao gồm các môn thể thao cao cấp như golf và tennis.
Nhiều thương nhân nước ngoài, sau khi mở Văn phòng đại diện tại Việt Nam, đã quyết định đầu tư thành lập công ty 100% vốn nước ngoài, cho thấy họ đang tìm hiểu môi trường kinh doanh tại đây Do đó, việc tạo điều kiện thuận lợi cho các Văn phòng đại diện hoạt động là rất quan trọng để thu hút đầu tư nước ngoài Cần xây dựng niềm tin và sự an tâm cho các nhà đầu tư về cơ hội và chính sách đầu tư tại Việt Nam.
2.2.3.2 Vấn đề quy mô, tổ chức hoạt động của Văn phòng đại diện:
Pháp luật không xác định rõ số lượng nhân viên tối đa cho Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài, nhưng qua các quy định về chức năng và nhiệm vụ, có thể thấy rằng số lượng nhân viên tại Văn phòng đại diện thường hạn chế Cụ thể, chỉ cần dưới 10 nhân viên là đủ để thực hiện công tác quản lý hiệu quả.
Hiện nay, hoạt động của các Văn phòng đại diện tại Việt Nam đang diễn ra khá tốt, nhưng có hiện tượng các Văn phòng đại diện khổng lồ ngày càng phổ biến Một số Văn phòng đại diện có số lượng nhân viên lên đến hàng trăm người và có cơ cấu tổ chức chặt chẽ, tương tự như một công ty Thậm chí, một số Văn phòng đại diện còn có quy mô và tổ chức vượt trội hơn nhiều so với các công ty vừa và nhỏ đang hoạt động trong nước.
Tại thành phố Hồ Chí Minh, nhiều văn phòng đại diện lớn như Nike, Diethelm và Maersk có hàng trăm nhân viên Đặc biệt, Noble Coffee đã trở thành một trong những nhà nhập khẩu cà phê hàng đầu tại Việt Nam, chiếm tới 40% sản lượng cà phê xuất khẩu trong một số năm gần đây Văn phòng đại diện của Noble Coffee tại thành phố Hồ Chí Minh không chỉ quy mô lớn mà còn có phòng thử nếm cà phê, điều mà ít công ty Việt Nam có được Ngoài Noble Coffee, còn nhiều văn phòng đại diện của các tập đoàn cà phê quốc tế khác hoạt động tại đây, thực hiện nhiệm vụ xúc tiến nhập khẩu nhưng với quy mô và chất lượng vượt trội hơn nhiều so với các công ty thương mại thông thường.
Văn phòng đại diện không chỉ có chức năng thăm dò thị trường và theo dõi hợp đồng kinh tế, mà còn thực hiện quản lý và điều hành các dự án đầu tư một cách chuyên nghiệp và quy mô.
Số lượng lao động tại một số Văn phòng đại diện, như Văn phòng đại diện của Nike Inc Việt Nam, cho thấy sự "trá hình" trong hoạt động kinh doanh thực sự Cụ thể, Văn phòng này hoạt động trong lĩnh vực dệt may và giày dép, với số lượng nhân viên đáng kể, điều này phản ánh sự chuyển hướng trong cách thức kinh doanh của các tập đoàn lớn tại thị trường Việt Nam.
Văn phòng đại diện Diethelm & Co.Ltd (Thụy Sĩ) và Maersk (Singapore) tại Việt Nam có tổng cộng 240 nhân viên, trong đó có 107 nhân viên Việt Nam và 21 nhân viên nước ngoài tại Diethelm & Co.Ltd, cùng với 82 nhân viên của Maersk Các văn phòng này thực hiện giao dịch thương mại và công khai tuyển dụng nhiều vị trí như nhân viên tiếp thị và bán hàng để phục vụ đơn hàng Việc thanh toán quốc tế tại các chi nhánh ngân hàng nước ngoài diễn ra thuận lợi, an toàn và hợp pháp, giúp tránh sự kiểm soát từ các cơ quan pháp luật Việt Nam.
Tỷ lệ nhân viên Việt Nam tại các Văn phòng đại diện đang giảm dần theo từng năm, mặc dù họ có đủ kiến thức và khả năng để thay thế các chuyên gia nước ngoài trong nhiều lĩnh vực.
