MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
THÔNG TIN
1.1.1 Thông tin và vai trò của thông tin
Trong cuộc sống hàng ngày, thông tin phản ánh tri thức và hiểu biết của chúng ta về một đối tượng nhất định Thông tin được coi là các thông báo nhằm cung cấp sự hiểu biết cho người nhận.
Thông tin phản ánh mối quan hệ giữa hai chủ thể: chủ thể truyền tin và đối tượng tiếp nhận thông tin Để truyền tải thông tin, cần có "vật mang thông tin" như ngôn ngữ, chữ cái, chữ số, ký hiệu và bảng biểu Khối lượng tri thức mà thông tin cung cấp được gọi là nội dung thông tin Tuy nhiên, ý nghĩa của nội dung này phụ thuộc vào đối tượng tiếp nhận; có thông tin chỉ có giá trị với một nhóm người nhất định, trong khi một số thông tin lại có ý nghĩa rộng rãi cho toàn xã hội.
Thông tin đóng vai trò quan trọng trong mọi hoạt động của con người, giúp định hướng và giảm thiểu sự bất định trong môi trường sống Thiếu thông tin, con người sẽ gặp khó khăn trong việc thực hiện các hoạt động và ra quyết định.
Thông tin là nguồn lực thiết yếu trong tổ chức, giúp người quản lý hoạch định và điều khiển các tiến trình để đảm bảo sự tồn tại và phát triển Nó hỗ trợ hiểu rõ thị trường, định hướng sản phẩm mới và cải tiến hoạt động sản xuất kinh doanh Hệ thống thông tin dựa trên máy tính, với khả năng tự động hóa và ứng dụng khoa học quản lý, mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức, từ công việc hàng ngày đến việc phát hiện và giải quyết vấn đề.
1.1.2 Các dạng thông tin trong các tổ chức
Thông tin kinh tế và thông tin quản lý là hai loại thông tin quan trọng đối với các tổ chức, bên cạnh khái niệm tổng quát về thông tin.
Thông tin kinh tế phản ánh sự vận động trong các tổ chức, doanh nghiệp và các thiết chế kinh tế, giúp đánh giá tình trạng kinh tế của các chủ thể này.
Thông tin kinh tế đóng vai trò quan trọng như huyết mạch của các tổ chức kinh tế Nó giúp chúng ta đánh giá nhịp sống, quy mô phát triển, triển vọng và những nguy cơ tiềm ẩn của các tổ chức này.
Tổ chức được định nghĩa là một hệ thống bao gồm các cá thể hợp tác và phân công lao động nhằm đạt được mục tiêu chung Nó bao gồm một nhóm các nguồn lực, như nhân lực, tài lực và vật lực, được thiết lập để thực hiện các hoạt động với một mục đích cụ thể Việc quản lý các nguồn lực này, bao gồm hoạch định, điều khiển, giám sát và đo lường, là trách nhiệm của những người quản lý trong tổ chức.
Mỗi tổ chức thường có ba cấp quản lý và một cấp thực hiện giao dịch cụ thể, như nhân viên kế toán hay công nhân sản xuất, không có trách nhiệm quản lý Tất cả các cấp trong tổ chức đều sử dụng và tạo ra thông tin Các cán bộ quản lý ở các cấp khác nhau cần thông tin phục vụ cho các mục đích quản lý khác nhau, từ đó hình thành khái niệm thông tin quản lý.
Thông tin quản lý là loại thông tin cần thiết cho ít nhất một cán bộ quản lý trong quá trình ra quyết định Nó đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các quyết định quản lý hiệu quả.
Các quyết định quản lý được chia thành 3 loại:
Quyết định chiến lược đóng vai trò quan trọng trong việc xác định mục đích, mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức, cũng như thiết lập các chính sách và hướng đi chung Chúng giúp xây dựng và phân bổ nguồn lực cho tổ chức Trong các tổ chức sản xuất kinh doanh, trách nhiệm đưa ra những quyết định này thường thuộc về Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Tổng Giám đốc.
Quyết định chiến thuật là những quyết định cụ thể hóa mục tiêu thành nhiệm vụ và tối ưu hóa nguồn lực Những người chịu trách nhiệm ban hành các quyết định này cần kiểm soát quản lý, sử dụng các phương tiện cụ thể để thực hiện mục tiêu chiến lược Họ phải tìm kiếm nguồn lực cần thiết, thiết lập chiến thuật kinh doanh, ra mắt sản phẩm mới và theo dõi ngân sách Trong tổ chức, các nhà quản lý như trưởng phòng Tài vụ, trưởng phòng Tổ chức và phòng Cung ứng thường đảm nhiệm vai trò này.
Quyết định tác nghiệp là những quyết định thiết yếu nhằm thực thi nhiệm vụ trong tổ chức Những người chịu trách nhiệm ban hành quyết định này cần sử dụng hiệu quả các nguồn lực và phương tiện, đồng thời phải tuân thủ các ràng buộc về tài chính, thời gian và kỹ thuật Các vị trí như người trông coi kho dự trữ, trưởng nhóm và đốc công của đội sản xuất đều thuộc cấp quản lý này.
Trong các tổ chức, có ba dạng thông tin chủ yếu liên quan đến việc ban hành ba nhóm quyết định nêu trên, đó là:
Thông tin chiến lược là yếu tố quan trọng liên quan đến các chính sách lâu dài của tổ chức, thường được các nhà lãnh đạo cấp cao quan tâm Nó bao gồm việc lập kế hoạch chiến lược, xây dựng dự án lớn và dự báo sự phát triển tương lai Đối với chính phủ, thông tin này liên quan đến dân cư, GDP, GDP bình quân đầu người, đầu tư nước ngoài và cán cân thu chi Trong khi đó, doanh nghiệp cần nắm bắt thông tin về thị trường, chi phí nhân công, nguyên vật liệu, các chính sách mới của Nhà nước và công nghệ tiên tiến Đáng lưu ý, phần lớn thông tin chiến lược không thể thu thập chỉ qua xử lý dữ liệu máy tính.
