- Phũng kế toỏn tài chớnh: Phũng kế toỏn tài chớnh là phũng nghiệp vụ giỳp cho Giỏm Đốc thực hiện cụng tỏc quản lý tài chớnh và thực hiện nghiệp vụ chi tiờu nội bộ
c. Nghiệp vụ thanh toỏn quốc tế
2.2.1.4. Nhận, kiểm tra và xử lý chứng từ, thanh toỏn/ chấp nhận thanh toỏn
Sau khi nhận được L/C và cỏc sửa đổi liờn quan phự hợp với khả năng đỏp ứng của mỡnh, người bỏn sẽ tiến hành giao hàng và lập bộ chứng từ thanh toỏn để gửi đến ngan hàng thương lượng. Ngừn hàng thương lượng cú trỏch nhiệm kiểm tra chứng từ và gửi chứng từ đến chi nhỏnh (đối với L/C chỉ dẫn gửi bộ chứng từ về chi nhỏnh) hoặc hội sở NHCT Việt Nam (đối với L/C mà chỉ dẫn gửi bộ chứng từ về Hội sở NHCT Việt Nam), cỏc chi nhỏnh hoặc Hội sở NHCT Việt Nam cú trỏch nhiệm nhận kiểm tra, thanh toỏn hay chấp nhận thanh toỏn và giao chứng từ cho khỏch hàng hoặc chi nhỏnh theo quy định.
Nhận và kiểm tra chứng từ
Ngay sau khi nhận được bộ chứng từ, thanh toỏn viờn phải vào sổ theo dừi giao nhận chứng từ, ghi ngày nhận chứng tự, ký và đúng dấu đơn vị mỡnh trờn Covering Letter đồng thời nhập cỏc thụng tin cần thiết vào hồ sơ bộ chứng từ trong chương trỡnh mỏu tớnh (thư mục Settlement). Trong vũng 05ngày làm việc kể từ sau ngày nhận chứng từ từ bưu điện, Chi nhỏnh phải hoàn tất việc kiểm tra bộ chứng từ và chấp nhận hoặc từ chối bộ chứng từ. Quỏ thời hạn trờn chi nhỏnh mất quyền khiếu nại về chứng từ.
Nội dung kiểm tra bao gồm :
- Kiểm tra số lượng của từng loại chứng từ theo quy định của L/C.
- Kiểm tra sự phự hợp của chứng từ với cỏc điều khoản và điều kiện của L/C. - Kiểm tra sự nhất quỏn thể hiện trờn bề mặt của cỏc chứng từ.
- Kiểm tra sự phự hợp của chứng từ với UCP 500 của ICC.
Việc kiểm tra chứng từ phải được thực hiện qua 2 cỏn bộ ( kiểm tra 2 lần độc lập với nhau). Sau khi kiểm tra xong thanh toỏn viờn phải lập phiếu kiểm tra chứng từ (theo mẫu đớnh kốm) cú chữ ký của 2 cỏn bộ kiểm tra. Sau đú toàn bộ hồ sơ L/C kốm theo bộ chứng từ và phiếu kiểm tra chứng từ được chuyển cho trưởng phũng TTQT kiểm soỏt và ký xỏc nhận đó kiểm tra trờn phiếu kiểm tra chứng từ.
Xử lý chứng từ
+ Trường hợp khụng cú sai sút :
- Chi nhỏnh gửi một bản thụng bỏo kết quả kiểm tra chứng từ cho khỏch hàng ngay khi kiểm tra xong bộ chứng từ.
- L/C trả ngay : Trong vũng 5 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận chứng từ chi nhỏnh lập điện MT 202 để thanh toỏn theo chỉ dẫn trong thư đũi tiền của ngừn hàng gửi chứng từ.
- Đối với L/C thanh toỏn nhiều lần bằng vốn tự cú của khỏch hàng thỡ sẽ trớch một tỷ lệ ký quỹ để thanh toỏn tương ứng với tỷ lệ thanh toỏn trờn trị giỏ của L/C, phần cũn lại trớch từ tài khoản tiền gửi của khỏch hàng hoặc tài khoản thớch hợp. Trường hợp
thanh toỏn bằng vốn vay của ngừn hàng thỡ số tiền ký quỹ sẽ được sử dụng hết cho việc thanh toỏn lần đầu, phần cũn lại sẽ ghi nợ tài khoản tiền vay của khỏch hàng hoặc tài khoản thớch hợp.
