CHƯƠNG 3: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ THỰC HIỆN
3.1 Mô tả hệ thống
3.1.1 Đặc tả yêu cầu hệ thống
Một cửa hàng kinh doanh mua bán vàng, nữ trang và đá quý. Bộ phận quản lý cửa hàng gồm những nhân viên đảm nhận công việc khác nhau nhƣ: chủ cửa hàng, nhân viên kinh doanh, nhân viên quản trị hệ thống, nhân viên bán hàng, nhân viên kho.
Vàng, nữ trang và đá quý mà cửa hàng kinh doanh gồm nhiều kiểu, mẫu, dòng sản phẩm khác nhau. Mỗi sản phẩm có một tên riêng, và có mã riêng tiện cho việc theo dõi và mỗi sản phẩm có số lƣợng là bao nhiêu. Ngoài bán các loại sản phẩm cửa hàng cũng cung cấp các loại phụ kiện khác, mỗi loại phụ kiện cũng đƣợc gán một mã sản phẩm.
Đối với cửa hàng mua bán vàng bạc và đá quý thì khách hàng là một đối tƣợng rất quan trọng. Do đó khi xây dựng hệ thống ta cần chú trọng xây dựng các chức năng cho khách hàng một cách hoàn thiện và hiệu quả về mặt giao diện lẫn chức năng.
- Chức năng đầu tiên và không thể thiếu của khách hàng đó là xem tin tức của cửa hàng. Mỗi khi có những tin tức về tình hình hoạt động của cửa hàng, chẳng hạn nhƣ các thông báo về khuyến mãi, hàng mới về và cũng có thể là những tin tức về việc mở thêm các cửa hàng mới, thì khách hàng có thể xem ngay những tin tức một cách nhanh chóng. Bên cạnh việc xem các tin tức thông báo của cửa hàng khách hàng cũng có thể xem những tin tuyển dụng từ cửa hàng. Đối với một số khách hàng đang cần tìm việc làm thì đặc biệt quan tâm đến chức năng này. Đối với một cửa hàng thì chức năng tìm kiếm sản phẩm, xem bảng giá là hết sức cần thiết. Khách hàng có thể xem tất cả các cửa hàng theo từng địa điểm (hoặc khu vực) để biết đƣợc các thông tin liên hệ cần thiết. Khách hàng có thể sử dụng chức năng tra tra cứu sản phẩm. Bên cạnh đó, khách hàng còn có thể sử dụng các tiện ích khác nhƣ: giá vàng, tỷ giá ngoại tệ và thông tin quảng cáo các công ty khác.
Theo nhƣ phần chức năng của hệ thống dành cho khách hàng nhƣ đã trình bày ở trên thì cửa hàng cần phải quản lý tin tức và tin tuyển dụng. Đối với tin tức cửa hàng cần phải quản lý các thông tin cơ bản nhƣ: tiêu đề, mô tả ngắn và nội dung chính, hình
Luận văn tốt nghiệp Chương 3: Nội dung và kết quả thực hiện
GVHD: ThS GVC Phan Tấn Tài 19 SVTH: NH Giàu & ĐNP Tín ảnh minh hoạ. Tin tức phản ảnh tình hình hoạt động của cửa hàng cũng nhƣ những thông báo của cửa hàng đến khách hàng. Bên cạnh đó cửa hàng cũng cần có chức năng đăng tin tuyển dụng nhằm phục vụ tốt hơn cho cửa hàng. Các tin tuyển dụng thường chỉ có tiêu đề và nội dung tuyển dụng do người quản trị hệ thống quản lý.
Xây dựng chức năng quản lý nghiệp vụ của cửa hàng cũng là một điều rất quan trọng trong hệ thống cửa hàng.
- Chức năng quản lý nghiệp vụ thứ nhất dành cho quản trị viên :
Trong tổ chức của cửa hàng quản lý nhân viên là công việc của người quản trị hệ thống là người có quyền quản lý thông tin của tất cả các nhân viên trong cửa hàng.
