a. Định nghĩa:
Một thông điệp thuyết phục là một lời yêu cầu cho việc hành động khi bạn nghĩ rằng người nhận có thể không biết, không quan tâm, không sẵn lòng hoặc sự truyền đạt của bạn đang cố gắng thay đổi quan điểm của người nhận. Những thông điệp như vậy được người nhận xét thấy nó không mang tính tích cực và cũng không mang tính tiêu cực.
Những thông điệp thuyết phục phải được diễn đạt sao cho người nhận cảm thấy thích thú khi thực hiện hành vi được yêu cầu. Những nhân tố hỗ trợ trong thông điệp phải được trình bày để người nhận cảm thấy nó mang lại lợi ích cho họ. Thông thường những thông điệp thuyết phục được diễn đạt bằng cách sử dụng phương thức gián tiếp.
b. Ý nghĩa:
Ý nghĩa chủ yếu của một thông điệp mang tính thuyết phục là cho người nhận đọc hoặc nghe toàn bộ thông điệp và sau đó để người nhận phản ứng lại lời đề nghị. Những mục đích này sẽ đạt được dễ dàng hơn khi phương thức gián tiếp được sử dụng vào việc thiết lập thông điệp. Những nguyên tắc sử dụng trong phương thức gián tiếp để thiết lập những thông điệp mang tính thuyết phục sẽ được trình bày cụ thể hơn ở phần sau.
2.Các bước viết một thông điệp thuyết phục :
Một thông điệp thuyết phục sẽ được gửi đi khi cần thuyết phục một cá nhân hay một tổ chức thực hiện một yêu cầu nào đó với một sự thích thú và hành động đó có thể mang lại lợi ích cho họ. ví
a. Bước 1: gây sự chú ý ở phần mở đầu. Thu hút sự chú ý của người nhận ở câu mở đầu, làm cho người nhận đọc phần còn lại của thông điệp. Phần này nên ngắn gọn.
b. Bước 2: Nhấn mạnh quyền lợi của người nhận và động viên người nhận tiếp tục đọc.
c. Bước 3: chứng minh về quyền lợi của người nhận khi hành động.
d. Bước 4: Động viên người nhận hành động ngay.( có thể không cần trong một vài trường hợp)
Một thông điệp có thuyết phục phải là một thông điệp:
- Dễ hiểu, rõ ràng về nội dung truyền tải
- Đơn giản, ngắn gọn trong cách thể hiện (không lồng quá nhiều nội dung, câu chữ, lời nói, thông tin vào thông điệp).
- Sáng tạo, gợi trí liên tưởng cho công chúng.
- Tác động được vào tình cảm (gia đình, bạn bè, tình yêu, quê hương, lòng tự hào dân tộc).
- Vui nhộn, hài hước.
Có tính toàn cầu: phù hợp với mọi nền văn hóa (có nhiều quảng cáo người Phương Tây chấp nhận được nhưng lại gây khó chịu, phản cảm cho người Á Đông). Nếu không thiết kế được một thông điệp mang tính đại chúng như thế thì thông điệp nhất thiết phải phù hợp với truyền thống văn hóa nơi muốn tiếp cận.
Ví dụ minh họa
Cách viết thư thuyết phục nhà tuyển dụng.
Ngoài CV, rõ ràng ấn tượng đầu tiên của nhà tuyển dụng đối với người tìm việc chính là thông qua thư tìm việc. Thế nhưng, trên thực tế nhiều người tìm việc gặp khó khăn trong việc viết một thư tìm việc hay để thu hút nhà tuyển dụng.
Nhóm chúng tôi hy vọng các bước đơn giản sau sẽ giúp bạn tránh cách viết nhàm chán khi trình bày khả năng của mình trong thư tìm việc. Điều quan trọng là bạn viết như thế nào để mỗi câu từ trong thư tìm việc thể hiện tốt nhất khả năng của mình.
• Bước 1: Viết đoạn mở đầu ấn tượng( Gây sự chú ý)
Hãy nhớ rằng khi thư tìm việc của bạn đến tay nhà tuyển dụng, bạn sẽ không hiện diện trước mặt họ để giới thiệu về mình. Vì vậy, bạn cần dùng những từ “đắt nhất” để giới thiệu về bản thân cũng như những giá trị của bạn để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng. Ví dụ:
Bạn không nên viết: Tôi viết thư này sau khi đọc quảng cáo của Quý công ty tuyển vị trí giám đốc IT đăng trên báo Tuổi Trẻ ngày 31 tháng 3 năm 2007.
Bạn nên viết: Tôi có nhiều kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực IT ở cả công ty Việt Nam và công ty quốc tế. Với khả nănglãnh đạo chiến lược thông qua việc quản lý các chương trình
kỹ thuật ở các công ty quy mô lớn và trung bình, tôi rất tự tin về khả năng của mình và đang tìm kiếm một vị trí đem lai nhiều thử thách ở Quý công ty.
• Bước 2: Cho biết bạn đã thành công như thế nào
Hãy mô tả ngắn gọn những khó khăn mà bạn gặp phải, hành động bạn đã thực hiện để vượt qua thử thách này, và những thành công bạn đã đạt được. Bạn nên nhấn mạnh vai trò của mình trong việc đạt được những thành công này, và hãy sử dụng các con số để nêu bật thành quả.
