2.1 Công tác triển khai Kaizen tại FPT
2.1.1 Sự cần thiết phải triển khai Kaizen tại FPT
2.1.1.1 Nhừng thuận lợi khi triển khai áp dụng Kaizen
2.1.1.2 Xuất phát từ thực tế môi trường làm việc tại FPT
2.1.2Thực trạng FPT trước khi triển khai Kaizen
• Có rất ít các sáng kiến/cải tiến được ghi nhận.
Sinh viên: Vũ Xuân Nam Lớp: QTCL 46
Chuyên đề tốt nghiệp
2.2Các bước triển khai Kaizen tại FPT Sơ đồ: Các bước triển khai Kaizen tại
7. Theo dõi,
trợhồ
2. Tiếp nhận, 3. Xem xét phản hồi
Đơn vịcủa
8. Báo khencáo,
Sinh viên: Vũ Xuân Nam Lớp: QTCL 46
Chuyên đề tốt nghiệp
Bước 1: Đe xuất cải tiến
- Nhận diện các tồn tại cần cải tiến: Toàn thể các cán bộ nhân viên trong tập
đoàn phải nhận diện được các vấn đề đang còn tồn tại ở đây là gì?
- Xác định hành động, lợi ích đem lại bàng tiền và lợi ích khác (nếu có):
Sau
khi nhận diện các tồn tại cần cải tiến người đề xuất cần phải xác định được
cần phải làm gì, và những lợi ích đem lại khi thực hiện đề xuất đó.
- Trao đôi với đồng nghiệp, cán bộ khác, nhờ tư vấn các vấn đề cần cải Hình thức các đề xuất cải tiến có thể là phiếu đề xuất bản cứng theo mẫu 27-
BM/CL/HDCV/FPT
Hoặc email: gửi tới QA đơn vị;
Hoặc gửi đến hộp thư fpters dexuat@fpt.com.vn Hoặc các kênh tiếp nhận khác tại đon vị mình
Bước 2: Tiếp nhận, đánh giá, phân loại
- Tiếp nhận các đề xuất: Sau khi các cán bộ có đề xuất gửi các đề xuất
lên thì
tuỳ theo kênh thu nhận thông tin mà FQA/CBCL đơn vị sẽ tiếp nhận
các đề
Sinh viên: Vũ Xuân Nam Lớp: QTCL 46
Chuyên đề tốt nghiệp
- FQA/CBCL đơn vị sẽ tiến hành loại bỏ các đề xuất cải tiến không hợp lệ
như: đề nghị tăng lương, giảm giờ làm...Qua đó sẽ đưa ra được những đề
xuất họp lệ để trình lên lãnh đạo xem xét và phê duyệt.
Bước 3: Xem xét phản hồi của đơn vị liên quan
- Lãnh Đạo và CBCL đơn vị xem xét đề xuất, trao đôi với người đề xuất hoặc
CBCL nếu cần. Trường họp đề xuất cho người/ bộ phận khác thực hiện thì
lãnh đạo bộ phận được đề xuất đe thực hiện xem xét.
Hình thức xem xét có thê qua email hoặc bản cứng
- Lãnh đạo đon vị phản hồi cho CBCL chấp thuận hay không chấp thuận đề
xuất.
- Sau đó CBCL tập họp các ý kiến phản hồi
Bước 4: Phê duyệt thực hiện
Đe xuất thuộc thẩm quyền quyết định của đon vị
- CB liên quan lập kế hoạch thực hiện/ soạn thảo tài liệu (nếu cần) gởi trưởng
đơn vị phê duyệt.