0Thông tin chiến thuật là những thông tin được sử dụng cho các mục tiêu ngắn hạn
Thông tin liên quan đến lập kế hoạch chiến thuật theo các khoảng thời gian như tháng, quý, năm là mối quan tâm chính của các phòng ban quản lý Những dữ liệu này được thu thập từ việc phân tích số liệu bán hàng, thu tiền học phí, cùng với các báo cáo tài chính định kỳ Để có được thông tin chính xác, cần một quy trình xử lý thông tin hợp lý từ các hoạt động giao dịch hàng ngày.
HỆ THỐNG VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
Hệ thống được hiểu là một tập hợp các phần tử liên kết với nhau, tạo thành một tổng thể chung Định nghĩa này có thể được thu hẹp hơn để phù hợp với việc mô tả các hệ thống thông tin.
Hệ thống bao gồm các phần tử liên kết với nhau, hoạt động đồng bộ nhằm đạt được mục tiêu chung Quá trình này diễn ra thông qua việc tiếp nhận các yếu tố đầu vào và tạo ra các yếu tố đầu ra trong một cấu trúc tổ chức rõ ràng.
Như vậy, hệ thống có ba thành phần cơ bản tương tác với nhau:
23 Các yếu tố đầu vào (Inputs)
24 Xử lý, chế biến (Processing)
25 Các yếu tố đầu ra (Outputs)
Khi xem xét một hệ thống, người ta còn có thể đề cập đến các yếu tố và các khái niệm khác liên quan đến hệ thống như:
5888 Môi trường mà hệ thống tồn tại (bao gồm môi trường bên ngoài và bên trong);
5889 Hệ thống con của hệ thống;
5890 Hệ thống đóng nếu nó không quan hệ với môi trường và ngược lại – hệ thống mở, nếu nó có quan hệ với môi trường…
Hệ thống thông tin (HTTT) là một cấu trúc thiết yếu, có chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền tải thông tin đến những người dùng cần thiết.
Hoạt động của một HTTT được đánh giá thông qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp với những tiêu chuẩn chất lượng như sau:
Độ tin cậy thể hiện sự xác thực và chính xác của thông tin Thông tin có độ tin cậy thấp có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng cho tổ chức.
Tính đầy đủ của thông tin rất quan trọng vì nó giúp nhà quản lý bao quát các vấn đề và đáp ứng yêu cầu thực tiễn Việc sử dụng thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến những quyết định và hành động không phù hợp với tình hình thực tế.
Thông tin cần phải mạch lạc và dễ hiểu, phù hợp với người nhận Tránh sử dụng quá nhiều từ viết tắt hoặc từ đa nghĩa để giảm thiểu rủi ro trong việc tạo ra thông tin không cần thiết Điều này giúp ngăn chặn tổn thất do quyết định sai lầm do thiếu thông tin quan trọng.
Thông tin là một tài sản quý giá của tổ chức và cần được bảo vệ nghiêm ngặt Chỉ những cá nhân có quyền hạn mới được phép truy cập vào thông tin này, đảm bảo an toàn và bảo mật cho nguồn lực quan trọng này.
Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức.
Thông tin cần phải được cung cấp kịp thời để phát huy hiệu quả Dù thông tin có độ tin cậy cao, dễ hiểu, dễ thích ứng và được bảo vệ an toàn, nhưng nếu không được gửi đến người sử dụng đúng lúc, nó sẽ không mang lại giá trị.
Ngày nay, hệ thống thông tin (HTTT) sử dụng các công cụ tính toán điện tử và phương pháp chuyên dụng để chuyển đổi các dòng thông tin nguyên liệu thành thông tin kết quả.
Khi nghiên cứu các HTTT cần phân biệt hai khái niệm: dữ liệu và thông tin.
Dữ liệu là các thông tin chưa qua xử lý, bao gồm số liệu và tài liệu thu thập từ các nguồn khác nhau, như điều tra dân số cung cấp thông tin về nhân khẩu, hoặc doanh nghiệp ghi lại số lượng hàng hóa bán ra, giá bán, địa điểm và thời gian giao dịch Những dữ liệu này được lưu trữ trên thiết bị tin học và quản lý bởi phần mềm, phục vụ cho nhiều người dùng với các mục đích khác nhau.
Thông tin là sản phẩm hoàn chỉnh được tạo ra từ dữ liệu sau khi trải qua quá trình xử lý, mang lại ý nghĩa cho người sử dụng Ví dụ, Bộ Lao động – Thương binh – Xã hội sử dụng dữ liệu điều tra dân số để thống kê số người theo độ tuổi và giới tính Tương tự, các doanh nghiệp phân tích dữ liệu bán hàng để tính toán tổng doanh thu và số lượng hàng đã bán trong các khoảng thời gian cụ thể như ngày, tuần hay tháng.
Hệ thống thông tin có vai trò thiết yếu trong quản lý kinh tế, và việc xây dựng một hệ thống thông tin hoạt động hiệu quả là nhiệm vụ quan trọng của các nhà quản lý hiện đại.
1.2.3 Quy trình xử lý thông tin
Quy trình xử lý thông tin là quá trình chuyển đổi dữ liệu đầu vào thành thông tin đầu ra Trong bối cảnh khoa học và kỹ thuật phát triển mạnh mẽ, quy trình này sử dụng các phương pháp chuyên dụng và công cụ tính toán điện tử, giúp xử lý khối lượng thông tin lớn và đa dạng một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Quy trình xử lý thông tin bao gồm bốn công đoạn, đó là: thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tin. a/ Thu thập thông tin
5888 đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập đầy đủ thông tin cần thiết, từ đó đảm bảo cung cấp số liệu chính xác và phản ánh toàn diện các hoạt động của tổ chức.
