Mục đích nghiên cứu
Thông qua việc nghiên cứu các phần nội dung trong đề tài, chúng ta có thể hiểu rõ hơn về công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH Châu Long.
- Làm rõ hơn các vấn đề tổng quan về lĩnh vực quản trị hàng tồn kho
- Phân tích các thực trạng diễn ra trong công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH Châu Long
Dựa trên các phân tích và đánh giá, chúng tôi đề xuất những giải pháp tối ưu phù hợp với tình hình công ty, nhằm giảm thiểu chi phí tồn kho và nâng cao hiệu quả quản lý nguyên vật liệu cũng như hàng hóa tồn kho trong thời gian tới.
Phạm vi đối tượng nghiên cứu trong đề tài
- Đối tượng nghiên cứu: Quản trị hàng tồn kho
Không gian: Công ty Trách nhiệm hữu hạn Châu Long
Phương pháp nghiên cứu
Chuyên đề thực hiện các phương pháp nghiên cứu sau:
Phương pháp thu thập số liệu
Số liệu sơ cấp được thu thập trực tiếp từ kho hàng của công ty, giúp quan sát và nắm bắt tình hình thực tế Qua quá trình này, các số liệu cụ thể về tình trạng hàng tồn kho của công ty sẽ được thống kê, cung cấp cái nhìn rõ ràng về thực trạng tồn kho.
Từ các tài liệu tham khảo, giáo trình có liên quan đến đề tài quản trị hàng tồn kho
Thu thập số liệu thực tế tại phòng kế toán công ty
Phương pháp xử lý số liệu thu thập bao gồm thống kê, phân tích, so sánh và áp dụng logic để tổng hợp các thông số dữ liệu Qua đó, chúng ta có thể đưa ra các khuyến nghị và giải pháp phù hợp với tình hình hoạt động của công ty.
Kết cấu Chuyên đề tốt nghiệp
Ngoài Lời mở đầu, Kết luận, Phụ lục và Danh mục tài liệu tham khảo, Chuyên đề tốt nghiệp được chia làm 3 chương lớn, cụ thể:
Chương 1 : TỔNG QUAN CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO
Chương 2 : THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI
CÔNG TY TNHH CHÂU LONG
Chương 3 : GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN
KHO TẠI CÔNG TY TNHH CHÂU LONG
TỔNG QUAN CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO
Các khái niệm của quản trị hàng tồn kho
1.1.1 Khái niệm về hàng tồn kho
Hàng tồn kho là một phần không thể thiếu trong hoạt động sản xuất và lưu thông hàng hóa, đóng vai trò quan trọng trong quản trị doanh nghiệp Theo C.Mark, hàng tồn kho được xem là sự cố định và độc lập của sản phẩm, phản ánh những sản phẩm đang trong quá trình mua bán cần thiết cho hoạt động kinh doanh Tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu tài sản của doanh nghiệp, dao động từ 40-50% Mỗi doanh nghiệp cần duy trì một lượng hàng tồn kho nhất định, bao gồm tư liệu sản xuất, hàng hóa sản phẩm, và hàng hóa dở dang, để đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục và hiệu quả Do đó, việc quản lý và kiểm soát hàng tồn kho là rất quan trọng, giúp đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách kịp thời và đồng bộ.
Theo Chuẩn mực Kế toán số 02, hàng tồn kho được định nghĩa là tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất và kinh doanh.
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, thường có những nguyên liệu, vật liệu, công cụ và dụng cụ đang được sử dụng Những yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quy trình sản xuất và cung cấp dịch vụ diễn ra một cách hiệu quả và liên tục.
Hàng tồn kho là nguồn tài sản nhàn rỗi được lưu giữ để sử dụng trong tương lai, bao gồm cả các nguyên liệu đầu vào và sản phẩm đầu ra chưa được tiêu thụ.
Mỗi loại hình doanh nghiệp sẽ có những trạng thái hàng tồn kho khác nhau, do đó, công tác quản trị, hoạch định và kiểm soát hàng tồn kho cũng sẽ được thực hiện theo những cách khác nhau.
Các doanh nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ, như công ty tư vấn, công ty giải trí và công ty du lịch, cung cấp sản phẩm vô hình Tuy nhiên, hàng tồn kho của họ chủ yếu bao gồm các công cụ, dụng cụ và phương tiện vật chất cần thiết cho hoạt động kinh doanh.
Kỹ thuật duy trì hoạt động của công ty rất quan trọng, đặc biệt trong các doanh nghiệp có nguyên vật liệu và sản phẩm tồn kho mang tính chất tiềm tàng Đối với các công ty trong lĩnh vực giáo dục, hàng tồn kho bao gồm sách vở, giáo trình, dụng cụ học tập và bàn ghế phục vụ quá trình học Những vật dụng này cần được hạch toán vào khoản mục hàng tồn kho của doanh nghiệp để đảm bảo quản lý tài chính hiệu quả.
Trong lĩnh vực thương mại, các doanh nghiệp chủ yếu thu lợi nhuận từ việc mua bán hàng hóa, do đó hàng tồn kho của họ chủ yếu được tính dựa trên hàng hóa đã mua và hàng hóa sắp đến tay người tiêu dùng Khác với lĩnh vực sản xuất, các doanh nghiệp thương mại thường không có dự trữ trên dây chuyền.
Doanh nghiệp sản xuất trải qua một quy trình chế tạo phức tạp, trong đó nguyên vật liệu đầu vào được xử lý thành sản phẩm cuối cùng Vì vậy, hàng tồn kho của doanh nghiệp bao gồm đa dạng loại hình, từ nguyên liệu thô, sản phẩm đang trong quá trình sản xuất cho đến thành phẩm sẵn sàng đến tay người tiêu dùng.
1.1.2 Khái niệm về quản trị hàng tồn kho
Quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp đóng một vai trò rất quan trọng trong quản trị doanh nghiệp Quản trị hàng tồn kho nhằm mục đích:
Đảm bảo hàng hóa luôn đủ về số lượng và cơ cấu là yếu tố quan trọng giúp duy trì quá trình cung cấp sản phẩm liên tục đến tay người tiêu dùng Điều này không chỉ nâng cao chất lượng kinh doanh của doanh nghiệp mà còn giảm thiểu tình trạng ứ đọng hàng hóa, từ đó tối ưu hóa hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Để bảo vệ giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp nhằm hạn chế tối đa tình trạng hư hỏng và mất mát, từ đó giảm thiểu tổn thất tài sản.
Để tối ưu hóa hiệu quả sử dụng vốn hàng hóa, doanh nghiệp cần đảm bảo nguồn vốn tồn tại dưới hình thái vật chất ở mức tối ưu Điều này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn giảm thiểu chi phí bảo quản hàng hóa tồn kho.
Quản trị hàng tồn kho là chuỗi hoạt động xác định số lượng hàng hóa cần bổ sung, thời điểm và số lượng bổ sung, cùng với việc quản lý máy móc, trang thiết bị và nhân sự để thực hiện hiệu quả Đây là một trong những yếu tố quan trọng trong quản trị tài chính của doanh nghiệp.
1.1.3 Vai trò và phân loại hàng tồn kho trong doanh nghiệp
1.1.3.1 Vai trò hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Hàng tồn kho là một phần quan trọng trong tài sản lưu động của doanh nghiệp, thường chiếm tỷ lệ lớn và dễ xảy ra sai sót hoặc gian lận trong quản lý Mỗi doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp định giá hàng tồn kho và mô hình dự trữ phù hợp, dựa trên điều kiện và tình hình hoạt động cụ thể của mình.
Giá trị hàng tồn kho có ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn hàng bán, vì vậy hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng và là yếu tố quyết định đến lợi nhuận.
Nội dung quản trị hàng tồn kho
1.2.1 Hoạch định hàng tồn kho
Dựa trên các kế hoạch và chiến lược kinh doanh, nhà quản trị xây dựng chiến lược quản trị hàng tồn kho, đảm bảo cân nhắc các yếu tố biến động như nguồn cung, chi phí và nhu cầu tiêu thụ của khách hàng Từ chiến lược đã đề ra, doanh nghiệp cần xác định lượng hàng hóa tồn kho một cách hợp lý để tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh.
