CHƯƠNG II: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN ĐỂ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI 12 1. LÝ THUYẾT CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
2.2. Phân loại hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Theo từng cấp độ ta có thể phân loại hệ thống thông tin quản lý nhân sự thành ba mức: mức tác nghiệp, mức sách lược và chiến lược.
2.2.1. Các hệ thống thông tin ở mức tác nghiệp
Các thông tin ở mức tác nghiệp cung cấp thông tin hỗ trợ cho việc ra quyết định có tính chất thủ tục, lặp lại. Có rất nhiều hệ thống thông tin nhân sự ở mức tác nghiệp.
- Hệ thống thông tin quản lý lương:
Trong hệ thống thông tin quản lý tài chính, phân hệ quản lý tiền lương thự hiện thu nhập, báo cáo về nhân lực trong doanh nghiệp.
Các tệp về lương chứa một số lượng lớn các thông tin về người lao động như: hệ số lương, hệ số phụ cấp, ngày tiền lương. Với hệ quản trị cơ sở dữ lieu người ta có thể thực hiện lưu trữ dữ liệu với sự giảm thiểu tối đa sự trùng lặp vì thế không có sự trùng lặp giữa hệ thống quản lý lương và hệ thống quản lý nhân sự,
Nguồn
Thu thập
Kho dữ liệu
Xử lý Phân phối
Đích
Các báo
cáo HSCB &
Các dữ liệu liên quan
Dữ liệu
Dữ liệu
nhưng vẫn đảm bảo tương thích về mặt dữ liệu giữa hai hệ thống này, đảm bảo cung cấp các báo cáo tầm sách lược từ dữ liệu của hệ thống này.
- Hệ thống thông tin quản lý việc làm:
Định kỳ hệ thống thông tin quản lý việc làm sẽ cung cấp các danh mục các vị trí việc làm theo ngành nghề, theo từng bộ phận, theo nội dung công việc hoặc yêu cầu công việc cùng danh mục vị trí việc làm còn thiếu nhân lực. Những danh mục liệt kê vị trí việc làm còn thiếu rất có ý nghĩa cho bộ phận quản trị nhân sự trong công ty trong việc ra quyết định tuyển người. Hệ thống thông tin quản lý vị trí làm việc cũng cung cấp rất nhiều thông tin hữu ích giúp cho các nhà quản trị viên hệ thống phát hiện ra các vấn đề liên quan đến nguồn nhân lực để từ đó ra quyết định sách lược phù hợp.
- Hệ thống thông tin quản lý người lao động:
Phòng tổ chức hành chính phải duy trì thông tin về tất cả nhân sự của doanh nghiệp để phục vụ nhiều mục tiêu báo cáo khác nhau. Một phần của hệ thống này thông tin cho người quản lý người lao động là tệp nhân sự. Tệp này chứa dữ liệu về bản thân người lao động và các thông tin liên quan đến tổ chức như: họ tên, giới tính, quan hệ gia đình, tình trạng hôn nhân, sức khỏe, trình độ học vấn, kinh nghiệm, nghề nghiệp, … Một phần khác của hệ thống thông tin quản lý người lao động là danh mục kĩ năng chứa các thông tin về kinh nghiệm làm việc, sở thích, các khả năng khác của người lao động. Danh mục này có thể giúp cho các nhà quản trị nhân lực xác định được năng lực của người lao động và sắp xếp đúng người đúng việc đạt hiệu quả cao nhất, đồng thời danh mục này cũng sử dụng để đề bạt, đào tạo hay thuyên chuyển công tác, nhằm kích thích người lao động hăng say làm việc.
- Hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc và con người:
Đành giá tình hình thực hiện công việc là quá trình so sánh tình hình thực hiện công việc với yêu cầu đề ra. Đối với công nhân sản xuất làm theo mức lao động có thể căn cứ vào phần trăm thực hiện mức lao động, chất lượng sản phẩm,…
Những đánh giá do hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc và con người cung cấp gọi là đánh giá biều hiện. Dữ liệu phục vụ cho các đánh giá biểu hiện được thu thập bằng mẫu đánh giá người lao động phát tới cấp trên trực tiếp của người lao động hoặc phát tới người cùng làm việc, tới bản thân người lao động.
Thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc có thể dẫn tới hàng loạt các quyết định tác nghiệp như sẽ giữ nguyên vị trí làm việc, thuyên chuyển hay buộc thôi việc người lao động.
Thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc cũng được sử dụng để xác định các nguồn đáng tin cậy, tránh tuyển dụng nhân lực từ các nguồn không đảm bảo chất lượng. Cũng như các thông tin này đặt ra cho tổ chức nhu cầu phát triển một chương trình đào tạo bổ sung dành cho người lao động.
- Hệ thống thông tin báo cáo lên cấp trên:
Dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý lương, quản lý người lao động và hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc có thể sử dụng để lên báo cáo theo yêu cầu lãnh đạo doanh nghiệp, của luật quy định.
