3.1 Đánh giá tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Nhận xét chung: Với hơn 4 năm hình thành và phát triển gắn liền với suốt quá trình vận hành của công ty, phòng tài chính kế toán ngày càng hoàn thiện bộ máy làm việc, nâng cao chất lượng làm việc, nâng lực chuyên môn của đội ngũ nhân viên ngày càng tiến bộ. Phòng tài chính kế toán không chỉ hoàn thành tốt chức năng kế toán ở mức ghi chép, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, để làm cơ sở lên các báo cáo tài chính mà còn thực hiện tốt công tác phân tích dự báo tài chính-kinh tế. Phòng tài chính kế toán của công ty cổ phần cung ứng sản phẩm va giải pháp phần mềm SSS là phòng tài chính kế toán của một công ty cung cấp dịch vụ do đó vai trò của kế toán quản trị đối với doanh nghiệp luôn được chú trọng. Trước mỗi quyết định mở rộng hay thu hẹp quy hoạt động kinh doanh, phòng tài chính-kế toán luôn đưa ra những nhận định, ý kiến tham mưu đầu tiên cho ban lãnh đạo công ty. Phòng tài chính kế toán của công ty luôn có thế mạnh trong việc lập dự toán, chuẩn bị hồ sơ vay vốn ngân hàng. Điều đó giúp cho quá trình hoạt động kinh doanh của công ty luôn trôi chảy, suôn sẻ không bị ngừng trệ vì thiếu vốn, thiếu nguồn lực. Tóm lại, phòng TC- KT của công ty không chỉ làm tốt công tác quản lý phân phối tài sản và nguồn tài chính của công ty theo đúng quy định của pháp luật, cho ra các báo cáo tài chính hợp lý hợp lệ mà còn giúp công ty sử dụng nguồn lực một cách tiết kiệm, hiệu quả và đạt được hiệu năng, tối đa hóa lợi nhuận.
Bộ máy kế toán của công ty:
Hoạt động hiệu quả, linh hoạt, có sự phối hợp liên kết hỗ trợ chặt chẽ với các phòng ban khác trong công ty đồng thời là cánh tay đắc lực tham mưu cho ban giám đốc công ty để đưa ra các quyết định đúng đắn về tài chính-kế toán cũng như việc sản xuất kinh doanh, quản lý, điều hành công ty.
Đội ngũ kế toán được đào tạo bài bản, có trình độ chuyên môn vững vàng, am hiểu chuẩn mực kế toán, luật kế toán, chế độ kế toán của Việt Nam đồng thời thường xuyên cập nhật những quy định mới của BTC, nhà nước về kế toán,thuế, lao động, bảo hiểm, tiền lương ...Hơn thế nữa đội ngũ kế toán của công ty còn rất giàu kinh nghiệm, nhiệt tình trách nhiệm với công việc.
Phòng tài chính-kế toán cũng dành một khoản kinh phí cho nhân viên tham gia các khóa học ngắn hạn và dài hạn để nâng cao kiến thức chuyên môn nghiệp vụ.
Hằng năm, phòng ban này luôn nhờ một công ty chuyên gia của phòng kỹ thuật tiến hành nâng cấp, rà xoát hệ thống thông tin kế toán, cập nhập phần mềm sao cho phù hợp bắt kịp với những thông tư nghị định mới ra.
3.2 ĐÁNH GIÁ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CUNG ỨNG VÀ GIẢI PHÁP PHẦN MỀM SSS
3.2.1.Ưu điểm
Thứ nhất, về chính sách kế toán chung:
Ưu điểm của hình thức sổ kế toán: chứng từ ghi sổ
Phù hợp khi số nghiệp vụ nhiều, nhiều đến múc phải phân loại nghiệp vụ kinh tế cùng loại, vì vậy phải tập hợp chứng từ cùng loại vào bảng kê, hoặc từ chứng từ cùng loại vào CTGS.
Tách rời trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống; phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ vào hai sổ tổng hợp riêng biệt là sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái. Cuối tháng lập bảng cân đối các tài khoản để kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép kế toán tổng hợp.
Nếu chứng từ phát sinh quá nhiều, có thể lập bảng kê chứng từ cùng loại trước, lấy số cộng để ghi CTGS, rồi lấy số liệu cộng ở CTGS ghi vào sổ cái, như vậy giảm được rất nhiều việc ghi chép vào sổ cái, vì vậy nhìn sổ cái không bị rối.