Doanh nghiệp sản xuất cần duy trì lượng hàng tồn kho phù hợp qua từng giai đoạn, từ nguyên vật liệu thô đến sản phẩm hoàn chỉnh Trong khi đó, doanh nghiệp thương mại, như các nhà phân phối, chỉ dự trữ sản phẩm hoàn chỉnh chờ tiêu thụ Việc tính toán chi phí và rủi ro liên quan đến mức độ hàng tồn kho là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
1.2.1.1 Xác định nhu cầu hàng tồn kho
Lượng nguyên vật liệu cần dùng là số lượng vật tư được sử dụng một cách hợp lý và tiết kiệm trong kế hoạch Đảm bảo lượng nguyên vật liệu này phải đáp ứng được chỉ tiêu tổng sản lượng đã đề ra trong kế hoạch.
Xác định chính xác lượng vật tư cần thiết là yếu tố quan trọng để lập kế hoạch mua nguyên vật liệu hiệu quả Việc tính toán nhu cầu hàng hóa phải dựa trên định mức tiêu dùng vật tư cho từng sản phẩm Tùy thuộc vào loại nguyên vật liệu, sản phẩm và đặc điểm của doanh nghiệp, cần áp dụng các phương pháp tính toán nhu cầu hàng hóa phù hợp.
Mục đích của việc dự báo nhu cầu tiêu thụ nhằm mục đích:
- Cụ thể hóa toàn bộ mục tiêu của doanh nghiệp bằng số liệu
- Tập hợp thông tin về kế hoạch kinh doanh trong từng thời gian cụ thể và cả quá trình kinh doanh
Đánh giá tình hình thực hiện các chỉ tiêu đã dự kiến là cơ sở quan trọng giúp nhà quản trị doanh nghiệp nhận diện những điểm mạnh cần phát huy và những điểm yếu cần khắc phục.
- Giúp doanh nghiệp kiểm soát được quá trình hoạt động cũng như lượng hàng tồn kho, nhập - xuất kho
11 Để có thể xác định nhu cầu vật tư cần dùng cho doanh nghiệp cần căn cứ dựa trên các yếu tố sau:
- Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của năm kế hoạch
- Định mức tiêu hao vật tư cho 1 đơn vị sản phẩm
- Giá cả vật tư trên thị trường
Có hai phương pháp tiếp cận dự báo: phân tích định tính và phân tích định lượng Phương pháp phân tích định tính dựa vào cảm nhận, trực giác và kinh nghiệm của nhà quản trị, trong khi phương pháp phân tích định lượng chủ yếu dựa trên dữ liệu và tài liệu đã qua thống kê.
Một phương pháp dự báo hiệu quả sẽ tạo ra chiến lược thành công cho doanh nghiệp Khi lập kế hoạch, các nhà quản trị cần xác định hướng đi tương lai cho các hoạt động của mình Dự báo nhu cầu tương lai cho sản phẩm hoặc dịch vụ, cùng với việc xác định các nguồn lực cần thiết, là bước đầu tiên trong quá trình hoạch định Điều này giúp giảm thiểu sự chênh lệch giữa cung và cầu, từ đó ngăn ngừa tình trạng tồn kho không mong muốn.
1.2.1.2 Các chi phí liên quan đến quản trị hàng tồn kho
Quản trị hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí hoạt động của doanh nghiệp, do đó việc xác định các loại chi phí liên quan là rất quan trọng để hoạch định hàng tồn kho hiệu quả Các loại chi phí này bao gồm chi phí đặt hàng, chi phí tồn trữ, chi phí mua hàng và chi phí thiếu hàng.
- Chi phí mua hàng (CPmh)
Chi phí mua hàng bao gồm các yếu tố như quản lý, giao dịch và vận chuyển Chi phí đặt hàng cho mỗi lần thường ổn định và không quá phụ thuộc vào số lượng hàng hóa được mua Thông thường, chi phí đặt hàng tỷ lệ thuận với số lần đặt hàng.
