CHƯƠNG 1: NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN VẬN VÀ TẢI HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
1.2 Những vấn đề cơ bản về hoạt động giao nhận và vận tải hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển
1.2.3 Tổ chức giao nhận, vận tải hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển
Trước khi bắt đầu quá trình giao nhận hàng hoá, ASIA PACIFIC sẽ tiến hành ký hợp đồng dịch vụ. Sau khi nhân viên bộ phận kinh doanh của công ty thuyết phục được khách hàng sử dụng dịch vụ của mình, thì sẽ bắt đầu báo giá về dịch vụ đó. Nếu khách hàng đồng ý với mức giá mà công ty đưa ra thì hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng. Tuỳ vào loại hình dịch vụ mà khách hàng yêu cầu thì sẽ có những mức giá khác nhau và các loại hợp đồng tương ứng khác nhau. Quy trình giao nhận hàng hoá đối với lô hàng xuất khẩu bằng đường biển của ASIA PACIFIC được thực hiện qua những bước sau:
(8)
Quyết toán với khách hàng
Chuẩn bị hàng hóa
(1)
(7)
(2)
(6)
(3)
(5)
(4)
Vào sổ tàu
Hợp đồng lưu khoang
Thanh lý tờ khai
Chuẩn bị chứng từ
Khai báo hải quan
Tổ chức vận chuyển hànghóa
đến cảng Lên tờ khai -chuẩn
bị làmthủ tục hải quan
Hình 1. 1 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển
(1) Chuẩn bị hàng hoá:
Bước này, nếu như công ty khách hàng không thực hiện thì sẽ do ASIA PACIFIC đảm nhiệm. Việc chuẩn bị hàng hoá theo quy định có giám sát của nhân viên giao nhận để theo dõi quá trình làm hàng và hướng dẫn cho chủ hàng và tiến hành làm thủ tục cho phù hợp. Với điều kiện FOB sẽ có hai trường hợp nếu là hàng lẻ thì sẽ được chuyển đến kho CFS tại cảng để đóng hàng vào container, nếu hàng nguyên container thì làm thủ tục mượn cont để đóng hàng vào cont và chuyển về bãi container tại cảng đi.Với điều kiện CIF, ASIA PACIFIC sẽ liên hệ trực tiếp với hãng tàu để tìm được giá tàu tốt nhất cho việc vận chuyển lô hàng.
(2) Hợp đồng lưu khoang:
Công ty nhận thông tin từ KH. Thủ tục mượn cont rỗng với điều kiện FOB: Công ty nhận chi tiết mà KH gửi đến: tên hàng, trọng lượng, cảng đi, cảng đến, số lượng cont, loại cont, đóng hàng tại kho hay bãi. Sau đó nhân viên giao nhận liên hệ với hãng tàu để đăng ký cont gọi là Booking note, nhân viên của hãng tài có thể fax, email hoặc nhân viên trực tiếp đến hãng tàu để lấy booking note.
Sau khi nhận được yêu cầu book cont, hãng tàu sẽ xem xét nếu chấp nhận thì hãng tàu sẽ fax lại cho công ty một booking note trên đó ghi số booking, tên chủ hàng, loại hàng, số lượng cont, tên tàu, số chuyến, ngày tàu chạy, closing time (thời gian trễ nhất để người giao nhận hoàn tất công việc vào sổ tàu). Nhân viên giao nhận sẽ kiểm tra booking đó, nếu có sai sót thì yêu cầu hãng tàu sửa ngay, nếu chính xác sẽ cầm booking này đến văn phòng đại diện của hãng tàu tại cảng hoặc một nơi khác theo chỉ định để đổi lấy “Lệnh cấp container rỗng” và đại lý sẽ cấp seal ứng
với cont đó. Sau khi đã có lệnh cấp cont rỗng và seal, nhân viên giao nhận sẽ xuống thương vụ cảng để đóng tiền. Nhân viên thu ngân sẽ đóng dấu xác nhận “đã thu tiền” và cấp cho nhân viên giao nhận hai liên biên lai giao nhận.
Nhân viên giao nhận cầm một liên biên lai cùng với lệnh cấp cont rỗng đến phòng điều độ cảng để nhờ họ hạ cont xuống cho mình. Biên lai còn lại nhân viên giao nhận sẽ nộp cho phòng chạy điện để chạy điện cho cont sau khi đóng hàng xong (cont lạnh). Sau khi hạ cont, nhân viên giao nhận xem số cont rồi lên văn phòng đại diện hãng tàu để báo cho họ biết.