94 http://www.thuvienphapluat.com/?CT=NW&NIDq95
95 http://www.thesaigontimes.vn/Home/kinhdoanh/xuatnhapkhau/2073/
Hiện nay, lao động Việt Nam đã cải thiện đáng kể về chất lượng và trình độ chuyên môn, với nhiều người được đào tạo tại các cơ sở uy tín trong và ngoài nước Tuy nhiên, số lượng lao động Việt Nam làm việc tại các Văn phòng đại diện vẫn giảm, điều này không phản ánh năng lực chuyên môn của họ mà có thể do những lý do khác không rõ ràng.
2.2.3.3 Vấn đề vi phạm chức năng hoạt động của Văn phòng đại diện:
Trình tự, thủ tục chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
2.3.1 Các trường hợp chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện:
106 http://www.thesaigontimes.vn/Home/kinhdoanh/xuatnhapkhau/2073/
107 http://www.nld.com.vn/120885P0C1014/loan-van-phong-dai-dien.htm
Chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện là khi thương nhân nước ngoài không còn hoạt động hoặc không được phép hoạt động tại Việt Nam Quyết định chấm dứt có thể do thương nhân tự đưa ra hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước Pháp luật quy định rõ ràng các trường hợp chấm dứt hoạt động, cụ thể tại Điều 22, Nghị định số 72/2006/NĐ-CP ngày 25/7/2006 của Chính phủ, trong đó nêu rõ các lý do hợp pháp cho việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện.
Theo quy định của pháp luật Việt Nam, việc thành lập hoặc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện thuộc về quyền quyết định của thương nhân nước ngoài, nhưng phải được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận Khi đã đăng ký hoạt động, thương nhân không thể tự do chấm dứt mà cần có văn bản chấp thuận từ Sở Công thương nơi đặt trụ sở Quy định này không ảnh hưởng đến quyền tự do của thương nhân mà nhằm đảm bảo quy trình quản lý nhà nước, bảo vệ quyền lợi cho người lao động và các cá nhân, tổ chức có liên quan Việc quản lý này cũng giúp ngăn chặn tình trạng Văn phòng đại diện tự ý ngừng hoạt động, gây thiệt hại cho các bên liên quan Do đó, mọi hoạt động của Văn phòng đại diện chỉ được phép diễn ra khi có sự cho phép của cơ quan nhà nước, và việc chấm dứt hoạt động cũng cần có quyết định chính thức.
Khi thương nhân nước ngoài chấm dứt hoạt động theo pháp luật của quốc gia nơi họ thành lập hoặc đăng ký kinh doanh, văn phòng đại diện - đơn vị phụ thuộc của họ - cũng phải chấm dứt hoạt động Việc chấm dứt này tuân theo quy định của nước sở tại, do đó, các trường hợp này không chịu sự điều chỉnh của pháp luật Việt Nam Chỉ khi cơ quan có thẩm quyền quyết định chấm dứt hoạt động của thương nhân, quyết định đó mới ảnh hưởng đến các cơ quan liên quan.
108 Điểm a, Khoản 1, Điều 22, Nghị định số 72/2006/NĐ-CP
Theo Điểm b, Khoản 1, Điều 22, Nghị định số 72/2006/NĐ-CP, cơ quan quản lý Việt Nam có quyền chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài.
Thời hạn hoạt động của Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam được quy định trong giấy phép thành lập, với thời gian tối đa không quá 5 năm Khi hết thời hạn, nếu thương nhân không đề nghị gia hạn, Văn phòng sẽ ngừng hoạt động Thương nhân có quyền đề xuất thời hạn hoạt động phù hợp với nhu cầu, nhưng phải tuân thủ quy định của cơ quan có thẩm quyền Nếu không muốn tiếp tục hoạt động hoặc chuyển sang hình thức khác như Chi nhánh hoặc Công ty, thương nhân cần thông báo chấm dứt hoạt động với cơ quan quản lý nhà nước.
Nếu Văn phòng đại diện hết thời gian hoạt động theo giấy phép mà không được gia hạn, thương nhân nước ngoài sẽ không thể tiếp tục hoạt động tại Việt Nam Trường hợp này xảy ra khi cơ quan cấp phép không chấp thuận đơn xin gia hạn, có thể do Văn phòng đại diện không đáp ứng đủ tiêu chuẩn hoặc vi phạm quy định Quyết định không gia hạn sẽ chấm dứt hoạt động và phải nêu rõ lý do cùng thời điểm kết thúc Sở Công thương là cơ quan có thẩm quyền trong việc quyết định gia hạn Thương nhân nước ngoài có quyền khiếu nại nếu quyết định này ảnh hưởng đến quyền lợi hợp pháp của họ.
Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam có thể bị thu hồi giấy phép thành lập nếu vi phạm các quy định của pháp luật Việt Nam Các trường hợp dẫn đến việc thu hồi giấy phép bao gồm việc không tuân thủ các quy định pháp lý hiện hành.
Trong thời gian 06 tháng kể từ khi được cấp giấy phép thành lập, nếu Văn phòng đại diện không chính thức hoạt động, hoặc ngừng hoạt động liên tục trong 06 tháng mà không thông báo cho cơ quan cấp phép, hoặc không báo cáo định kỳ về hoạt động trong 02 năm liên tiếp, cũng như không gửi báo cáo theo yêu cầu của cơ quan, sẽ gặp phải các vấn đề pháp lý nghiêm trọng.
110 Điểm c, Khoản 1, Điều 22, Nghị định số 72/2006/NĐ-CP
111 Điểm d, Khoản 1, Điều 22, Nghị định số 72/2006/NĐ-CP
Theo Điểm đ, Khoản 1, Điều 22 của Nghị định số 72/2006/NĐ-CP, cơ quan có thẩm quyền phải xử lý yêu cầu bằng văn bản trong vòng 06 tháng Việc hoạt động không đúng chức năng của Văn phòng đại diện sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.
Khi Văn phòng đại diện vi phạm các quy định, cơ quan cấp giấy phép sẽ ra quyết định thu hồi giấy phép thành lập Quyết định này không chỉ chấm dứt hoạt động của Văn phòng mà còn nêu rõ lý do thu hồi và thời điểm kết thúc hoạt động.
2.3.2 Trình tự, thủ tục chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện:
Việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện phải tuân theo trình tự, thủ tục pháp luật quy định, tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể Khi thương nhân nước ngoài đề nghị chấm dứt hoạt động và được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận, họ phải thông báo cho cơ quan cấp giấy phép, chủ nợ, và người lao động ít nhất 30 ngày trước ngày dự kiến chấm dứt, nêu rõ thời điểm chấm dứt và công bố thông tin này tại trụ sở văn phòng và trên báo chí Ngoài ra, thương nhân phải thanh toán các khoản nợ và nghĩa vụ liên quan trước khi chấm dứt hoạt động Trong trường hợp hết thời gian hoạt động mà không được gia hạn hoặc bị thu hồi giấy phép, cơ quan cấp giấy phép cần công bố thông tin này trong 15 ngày, và thương nhân cũng phải hoàn tất nghĩa vụ tài chính trong 60 ngày kể từ ngày chấm dứt hoạt động.
113 Khoản 2, Điều 28, Nghị định số 72/2006/NĐ-CP
114 Điều 22, Nghị định số 72/2006/NĐ-CP
115 Điều 22, Nghị định số 72/2006/NĐ-CP
Trong vòng 15 ngày kể từ khi thương nhân nước ngoài và Văn phòng đại diện hoàn thành nghĩa vụ thanh toán các khoản nợ và nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật, cơ quan cấp giấy phép phải xoá tên Văn phòng đại diện trong Sổ đăng ký Việc này không chỉ chứng tỏ sự không tồn tại tiếp tục của Văn phòng đại diện mà còn xác nhận rằng hoạt động của Văn phòng đã chấm dứt đúng theo trình tự pháp luật Sau khi xoá tên, trong thời hạn 15 ngày, Sở Công thương có trách nhiệm thông báo về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện cho Bộ Công thương, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cơ quan thuế, cơ quan thống kê và cơ quan công an cấp tỉnh nơi Văn phòng đặt trụ sở.
2.3.3 Cơ quan có thẩm quyền chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện:
Cơ quan cấp giấy phép cho Văn phòng đại diện cũng có thẩm quyền chấm dứt hoạt động của văn phòng này Điều này hợp lý vì cơ quan cấp phép nắm rõ thời điểm bắt đầu hoạt động và là đơn vị trực tiếp kiểm tra quá trình hoạt động, từ đó có thể quyết định không gia hạn hoặc thu hồi giấy phép thành lập.
