Đồng bộ lịch làm việc giữa sharepoint và Outlook
Thêm lịch làm việc c a Shaerpoint vào Outlook
Để thêm một lịch làm việc trên SharePoint vào Outlook, bạn mở calendar như hình
Calendar trên Shar epoint
Thông tin SharePoint đồng bộ bao gồm:
Item Title
Location
Start Time
End Time
Description
All Day Event
Recurrence
Mở Calendar ribbon và chọn Connect to Outlook.
Chọn Connect to utlook để kết nối calendar list vào utlook.
Xác nhận thông tin về địa chỉ calendar
Bạn có thể chọn Advanced, để xem các thuộc tính của Calendar.
Sau khi chọn Yes, Outlook sẽ tạo một thư mục dành cho SharePoint calendar, bạn có thể hiển thị nó trong trang Calendar.
Calendar trong Outlook
Bạn có thể hiển thị lịch theo dạng ngày, tuần, hoặc tháng.
Các chế độ hiển thị Calendar trong View ribbon
Ngoài ra nó cũng cho phép bạn hiển thị nhiều calendar khác nhau cùng một lúc trên 1 trang,cho phép bạn so sánh trực quan sự kiện và các cuộc hẹn vào những ngày thường.
Hiển thị một utlook calendar và SharePoint calendar bên cạnh nhau Để có thể hiển thị các lịch theo dạng tab, bạn chọn Overlay từ View ribbon
Thay đổi lịch làm việc
Bạn có thể thay đổi các thuộc tính cho một sự kiện hoặc một cuộc hẹn trong SharePoint calendar bằng cách chọn vào một đối tượng tương ứng, chỉnh sửa sau đó chọn Save and Close để lưu các thay đổi. Các sự thay đổi sẽ được đồng bộ giữa Sharepoint và Outlook.
Chép và di chuyển c|c đối tượng trong lịch làm việc
Nếu bạn có các cuộc hẹn khác nhau được lưu trên các calendar khác nhau,bạn sẽ có nhu cầu tổng hợp các thông tin này trên các calendar để thuận tiện theo dõi. Cách tốt nhất là bạn sao chép hoặc di chuyển các cuộc hẹn giữa các calendar vào một calendar để so sánh.
Để sao chép một sự kiện, bạn nhấp vào sự kiện tương ứng và thả vào vị trí trên calendar cầnsao chép.
h i phục c|c đối tượng calendar trong Recycle Bin
Khi bạn xóa một đối tượng trong Outlook calendar, bạn có thể khôi phục lại hành động này bằng cách chọn Undo từ menu Edit. Tuy nhiên sau khi bạn đóng Outlook, bạn sẽ không thể khôi phục lại đối tượng đã xóa.
Một cách khác để khôi phục lại một sự kiện trong SharePoint calendar là từ Recycle Bin.
Bạn mở Recycle Bin và chọn dấu chọn đối tượng cần phục hồi , sau đó chọn Restore Selection.
Khôi phục một sự kiện Calendar trong SharePoint Recycle Bin
Đồng bộ các tác vụ (task) giữa Sharepoint và Outlook
Bằng cách sử dụng các tính năng của Task trong Outlook, bạn có thể dễ dàng tổ chức và quản lý trong công việc, một cách thuận tiện cho việc lập kế hoạch và phân công nhiệm vụ cho từng thành viên trong tổ chức. Sharepoint 2010 giúp đồng bộ danh sách tác vụ trên các Sharepoint list khác nhau vào Outlook, giúp cho bạn quản lý các task một cách linh hoạt và dễ dàng.
Thêm danh sách tác vụ vào Outlook
Để tổ chức các task trước tiên bạn cần mở một task list trên Sharepoint
Một task list trong SharePoint
Chọn Connect to Outlook từ List ribbon, khi đó Sharepoint sẽ kết nối đến Outlook trên máy tính của bạn.
Danh sách các task được đồng bộ vào utlook
Chỉnh sửa tác vụ Outlook
Sau khi bạn đã kết nối một tasks list, bạn có thể chỉnh sửa một task ngay bên trong Outlook .hoặc
Nếu bạn quảy lý một task, bạn có thể chỉnh sửa, tạo mới và xóa một task bên trong Outlook, bạn có thể theo dõi tình trạng các task, quá trình hoàn thành bên trong trong Outlook Task.
Để ngăn chặn những thay đổi ngoài ý muốn trên task bởi người dùng khác, một cách là sử dụng quyền tùy chỉnh trên danh sách công việc, yêu cầu sự phê duyệt bởi người quản lý trước khi cập nhật sự thay đổi. Việc sử dụng tính năng phê duyệt (approval) có 2 lợi ích:
Trước tiên, bạn có thể từ chối bất kz thay đổi ngoài { muốn mà có thể sửa đổi hoặc xóa các task.
Thứ hai, bạn có thể xem lại các cập nhật hợp lệ các task của nhân viên, để bạn có theo dõi tiến độ công việc của họ.
Để kích hoạt chức năng phê duyệt, bạn cần có quyền Approval để quản lý danh sách.
Thực hiện các bước sau để kích hoạt chức năng phê duyệt trên tasks list: