2. HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA BVSC
2.2 Mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ của BVSC
2.2.3 Mô tả hoạt động kiểm soát nội bộ đối với quá trình cung cấp dịch vụ môi giới chứng khoán cho khách hàng
Mụi giới chứng khoỏn là 1 trong 7 dịch vụ chớnh của BVSC. Mặc dự là hoạt động cung cấp dịch vụ song nú mang những đặc điểm riờng khỏc biệt với cỏc loại hỡnh cung cấp dịch vụ khỏc (như dịch vụ kiểm toỏn, dịch vụ tư vấn luật…). Sự khỏc biệt này là do đặc thự của loại hỡnh kinh doanh chứng khoỏn quyết đinh.
Quỏ trỡnh thực hiện hoạt động mụi giới- tức làm trung gian giao dịch chứng khoỏn của BVSC diễn ra như sau:
Khách hàng
đặt lệnh (mua, bán)
Cỏn bộ nhận lệnh kiểm tra lệnh
Báo lại cho khách hàng
đặt lệnh khác Chuyển cho
người duyệt lệnh ký Chuyển cho cỏn bộ khỏc
đọc lờnh lờnTT GDCK
Kết thúc
Kiểm tra xem lệnh có phù hợp Không phù hợp
Có phùhợp
Cuối phiên giao dịch
in ra phiếu tổng hợp Nhận file tổng hợp từ
TTGDCK
In ra sổ lệnh tập hợp tất cả cỏc lệnh đặt trong ngày
cỏn bộ kiểm soỏt đối chiếu sổ lệnh và cỏc phiếu lệnh
Chuyển phiếu tổng hợp cho kế toỏn khúa CK/cắt tiền
Khi khỏch hàng (đó mở TK tại BVSC trước đú) đến đặt lệnh mua (lệnh bỏn), cỏn bộ nhận lệnh sẽ kiểm tra trong hệ thống phần mềm quản lý chứng khoỏn và tiền của khỏch hàng xem lệnh vừa đặt cú phự hợp hay khụng? (lệnh mua khụng phự hợp nếu như tài khoản tiền của khỏch hàng khụng cũn đủ để mua số lượng chứng khoỏn
loại được yờu cầu, cũn lệnh bỏn sẽ khụng phự hợp nếu như tài khoản lưu ký của khỏch hàng khụng cũn đủ số lượng chứng khoỏn mà khỏch hàng yờu cầu bỏn đi).
Như vậy sẽ xảy ra 2 tỡnh huống:
-Nếu như lệnh khụng phự hợp thỡ cỏn bộ nhận lệnh sẽ bỏo lại ngay cho khỏch hàng về lệnh khụng được thực hiện và đề nghị khỏch hàng đặt lệnh khỏc.
-Nếu như lệnh phự hợp thỡ cỏn bộ nhận lệnh sẽ ký vào tờ lệnh đú và đưa cho người duyệt lệnh (phú phũng hoặc trưởng phũng) kiểm tra và ký xỏc nhận. Lệnh sau khi đó cú đủ chữ ký của cỏn bộ nhận lệnh và người duyệt lệnh sẽ được đưa cho một cỏn bộ khỏc đọc lệnh lờn TTGDCK. Đại diện của cụng ty tại 2TTGDCK Hà Nội và TPHCM sẽ là người cuối cựng nhập lệnh lờn sàn giao dịch. Cuối phiờn giao dịch đú, cụng ty sẽ nhận được file tổng hợp từ 2 trung tõm giao dịch chứng khoỏn núi trờn ghi tất cả cỏc lệnh được khớp. Căn cứ vào đú, Cụng ty sẽ in ra phiếu tập hợp tất cả cỏc lệnh được khớp và chuyển cho bộ phận kế toỏn để tiến hành hạch toỏn, đồng thời cắt tiền trong tài khoản tiền của khỏch hàng đặt lệnh mua được khớp, hoặc khoỏ cỏc chứng khoỏn trong tài khoản lưu ký của khỏch hàng đặt lệnh bỏn được khớp. Bờn cạnh đú, cụng ty cũn tiến hành in ra sổ lệnh tập hợp tất cả cỏc lệnh được ĐẶT trong ngày để làm căn cứ cho cỏn bộ kiểm soỏt đối chiếu với cỏc phiếu lệnh thu được từ cỏn bộ nhận lệnh.