Sinh viên: Vũ Xuân Nam Lớp: QTCL 46
Chuyên đề tốt nghiệp
Bivởc 5: Tríến khai ứng dụng
- Người đề xuất/người thực hiện/CBCL sẽ phối kết họp với nhau đế triển khai
thí điểm (nếu cần)
- Sau khi triển khai thí điểm nếu như thành công thì người đề xuất/người thực
hiện/CBCL sê triển khai, ban hành áp dụng thử tài liệu
- Người đề xuất/người thực hiện/CBCL theo dõi, kiếm tra tiến độ thực hiện
- Neu như có vấn đề gì xảy ra hay cần điều chỉnh, bổ sung người đề xuất/người thực hiện/CBCL sê yêu cầu nguồn lực, điều chỉnh kế hoạch (nếu
cần)
Bước 6: Nghiêm thu, báo cảo
- Người đề xuất có trách nhiệm lập báo cáo kết quả triển khai đề xuất cải tiến,
so sánh được kết quả trước và sau cải tiến
- Cán bộ liên quan/trưởng ban/phòng ỌA các đơn vị đánh giá lợi ích thực tế
mang lại sau cải tiến
Trong trường hợp cần thiết có thể tham vấn ý kiến của cán bộ chuyên
Sinh viên: Vũ Xuân Nam Lớp: QTCL 46
Chuyên đề tốt nghiệp
Bước 8: Khen thưởng
- Trưởng ban/phòng QA các đơn vị cần kịp thời thưởng các đề xuất cải tiến
phát sinh trong kỳ
- Lãnh đạo đơn vị/trưởng ban/phòng QA các đơn vị cần họp xem xét các cải
tiến tiêu biểu tại các công ty thành viên hàng tuần/ quý dựa trên các
tiêu chí
đánh giá, lựa chọn đề xuất cải tiến tiêu biểu dựa vào tính hữu Ích và tiết kiệm
Chi tiết xem phần biêu mẫu 3
- FCC, FAD, FỌA thông qua các hoạt động truyền thông nội bộ giới
thiệu các
đề xuất cải tiến tiêu biểu
- Lãnh đạo/FQA sẽ đưa ra các hình thức khen thưởng khác cho những người
có đề xuất cải tiến mang lại mức hiệu quả khác nhau
Sinh viên: Vũ Xuân Nam Lớp: QTCL 46
Chuyên đề tốt nghiệp
'P' P: Plan: Lập kế hoạch
Giữ vững
- Công tác lập kế hoạch:
+ Tìm ra hiện trạng, chọn giải pháp
+ Xác định nguyên nhân, lý do + Phân tích hiện trạng + Đe xuất cải tiến
Các công cụ được sử dụng trong công tác lập kế hoạch bao gồm:
■ Pareto, phân bố, kiếm soát
■ Nhân quả
■ Pareto, phân tán
Sinh viên: Vũ Xuân Nam Lớp: QTCL 46
STT Đơn vị Số lượng đề xuất Tỷ lệ %
1 Tập đoàn 2620 100
2 TP Hồ Chí Minh 1084 41.4
3 Hà Nội 1536 58.6
Tháng Tống số đề xuất trong tháng
Tống số đề xuất được duyệt
Tống số đề xuất được thực hiện
Tháng 1 110 49 1
Tháng 2 47 25 7
Tháng 3 149 46 29
Tổng 306 120 37
Chuyên đề tốt nghiệp
- Công tác cải tiến: Đe phòng các trường hợp lặp lại, theo lối mòn: chuẩn hóa
thành tiêu chuẩn, quy định...
Bên cạnh đủ FPT còn sử dụng các loại công cụ khác dùng đê nhận dạng ỷ tưởng,
công cụ dùng đê khắc phục như:
- Công cụ dùng để nhận dạng ý tưởng
Đe nhận dạng nguyên nhân người ta sử dụng nguyên tắc 3 Mu:
> Muri: VÔ LÝ
Ví dụ: mạnh dạn đề xuất bó hoặc thay đổi 1 quy trình không tạo ra giá
trị gia
tăng, làm hình thức...
> Mura: KHÔNG ỔN ĐỊNH
Ví dụ: một quá trình thường xuyên không ôn định
> Muda: LÃNG PHÍ
Ví dụ: công việc hiện tại mình đang làm có phát sinh lãng phí không.
Lãng
phí thời gian, công sức...
- Công cụ dùng để khắc phục
• Theo nguyên tắc 3Gen
Sinh viên: Vũ Xuân Nam Lớp: QTCL 46
Chuyên đề tốt nghiệp
Dự án “Đe xuất cải tiến” bắt đầu khởi động từ tháng 4/2007. Triển khai thí điểm
tại FDC, FHO, FIS, FSM & Ftel tại TP Hồ Chí Minh.