Liên kết trực tiếp với nguồn phát sinh dữ liệu như khách hàng, bao gồm thông tin đơn đặt hàng và tiền thanh toán hóa đơn, cũng như từ quầy bán hàng, với số lượng giao dịch và doanh thu hàng ngày, là rất quan trọng trong việc quản lý và phân tích dữ liệu kinh doanh.
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
1.3.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin thiết yếu cho các nhà quản lý Nó hỗ trợ quá trình ra quyết định, phối hợp hoạt động và điều khiển các tiến trình trong tổ chức, giúp nâng cao hiệu quả quản lý.
Với sự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật và công nghệ thông tin, các tổ chức đang ngày càng chú trọng ứng dụng CNTT trong quản lý Việc triển khai các hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) tin học hóa trở thành ưu tiên hàng đầu Do đó, nghiên cứu về các HTTTQL ứng dụng CNTT sẽ giúp cải thiện hiệu quả quản lý trong các tổ chức và doanh nghiệp.
1.3.2 Phân loại các hệ thống thông tin quản lý
Do sự đa dạng trong mục đích quản lý, các đặc tính và cấp độ quản lý khác nhau, tổ chức thường sử dụng nhiều dạng hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) Ba cách phổ biến để phân loại HTTTQL bao gồm: phân loại theo cấp ứng dụng, phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra, và phân loại theo chức năng nghiệp vụ của hệ thống.
1.3.2.1 Phân loại theo cấp ứng dụng
Các HTTTQL trong mỗi tổ chức phục vụ các cấp: chiến lược, chiến thuật, chuyên gia và tác nghiệp.
Hình 1.1 Các dạng HTTTQL theo cấp ứng dụng
Hệ thống thông tin cấp tác nghiệp hỗ trợ các quản lý bậc thấp như trưởng nhóm và chuyên viên trong việc theo dõi giao dịch và hoạt động cơ bản của tổ chức, bao gồm bán hàng, hóa đơn, tiền mặt, tiền lương và hàng tồn kho Mục tiêu chính của các hệ thống này là cung cấp câu trả lời cho các câu hỏi thường gặp và giám sát lưu lượng giao dịch Để đạt được hiệu quả, thông tin cần được cập nhật thường xuyên, đầy đủ, chính xác và dễ sử dụng Ví dụ về các hệ thống thông tin cấp tác nghiệp bao gồm hệ thống theo dõi giờ làm việc của công nhân, quản lý khoản tiền rút từ máy ATM, tính lương cho cán bộ công nhân viên, và quản lý thu học phí cho sinh viên.
HTTTQL cấp chuyên gia cung cấp kiến thức và dữ liệu thiết yếu cho các nhà nghiên cứu và nhân viên dữ liệu trong tổ chức Hệ thống này nhằm hỗ trợ tổ chức trong việc phát triển kiến thức mới, thiết kế sản phẩm, phân phối thông tin và quản lý các công việc hàng ngày hiệu quả.
Hệ thống HTTTQL cấp chiến thuật hỗ trợ các nhà quản lý cấp trung gian trong việc điều khiển, quản lý và ra quyết định Các hệ thống này chủ yếu cung cấp báo cáo định kỳ như hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hoặc hàng quý, giúp đánh giá hiệu quả làm việc Chẳng hạn, hệ thống quản lý công tác phí cho phép nhà quản lý theo dõi chi phí của nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định, từ đó nhận diện các trường hợp chi phí vượt mức cho phép.
Hệ thống thông tin quản trị (HTTTQL) cung cấp cho các nhà quản lý cấp cao công cụ để giải quyết vấn đề và đưa ra các quyết định chiến lược, đồng thời dự đoán các xu hướng phát triển dài hạn Mục tiêu chính của HTTT là giúp tổ chức thích ứng tốt với những thay đổi trong môi trường HTTT cũng hỗ trợ các nhà quản lý trong việc xác định nhu cầu nhân lực trong 5 năm tới và lựa chọn sản phẩm phù hợp cho tương lai.
1.3.2.2 Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra
Có năm loại hệ thống thông tin (HTTT): Hệ thống xử lý giao dịch, Hệ thống phục vụ quản lý, Hệ thống trợ giúp ra quyết định, Hệ thống hỗ trợ điều hành và Hệ thống chuyên gia.
0 Hệ thống xử lý giao dịch ( ransaction Processing Systems, TPS)
Hệ thống TPS (Transaction Processing System) là công cụ quan trọng trong việc xử lý các giao dịch và dữ liệu từ tổ chức, khách hàng, nhà cung cấp, và nhân viên Hệ thống này hỗ trợ các hoạt động tác nghiệp như trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hóa đơn và theo dõi khách hàng Chức năng chính của TPS bao gồm nhận và lưu trữ dữ liệu vào cơ sở dữ liệu, thực hiện tính toán theo quy tắc quản lý và tạo ra các báo cáo thống kê Việc nhập dữ liệu diễn ra ngay khi giao dịch phát sinh, trong khi các báo cáo thống kê được phát hành định kỳ hàng ngày hoặc hàng tháng.
Mục đích chính của các Hệ thống xử lý giao dịch (TPS) là tự động hóa các công việc xử lý dữ liệu lặp đi lặp lại, đồng thời đảm bảo tính chính xác và cập nhật cho các hồ sơ hoặc cơ sở dữ liệu liên quan đến các tác vụ đã thực hiện Các TPS đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp dữ liệu cho các hệ thống quản lý khác, như hệ thống thông tin phục vụ quản lý và hệ thống hỗ trợ ra quyết định.
Hệ thống TPS là yếu tố then chốt trong hoạt động sản xuất kinh doanh, và sự cố xảy ra trong hệ thống này chỉ trong vài giờ có thể gây ra thiệt hại nghiêm trọng cho tổ chức, đồng thời tác động xấu đến các bên liên quan.