Bạn không nên viết: Tôi đã từng lãnh đạo một đội ngũ kỹ thuật viên IT gồm 20 người, và chúng tôi chịu trách nhiệm duy trì kiến trúc hệ thống mạng của công ty.
Bạn nên viết: Trong những năm đầu công ty X đi vào hoạt động và bị cạnh tranh gay gắt, tôi đã xây dựng các chương trình IT giúp đẩy mạnh năng lực kỹ thuật của công ty để đạt được mục tiêu kinh doanh. Đội ngũ kỹ thuật viên IT do tôi lãnh đạo gồm 20 người đã cắt giảm được 40% chi phí kỹ thuật hàng năm.Nêu bật những thành công/năng lực của bạn trước đây Để thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng, bạn nên thể hiện ít nhất một thành công ở mỗi vị trí trước đây. Bạn hãy nhớ dùng con số để nêu bật những thành quả.
Ví dụ: Ở vị trí Trưởng phòng hệ thống ở công ty X –tôi đã cắt giảm được 40% chi phí kỹ thuật hàng năm thông qua đàm phán giá trị hợp đồng với các nhà cung cấp.
Ở vị trí Giám đốc IT – Tài chính ở công ty Y– tôi đã lãnh đạo đội ngũ IT thiết lập và vận hành thành công hệ thống SAP cho bộ phận IT và Tài chính gồm 90 nhân viên.
• Bước 3: Thể hiện sự quan tâm của bạn đến vị trí dự tuyển.
Hãy thể hiện bạn rất quan tâm đến vị trí dự tuyển và luôn sẵn sàng được dự buổi phỏng vấn với nhà tuyển dụng vào thời điểm phù hợp nhất.
Ví dụ: Tôi đang tìm kiếm những thách thức mới trong lĩnh vực quản lý để có thể phát huy tốt nhất thế mạnh quản lý của mình. Tôi luôn sẵn sàng cho buổi phỏng vấn và trao đổi với ông/bà về khả năng của mình trong thời gian sớm nhất có thể.
• Sau cùng, bạn nên cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian đọc thư tìm việc của bạn.
Ví dụ : Thư xin việc thuyết phục nhà tuyển dụng hoàn chỉnh
Biên Hòa, Đồng Nai Ngày 3/2/2013
Ông Nguyễn Văn A, Giám Đốc Công Ty Sản Xuất Công Nghiệp Z
200 Lộ Tẻ, P.Tân Tạo A, Q.Bình Tân TP.HCM ĐT : (08) 383 8383 ; Fax : (08) 383 8384 Kính gửi Giám Đốc A,
Tôi sẽ chuyển đến Bình Tân, TP.HCM vào tháng 4. Những nghiên cứu của tôi cho thấy rằng Công Ty Sản Xuất Công Nghiệp Z là một nơi lý tưởng để tận dụng những kinh nghiệm làm việc của tôi trong lĩnh vực IT ở cả công ty Việt Nam và công ty quốc tế cùng với khả năng lãnh đạo chiến lược thông qua việc quản lý các chương trình kỹ thuật ở các công ty quy mô lớn và trung bình. Và tôi nghĩ những khả năng và kinh nghiệm này đều quan trọng cho một công ty mới ra đời và mở rộng nhanh như công ty của ông.
Trong những năm đầu công ty X đi vào hoạt động và bị cạnh tranh gay gắt, tôi đã xây dựng các chương trình IT giúp đẩy mạnh năng lực kỹ thuật của công ty để đạt được mục tiêu kinh doanh. Đội ngũ kỹ thuật viên IT do tôi lãnh đạo gồm 20 người đã cắt giảm được 40% chi phí kỹ thuật hàng năm.
Ở vị trí Trưởng phòng hệ thống ở công ty X –tôi đã cắt giảm được 40% chi phí kỹ thuật hàng năm thông qua đàm phán giá trị hợp đồng với các nhà cung cấp. Ở vị trí Giám đốc IT – Tài chính ở công ty Y– tôi đã lãnh đạo đội ngũ IT thiết lập và vận hành thành công hệ thống SAP cho bộ phận IT và Tài chính gồm 90 nhân viên.
Tôi đang tìm kiếm những thách thức mới trong lĩnh vực quản lý để có thể phát huy tốt nhất thế mạnh quản lý của mình. Tôi rất cảm kích nếu ông dành thời gian và sự quan tâm của mình để xem qua sơ yếu lí lịch đính kèm. Tôi mong đợi được gặp ông để được biết thêm về các cơ hội nghề nghiệp và ứng dụng IT vào công ty của Ông.Tôi sẽ ở Bình Tân từ ngày 15 tới ngày 20 tháng 3 và sẽ gọi cho ông vào ngày 18 để sắp xếp cuộc gặp. Nếu ông muốn gặp tôi trước chuyến công tác đến TP.HCM vào tháng 3 này, ông có thể gửi tin nhắn hoặc gọi cho tôi, số điện thoại là 098.9876.186 hoặc ông có thể gửi e-mail cho tôi ở địa chỉ : bbiênhoa@gmail.com
Chân thành, (Chữ ký) Lê Văn B