Trên lệnh này ghi địa chỉ cấp cont rỗng, khi đó nhân viên giao nhận liên hệ điều xe cont đến chở cont về kho để đóng hàng. Người giao nhận ASIA PACIFIC lúc này biết địa điểm mở tờ khai Hải quan, đồng thời liên hệ hãng tàu để nộp giấy xin mượn container về làm hàng xuất.
Với điều kiện CIF: Tương tự như FOB, chỉ khác ở bước đầu tiên: Công ty cần ra cảng đổi lấy booking confirmation tại thương vụ cảng sau khi xuất CIF và có booking. Công việc này giúp xác nhận với hãng tàu là công ty đã đồng ý lấy container và seal.
(3) Chuẩn bị chứng từ
Nhận bộ chứng từ
Công ty ASIA PACIFIC nhận chứng từ từ khách hàng: hoá đơn, hợp đồng, Packing list. Sau đó xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ (C/O).
Kiểm tra bộ chứng từ
Đây là một khâu nghiệp vụ khá quan trọng trong quá trình làm thủ tục xuất khẩu một lô hàng, có ảnh hưởng rất lớn đến các khâu nghiệp vụ phức tạp sau này.
Kiểm tra hợp đồng: Nhân viên giao nhận kiểm tra ngày ký hợp đồng, ngày hết hạn, điều khoản của hợp đồng, xem bản dịch có đúng với hợp đồng hay không.
Kiểm tra hóa đơn, bảng kê khai hàng hóa: Kiểm tra xem các chi tiết ở hóa đơn, bảng kê khai hàng hóa đã phù hợp với B/L và hợp đồng chưa. Đặc biệt, kiểm tra ngày phát hành hóa đơn, bảng kê khai hàng hóa phải sau ngày ký kết hợp đồng và trước hoặc cùng ngày gửi hàng. Hóa đơn và bảng kê khai hàng hóa do người bán lập nhằm cung cấp cho người mua biết tổng số hàng thực tế sẽ giao, đó cũng là yêu cầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền đã được ghi trên đó.
(4) Tổ chức vận chuyển hàng đến cảng
Sau khi chuẩn bị chứng từ đầy đủ người giao nhận cho xe chở cont về cảng để xuất đi. Việc chở hàng có thể do công ty Nissin làm dịch vụ vận tải hoặc do chủ hàng chở đến cảng.
(5) Lên tờ khai – chuẩn bị làm thủ tục hải quan
Lên tờ khai
Sau khi có được đầy đủ chứng từ theo yêu cầu thì nhân viên giao nhận lên tờ khai hải quan hàng xuất. Cụ thể là hàng hoá thể hiện trên tờ khai hải quan phải chính xác và trùng khớp với tên của hàng hoá trên lô hàng thực tế cũng như số lượng khai báo, đơn giá hàng hoá cần phải xem xét so sánh với các hàng hoá cùng loại được xuất nhập khẩu trên thị trường không được quá cao hơn hoặc thấp hơn. Muốn được tỷ lệ chính xác cao thì nhân viên giao nhận phải căn cứ vào những chứng từ do khách hàng cung cấp, chủ yếu là căn cứ trên hoá đơn thương mại, bảng kê khai hàng hoá (packing
list), vận đơn, sau đó tiến hành áp mã số hàng hóa, mã số thuế, kiểm tra số lượng, trọng lượng, tổng giá trị lô hàng…
Chuẩn bị hồ sơ làm thủ tục hải quan
Sau khi lên tờ khai, điền đầy đủ thông tin theo quy định thì nhấp vào nút “Khai báo” nhận và chờ kết quả phản hồi của hải quan về số tiếp nhận, số tờ khai và đưa ra lệnh hình thức mức độ kiểm tra trên “Thông Báo - Hướng dẫn làm thủ tục Hải quan”, sau đó được in ra 1 bản để làm thủ tục Hải quan vì đây là khai báo hải quan điện tử.