Hệ thống phân phối – bán hàng được mô tả trong Hình 1.2 là một hệ thống TPS, trong đó dữ liệu từ khách hàng như yêu cầu đặt hàng (bao gồm tên, địa chỉ, tên hàng, số lượng và ngày) được kiểm tra tính hợp lệ Dữ liệu này là cơ sở cho các hoạt động xuất kho, lập hóa đơn và thu tiền Các dữ liệu phát sinh từ các xử lý quan trọng như xuất kho và thu tiền sẽ được lưu trữ vào cơ sở dữ liệu tương ứng (công nợ, tồn kho) để phục vụ cho việc lập báo cáo quản lý.
Yêu cầu Khách hàng đặt hàng
(Hàng) Hóa đơn Yêu cầu bị từ chối trảTiền
Doanh thu Công nợ bán hàng
Yêu cầu hợp lệ 3.0 Dữ liệu hàng xuất 2.0
Lập (Hàng) Xuất kho hóa đơn
Lập hàng xuất báo cáo
Hình 1.2 Hệ thống phân phối bán hàng
Các hệ thống TPS dựa trên máy tính có các đặc tính chung như sau:
Các xử lý tự động của TPS chỉ đạt hiệu quả cao khi được tối ưu hóa và đồng nhất trong tổ chức Điều này đòi hỏi các quy tắc và quy trình trong tổ chức phải được xây dựng dựa trên các xử lý này, hoặc ngược lại, các xử lý cần phải được thiết kế để phù hợp với quy tắc và quy trình đã ban hành.
Các mẩu tin từ hệ thống xử lý giao dịch (TPS) cần mô tả chi tiết các hoạt động của tổ chức, giúp nâng cao nhận thức về những sự kiện đã xảy ra Qua đó, tổ chức có khả năng phát hiện và xác định các vấn đề tồn tại.
25 Dữ liệu trong TPS diễn tả đúng những gì đã xảy ra, không dự báo hoặc khuyến nghị.
Bài viết này chỉ cung cấp những thông tin quản lý cơ bản, bao gồm tổng doanh thu hàng tháng và sự thay đổi doanh thu so với tháng trước Những thông tin này được hình thành từ các công thức đơn giản, giúp mọi người dễ dàng hiểu và áp dụng một cách chính xác.
5888 Hệ thống thông tin phục vụ quản lý (Management Information Systems, MIS)
CÁC THÀNH PHẦN CỦA HỆ HỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
TÀI NGUYÊN VỀ PHẦN CỨNG
Tài nguyên phần cứng của hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) bao gồm tất cả các thiết bị kỹ thuật cần thiết cho việc thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền tải thông tin, chủ yếu là hệ thống máy tính điện tử.
Máy tính điện tử là thiết bị tự động hóa trong việc xử lý thông tin, bao gồm các chức năng như nhập và lưu trữ dữ liệu đầu vào, chuyển đổi dữ liệu theo các lệnh cần thiết, và xuất cũng như lưu trữ thông tin đã được xử lý.
2.1.1 Cấu trúc của máy tính
Một máy tính bao gồm các bộ phận: Bộ xử lý trung tâm (CPU), Bộ nhớ (Memory),
An input device and an output device are essential components of a standard computer setup Key parts include the monitor, keyboard, microprocessor, printer, mouse, floppy disk drive, CD drive, and USB drive.
Bộ xử lý trung tâm (CPU) là thành phần quan trọng nhất của máy tính, chịu trách nhiệm xử lý các biểu tượng, chữ số và chữ cái, đồng thời điều khiển các bộ phận khác trong hệ thống CPU bao gồm hai bộ phận chính.
Bộ số học và logic (ALU - Arithmetic Logic Unit) thực hiện các phép toán cơ bản như cộng, trừ, nhân, chia, và so sánh giá trị lớn hơn hoặc nhỏ hơn ALU có khả năng thực hiện các phép tính logic không chỉ trên các chữ số mà còn trên các ký tự.
Bộ điều khiển (CU - Control Unit) không thực hiện trực tiếp các chương trình, mà chứa các chỉ lệnh để phối hợp và điều khiển các thành phần khác trong hệ thống, đồng thời phát tín hiệu để thực hiện các chỉ lệnh đó.
Ngoài ra, CPU còn có thêm một số bộ phận khác như thanh ghi (Register) và bộ nhớ truy cập nhanh (Cache):
Thanh ghi 5888 là vùng nhớ đặc biệt mà CPU sử dụng để tạm thời lưu trữ các lệnh và dữ liệu đang được xử lý, với tốc độ truy cập cực kỳ nhanh chóng.
Bộ nhớ truy cập nhanh (cache) là thành phần trung gian quan trọng giữa bộ nhớ và các thanh ghi, với tốc độ truy cập nhanh chóng, chỉ đứng sau tốc độ của thanh ghi.
5889 Nguồ n dữ liệu tự động truy cập
Bộ xử lý trung tâm
Hình 2.2 Cấu trúc của một máy tính hiết bị ra:
Bộ nhớ trong, hay còn gọi là bộ nhớ chính, là nơi chứa chương trình đang được thực hiện và lưu trữ dữ liệu đang xử lý Bộ nhớ trong bao gồm hai phần chính.
Bộ nhớ truy cập ngẫu nhiên (RAM) là nơi lưu trữ tạm thời dữ liệu và chỉ lệnh trong quá trình xử lý RAM thực hiện ba chức năng chính: chứa các phần mềm cần thiết, lưu trữ chương trình hệ điều hành quản lý hoạt động của máy tính, và giữ các dữ liệu chương trình đang sử dụng Tuy nhiên, RAM chỉ lưu trữ tạm thời và không giữ được nội dung khi máy tính tắt.
Bộ nhớ chỉ đọc (ROM - Read Only Memory) lưu trữ các chương trình hệ thống được cài đặt sẵn bởi nhà sản xuất, giúp kiểm tra thiết bị và tạo giao tiếp giữa máy tính và các chương trình khởi động từ người dùng Dữ liệu trong ROM không bị mất khi tắt máy, làm cho nó trở thành nơi lưu trữ các chương trình quan trọng và thường sử dụng.
Các đặc tính của CPU và RAM rất quan trọng trong việc xác định tốc độ và năng lực xử lý của máy tính.