- Hệ thống thông tin tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc:
Sau khi xác định các công việc và yêu cầu với những công việc đó. Sauk hi tuyển chọn nhân viên công việc tiếp theo là sàng lọc, đánh giá, lựa chọn, sắp xếp những người lao động vào các vị trớ cũn trống. Để chắc chắn phù hợp với luật định của nhà nước, các thủ tục phải được lập hồ sơ và tiến hành một cách có cấu trúc. Số liệu thu được qua phỏng vấn, sát hạch phải được thu thập và lưu trữ lại theo đúng yêu cầu của luật định, phục vụ mục đích sau này.
2.2.2. Các hệ thống ở mức sách lược
- Hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc:
Phân tích và thiết kế công việc bao gồm mô tả các công việc cần thiết của một doanh nghiệp một tổ chức, những năng lực, phẩm chất nhân viên thực hiện công việc đó. Mỗi công việc phải đặc tả được mục đích trách nhiệm và nghĩa vụ của mỗi công việc cùng với các điều kiện và chuẩn mực để thực hiện nghĩa vụ và trách nhiệm này. Một đặc tả công việc mô tả các kỹ năng, trình độ, kinh nghiệm và các phẩm chất khác cần thiết với người lao động để có thể sắp xếp vào vị trí như đã mô tả.
Đầu vào của hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc là các dữ liệu thu được qua phỏng vấn những người phụ trách, những người lao động và các bản hướng dẫn. Thông tin thu từ môi trường của tổ chức cũng là đầu vào với hệ thống thông tin kiểu này.
Đầu ra của hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc là các mô tả và các đặc điểm công việc. Các thông tin tạo cơ sở cho các nhà quản lý ra quyết định sách lược.
Thông tin thu được từ hệ thống phân tích và thiết kế công việc có thể sử dụng để tăng tính mềm dẻo của việc triển khai nguồn nhân lực trong cơ quan doanh nghiệp. Thông tin phân tích và thiết kế công việc có thể kết nối với hệ thống thông tin quản lý vị trí việc làm, vỡ nú hỗ trợ rất nhiều quyết định sách lược liên quan đến việc phân bổ nguồn nhân lực trong tổ chức.
- Hệ thống thông tin tuyển chọn nhân lực:
Chức năng tuyển chọn nhân lực nhằm đảm bảo cung cấp cho doanh nghiệp những nhân lực có đào tạo, có khả năng đảm đương vị trí nhân lực còn trống, xác định được từ hệ thống thông tin quản lý vị trí việc làm và mô tả bởi hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc. Chức năng tuyển chọn nhân lực cần tuân theo đúng quy định về hợp đồng lao động.
Một hệ thống thông tin tuyển chon nguồn nhân lực là rất cần thiết cho việc kế hoạch hóa việc tuyển chọn nguồn nhân lực. Hệ thống thông tin này sẽ thực hiện thu thập và xử lý nhiều kiểu thông tin khác nhau để lên kế hoạch. Đó có thể là danh sách các vị trí việc làm còn trống, danh sách về hưu.
- Hệ thống thông tin quản lý lương thưởng, trợ cấp, bảo hiểm xã hội:
Hệ thống thông tin hỗ trợ nhiều quyết định quản trị nhân lực sách lược khác nhau, đặc biệt là thông tin về lương thưởng và trợ cấp liên quan đến nguồn thông tin bên ngoài và các hệ thống thông tin khỏc. Cỏc kế hoạch lương thưởng có vai trò quan trọng trong việc tăng năng suất lao động của doanh nghiệp.
- Hệ thống thông tin đào tạo và phát triển nguồn lực:
Một hoạt động khác của phòng quản trị nhân lực là kế hoạch hóa và quản trị húa cỏc chương trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực nhằm nâng cao chất lượng nguồn lực trong cơ quan.
2.2.3. Các hệ thống ở mức tác nghiệp
Kế hoạch hóa nguồn nhân lực và đàm phán lao động là hai hoạt động chủ yếu của quản trị nhân lực ở mức chiến lược. Kế hoạch hóa nguồn nhân lực là quá
trình mà thông qua nó các doanh đảm bảo được đầy đủ về số lượng và chất lượng người lao động phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp.
Kế hoạch hóa nguồn nhân lực sẽ xác định các nguồn lực cần để thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp được vạch ra trong kế hoạch chiến lược, điều đó đồng nghĩa với việc dự báo các nguồn cung và cầu của nguồn nhân lực được yêu cầu.
Việc xác định số lượng và chất lượng cần cho các kế hoạch chiến lược gọi là quá trình dự báo về nguồn nhân lực, còn việc xác định các nguồn nhân lực có trong doanh nghiệp và ngoài doanh nghiệp gọi là dự báo cung nguồn nhân lực. Những dự báo này có thể được tiến hành ở mức vi mô hoặc vĩ mô.