Khi số lượng hàng hóa trong mỗi lần đặt hàng nhỏ, số lần đặt hàng sẽ tăng, dẫn đến chi phí đặt hàng cao Ngược lại, nếu lượng đặt hàng lớn, số lần đặt hàng sẽ giảm, từ đó làm giảm chi phí đặt hàng.
Chi phí mua hàng thường được tính bằng tổng chi phí của một đơn vị nhân với số lượng sản phẩm nhận được hoặc sản xuất ra Khi mua hàng với số lượng lớn, người tiêu dùng có thể nhận được chiết khấu hoặc giảm giá Tuy nhiên, chi phí này thường không ảnh hưởng đến việc lựa chọn các mô hình tồn kho, trừ mô hình khấu trừ theo sản lượng.
CP mh = Tổng nhu cầu hàng tồn kho trong một năm * đơn giá hàng tồn kho
Mua hàng với số lượng lớn không chỉ giúp giảm chi phí nhờ chiết khấu theo số lượng mà còn tiết kiệm cước phí vận chuyển Tuy nhiên, việc này cũng có thể dẫn đến việc tăng chi phí tồn trữ hàng hóa.
Hình 1.1 Các khuynh hướng chi phí theo hàng tồn kho
(theo nguồn Giáo trình Quản trị tác nghiệp, ĐH Kinh tế quốc dân)
Tăng mức tồn kho sẽ dẫn đến gia tăng chi phí dự trữ, trong khi một số chi phí khác có thể giảm Do đó, việc xác định mức tồn kho hợp lý là cần thiết để cân bằng tổng chi phí liên quan.
- Chi phí lưu kho (CPlk)
Chi phí lưu kho liên quan đến việc bảo quản hàng hóa và tăng lên theo tỷ lệ với lượng hàng tồn kho trung bình Những chi phí này phát sinh trong quá trình lưu trữ và quản lý hàng hóa.
Những chi phí này có thể liệt kê theo bảng dưới đây để có thể theo dõi:
Bảng 1.1 Thống kê các loại chi phí lưu kho
Chi phí Tỷ trọng so với giá trị hàng tồn kho
1.Chi phí về kho hàng và nhà xưởng
Tiền thuê hoặc khấu hao kho bãi
Chi phí hoạt động vận tải
Bảo hiểm nhà kho, nhà xưởng
2.Chi phí sử dụng, thiết bị, phương tiện
Tiền thuê hoặc khấu hao thiết bị dụng cụ
Chi phí vận hành thiết bị
3 Chi phí về nhân lực cho hoạt động giám sát quản lý
4 Chi phí hao hụt cho việc đầu tư vào hàng tồn kho
Phí hao hàng việc vay mượn
Thuế đánh vào hàng tồn kho
Bảo hiểm cho hàng tồn kho
5 Thiệt hại của hàng tồn kho do mất mát hư hỏng không thể sử dụng được
(Theo tài liệu nghiên cứu về Quản trị hàng tồn kho, ĐH Đà Nẵng)
Tỉ lệ các loại chi phí trong bảng chỉ có ý nghĩa tương đối, phụ thuộc vào từng loại hình sản xuất và địa điểm kho xưởng, cũng như lãi suất hiện hành Thông thường, chi phí lưu kho hàng năm chiếm khoảng 40% tổng giá trị hàng dự trữ.
- Chi phí thiếu hàng (CPth)
Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị hàng tồn kho
1.3.1 Các nhân tố khách quan
1.3.1.1 Nhu cầu thị trường Để đảm bảo nguồn cung ứng bình thường và luôn đủ tiến độ để đáp ứng nhu cầu sản xuất thì tồn kho nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất đóng vai trò rất quan trọng Chính vì vậy, nhu cầu của thị trường dẫn đến ảnh hưởng đến nhu cầu sản xuất và ảnh hưởng rất lớn đến số lượng cũng như chủng loại của hàng tồn kho Có thể kể đến một số trường hợp như:
Trong các dịp lễ, Tết và ngày trọng đại, nhu cầu tiêu dùng thường tăng cao, dẫn đến việc cần phải dự trữ một lượng lớn hàng hóa với đa dạng chủng loại để đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trường.