(6) Khai báo hải quan
Mở tờ khai – kiểm tra thuế
Tại đây nhân viên giao nhận nộp hồ sơ nói trên vào bộ phận đăng ký tờ khai – kiểm tra thuế theo số tiếp nhận đã có từ trước khi khai hải quan điện tử. Lúc này nhân viên giao nhận sẽ ngồi chờ trong khi cán bộ hải quan kiểm tra hồ sơ và kiểm tra lại số thuế mà người khai đã khai. Nếu kiểm tra thấy hợp lệ đúng với khai báo thì cán bộ cấp cho lô hàng này “Chứng từ ghi số thuế phải thu”. Hải quan sau khi kiểm tra sơ bộ về thông tin của lô hàng và căn cứ trên tờ khai Hải quan điện tử để đưa ra “Lệnh hình thức, mức độ kiểm tra”.
Đối với hồ sơ mức 1 (luồng xanh): miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hoá.
Đối với mức 2 (luồng vàng): kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.
Đối với mức 3 (luồng đỏ): Kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hoá.
Kiểm tra hàng hoá
Những doanh nghiệp mới hoạt động xuất khẩu trong thời gian ngắn, chưa đủ thời gian để xem xét quá trình chấp hành pháp luật thì hải quan thực hiện việc kiểm tra thực tế hàng hoá một số lần đầu xuất khẩu. Nếu doanh nghiệp chấp hành tốt pháp luật hải quan thì những lần sau sẽ được miễn kiểm tra thực tế hàng hoá. Vì vậy công ty thông thường rất ít bị kiểm hóa, ngoại trừ những mặt hàng nhạy cảm, nguy hiểm.
(7) Thanh lý tờ khai
Đối với hàng lẻ
Nhân viên giao nhận cầm booking đến kho đóng hàng đưa cho người đại diện của hãng tàu hoặc giám sát kho hàng. Sau đó xin thủ kho phiếu đo hàng ghi kích thước số khối lên và cầm phiếu này đi đóng phí CFS. Sau đó nhân viên giao nhận cầm biên lai thu phí CFS và tờ khai đến Hải quan kho thanh lý là xong. Bước cuối cùng sau khi hãng tàu cấp B/L thì cầm tờ khai đã làm thủ tục, hoá đơn, B/L đến cảng làm thủ tục thực xuất
Đối với hàng nguyên container
Nhân viên giao nhận chỉ việc thanh lý tại Hải quan giám sát bãi và vào sổ tàu là hoàn thành.
(8) Vào sổ tàu
Khi hàng được chuyển đến cảng nhân viên giao nhận mang tờ khai cùng bảng chi tiết container đến đăng ký với thương vụ cảng để xác nhận container có các chi tiết như trong tờ khai đã được hạ bãi chờ bốc lên tàu.
Nhân viên Hải quan phòng đăng ký tàu xuất sẽ dựa trên chi tiết của tờ
khai và bảng chi tiết container như tên tàu, số chuyến, số container, số seal, trọng lượng hàng để ghi vào bảng tổng hợp các lô hàng xuất đi đồng thời cấp cho nhân viên giao nhận một phiếu xác nhận vào sổ tàu “Phiếu xác nhận đăng ký tờ khai hải quan”.
Mục đích của bước này là xác định vị trí container hàng của người gửi hàng. Ta có thể tìm được container hàng của mình qua hệ thống tìm kiếm tự động của cảng. Ta chỉ cần nhập số container và số seal vào hệ thống sẽ có ngay kết quả là container của mình đang nằm ở vị trí nào trong bãi container. Container đã vào sổ tàu thì có nghĩa là nằm trong tầm kiểm soát của Hải quan và người gửi hàng không sợ tình trạng rớt container khi bốc hàng lên tàu.
Sau khi tàu chạy và có vận đơn đường biển, nhân viên giao nhận sẽ mang tờ khai, vận đơn đường biển đến bộ phận thực xuất tại cảng để làm thủ tục thực xuất.
(9) Quyết toán với khách hàng
Sau khi đã hoàn thành thủ tục thông quan lô hàng xuất khẩu, nhân viên giao nhận về công ty ghi phiếu giải chi, ghi lại tất cả các chi phí đi làm hàng, còn thừa thiếu bao nhiêu so với tạm ứng, rồi bàn giao lại cho bộ phận kế toán tất cả những hóa đơn, chứng từ liên quan đến lô hàng của khách hàng. Kết thúc quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu tại đây nhân viên giao nhận đã hết trách nhiệm.