III. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN CỦA KIỂM TOÁN
2. Hệ thống kiểm soát nội bộ
2.1. Khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng giữ vai trò quan trọng trong qui trình kiểm toán do việc thiết kế và thực hiện các thủ tục kiểm toán trong qui trình kiểm toán BCTC phụ thuộc rất nhiều vào việc đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị được kiểm toán.
Theo chuẩn mực kiểm toán số 400 định nghĩa, Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn
CPD
College
vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập BCTC trung thực và hợp lý;
nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.
- Mục tiêu về hiệu quả
Điều này phải đặt vào vị trí đầu tiên. Mục tiêu này có nghĩa là hệ thống kiểm soát nội bộ phải hướng tới việc tối đa hóa hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thông qua việc sử dụng hợp lý nhất các tài sản và các nguồn lực khác đồng thời giúp doanh nghiệp tránh khỏi các rủi ro, thua lỗ.
Với mục tiêu này, hệ thống kiểm soát nội bộ phải được xây dựng sao cho toàn bộ nhân viên của doanh nghiệp sẽ nỗ lực đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp bằng các phương thức có hiệu quả nhất, hạn chế các chi phí vượt mức ngoài mong muốn và không đặt quyền lợi khác (Ví dụ như của nhân viên, của nhà cung cấp, của khách hàng ...) lên trên lợi ích của doanh nghiệp.
- Mục tiêu đánh giá, dự báo, ngăn ngừa rủi ro cho doanh nghiệp Một hệ thống kiểm soát nội bộ phải đưa ra được các biện pháp nhằm đánh giá các loại hình rủi ro có khả năng gây ảnh hưởng đến các hoạt động của doanh nghiệp. Đồng thời, nó cũng phải đảm bảo sự tương xứng giữa những rủi ro với mức vốn, với phạm vi, quy mô hoạt động của doanh nghiệp.
Hệ thống kiểm soát nội bộ cũng nhằm vào việc bảo vệ tài sản và các nguồn lực của doanh nghiệp trước những hành vi chiếm đoạt không hợp lệ, sử dụng trái phép hoặt chống mất mát để đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động an toàn, có hiệu quả.
CPD
College
- Mục tiêu về thông tin
Mục tiêu này có nghĩa là hệ thống kiểm soát nội bộ tốt phải bảo đảm cho hệ thống thông tin báo cáo của doanh nghiệp phải được chính xác, cập nhật đầy đủ để doanh nghiệp có thể đưa ra được các quyết sách kịp thời, đúng và có hiệu quả. Cụ thể hơn, hệ thống kiểm soát nội bộ phải bảo đảm sự tin cậy, chính xác, kịp thời về tình hình sản xuất kinh doanh; các quyết toán năm; các hồ sơ, báo cáo tài chính, kế toán khác; các báo cáo giải trình trước cổ đông, các cơ quan quản lý, các đối tác ... để khi các thông tin này được gửi tới Hội đồng quản trị, Ban điều hành, cổ đông, cơ quan quản lý giám sát ... thì những người nhận thông tin này có thể đưa ra được các quyết định chính xác.
- Mục tiêu tuân thủ
Tức là hệ thống kiểm soát nội bộ phải đảm bảo cho toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp theo đúng pháp luật, phù hợp với yêu cầu của việc giám sát cũng như phù hợp với các nguyên tắc, quy trình, quy định nội bộ của doanh nghiệp.
2.2. Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ không thể đảm bảo hoàn toàn đạt
được mục tiêu quản lý là do những hạn chế tiềm tàng của hệ thống đó, theo chuẩn mực kiểm toỏn Việt Nam số 400 những hạn chế đó là:
- Chi phí cho hệ thống kiểm soát nội bộ thông thường không
được vượt quá những lợi ích mà hệ thống đó mang lại;
- Phần lớn các thủ tục kiểm soát nội bộ thường được thiết lập cho các nghiệp vụ thường xuyên, lặp đi, lặp lại, hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên;
CPD
College
- Sai sót bởi con người thiếu chú ý, đãng trí khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ, hoặc do không hiểu rõ yêu cầu công việc;
- Khả năng hệ thống kiểm soát nội bộ không phát hiện được sự thông đồng của thành viên trong Ban quản lý hoặc nhân viên với những người khác trong hay ngoài đơn vị;
- Khả năng người chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục kiểm soát nội bộ lạm dụng đặc quyền của mình;
- Do thay đổi cơ chế và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu hoặc bị vi phạm.
2.3. Yêu cầu đối với hệ thống kiểm soát nội bộ
Đối với bất kỳ nghiệp vụ kinh tế nào trong hoạt động của đơn vị đều có thể xảy ra một vài loại sai sót trong quá trình ghi sổ.
Chẳng hạn, các nghiệp vụ tiền lương có thể bị sai sót nếu thực hiện việc chấm công sai hoặc kê khai sai khối lượng công việc thực hiện…Hệ thống kiểm soát nội bộ chính là công cụ để ngăn ngừa, phát hiện các sai phạm trong quá trình ghi chép và lập báo cáo. Cụ thể:
- Hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị không thể cho phép việc ghi chép vào sổ sách và từ đó lên báo cáo những nghiệp vụ thực tế không (hoặc chưa) xảy ra.
- Hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị phải đảm bảo rằng trước khi thực hiện mọi hoạt động hay nghiệp vụ, chúng đã được phê chuẩn. Nếu một nghiệp vụ kinh tế không được phê chuẩn xảy ra, có thể dẫn đến một nghiệp vụ gian lận.
- Hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị phải đảm bảo rằng mọi nghiệp vụ kinh tế đã thực sự phát sinh đều được ghi sổ, không được loại bỏ, giấu bớt, để ngoài sổ sách bất kỳ nghiệp vụ nào.
- Hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị phải đảm bảo không có
CPD
College
sai sót trong việc tính toán các khoản giá và phí của các nghiệp vụ trong quá trình ghi sổ.
- Hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị phải đảm bảo các nghiệp vụ được ghi chép theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng vào các loại sổ sách có liên quan.
- Hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị phải đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế phải được tính toán đúng đắn trước khi ghi vào sổ sách liên quan, từ đó được tổng hợp chính xác để ghi vào sổ cái và lập báo cáo tài chính, đồng thời đảm bảo tính kịp thời trong việc ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.