Bộ nhớ ngoài, hay còn gọi là bộ nhớ thứ cấp, là phương tiện lưu trữ dữ liệu lâu dài bên ngoài CPU, giữ nguyên dữ liệu ngay cả khi máy tính tắt Các loại lưu trữ thứ cấp bao gồm đĩa từ như đĩa cứng và đĩa mềm, đĩa quang như CD và DVD, cùng với thiết bị nhớ flash Để truy cập dữ liệu, máy tính sử dụng các ổ đĩa mềm, đĩa cứng và ổ đĩa quang.
CD, cổng giao tiếp USB.
5888Đĩa cứng thường được gắn sẵn trong ổ đĩa cứng (Hard Disk Driver - HDD).
Đĩa cứng lắp ngoài hiện nay rất phổ biến nhờ vào dung lượng lớn và tốc độ đọc/ghi nhanh chóng Các chuẩn giao tiếp như USB và FireWire đã góp phần làm cho thiết bị này trở nên thông dụng hơn với người dùng.
Đĩa mềm, từng là phương tiện lưu trữ phổ biến, hiện nay ít được sử dụng do những nhược điểm như kích thước lớn, dung lượng lưu trữ thấp và dễ hư hỏng theo thời gian Chúng chủ yếu chỉ còn được sử dụng trên một số máy tính đời cũ.
Đĩa CD (Compact Disk) sử dụng công nghệ laser để lưu trữ dữ liệu lớn dưới dạng nén, rất phù hợp cho các ứng dụng yêu cầu lưu trữ dữ liệu không thay đổi, bao gồm văn bản, âm thanh và hình ảnh CD-R cho phép ghi dữ liệu một lần và đọc nhiều lần, trong khi CD-RW cho phép ghi đè dữ liệu nhiều lần.
HỆ THỐNG TRUYỀN THÔNG
Truyền thông là quá trình chuyển giao thông tin qua các phương tiện điện tử, tạo thành một hệ thống liên kết các thiết bị thông qua các kênh để gửi, truyền và nhận dữ liệu Hệ thống này không chỉ cho phép chia sẻ tài nguyên mạng như cơ sở dữ liệu và máy in, mà còn nâng cao độ tin cậy và cung cấp dịch vụ thông tin đa dạng.
Mỗi hệ thống truyền thông gồm có ít nhất ba yếu tố: thiết bị phát tin, kênh truyền và thiết bị nhận tin.
2.2.1 Phương thức truyền thông và các kênh truyền thông
Có một số phương thức truyền thông chủ yếu sau:
5888 Truyền kỹ thuật số (Digital Transmission) sử dụng các tín hiệu số, chỉ truyền hai dạng tín hiệu giống như tắt và mở.
Truyền không đồng bộ (Asynchronous Transmission) là phương pháp truyền tin, trong đó thông tin được gửi dưới dạng các ký tự đơn lẻ Mỗi ký tự được truyền riêng lẻ, bao gồm một bít bắt đầu, các bít mã hóa ký tự, một bít kiểm tra chẵn lẻ để đảm bảo tính chính xác, và một bít kết thúc Do đó, việc truyền một ký tự yêu cầu thêm chi phí cho các bít ngoài nội dung chính.
Truyền đồng bộ (Synchronous Transmission) cho phép truyền tải khối dữ liệu lớn với nhiều ký tự, bao gồm cả các bit đầu và cuối để thiết bị nhận biết khối dữ liệu Mặc dù tỷ lệ bit phụ cho mỗi ký tự thấp hơn so với truyền không đồng bộ, nhưng yêu cầu về thiết bị gửi và nhận là cao hơn, đòi hỏi chúng phải hiện đại và đồng bộ về đồng hồ để nhận tín hiệu chính xác.
Một số mạng cung cấp kênh truyền thông tin theo một chiều (simplex) hoặc hai chiều luân phiên (half duplex), trong khi một số khác hỗ trợ kênh truyền hai chiều đồng thời (full duplex) Hiện nay, nhiều hãng truyền thông đã áp dụng cả ba loại đường truyền này.
Có hai nhóm kênh truyền thông chính:
23 Kênh truyền thông hữu tuyến sử dụng các đường cáp để truyền thông tin
Các loại cáp có thể là:
Dây dẫn xoắn đôi (wister pair wiring) là lựa chọn phổ biến cho hệ thống điện thoại văn phòng nhờ vào chi phí thấp và dễ dàng lắp đặt Kênh này chủ yếu được sử dụng để truyền tải âm thanh và dữ liệu văn bản, với tốc độ truyền có thể đạt đến 100 Mbps, tùy thuộc vào phần cứng và phần mềm quản lý quá trình truyền thông.
Cáp đồng trục, hay còn gọi là coaxial cable, thường được sử dụng làm dây anten và kết nối các máy vi tính trong một ngôi nhà lớn hoặc nhiều toà nhà trong khuôn viên, hình thành mạng cục bộ Loại cáp này có khả năng truyền tải thông tin với tốc độ nhanh và hiệu quả, đồng thời hỗ trợ nhiều dạng thông tin khác nhau.
Cáp quang là công nghệ truyền thông hiện đại nhất, sử dụng ánh sáng để truyền tải thông tin số Với tốc độ truyền dữ liệu nhanh chóng và chi phí sản xuất, lắp đặt cũng như bảo trì thấp hơn so với các loại dây dẫn khác, cáp quang ngày càng trở nên phổ biến trong nhiều ứng dụng truyền thông hiện nay.
24 Kênh truyền thông vô tuyến: không cần sử dụng bất cứ một loại dây dẫn nào để liên kết giữa các thiết bị thu phát thông tin.
Sóng vi ba (Microwave) sử dụng tín hiệu radio tần số cao để truyền dữ liệu qua không khí Tín hiệu này có thể được truyền nhờ vào các trạm phát tín hiệu trên mặt đất hoặc vệ tinh truyền thông Khoảng cách giữa các trạm phát tín hiệu thường là khoảng 30 dặm.