Tại Hà Nội, nắm được định hướng chung từ Dự án “Đe xuất cải tiến”, các
đon vị
đã chủ động triển khai như là tại Ftel (tháng 6/2007), và tại FQA (tháng 7/2007).
Nhưng dự án thực sự chỉ được triển khai mạnh vào tháng 10/2007
Biếu đồ: Số lượng đề xuất cải
□ Hà nội
■ TP Hồ Chí Minh
Sinh viên: Vũ Xuân Nam Lớp: QTCL 46
Chuyên đề tốt nghiệp
Nhận xét:
- Qua bảng số liệu và biểu đồ trên ta có thề thấy tuy chương trình đề xuất cải
tiến mới được triển khai nhưng số lượng đề xuất được đưa lên là khá nhiều
(2620ĐX).
- Trong đó số lượng các đề xuất của các đơn vị ngoài Hà Nội là 1536 ĐX nhiều hơn so với sổ lượng các đề xuất của các đơn vị trong TP Hồ Chí Minh
là 1084 ĐX. Điều đó chứng tỏ công tác triên khai chương trình đề xuất cải
Nội
Sinh viên: Vũ Xuân Nam Lớp: QTCL 46
Tháng Số cán bộ có đề xuất (người) Số cán bộ có đề xuất được duyệt (người)
Tháng 1 73 47
Tháng 2 48 24
Tháng 3 66 38
Tông 187 109
Tháng
Tỷ lệ đề xuất/nhân viên (ĐX/Người)
Tỷ lệ đề xuất được duyệt/nhân viên có đề xuất được duyệt Tháng 1
Tháng 2
Tháng 3
TB quý
Chuyên đề tốt nghiệp
35 0 30 0 25 0 2 0
0 Tổng số đề xuất Số đề xuất số đề xuất trong tháng được duyệt đưọc thực hiện
□Thán g 1
□Thán g 2
□Thán
Biểu đồ số lượng đề xuất cải tiến trong quý 1/2008 ở các đơn vị tại Hà Nội Nhận xét:
- Qua bảng số liệu và biểu đồ trên có thể thấy mặc dù mới triển khai dự
án Đe
xuất cải tiến tại Hà Nội nhưng chương trình đã thu hút được nhiều các đề
xuất và các đề xuất có giá trị
- Tỷ lệ đề xuất được duyệt cũng cao, trung bình cứ 2 đề xuất đưa ra thì có
1 đề
xuất được phê duyệt. Tháng 1 có 110 đề xuất, trong đó có 49 đề xuất được
phê duyệt nhưng chỉ có 1 đề xuất được thực hiện, điều này chứng tỏ các
Sinh viên: Vũ Xuân Nam Lớp: QTCL 46
Chuyên đề tốt nghiệp
2.3.1.3 Phân tích số lượng cán bộ có đề xuất cải tiến trong quý 1/2008 ở các đơn
vị tại Hà Nội
Biếu đồ số lưọng nhân viên có đề xuất cải tiến ở các đon vị tại Hà Nội
xuất xuất được duyệt
□ T h á n g
Nhận xét:
- Qua bảng số liệu và biều đồ ta có thề thấy khi chương trình đề xuất cải tiến
được triển khai mạnh mẽ đã thu hút được sự quan tâm và đóng góp của
Sinh viên: Vũ Xuân Nam Lớp: QTCL 46
Chuyên đề tốt nghiệp
là tháng 2 vào kì nghỉ tết nguyên đán. Tuy nhiên đến tháng 3 chương trình đã
nhận được sự đóng góp của 66 cán bộ nhân viên.
- Trong tổng số nhũng cán bộ đóng góp đề xuất thì số lượng cán bộ, nhân viên
có đề xuất được duyệt chiếm khá cao trong tháng 1 là 47/73, tháng 2 là 24/48
và tháng 3 là 38/66. Đây là một tỷ lệ khá cao điều này chứng tỏ các
cán bộ,
2.3.2 Những hạn chế còn tồn tại trong công tác triến khai Kaizen tại FPT - Nhiều đơn vị cán bộ nhân viên còn chưa quan tâm tới công tác chất lượng, đặc
Sinh viên: Vũ Xuân Nam Lớp: QTCL 46
Chuyên đề tốt nghiệp