Dễ làm, dễ hiểu, thuận lợi cho việc phân công lao động kế toán, dễ ghi chép nên phù hợp với cả điều kiện kế toán thủ công và kế toán máy.
Thứ hai, về phần hành tài sản cố định:
Như đã trình bày ở trên,với cách phân loại tốt, công ty dể dàng quản lý TSCĐ, đồng thời biết cách sử dụng TSCĐ sao cho có hiệu quả nhất.
TSCĐ được theo dõi theo nguyên giá và giá trị còn lại là hoàn toàn phù hợp với việc hạch toán TSCĐ.
Nhìn chung việc hạch toán tăng giảm TSCĐ ở công ty được theo dõi, hạch toán đúng trình tự, mọi TSCĐ đều có hồ sơ riêng, các thủ tục, các hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận, biên bản thanh lý, giấy chứng nhận chất lượng liên quan đến TSCĐ được công ty xem xét kỹ càng.
Mỗi khi có TSCĐ tăng thêm, kế toán tính và xác định nguyên giá rõ ràng theo đúng quy định của Nhà Nước và tiến hành phân loại theo yêu cầu quản lý.
Hệ thống sổ sách kế toán TSCĐ ở công ty, kế toán căn cứ vào hồ sơ của TSCĐ định kỳ ghi vào sổ theo dõi TSCĐ theo các nội dung như tên, số hiệu, năm sử dụng, số lượng, nguyên giá, tỷ lệ khấu hao, mức khấu hao…rất thuận tiện cho công việc quản lý cũng như công việc tính khấu hao, từ đó có biện pháp sử dụng hợp lý.
Ở công ty áp dụng phương pháp tính khấu hao theo đường thẳng, phương pháp này có ưu điểm là công việc tính toán đơn giản, số khấu hao ổn định giữa các kỳ tạo giá thành ổn định và chi phí SXKD phân bổ đều.
Thứ ba, về phần hành tiền lương
Kế toán tiền lương của công ty được tuân thủ chính xác và đầy đủ theo các quy định của pháp luật hiện hành. Kế toán lương tính toán lương phải trả cho người lao động kịp thời, chính xác, đúng theo quy chế của công ty. Việc áp dụng các chính sách về bảo hiểm và lao động được kế toán tiền lương cập nhật kịp thời và áp dụng đầy đủ, thích hợp với tình hình thực tế của công ty.
Tiền lương làm thêm ngoài giờ được ghi nhận va tính toán một cách chính xác.
Điều này đã động viên tinh thần làm việc của nhân viên toàn công ty.
3.1.2. Những tồn tại và nguyên nhân Khối lượng công việc của kế toán trưởng:
Hiện nay, công ty cổ phần cung ứng sản phẩm và giải pháp phần mềm SSS đang không có kế toán tổng hợp, kế toán trưởng đang phải kiêm nhiệm công việc của kế toán tổng hợp.
Các kế toán phần hành của công ty hạch toán kế toán rất tốt nhưng việc tổng hợp, phân tích, lập và trình bày báo cáo tài chính lại chưa được chú trọng một cách thích đáng. Kế toán trưởng là người lập, chuẩn bị, trình bày các số liệu và thông tin kế toán. Không chỉ lập và trình bày các báo cáo tài chính theo luật định mà kế toán trưởng còn phải lập các báo cáo cho mục đích quản trị cho ban giám đốc công ty đưa ra các quyết định kinh doanh.Trong khi đó, kế toán trưởng cần nhiều thời gian để điều hành, giám sát, kiểm tra hoạt động của phòng kế toán cũng như cập nhật kịp thời những chính sách kế toán, các thông tư, nghị định mới được ban hành.
Trong những năm tới, khi quy mô của công ty mở rộng, số lượng khách hàng cũng như doanh thu công ty tăng lên nhanh, đòi hỏi công tác lập và trình bày báo cáo phải đáp ứng yêu cầu quản lý một cách kịp thời nhanh chóng.Chính vì vậy, nhu cầu có thêm một kế toán tổng hợp là hoàn toàn cần thiết. Kế toán tổng hợp sẽ là người đảm nhiệm chức năng lập và trình bày báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, hỗ trợ cho công tác quản lý.
Về hình thức chứng từ ghi sổ:
Đòi hỏi kế toán viên, kế toán trưởng phải đối chiếu khớp đúng số liệu giữa các lại sổ với nhau trước khi ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ cái.Trình độ của kế toán viên phải tương đối đồng đều.
Tuy hình thức này khá phù hợp nhưng việc ghi chép dễ trùng lặp, khối lượng ghi chép nhiều, khó quản lý sổ sách, công việc kiểm tra dồn vào cuối kỳ nên việc tính toán rất vất vả làm ảnh hưởng đến thời hạn lập và gửi báo cáo kế toán.
Về phần hành tiền lương:
Do số lượng nhân viên của toàn công ty ngày càng tăng và tương đối lớn, nên việc thủ quỹ trả lương bằng tiền mặt cho nhân viên công ty được xem là khá vất vả, tốn nhiều thời gian, dễ gây nhầm lẫn.
Hơn nữa, nhân viên công ty thường hay nhận tiền lương rồi nhưng quên không ký đầy đủ chữ ký và ghi rõ họ tên ngày tháng nhận tiền vào bảng thanh toán tiền lương của công ty nên thường hay nảy sinh tranh cãi và tốn thời gian để giải quyết tranh cãi, thủ quỹ mất thời gian xác nhận lại với nhân viên.
Công tác lưu trữ cũng trở nên cồng kềnh, việc mất mát chứng từ thanh toán tiền lương cũng dễ xảy ra.
Hơn nữa, về việc quyết toán thuế TNDN phả nộp cũng gặp khó khăn khi thanh toán tiền mặt cho nhân viên khi mà bảng thanh toán tiền lương bị mất, cháy, hỏng hay thiếu chữ ký của một vài nhân viên.
Về phần hành doanh thu:
Phần lớn các hợp đồng cung cấp dịch vụ về thiết kế phần mềm và hệ thống của công ty đều diễn ra và hoàn thành trong thời gian ngắn (thông thường từ 2 tuần đến 2 tháng) nên việc ghi nhận doah thu của kế toán phụ trách phần hành chưa được theo dõi một cách cụ thể, kịp thời.
Kế toán phần hành chủ yếu ghi nhận và hạch toán kế toán doanh thu tại thời điểm kết thúc hợp đồng, có biên bản thanh lý và nghiệm thu cuối cùng.Tuy nhiên, theo hầu hết các hợp đồng đều có nêu rõ các gói dịch vụ mà công ty cung cấp, tương ứng với mỗi gói dịch vụ sẽ là doanh thu mà công ty thu được. Như vậy, mỗi khi công ty hoàn thành một phần trong gói dịch vụ (ví dụ: hợp đồng bao gồm 3 gói dịch vụ là: thiết kế, vận hành và hỗ trợ quản lý, sử dụng trong thời gian 1 tháng thì khi khâu thiết kế và vận hành hoàn thành sau 1 tháng thì kế toán phải ghi nhận doanh thu cho phần công việc này hơn là đợi đến khi hoàn thành toàn bộ hợp đồng mới ghi nhận 1 khoản tổng cộng) thì kế toán phải ghi nhận khoản doanh thu cho gói dịch vụ đó.Đối với các hợp đồng thực hiện vào giai đoạn cuối năm rất dễ dẫn đến sai sót hạch toán doanh thu sai kỳ, ảnh hưởng đến doanh thu, lợi nhuận và số thuế phải đóng trong năm của công ty.
Kế toán phần hành của công ty có đủ năng lực để nhận biết điều này nhưng do chủ quan nên công tác hạch toán doanh thu chưa kịp thời.
3.3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CUNG ỨNG VÀ GIẢI PHÁP PHẦN MỀM SSS 3.3.1. Một số giải pháp đề xuất:
Về bộ máy kế toán:
Cần phân chia công việc của các kế toán viên một cách phù hợp, mỗi kế toán viên chỉ được chịu trách nhiệm về một số phần hành độc lập, không bị trùng chéo về chức năng.
Với quy mô của công ty ngày càng mở rộng; số lượng giao dịch kinh tế cũng tăng theo, công ty lên có kế hoạch tuyển dụng thêm nhân viên kế toán tổng hợp để đáp ứng với đòi hỏi của công tác hạch toán kế toán-tài chính ngày càng có nhiều thay đổi, yêu cầu khắt khe hơn.
Về công tác trả lương tại công ty:
Công ty lên thay đổi hình thức thanh toán tiền lương cho nhân viên công ty từ trả bằng tiền mặt sang trả bằng tài khoản ngân hàng.Có nghĩa là công ty sẽ làm thẻ ATM hoặc nhân viên công ty sẽ cung cấp số tài khoản ngân hàng cho kế toán-thủ quỹ.Tiền lương sẽ được thanh toán qua thẻ cho nhân viên công ty.
Hằng tháng, kế toán lương sẽ lập bảng thanh toán tiền lương và danh sách nhân viên công ty với họ tên, bộ phận và số tài khoản ngân hàng cần chuyển. Sau khi được giám đốc phê duyệt thì kế toán lương sẽ gửi bảng thanh toán tiền lương và danh sách nhân viên cho ngân hàng cùng với ủy nhiệm chi. Ngân hàng sẽ thực hiện việc chuyển tiền vào tài khoản cho từng nhân viên.
Làm như vậy, kế toán tiền lương và thủ quỹ sẽ bớt được một khối lượng lớn công việc, giảm thiểu việc phát sinh nhầm lẫm, trả thừa, trả thiếu trong quá trình thanh toán lương cho nhân viên.
Hơn nữa, việc quyết toán thuế, lưu trữ chứng từ cũng trở nên đơn giản và dễ dnag hơn rất nhiều.
Về công tác ghi nhận doanh thu:
Kế toán công ty nên ghi nhận doanh thu kịp thời, đúng kỳ để không chỉ phục vụ hiệu quả cho hoạt động báo cáo theo luật định mà còn hiệu quả cho quá trình quản trị nội bộ, báo cáo doanh thu, chi phí cho việc lên kế hoạch và đưa ra quyết định kịp thời.
Đối với nhà nước:
Về hệ thống pháp lý:
Để công tác kế toán tại công ty đạt hiệu quả khắc phục những tồn tại đang có thì điều kiện cần là nhà nước cần phải xây dựng hệ thống pháp luật kinh tế phù hợp với tình hình sản xuất-kinh doanh thực tế của các doanh nghiệp; giảm thiểu các thủ tục hành chính phức tạp, không còn cần thiết với hiện tại để tiết kiệm chi phí, thời gian cho các doanh nghiệp. Năm 2014, Luật Doanh Nghiệp mới được ban hành và đưa vào áp dụng, với việc bỏ con dấu doanh nghiệp, cải cách một số thủ tục hành chính như việc thay đổi nội dung giấy phép kinh doanh trở nên đơn giản hơn là một tín hiệu tốt cho các doanh nghiệp nói chung và cho công ty cổ phần cung ứng sản phẩm và giải pháp phần mềm SSS nói riêng.Hơn nữa, đối với hệ thống chế độ-chính sách kế toán thì Bộ Tài Chính cần phải ban hành các văn bản hướng dẫn cụ thể, chi tiết, dể hiểu hơn nữa để nhân viên kế toán tại công ty có thể vận dụng, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế -tài chính đúng với bản chất.Ngày 26 tháng 8 năm 2016, Bộ Tài chính ban hành thông tư 133 để thay thế cho quyết định 48, đây được xem là một bước cải cách chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc hạch toán kế toán gần với thông tư 200 và chuẩn mực kế toán quốc tế.
Đối với công ty
Công ty cần xây dựng hệ thống thông tin kế toán hoàn thiện, hiện đại và toàn diện với mục đích cải thiện công tác hạch toán tại công ty.Trong tương lai, để đáp ứng được yêu cầu quản lý tài chính tại công ty, công ty có định hướng chuyển đổi từ hệ thống kế toán thủ công kết hợp với hệ thống kế toán máy sang hệ thống kế toán máy tự động đồng bộ.Để làm được điều đó,công ty cần có đủ nguồn lực về tài chính, nhân lực. Về tài chính, công ty cần đầu tư, nghiên cứu hệ thống liên kết, hệ thống máy tính, xây dựng hệ thống mạng nội bộ cho riêng công ty mình. Về nhân lực, công ty cần đào tạo nguồn nhân lực kế toán có trình độ để có thể kiểm soát và sử dụng hệ thống thông tin kế toán hiện đại.