Vệ tinh (Satelliters) là phương pháp truyền thông tin hiệu quả giữa các khoảng cách lớn, cho phép kết nối giữa các trạm thông qua vệ tinh.
Tia hồng ngoại (Infrared) sử dụng công nghệ truyền thông giữa bộ phát và bộ nhận trong khoảng cách gần, tối đa khoảng 200m Để đảm bảo tín hiệu ổn định, các thiết bị thu phát cần được đặt ở vị trí có thể nhìn thấy nhau.
5890Sóng radio: sử dụng như điện thoại di động Các thông tin được gửi và nhận khi nó được thu và phát trên cùng một dải tần.
Bluetooth 5891 sử dụng tần số radio thấp, cho phép các thiết bị điện tử tự động kết nối với nhau trong khoảng cách gần mà không cần dây dẫn Công nghệ này có ưu điểm nổi bật là khả năng kết nối không bị cản trở bởi các bức tường và chi phí thấp hơn so với nhiều hình thức truyền thông khác.
2.2.2 Các thiết bị và phần mềm truyền thông
Các thiết bị truyền thông có chức năng truyền và nhận dữ liệu trong mạng truyền thông, bao gồm các loại sau đây:
Bộ tiền xử lý 5888 là một máy tính chuyên dụng, đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý truyền thông và kết nối với máy chủ Nó thực hiện nhiều chức năng thiết yếu như kiểm soát lỗi, giám sát, chỉ hướng, định dạng, chỉnh sửa và chuyển đổi tín hiệu.
Bộ tập trung tín hiệu 5889 là một thiết bị truyền thông quan trọng, có chức năng thu thập và lưu trữ tạm thời các thông điệp từ thiết bị cuối Nó hoạt động hiệu quả bằng cách chờ cho đến khi tập hợp đủ số lượng thông điệp để gửi theo lô, giúp tối ưu hóa quá trình truyền tải dữ liệu.
5890 Bộ điều khiển (Controller) là một máy tính chuyên dụng giám sát khả năng truyền tải thông điệp giữa C U và các thiết bị ngoại vi.
Bộ dồn tín hiệu 5891 (Multiplexer) là thiết bị quan trọng trong việc hỗ trợ kênh truyền thông đơn, cho phép truyền dữ liệu đồng thời từ nhiều nguồn khác nhau Thiết bị này có chức năng phân chia kênh truyền thông, giúp các thiết bị truyền thông có thể sử dụng chung một kênh hiệu quả.
Các phần mềm truyền thông đóng vai trò quan trọng trong việc giám sát và hỗ trợ hoạt động mạng, với các chức năng thiết yếu như điều khiển mạng, kiểm soát truy cập, giám sát tín hiệu, phát hiện và sửa chữa lỗi, cũng như đảm bảo an ninh mạng.
2.2.3 Phân loại mạng máy tính
TÀI NGUYÊN VỀ PHẦN MỀM
Tài nguyên về phần mềm là tổng thể các phần mềm hệ thống, phần mềm ứng dụng của HTTT quản lý.
Phần mềm hệ thống là các chương trình hỗ trợ người dùng trong việc quản lý và điều hành các thiết bị phần cứng như máy tính, máy in, máy fax và thiết bị nhớ Nó hoạt động như một cầu nối giữa máy tính và các ứng dụng mà người dùng muốn sử dụng Phần mềm hệ thống được chia thành hai nhóm chính.
Hệ điều hành là phần mềm quản lý tất cả các nguồn lực của hệ thống máy tính, cung cấp giao diện cho người dùng tương tác với các tài nguyên như DOS, WINDOWS, UNIX, v.v Chức năng chính của hệ điều hành bao gồm lập kế hoạch cho các chương trình, phân phối tài nguyên và giám sát hoạt động của máy tính.
23 Cung cấp chỗ trong bộ nhớ sơ cấp cho dữ liệu và các chương trình; kiểm tra các thiết bị ra, vào.
24 Phối hợp hoạt động giữa các khu vực của máy tính để đảm bảo cho người sử dụng có thể cùng lúc thực hiện nhiều công việc khác nhau.
25 Giám sát các hoạt động của máy tính, người sử dụng máy tính và bất kỳ sự xâm nhập trái phép vào hệ thống.
Các hệ điều hành phổ biến hiện nay bao gồm DOS, Windows, UNIX và LINUX Trong số đó, Windows của Microsoft nổi bật với giao diện đồ họa thân thiện, sử dụng các biểu tượng, nút bấm và thanh công cụ dễ hiểu, giúp người dùng thao tác một cách thuận tiện Các phiên bản đầu tiên như Windows 98 và Windows 2000 đã paved the way cho sự phát triển của các phiên bản Windows hiện đại ngày nay.
XP, Windows 7 và Windows 8 rất mạnh, đáng tin cậy và được sử dụng phổ biến nhất.
5888 Các phần mềm biên dịch ngôn ngữ và phần mềm tiện ích
Các chương trình dịch thuật ngôn ngữ đặc biệt chuyển đổi các ngôn ngữ lập trình như COBOL, FORTRAN và C thành ngôn ngữ máy, giúp máy tính thực thi các chương trình này một cách hiệu quả.
Phần mềm tiện ích giúp thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại như sao chép, sắp xếp, phân loại, tính toán và xoá bộ nhớ sơ cấp Những công cụ này có thể được chia sẻ rộng rãi và sử dụng trong nhiều ứng dụng khác nhau khi cần thiết.
Phần mềm ứng dụng là sản phẩm đã được phát triển và đóng gói sẵn để phục vụ cho người dùng, nhằm đáp ứng nhu cầu hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể Phần mềm này có thể được chia thành hai loại chính: phần mềm đa năng và phần mềm chuyên dụng.
Phần mềm xử lý văn bản, như Microsoft Word và Word Perfect, cho phép người dùng soạn thảo, chỉnh sửa, và lưu trữ văn bản Các chức năng chính bao gồm chèn biểu tượng và tạo bảng biểu, giúp nâng cao hiệu quả công việc văn phòng.