Nhu cầu thị trường về vật liệu xây dựng thay đổi theo từng thời điểm trong năm và mùa Cụ thể, trong mùa khô, nhu cầu xây dựng thường tăng cao, dẫn đến việc cần tăng cường mức tồn kho để đáp ứng kịp thời nhu cầu này.
1.3.1.2 Khả năng cung ứng của các nhà cung cấp nguyên vật liệu
Nhà cung cấp đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất của doanh nghiệp Khi có nhiều nhà cung cấp đáp ứng tốt yêu cầu sản xuất, doanh nghiệp có thể giảm lượng hàng tồn kho Ngược lại, nếu số lượng nhà cung cấp chất lượng hạn chế, doanh nghiệp cần duy trì lượng hàng tồn kho lớn để đảm bảo hệ thống sản xuất hoạt động hiệu quả.
1.3.1.3 Hệ thống và chu kì vận chuyển
Hệ thống và chu kỳ vận chuyển là yếu tố quan trọng trong việc xác định nhu cầu tồn kho nguyên vật liệu Doanh nghiệp cần tính toán lượng hàng tồn kho hợp lý, đặc biệt khi đặt nhà máy ở khu vực có điều kiện vận chuyển khó khăn, nhằm hạn chế việc giao nhận thường xuyên và tránh tình trạng bị động trong sản xuất Tuy nhiên, với sự phát triển mạnh mẽ của hệ thống giao thông và các phương tiện vận chuyển hiện nay, việc vận chuyển hàng hóa từ nhà cung ứng đến sản xuất và từ kho đến nơi tiêu thụ đã trở nên thuận lợi hơn Điều này không chỉ giúp giảm bớt khó khăn trong giao nhận mà còn rút ngắn thời gian vận chuyển, từ đó nâng cao chất lượng hàng hóa và hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
1.3.1.4 Đặc điểm, tính chất của hàng hóa
Mỗi loại hàng hóa có những đặc điểm và tính chất riêng, do đó việc đảm bảo chất lượng, số lượng và thời gian tồn kho là rất quan trọng Thời gian tồn kho sẽ khác nhau tùy thuộc vào từng loại hàng hóa cụ thể.
Hàng thực phẩm tươi sống là mặt hàng có tính chất phức tạp và dễ hư hỏng, được tiêu thụ hàng ngày Do đó, mức tồn kho thường chỉ đủ để bán trong khoảng 1-2 ngày.
Ngành dược phẩm tại Việt Nam chưa phát triển mạnh, dẫn đến việc hầu hết nguyên liệu sản xuất đều phải nhập khẩu, chiếm tỷ lệ gần như 100% Điều này làm gia tăng thời gian vận chuyển và khiến lượng hàng tồn kho thường xuyên ở mức cao.
Ngoài các sản phẩm đặc thù, hàng hóa nguyên liệu như sắt thép và xi măng là những sản phẩm phổ biến và dễ bảo quản, do đó tính chất của chúng không ảnh hưởng nhiều đến việc lưu kho hàng tồn.
Quy mô kinh doanh và khả năng điều động vốn của doanh nghiệp ảnh hưởng đáng kể đến quản trị hàng tồn kho Doanh nghiệp lớn với mạng lưới phân phối rộng và khả năng tiếp thị mạnh có thể duy trì lượng hàng tồn kho lớn mà không lo ngại về nguồn vốn Ngược lại, doanh nghiệp có điều kiện kho bãi kém nên hạn chế lượng hàng tồn kho để tránh rủi ro tổn thất và hư hỏng Việc quản lý hiệu quả hàng tồn kho phụ thuộc vào các yếu tố như diện tích kho, trang thiết bị bảo quản và khả năng điều động nguồn vốn.
Chương 1 cung cấp cái nhìn tổng quan về lý luận cơ bản liên quan đến hàng tồn kho, đặc biệt là quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp Bên cạnh đó, chuyên đề còn nêu rõ các tiêu chí đánh giá hiệu quả công tác quản trị hàng tồn kho và các yếu tố tác động đến quy trình này.
Chương 1 cung cấp các cơ sở lý luận cần thiết để đánh giá thực trạng quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp Những cơ sở này cũng là nền tảng để đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị hàng tồn kho.