- L/C trả chậm: Trong vũng 5 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận chứng từ, chi nhỏnh lập điện MT 799 thụng bỏo chấp nhận thanh toỏn. Sau đú thanh toỏn viờn phải nhập nội dung chấp nhận thanh toỏn vào hồ sơ bộ chứng từ L/C nhập khẩu trong chương trỡnh mỏy tớnh, theo dừi trả tiền đỳng hạn như đó chấp nhận và chỉ dẫn trong thư đũi tiền của ngõn hàng gửi chứng từ. Trường hợp ngừn hàng thương lượng yờu cầu gửi trả họ hối phiếu đó được chi nhỏnh chấp nhận thanh toỏn thỡ chỉ gửi liờn 1 của hối phiếu sau khi chấp nhận, nhưng phải yờu cầu ngừn hàng thương lượng gửi trả lại hối phiếu cho chi nhỏnh khi đến hạn thanh toỏn. Liờn 2 của hối phiếu được lưu lại hồ sơ L/C.
- Giao chứng từ cho khỏch hàng sau khi đó hoàn tất cỏc thủ tục cần thiết. + Trường hợp chứng từ cú sai sút :
- Trong khoảng thời gian 5 ngày kể từ sau ngày nhận chứng từ nếu kiểm tra thấy sự sai sút về số lượng hoặc nội dung chứng từ phải lập tức lập điện MT 734/799/999 thụng bỏo sai sút chứng từ và từ chối thanh toỏn đồng thời lập thụng bỏo gửi cho khỏch hàng (mẫu đớnh kốm) để chờ chấp nhận thanh toỏn. Cỏc sai sút của bộ chứng từ phải được thụng bỏo bổ xung cỏc sai sút.
- Sau khi hoàn tất cụng việc, lưu bức điện trong chương trỡnh, thanh toỏn viờn in bản Draft của bức điện, ký trờn bức điện và chuyển toàn bộ hồ sơ cho trưởng phũng kiểm soỏt.
- Trưởng phũng TTQT phải kiểm soỏt toàn bộ nội dung bức điện từ chối thanh toỏn, thụng bỏo sai sút và phiếu kiểm tra chứng từ, xem xột lý do từ chối thanh toỏn cú phự hợp với thụng lệ quốc tế hay khụng. Nếu khớp đỳng và phự hợp thỡ ký trờn bức điện và phiếu thụng bỏo sai sút đồng thời chuyển cho giỏm đốc chi nhỏnh hoặc người được uỷ quyền phờ duyệt. Sau đú tớnh ký hiệu mật điện MT 734/999 và chuyển thụng bỏo kết quả kiểm tra chứng từ cho khỏch hàng.
- Trong vũng 5 ngày làm việc, kể từ sau ngày nhận được thụng bỏo sai sút chứng từ của ngừn hàng, khỏch hàng phải thụng boỏ ngay quyết định của mỡnh trờn bản thụng bỏo sai sút chứng từ của ngừn hàng và gửi trả lại ngừn hàng. Nếu sau 5 ngày khỏch hàng khụng cú ý kiến thỡ coi như khỏch hàng từ chối chứng từ, ngừn hàng tiến hành xỷ lý bộ chứng từ theo chỉ dẫn của ngừn hàng gửi chứng từ.
- Nếu khỏch hàng và chi nhỏnh chấp nhận chứng từ sai sút (trường hợp khỏch hàng vay vốn của chi nhỏnh thỡ chi nhỏnh cú quyền chấp nhận hay khụng chấp nhận thanh toỏn bộ chứng từ cú sai sút), trỡnh tự lập điện thanh toỏn và kiểm soỏt điện tương tự như trường hợp chứng từ khụng cú sai sút đó nờu ở trờn.
- Chi nhỏnh tuyệt đối khụng chấp nhận bộ chứng từ thiếu toàn bộ vận đơn gốc cho dự khỏch hàng chấp nhận thanh toỏn và chuyển toàn bộ số tiền cần để thanh toỏn cho ngừn hàng.