Theo Thông tư số 11/2006/TT-BTM, Sở Công thương nơi đặt trụ sở Văn phòng đại diện có trách nhiệm quản lý và xem xét việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện Khi thương nhân nước ngoài muốn chấm dứt hoạt động tại Việt Nam, họ phải thông báo đến Sở Công thương, cơ quan này sẽ theo dõi và xem xét thủ tục chấm dứt Sau khi thương nhân và Văn phòng đại diện hoàn tất các thủ tục theo quy định, Sở Công thương sẽ thông báo chấp thuận việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện.
Sở Công thương là cơ quan quản lý trực tiếp các Văn phòng đại diện, giúp phát hiện sai phạm và đưa ra quyết định không gia hạn hoặc thu hồi giấy phép thành lập Đồng thời, Sở cũng kiểm tra việc thực hiện các quyết định này, đảm bảo rằng các thương nhân nước ngoài và Văn phòng đại diện tuân thủ quy định khi chấm dứt hoạt động.
Chế độ kiểm soát và xử phạt vi phạm hành chính các hoạt động Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
phòng đại diện của thương nhân nước ngoài:
Nhà nước đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý xã hội và nền kinh tế thông qua việc thành lập các cơ quan nhà nước và thiết lập pháp luật Các quy định này giúp kiểm soát hoạt động của các chủ thể, bao gồm cả Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài, đồng thời cho phép Nhà nước sử dụng quyền lực của mình để xử phạt các vi phạm hành chính.
2.4.1 Chế độ kiểm soát đối với Văn phòng đại diện:
116 Khoản 5, Điều 22, Nghị định số 72/2006/NĐ-CP
Chế độ kiểm soát hoạt động của các chủ thể trong xã hội, đặc biệt là các Văn phòng đại diện, chủ yếu dựa vào pháp luật, được coi là phương tiện hiệu quả nhất Pháp luật, do Nhà nước ban hành và bảo đảm thực hiện, tạo ra cơ chế bắt buộc thực thi với tính cưỡng chế Những thương nhân và Văn phòng đại diện không tuân thủ sẽ phải chịu trách nhiệm qua các hình thức chế tài Hơn nữa, pháp luật còn mang tính dân chủ và công bằng, vì vậy nó được chấp nhận và tuân thủ rộng rãi trong thực tế.
Kiểm soát hoạt động của Văn phòng đại diện là yếu tố quan trọng để đảm bảo tuân thủ pháp luật, đồng thời giúp cơ quan quản lý nhà nước nắm bắt tình hình hoạt động và tiếp thu ý kiến từ các Văn phòng đại diện Qua đó, các cơ quan quản lý có thể đưa ra chính sách và biện pháp giải quyết khó khăn mà Văn phòng gặp phải Nếu các vấn đề phát sinh do quy định pháp luật, cơ quan quản lý sẽ kiến nghị sửa đổi, thay thế các quy định không còn phù hợp với thực tế hoạt động.
Việc kiểm soát hoạt động của Văn phòng đại diện được thực hiện theo các quy định pháp luật, trong đó Sở Công thương đóng vai trò chủ yếu trong việc cấp giấy phép và hướng dẫn hoạt động của các Văn phòng này Các Sở Công thương tại các tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương đã cung cấp hướng dẫn chi tiết về quy trình và hồ sơ cần thiết để xin cấp giấy phép thành lập, đồng thời quy định rõ những hoạt động mà Văn phòng đại diện không được phép thực hiện.
Các Văn phòng đại diện tại Việt Nam phải tuân thủ chế độ báo cáo hàng năm, gửi báo cáo bằng văn bản về hoạt động trong năm trước ngày làm việc cuối cùng của tháng 01 năm sau cho cơ quan cấp giấy phép Ngoài ra, khi cần thiết, Văn phòng đại diện có trách nhiệm báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình các vấn đề liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
Theo quy định, hàng năm, các Văn phòng đại diện phải gửi báo cáo hoạt động về Sở Công thương nơi đặt trụ sở chính Quy định này nhằm giúp cơ quan nhà nước quản lý hiệu quả hoạt động của Văn phòng đại diện, nắm bắt tình hình và các sai phạm để có biện pháp điều chỉnh kịp thời Tuy nhiên, thực tế cho thấy hoạt động báo cáo của các Văn phòng đại diện vẫn còn nhiều vấn đề cần được thảo luận.
117 Điều 19, Nghị định số 72/2006/NĐ-CP
Nhiều Văn phòng đại diện không tuân thủ đầy đủ chế độ báo cáo theo quy định, dẫn đến việc báo cáo thường mang tính sơ sài và chỉ nhằm đối phó với các cơ quan chức năng Tình trạng này gây khó khăn cho các cơ quan quản lý trong việc theo dõi và giám sát hoạt động của các Văn phòng đại diện, đồng thời làm giảm hiệu quả của các quy định pháp luật, tạo ra sự không nghiêm minh trong việc thực thi pháp luật.