Cú thể nhận thấy quỏ trỡnh mua bỏn chứng khoỏn của khỏch hàng với vai trũ trung gian của BVSC được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống mỏy tớnh với cỏc phần mềm quản lý được thiết kế ưu việt bởi FPT và kết nổi trực tiếp với 2 trung tõm giao dịch chứng khoỏn lớn Hà Nội và TP HCM. Song xuyờn suốt quỏ trỡnh này, chỳng ta cú thể nhận thấy 1 số nhược điểm lớn mà theo đú sẽ chứa đựng khả năng tồn tại cỏc sai phạm khi khụng cú sự kiểm tra, kiểm soỏt hoặc kiểm tra, kiểm soỏt khụng đầy đủ, phự hợp:
Một là: lỗi do vụ ý hoặc cố ý làm sai lệch lệnh đặt của cỏn bộ đọc lệnh và cỏn bộ nhập lệnh cuối cựng lờn TTGDCK. Trờn mẫu lệnh thỏa thuận mua chứng
khoỏn (tham khảo ở trang sau) cú thể thấy trờn đú chỉ cú chữ ký của cỏn bộ nhận lệnh và người duyệt lệnh kiểm tra phần việc của cỏn bộ nhận lệnh. Cũn từ khi lệnh được đưa cho một cỏn bộ khỏc đọc lệnh lờn trung tõm và đại diện của cụng ty trờn trung tõm là người cuối cựng nhập lệnh lờn sàn thỡ khụng hề cú sự kiểm tra, giỏm sỏt của ai khỏc.Nếu như cỏn bộ đọc lệnh đọc sai hoặc cỏn bộ nhập lệnh nhập sai (số lượng chứng khoỏn được yờu cầu mua hoặc bỏn bị sai số lượng, loại chứng khoỏn…) thỡ sẽ khụng thể nào phỏt hiện ra để ngăn chặn kịp thời. Rủi ro kiểm soỏt của việc này là rất lớn. Bởi lẽ lệnh sai đú cú thể khụng được khớp trờn trung tõm giao dịch chứng khoỏn hoặc được khớp nhưng do sai về số lượng nờn làm thiệt hại đến lợi ớch của khỏch hàng. Lỗi này cú thể xảy ra do vụ ý nhập sai hoặc cố tỡnh nhập sai do thụng đồng với nhà đầu tư khỏc cũng đang cú ý định mua vào hoặc bỏn ra loại chứng khoỏn đú.
Với trường hợp lệnh khụng được khớp, khỏch hàng sau khi xem xột file dữ liệu tập hợp cỏc lệnh được khớp mà cụng ty cụng bố trong ngày sẽ chỉ hiểu là trong phiờn giao dịch đú, khụng tỡm được người cú cựng nhu cầu mua hoặc bỏn, số lượng chứng khoỏn mỡnh cần.
Với trường hợp lệnh được khớp nhưng với số lượng mua được ớt hơn (dễ xảy ra với loại chứng khoỏn đang tăng mạnh) hoặc số lượng bỏn ra ớt hơn (dễ xảy ra với loại chứng khoỏn đang giảm mạnh) khi đú, cỏn bộ đọc lệnh và cỏn bộ nhập lệnh cú thể đổ lỗi cho nhau vỡ khụng cú ai kiếm tra, kiểm soỏt phần việc của họ khi tiến hành. Khi xảy ra sự việc này, cụng ty chứng khoỏn sẽ gặp thiệt hại về cả uy tớn và tiền bạc. BVSC sẽ phải xin lỗi cụng khai tới khỏch hàng, khụng thu phớ giao dịch của khỏch hàng đặt lệnh đú, đồng thời phải tiến hành mua cho đủ hoặc bỏn ra đủ số lượng khỏch hàng yờu cầu trong lệnh đặt bị sai đú trong điều kiện giỏ của phiờn giao dịch sau chắc chắn đó thay đổi so với phiờn giao dịch trước, chưa kể đến trường hợp đó hết chứng khoỏn loại khỏch hàng yờu cầu mua. Mà trong thời đại kinh tế thị trường ngày nay, nhất là với 1 lĩnh vực kinh doanh nhạy cảm và nhiều
rủi ro như chứng khoỏn thỡ sai sút này cũn dẫn tới thiệt hại lớn cho khỏch hàng. Do đú, BVSC nờn cú quy định chặt chẽ hơn, với việc cú sắp xếp cỏn bộ kiểm soỏt theo dừi việc đọc lệnh của cỏn bộ đọc lệnh, cỏn bộ kiểm soỏt đặt tại TTGDCK để kiếm soỏt việc nhập lệnh lờn sàn của cỏn bộ nhập lệnh và cần thiết phải để lại dấu vết của sự kiểm soỏt để cú thể phõn định rừ ràng trỏch nhiệm cũng như truy tỡm nguồn của sai phạm. Hơn nữa, việc tổ chức kiểm tra trong quỏ trỡnh này của BVSC cũn chưa phự hợp ở chỗ: cuối ngày, cỏn bộ kiểm soỏt tiến hành đối chiếu sổ cỏc lệnh đặt trong ngày với phiếu lệnh tập hợp từ cỏn bộ nhận lệnh, trong khi phần việc của cỏn bộ nhận lệnh đó được người duyệt lệnh kiểm tra ký xỏc nhận đồng thời sau đú nú lại cũn được chuyển cho cỏn bộ khỏc đọc lệnh.Sự kiểm tra, kiểm soỏt như thế này dẫn tới tỡnh trạng “vừa thừa, vừa thiếu” khi mà cỏn bộ nhận lệnh khụng phải là người chịu trỏch nhiệm cuối cựng về lệnh sẽ lờn sàn ra sao mà lại bị kiểm tra tới 3 lần trong khi cỏn bộ đọc lệnh, cỏn bộ nhận lệnh khụng hề chịu sự kiểm tra, kiểm soỏt nào.
Hai là: Nhõn viờn mụi giới của BVSC khụng thực hiện việc ghi thứ tự, thời gian đặt lệnh vào phiếu lệnh (mặc dự trờn mẫu lệnh cú cột ghi thời gian) và mở sổ lệnh để theo dừi thứ tự, thời gian đặt lệnh theo quy định (mà chỉ in ra sổ tập hợp lệnh đặt khi đó kết thỳc phiờn giao dịch trong ngày), tạo nờn sự tựy tiện trong việc sắp xếp lệnh nhập vào hệ thống giao dịch của thị trường giao dịch chứng khoỏn, vỡ vậy mới xảy ra cỏc tỡnh huống trong thực tế: như vi phạm qui định về trật tự ưu tiờn lệnh khỏch hàng trước lệnh tư doanh hay việc “ưu tiờn’’ đặt lệnh trực tiếp vào hệ thống hệ thống giao dịch chứng khoỏn thành phố Hồ Chớ Minh cho một số nhà đầu tư, kể cả tổ chức và cỏ nhõn dẫn tới vi phạm nguyờn tắc trật tự thị trường. Đối với nhược điểm thứ hai này, cần khắc phục bằng cỏch trờn phiếu lệnh phải ghi rừ thời gian đặt lệnh và khỏch hàng chỉ việc ký vào lệnh đú nếu như thấy đỳng thời gian, số lượng, chủng loại…Sau đú cuối mỗi phiờn giao dịch hoặc cuối ngày, những người cú nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soỏt sẽ kiểm tra lại tờ lệnh khỏch hàng đó kớ, sổ lệnh và phiếu tập hợp cỏc lệnh được khớp xem cú phự hợp khụng.
LỆNH THỎA THUẬN MUA CHỨNG KHOÁN
Họ và tờn khỏch hàng (Full name):……….……….
Số CMND/ hộ chiếu (ID.No/Passport)………
Số tài khoản (Account No):
Mó chứng khoỏn
Số
lượng giỏ
Hỡnh thức thanh
toỏn
Chu kỳ thanh
toỏn