Phần mềm bảng tính, như Microsoft Excel và Lotus 1-2-3, cho phép người dùng thiết lập bảng tính để hiển thị dữ liệu theo hàng và cột, đồng thời thực hiện các phép tính toán và vẽ đồ thị trên dữ liệu đó.
Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) như FOXPRO và ACCESS cung cấp khả năng tạo lập và xử lý danh sách, cũng như tạo tệp tin và cơ sở dữ liệu để lưu trữ thông tin Nhờ đó, người dùng có thể tổng hợp dữ liệu từ nhiều tệp tin khác nhau để phục vụ cho việc lập báo cáo.
Phần mềm đồ hoạ và trình diễn văn bản, như Microsoft PowerPoint, cho phép người dùng tạo ra các bài thuyết trình chuyên nghiệp với chất lượng cao Các công cụ này hỗ trợ tích hợp biểu đồ, đồ thị, âm thanh, hình ảnh động và video, giúp tăng cường hiệu quả truyền đạt thông điệp.
Các phần mềm hỗ trợ thiết kế và chế tạo như AutoCAD đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả công việc Ngoài ra, thư điện tử và phần mềm quản lý thông tin cá nhân giúp người dùng tổ chức lịch công tác, danh bạ điện thoại, sổ ghi chép, danh thiếp và nhật ký một cách dễ dàng Phần mềm đa phương tiện cũng rất hữu ích, cho phép kết nối dữ liệu văn bản, hình ảnh và âm thanh trên các thiết bị video và audio Cuối cùng, phần mềm tự động hóa văn phòng giúp tiết kiệm thời gian và tăng năng suất làm việc.
Phần mềm chuyên dụng bao gồm các ứng dụng được thiết kế cho các công việc cụ thể, như phần mềm kế toán, ngân hàng, quản trị doanh nghiệp và marketing, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả trong từng lĩnh vực.
TÀI NGUYÊN VỀ NHÂN LỰC
Tài nguyên về nhân lực là chủ thể điều hành và sử dụng HTTTQL.
2.4.1 Các nhóm tài nguyên nhân lực
Tài nguyên về nhân lực bao gồm hai nhóm:
Nhóm đầu tiên bao gồm những người sử dụng hệ thống thông tin trong công việc hàng ngày, như các nhà quản lý, kế toán và nhân viên các phòng ban Họ có trách nhiệm thiết lập mục tiêu, xác định nhiệm vụ, đưa ra quyết định và phục vụ khách hàng một cách hiệu quả.
Nhóm thứ hai bao gồm những người xây dựng và bảo trì hệ thống thông tin quản lý, như phân tích viên hệ thống, lập trình viên và kỹ sư bảo trì máy Họ đảm nhận trách nhiệm quan trọng trong việc cung cấp một môi trường công nghệ thông tin ổn định và đáng tin cậy cho tổ chức.
Tài nguyên nhân lực đóng vai trò then chốt trong hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL), vì chính họ là những người thiết kế, cài đặt, bảo trì và vận hành hệ thống Nếu không đảm bảo nguồn nhân lực chất lượng, hệ thống dù được thiết kế hoàn hảo cũng sẽ không mang lại hiệu quả thực tiễn trong sản xuất và kinh doanh.
Bộ máy nhân sự công nghệ thông tin trong các tổ chức thường bao gồm:
5888 Quản trị viên hệ thống (System Administrator)
5890 Nhà thiết kế hệ thống (System Designer)
5891 Nhà phân tích hệ thống (System Analyst)
5892 Trưởng phòng công nghệ thông tin
5893 Giám đốc phụ trách CNTT (Chief Information Officer – CIO)
2.4.2 Yêu cầu đối với tài nguyên nhân lực
Có hai vấn đề mà các nhà quản lý cần quan tâm đối với tài nguyên về nhân lực:
Các tổ chức cần nguồn nhân lực am hiểu về công nghệ thông tin để ứng dụng hiệu quả Nhân viên có kiến thức công nghệ biết cách lựa chọn và khai thác công nghệ phù hợp, cũng như xác định cơ sở kỹ thuật cần thiết để kết nối với các tổ chức khác Đồng thời, nhân viên thông thạo thông tin có khả năng xác định loại thông tin cần thiết, thu thập và hành động dựa trên thông tin đó nhằm tối ưu hóa lợi ích cho tổ chức.
Trong lĩnh vực công nghệ thông tin và hệ thống thông tin, trách nhiệm đạo đức đối với xã hội ngày càng trở nên quan trọng Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin mang lại khối lượng lớn thông tin cho con người Việc xử lý và sử dụng thông tin này một cách có lợi cho tổ chức, đồng thời tránh các hành động phi đạo đức, yêu cầu nhân lực phải có ý thức trách nhiệm đạo đức cao đối với xã hội.
TÀI NGUYÊN VỀ DỮ LIỆU
Tài nguyên dữ liệu bao gồm cơ sở dữ liệu (CSDL), là tập hợp các dữ liệu được thu thập, lựa chọn và tổ chức khoa học theo một mô hình cấu trúc xác định CSDL giúp người sử dụng truy cập dữ liệu một cách dễ dàng và nhanh chóng, đồng thời lưu trữ tất cả thông tin liên quan trong một kho dữ liệu duy nhất.
Các CSDL trong quản lý bao gồm: CSDL quản trị nhân lực, CSDL tài chính, CSDL kế toán, CSDL công nghệ, CSDL kinh doanh…
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) là phần mềm thiết kế để quản lý và xử lý thông tin trong một CSDL Các chương trình này hỗ trợ lưu trữ, sửa đổi, xóa và tìm kiếm dữ liệu hiệu quả Có nhiều loại hệ quản trị CSDL, từ những phần mềm nhỏ gọn cho máy tính cá nhân đến những hệ thống phức tạp hoạt động trên siêu máy tính.