Sở Công thương tại các tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương không chỉ quy định báo cáo mà còn tổ chức thanh kiểm tra các Văn phòng đại diện trên địa bàn Hoạt động này giúp phát hiện kịp thời các sai phạm và hướng dẫn các Văn phòng thực hiện đúng quy định Tuy nhiên, việc thanh kiểm tra hiện nay còn hạn chế do thiếu nhân lực, dẫn đến kiểm tra không thường xuyên Kết quả là nhiều Văn phòng đại diện đã bị đóng cửa, đặc biệt tại TP Hồ Chí Minh và Hà Nội, với hàng trăm giấy phép bị thu hồi Điều này cho thấy cần cải thiện quy trình kiểm tra để đảm bảo hoạt động của các Văn phòng đại diện tuân thủ đúng luật định.
Hà Nội đã thông báo đóng cửa 562 Văn phòng đại diện do vi phạm các thủ tục hành chính, bao gồm việc không báo cáo thay đổi địa chỉ, không nộp báo cáo hoạt động định kỳ, và không thực hiện thủ tục cấp lại giấy phép theo quy định mới của Chính phủ Đến nay, chưa phát hiện trường hợp nào Văn phòng đại diện kinh doanh hay thương nhân nước ngoài chấm dứt hoạt động, trong khi Văn phòng đại diện tại Việt Nam vẫn tồn tại.
2.4.2 Xử phạt vi phạm hành chính đối với Văn phòng đại diện:
Xử phạt vi phạm hành chính là biện pháp quan trọng nhằm kiểm soát hoạt động của thương nhân, đảm bảo tuân thủ pháp luật Hình thức xử phạt này tác động trực tiếp đến tài chính của thương nhân, tạo ra tính răn đe và ngăn chặn kịp thời các hành vi vi phạm Đồng thời, nó cũng góp phần vào nguồn thu cho Ngân sách nhà nước.
Nhằm đảm bảo cho việc xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thương mại, ngày 16/01/2008 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 06/2008/NĐ-CP Theo
Theo quy định, xử phạt vi phạm hành chính chỉ áp dụng cho các hành vi vi phạm trong hoạt động thương mại do lỗi cố ý hoặc vô ý, không thuộc tội phạm Việc xử phạt phải tuân theo các nguyên tắc cụ thể để đảm bảo tính công bằng và hợp lý trong quá trình xử lý vi phạm.
Chỉ bị xử phạt vi phạm hành chính khi thực hiện hành vi vi phạm theo quy định của pháp luật Mỗi hành vi vi phạm chỉ bị xử lý một lần, và nếu nhiều người cùng thực hiện hành vi vi phạm, mỗi người đều bị xử phạt Đối với một người có nhiều hành vi vi phạm, sẽ bị xử phạt cho từng hành vi riêng biệt Những hành vi vi phạm nhiều lần hoặc tái phạm trong lĩnh vực đã bị xử lý sẽ bị coi là tình tiết tăng nặng mức xử phạt vi phạm hành chính.
Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính nếu thực hiện các hành vi vi phạm liên quan đến thành lập và hoạt động Mức độ xử phạt sẽ được áp dụng tùy theo tính chất và mức độ vi phạm.
Phạt cảnh cáo được áp dụng cho hành vi vi phạm hành chính lần đầu có tình tiết giảm nhẹ Trong khi đó, phạt tiền được áp dụng khi không có các tình tiết cần phạt cảnh cáo, với mức phạt dựa trên khung tiền phạt quy định cho từng hành vi vi phạm Đối với hành vi không có tình tiết tăng nặng hoặc giảm nhẹ, mức phạt sẽ là mức trung bình của khung phạt, được tính bằng cách chia tổng mức tối thiểu và tối đa Nếu có tình tiết giảm nhẹ, mức phạt có thể giảm nhưng không được dưới mức tối thiểu, trong khi nếu có tình tiết tăng nặng, mức phạt có thể tăng nhưng không vượt quá mức tối đa quy định.
Các thương nhân nước ngoài và văn phòng đại diện có thể bị xử phạt vi phạm hành chính trong quá trình thành lập và hoạt động nếu không tuân thủ các quy định pháp luật.