CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẬP HỢP CHI PHÍ VÀ TÍNH GIÁ THÀNH DỊCH VỤ DU LỊCH TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH TÂN THÀNH ĐẠT
2.1. Khái quát chung về công ty TNHH dịch vụ thương mại và du lich Tân Thành Đạt
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
- Tên công ty : Công ty TNHH dịch vụ thương mại và du lịch Tân Thành Đạt - Tên giao dịch : TAN THANH DAT travel and trading service company limited - Mã số thuế : 0103836043
- Địa chỉ : Số 25 Phố Phó Đức Chính, Phường Trúc Bạch, Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
- Đăng ký kinh doanh số : 0102038887 - Điện thoại : 04.39412171
- Fax : 04.39412179
- Người đại diện: Ngô Xuân Thu - Một số số liệu cơ bản về vốn
Vốn điều lệ công ty: 5.000.000.000 ( năm tỷ đồng )
Công ty TNHH dịch vụ thương mại và du lịch được thành lập ngày 20 tháng 10 năm 2009. Tên giao dịch quốc tế của công ty là TAN THANH DAT travel and trading service company limited. Công ty TNHH dịch vụ thương mại và du lịch Tân Thành Đạt đƣợc thành lập theo giấy đăng ký kinh doanh số 0102038887 do phòng kinh doanh Sở kế hoạch và đầu tƣ thành phố Hà Nội cấp ngày 29 tháng 9 năm 2011.
Ngay từ khi thành lập, ban lãnh đạo công ty đã xác định rõ kinh doanh đa ngành trên hai lĩnh vực: du lịch và thương mại. Trong mấy năm qua với phương thức hoạt động kinh doanh, công ty đã không ngừng vươn lên, phát triển và tự khẳng định mình trên thị trường du lịch trong nước và quốc tế với các chương trình du lịch văn hóa độc đáo và hấp dẫn về chất lƣợng phục vụ. Công ty đã để lại nhiều ấn tƣợng tốt đẹp với khách hàng, tạo được sự tin tưởng đối với khách hàng.
Tuy đi vào hoạt động chƣa lâu nhƣng công ty đã gặt hái đƣợc không ít thành công.
Để đạt đƣợc kết quả nhƣ vậy là do có sự đóng góp không nhỏ của ban lãnh đạo, quản lý cùng toàn thể nhân viên trong công ty
2.1.2. Ngành nghề kinh doanh
Công ty TNHH dịch vụ thương mại và du lịch Tân Thành Đạt được Sở kế hoạch và đầu tƣ thành phố Hà Nội cấp giấy phép kinh doanh số 0102038887. Công ty thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh trong các lĩnh vực sau:
- Dịch vụ tƣ vấn du học.
28
- Dịch vụ vận tải hàng hóa và vận chuyển hành khách bằng ô tô theo hợp đồng.
- Kinh doanh các dịch vụ ăn uống nhà hàng, giải khát ( không bao gồm kinh doanh quán bar, vũ trường, phòng hát karaoke )
- Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hóa.
- Kinh doanh tour du lịch và các dịch vụ hỗ trợ liên quan tới quảng bá và tổ chức tour du lịch.
- Kinh doanh lữ hành.
- Kinh doanh lưu trú du lịch.
- Kinh doanh vận chuyển hành khách du lịch.
Công ty chủ yếu là kinh doanh về dịch vụ, trong đó việc tổ chức tour và kinh doanh về tour du lịch là nguồn mang lại doanh thu chính cho công ty.
2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH dịch vụ thương mại và du lịch Tân Thành Đạt
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty TNHH dịch vụ thương mại và du lịch Tân Thành Đạt
( Nguồn: Phòng nhân sự ) GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
PHÕNG VÉ
PHÕNG
NHÂN SỰ PHÕNG
TOUR
PHÕNG TÀI CHÍNH – KẾ
TOÁN
29 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận : - Giám đốc:
Kiểm soát tình hình sản xuất kinh doanh
Phân công nhiệm vụ cho các trưởng phòng
Trực tiếp tuyển dụng các vị trí trong Ban Giám Đốc: Giám Đốc, Trưởng phòng, nhân viên công ty
- Phó giám đốc
Thực hiện nhiệm vụ giám đốc giao
Thay mặt giám đốc khi vắng mặt
Kiểm tra giám sát các phòng, nhân viên trong công ty
Báo số liệu các hoạt động kinh doanh tại công ty
- Phòng vé có nhiệm vụ thực hiện nhiệm vụ giám đốc giao đồng thời kiểm tra, theo dõi hoạt động mua – bán vé từ các phòng lên báo cáo mua bán của phòng.
- Phòng nhân sự
Xây dựng quy hoạch cán bộ, giải quyết các vấn đề về chế độ, tiếp nhận đào tạo, sa thải, điều động cán bộ, chính sách của người lao động.
Lập kế hoạch lao động tiền lương, thưởng theo từng thời ký cho toàn công ty.
Chỉ đạo kế hoạch phòng hộ, an toàn lao động.
- Phòng tour có nhiệm vụ thực hiện nhiệm vụ giám đốc giao cho, theo dõi hợp đồng vé tour đồng thời theo dõi hoạt đông mua bán tour từ các phòng lên báo cáo mua bán của phòng.
- Phòng tài chính - kế toán
Tổ chức thực hiện công tác kế toán, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị, kinh tế, tài chính của công ty và các nhiệm vụ quyền hạn theo quy định của pháp luật. Đồng thời, thực hiện nghiệp vụ tài chính kế toán của công ty. Ghi chép, tính toán phản ánh số liệu hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, tiền vốn.
Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, kiểm tra việc sử dụng các loại tài sản, vật tƣ, tiền vốn tại Công ty. Theo dõi tài sản của công ty đầu tƣ vào các đơn vị khác.
Thực hiện việc lưu chuyển tiền mặt tại quỹ, tiền gửi Ngân hàng, tiền vay…, giám sát việc sử dụng vốn đồng thời theo dõi thu hồi nợ và thanh toán các khoản nợ. Lập bảng đối chiếu công nợ thường xuyên theo từng đối tượng cụ thể và xác nhận công nợ định kỳ theo qui định.
30
Thanh toán các khoản chi phí của công ty: chi phí với cán bộ, công nhân viên, chi phí doanh nghiệp và chi phí bán hàng đã đƣợc lãnh đạo công ty phê duyệt hoặc chỉ đạo trực tiếp.
Theo dõi tài sản cố định hiện có của công ty, quá trình mua sắm, sử dụng, trích khấu hao và phân bổ tài sản.
Thực hiện các nghĩa vụ của Công ty với ngân sách Nhà nước, thực hiện báo cáo đặc thù theo qui định của các hãng hàng không liên quan hoạt động kinh doanh của công ty, thực hiện các chế độ về báo cáo tài chính và báo cáo quản trị theo quy định.
Tham mưu các điều khoản liên quan tài chính trong việc ký kết các hợp đồng dịch vụ, tài chính. Quản lý, theo dõi hợp đồng và tình hình thực hiện hợp đồng.
Lập kế hoạch tài chính cho kỳ kế toán tiếp theo dựa trên số liệu thực hiện của kỳ kế toán hiện tại và kế hoạch hoạt động kinh doanh kỳ tới đã đƣợc lãnh đạo phê duyệt.
2.1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty 2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH dịch vụ thương mại và du lịch Tân Thành Đạt
( Nguồn: Phòng tài chính - kế toán ) - Kế toán trưởng: Là người tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, tài chính của công ty, đồng thời thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp, đảm bảo bộ máy kế toán gọn nhẹ, phù hợp với hoạt động kinh doanh và đáp ứng yêu cầu quản lý của công ty. Kế toán trưởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng giám đốc. Kế toán trưởng kiểm tra việc thực hiện chế độ ghi chép tính toán ban đầu, chấp hành chế độ báo cáo thống kê, báo cáo quyết
KẾ TOÁN TRƯỞNG
THỦ QUỸ
KẾ TOÁN THANH
TOÁN
KẾ TOÁN THUẾ
KẾ TOÁN VÉ VÀ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
31
toán theo quy định, tổ chức bảo quản hồ sơ tài liệu kế toán theo chế độ lưu trữ. Kế toán trưởng là người lập các báo cáo tài chính hàng năm.
- Thủ quỹ: Là người trực tiếp quản lý các hoạt động thu, chi tiền mặt, kiểm kê, đối chiếu số tiền thực tế trong quỹ của công ty với số liệu trên sổ quỹ tiền mặt.
- Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi toàn bộ hoạt động liên quan tới các phương thức thanh toán và hoạt động thanh toán của công ty, theo dõi từng đối tượng công nợ phải thu, phải trả và tổng hợp tình hình thanh toán trước khi lập báo cáo tài chính, liên quan đến hoạt động lữ hành của công ty, theo dõi toàn bộ công nợ liên quan đến xuất khẩu lao động ra nước ngoài. Có nhiệm vụ đôn đốc thu hồi công nợ, đối chiếu công nợ với khách hàng, giải đáp khúc mắc của khách hàng nếu có.
- Kế toán thuế: chịu trách nhiệm lập báo cáo thuế hàng tháng, quyết toán thuế hàng năm và theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ của công ty với Nhà nước.
- Kế toán vé và tài sản cố định: chịu trách nhiệm về thu, chi trong khâu bán vé. Theo dõi tình hình thanh toán với bên giao đại lý bán vé và với khách hàng. Đồng thời theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định, trích khấu hao và lập bảng tổng hợp khấu hao. Thực hiện việc ghi chép sổ sách làm cơ sở vào sổ kế toán tổng hợp của công ty.
2.1.4.2. Chính sách kế toán áp dụng tại công ty TNHH dịch vụ thương mại và du lịch Tân Thành Đạt
Chế độ kế toán mà Công ty TNHH dịch vụ thương mại và du lịch Tân Thành Đạt đang áp dụng hiện nay là hệ thống kế toán doanh nghiệp đƣợc ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính và các thông tư hướng dẫn sửa đổi bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp của Bộ tài chính.
Chế độ này áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế trong cả nước là công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH), công ty cổ phần, công ty hợp danh, doanh nghiệp tƣ nhân và hợp tác xã.
Hình thức ghi sổ kế toán mà công ty sử dụng là hình thức nhật ký chung. Công ty không sử dụng tới các phần mềm kế toán mà vẫn sử dụng phương pháp thủ công để hạch toán.
Ngoài ra, công ty sẽ sử dụng các chứng từ, sổ sách, hệ thống tài khoản theo quyết định số 48/2006/QĐ - BTC, đồng thời có thể mở chi tiết các tài khoản theo từng khoản mục chi phí, theo từng tour du lịch…để phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty.
Công ty tiến hành công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sau khi tour du lịch đã đƣợc thực hiện xong (hay hoàn thành)
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là Việt Nam Đồng (VNĐ).