Mỗi khi có một nhân viên mới vào làm, người quản trị hệ thống phải có đầy đủ hồ sơ về người nhân viên mới này và lưu trữ thông tin lại và tìm kiếm mỗi khi cần thiết. Khi có sự thay đổi thông tin của một nhân viên nào đó, chẳng hạn: thay đổi về chức vụ, nghiệp vụ, địa chỉ, số điện thoại, email, người quản trị hệ thống có thể thay đổi trực tiếp và nhanh chóng. Người quản lí hệ thống cũng là người có quyền xóa bỏ nhân viên trong danh sách các nhân viên của cửa hàng. Ngoài ra người quản trị còn quản lý thông tin khách hàng nhƣ tên, địa chỉ, số điện thoại, email và chỉnh sửa,sửa xoá và thêm khách hàng mới. Bên cạnh đó, người quản trị phải có chức năng đăng tải, chỉnh sửa thông tin sản phẩm hiển thị ra Website dành cho khách hàng.
- Chức năng quản lý nghiệp vụ thứ hai:
Nhân viên bán hàng: là người trực tiếp bán, mua , tính tiền, lập hoá đơn và xuất hoá đơn. Nhân viên này có nhiệm vụ quản lý các sản phẩm tại gian hàng của mình phụ trách, cuối ngày phải lập báo cáo số lƣợng sản phẩm bán.
- Chức năng quản lý nghiệp vụ thứ ba:
Nhân viên kinh doanh: Nhân viên kinh doanh ngoài việc nắm bắt thị trường còn phải theo dõi tình hình mua bán của cửa hàng để kinh doanh hiệu quả. Những sản phẩm bán nhiều và vào thời điểm nào trong năm .Có nhiệm vụ tổng kết số liệu do nhân viên bán hàng, nhân viên kho, cân đối số lƣợng hàng trên gian hàng, số lƣợng bán ra, mua vào để tìm sai sót nếu có. Nhân viên này có nhiệm vụ mua hàng, nhận hàng từ nhà phân phối, báo cáo công nợ, thống kê doanh thu theo tháng. Ngoài ra nhân viên
Luận văn tốt nghiệp Chương 3: Nội dung và kết quả thực hiện
GVHD: ThS GVC Phan Tấn Tài 20 SVTH: NH Giàu & ĐNP Tín kinh doanh còn quản lý thông tin khách hàng nhƣ tên, địa chỉ, số điện thoại, email và chỉnh sửa,sửa xoá và thêm khách hàng mới.
- Chức năng quản lý nghiệp vụ thứ tƣ:
Nhân viên kho: là người quản lý kho hàng, nhập xuất hàng hoá, thống kê hàng tồn để chuyển cho trưởng cửa hàng để giải quyết hàng ứ động hay thiếu hụt để đảm bảo mua bán đƣợc thông suốt. Nhân viên kho lập báo, tổng hợp xem sản phẩm nào tồn dưới ngưỡng cho phép thì đề nghị chủ cửa hàng điều phối trưởng cửa hàng cung ứng hàng nhập về kho để chủ động trong kinh doanh, những sản phẩm nào còn tồn kho quá lâu thì đề xuất phương án giải quyết, có thể không tiếp tục nhập mẩu hàng đó cho đến khi bán hết hoặc trao đổi giao dịch với đơn vị khác. Ngoài ra nhân viên kho còn quản lý thông tin nha cung cấp nhƣ tên, địa chỉ, số điện thoại, email và chỉnh sửa,sửa xoá và thêm nhà cung cấp mới.
- Chức năng quản lý nghiệp vụ thứ năm:
Chủ cửa hàng : là người xem xét, kiểm tra các hoạt động của cửa hàng, đưa ra giải pháp để cửa hàng ngày càng phát triển.
3.1.2 Các biểu mẫu có liên quan Mẩu hoá đơn bán lẻ :
Luận văn tốt nghiệp Chương 3: Nội dung và kết quả thực hiện
GVHD: ThS GVC Phan Tấn Tài 21 SVTH: NH Giàu & ĐNP Tín Mẩu phiếu thu :
Mẩu phiếu chi
Luận văn tốt nghiệp Chương 3: Nội dung và kết quả thực hiện