Mỗi CSDL cần có một hệ quản trị CSDL Mỗi hệ quản trị CSDL đều được cài đặt
CSDL cũng phải hội đủ các yếu tố sau:
0 Ngôn ngữ giao tiếp giữa người sử dụng và CSDL, bao gồm :
Ngôn ngữ mô tả dữ liệu cho phép người dùng khai báo cấu trúc của cơ sở dữ liệu (CSDL), xác định các mối quan hệ giữa các dữ liệu và thiết lập các quy tắc quản lý áp dụng cho dữ liệu đó.
1 Ngôn ngữ thao tác dữ liệu: cho phép người sử dụng có thể cập nhật dữ liệu (thêm/sửa/xoá).
2 Ngôn ngữ truy vấn dữ liệu: cho phép người sử dụng truy vấn các thông tin cần thiết trong CSDL.
Ba ngôn ngữ quản lý dữ liệu cho phép quản trị viên hệ thống điều chỉnh cấu trúc bảng dữ liệu, thiết lập bảo mật thông tin và cấp quyền truy cập cho người dùng trong việc khai thác cơ sở dữ liệu.
Từ điển dữ liệu là tài liệu ghi chép các thành phần cấu trúc của cơ sở dữ liệu (CSDL), bao gồm định nghĩa các phần tử dữ liệu (hay trường dữ liệu) và đặc điểm của chúng Nó được sử dụng để mô tả các ánh xạ liên kết, chương trình ứng dụng, mật mã và quyền hạn sử dụng trong hệ thống.
Mỗi hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) có thể thiết lập cơ chế riêng để giải quyết tranh chấp dữ liệu Một số biện pháp thường được áp dụng bao gồm cấp quyền ưu tiên cho từng người sử dụng, đánh dấu yêu cầu truy xuất dữ liệu, và phân chia thời gian để đảm bảo người có yêu cầu trước sẽ được quyền truy xuất dữ liệu trước.
Có ba cơ chế chính để sao lưu và phục hồi dữ liệu khi xảy ra sự cố Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) sẽ tự động tạo bản sao CSDL sau một khoảng thời gian nhất định Tuy nhiên, phương pháp này có thể tốn kém, đặc biệt là đối với những CSDL có kích thước lớn.
Các hệ quản trị CSDL thông dụng hiện nay: FOXPRO, ACCESS, SQL, ORACLE. 2.5.2 Mô hình CSDL
Mô hình cơ sở dữ liệu (CSDL) bao gồm các cấu trúc logic nhằm mô tả cách thức tổ chức dữ liệu và mối quan hệ giữa chúng Có hai loại mô hình CSDL chính: mô hình khái niệm và mô hình thực hiện.
Mô hình khái niệm tập trung vào bản chất logic của việc biểu diễn dữ liệu trong cơ sở dữ liệu (CSDL), chú trọng vào nội dung được biểu diễn hơn là phương pháp biểu diễn Nó bao gồm ba loại quan hệ cơ bản mô tả mối liên hệ giữa các dữ liệu: quan hệ một – một, một – nhiều và nhiều – nhiều.
Hộ gia đình Khách hàng Sinh viên
Chủ hộ Đơn đặt hàng Môn học
Hình 2.6 Ví dụ các dạng quan hệ của mô hình khái niệm
Mô hình thực hiện khác với mô hình khái niệm, tập trung vào cách thức biểu diễn dữ liệu trong cơ sở dữ liệu (CSDL) Có ba loại mô hình thực hiện chính: mô hình dữ liệu thứ bậc, mô hình dữ liệu mạng lưới và mô hình dữ liệu quan hệ.
Mô hình cơ sở dữ liệu thứ bậc, ra đời vào năm 1969, được phát triển để đáp ứng nhu cầu quản lý dữ liệu cho dự án Apollo của Công ty North American Rockwell Đây là mô hình thương mại đầu tiên dành cho cơ sở dữ liệu lớn, đánh dấu bước tiến quan trọng trong lĩnh vực quản lý dữ liệu.
CSDL thứ bậc được cấu trúc như một cây, bắt đầu từ nút mẹ ở trên cùng, với các báo cáo doanh nghiệp được phân chia thành các nút ở các tầng dưới Mỗi nút ở tầng trên sẽ tạo ra các nút ở tầng dưới, và để truy cập một nút cụ thể, cây quan hệ sẽ thiết lập một đường dẫn đến nút đó.
Mối quan hệ trong cấu trúc này được thể hiện qua một nút mẹ có nhiều nút con, trong khi mỗi nút con chỉ có một nút mẹ duy nhất Đây là mối liên hệ kiểu một – nhiều, thường thấy trong các tổ chức Chẳng hạn, một tổ chức có thể bao gồm nhiều phòng ban, và mỗi phòng ban lại có nhiều bộ phận khác nhau.
Hình 2.7 Cấu trúc của CSDL thứ bậc
Các mô hình dữ liệu thứ bậc mang lại nhiều lợi ích, bao gồm khả năng tạo mối liên hệ chặt chẽ giữa các nút mẹ và con, giúp đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu Chúng phù hợp với các cơ sở dữ liệu lớn có mối quan hệ một – nhiều và đặc biệt hữu ích cho các tổ chức như ngân hàng, nơi có nhiều giao dịch và mối quan hệ cố định kéo dài Hơn nữa, việc thiết lập cơ sở dữ liệu lớn từ đầu giúp lập trình viên tối ưu hóa hiệu quả trong việc phát triển các chương trình.
Mặc dù mô hình này có nhiều ưu điểm, nhưng không phải tổ chức nào cũng áp dụng do những nhược điểm như: thiết kế cơ sở dữ liệu phức tạp, khó quản lý và thiếu linh hoạt Bất kỳ thay đổi nào trong cấu trúc dữ liệu, chẳng hạn như thiết lập lại các mô-đun, đều yêu cầu điều chỉnh tất cả các chương trình ứng dụng, và mô hình này cũng không phù hợp với các mối quan hệ nhiều - nhiều.