Thanh toỏn L/C dựa trờn điện đũi tiền (L/C cho phộp đũi tiền bằng điện) - Khi nhận được điện đũi tiền, chi nhỏnh tiến hành kiểm tra nội dung bức điện theo đỳng quy định của L/C đồng thời phải xỏc thực bức điện thụng qua hội sở chớnh hoặc ngừn hàng liờn quan trong bức điện ( đối với điện nhận từ SWIFT phải là loại điện cú khoỏ). Dựa trờn nội dung và chỉ dẫn của điện đũi tiền đó cú sự xỏc thực, lập điện MT202, in điện, lưu trữ điện và chuyển cho khỏch hàng được thực hiện tương tự như trường hợp nhận được bộ chứng từ và thư đũi tiền.
- Khi nhận được chứng từ, chi nhỏnh phải nhập thụng tin vào hồ sơ bộ chứng từ L/C nhập khẩu trờn chương trỡnh mỏy tớnh và khẩn trương tiến hành kiểm tra chứng từ. Nếu chứng từ cú sai sút, trong vũng 5 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận chứng từ, chi nhỏnh phải thụng bỏo cho ngừn hàng thương lượng biết đồng thời liờn hệ với khỏch hàng về những sai sút của chứng từ. Thậm chớ chi nhanh truy đũi cả gốc và tiền lúi tớnh từ ngày thanh toỏn đến ngày đũi hoàn trả trong trường hợp chứng từ bị từ chối thanh toỏn vỡ sai sút.
- Cỏc tra soỏt liờn quan đến L/C sử dụng điện MT799, tra soỏt liờn quan đến thanh toỏn L/C dựng điện MT299. Trường hợp ngừn hàng nhận tra soỏt khụng cú SWIFT KEY với NHCT Việt Nam thỡ dựng điện MT999.
- Khỏch hàng từ chối thanh toỏn khi bộ chứng từ cú sai sút, trong bất cứ trường hợp nào cũng phải giữ lại bộ chứng từ nguyờn trạng như khi nhận được để thụng bỏo và chờ chỉ dẫn từ ngõn hàng thương lượng.
- Trong trường hợp ký hậu vận đơn hoặc bảo lúnh cho khỏch hàng nhận hàng khi chưa nhận được bộ chứng từ cú giỏ trị thương lượng, khỏch hàng phải xuất trỡnh ngừn hàng văn bản chấp nhận thanh toỏn vụ điều kiện kể cả trong trường hợp chứng từ cú sai sút. Trước khi chi nhỏnh ký hậu vận đơn hoặc phỏt hành bảo lúnh nhận hàng, khỏch hàng phải ký quỹ khế ước nhận nợ với ngừn hàng (trường hợp khỏch hàng vay vốn ngõn hàng), hoặc chuyển khoản tiền tương đương với giỏ trị lụ hàng phải thanh toỏn vào tài khoản thanh toỏn với người nước ngoài để chờ thanh toỏn (trường hợp khỏch hàng thanh toỏn bằng vốn tự cú)
- Đối với vận đơn hàng khụng, đường bộ, đường sắt, chi nhỏnh chỉ lập giấy uỷ quyền cho khỏch hàng đi lấy hàng mà khụng ký hậu vận đơn.
- Khi chứng từ cú sai sút đặc biệt với những lụ hàng trị giỏ lớn, hàng đặc chủng chi nhỏnh cần khuyến cỏo khỏch hàng xem xột hàng hoỏ cẩn thận trước khi ký hậu vận đơn chấp nhận thanh toỏn và làm thủ tục thụng quan hàng hoỏ.
- Khi L/C (MT700), sửa đổi L/C (MT707), điện thanh toỏn L/C (202)…đó được chuyển ra nước ngoài, chi nhỏnh phải in ra bản cuối cựng được chuyển ra khỏi hệ thống NHCT Việt Nam, xem lại nội dung của L/C đó được hội sở chớnh sửa chữa, rỳt kinh nghiệm và trỏnh lỗi cho những L/C phỏt hành tiếp theo. Sau đú lưu vào hồ sơ L/C nhập khẩu.