3. Tại văn thư HVBCTT 4 Tại lưu trữ HVBCTT
3.2.1. Nhận thức của lãnh đạo và cán bộ quản lý các đơn vị trực thuộc HVBCTT
3.2.1. Nhận thức của lãnh đạo và cán bộ quản lý các đơn vị trực thuộc HVBCTT thuộc HVBCTT
Có thể nhận định rằng lãnh đạo HVBCTT và lãnh đạo của các đơn vị trực thuộc HVBCTT chƣa có nhận thức đúng mức về vai trò, vị trí và tầm quan trọng của công tác văn thƣ lƣu trữ nói chung, công tác tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản phục vụ hoạt động quản lý đào tạo nói riêng. Bên cạnh những bề bộn lo toan cho sự tồn tại và phát triển của cơ quan
trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nƣớc, công tác quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản đối với một số lãnh đạo cơ quan chỉ đƣợc coi là việc thứ yếu. Trong thực tế, lãnh đạo Học viện có thể quyết định bỏ ra một khoảng kinh phí lớn để mua một thông tin từ các nguồn khác nhau nhƣng không thể nhận thức đƣợc rằng, đôi khi chính thông tin đang cần lại ở bên cạnh mình, thuộc quyền quản lý của mình và chỉ cần một vài động tác là có thể khai thác đƣợc. Những thông tin đó đƣợc đƣợc phản ánh trong các văn bản và hiện đang đƣợc bảo quản tại bộ phận văn thƣ, lƣu trữ của HVBCTT và các đơn vị. Nói nhƣ thế không có nghĩa là chỉ cần thông tin từ văn bản là có đủ cơ sở để ra quyết định. Nhƣng cùng với những thông tin từ các nguồn khác, thông tin văn bản đƣợc xem là nguồn thông tin có độ tin cậy, chính xác cao, giúp lãnh đạo cơ quan có những quyết định đúng đắn, kịp thời, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan nói chung và hiệu quả của hoạt động quản lý đào tạo nói riêng.
Quan niệm thông tin văn bản đơn giản chỉ là những thông tin đã hết giá trị sử dụng hoặc là "vật thừa" hầu nhƣ đang phổ biến trong suy nghĩ của nhiều cán bộ của HVBCTT, đặc biệt là đối với những đơn vị khoa, phòng có phòng làm việc chật hẹp. Không ai có thể khẳng định đƣợc rằng trong thời gian qua không có đơn vị nào đã tiêu hủy một phần thông tin văn bản (tài liệu lƣu trữ) của mình để giải phóng nơi làm việc. Hơn ai hết, những ngƣời hàng ngày tiếp xúc và làm việc trực tiếp với văn bản nhƣ lãnh đạo HVBCTT và các lãnh đạo các đơn vị phải hiểu đƣợc một trong những chức năng cơ bản của văn bản là phản ánh đầy đủ, trung thực hoạt động của cơ quan. Mọi hoạt động quản lý của cơ quan đều đƣợc thể hiện qua hệ thống văn bản sản sinh trong quá trình hoạt động đó. Ví dụ, khi thấy một nội qui, qui chế quản lý đào tạo không còn phù hợp cần bổ sung, sửa đổi hoặc thay thế bằng một quy chế khác thì việc đầu tiên là phải tìm hiểu điều nào, khoản nào trong qui chế trƣớc không phù hợp nữa để tránh lặp lại. Muốn tra tìm những điều, khoản mục trong qui chế cũ không thể không tra tìm lại văn bản đã ban hành từ trƣớc.
Thế nhƣng lãnh đạo HVBCTT và nhiều lãnh đạo các đơn vị trực thuộc đến nay vẫn chƣa nhận thức đƣợc điều này. Rất tiếc là cho đến nay, tác phong sử