Công ty thực hiện lập BCTC hàng năm theo đúng chế độ kế toán hiện hành, sử dụng các biểu mẫu Nhà nước quy định.
- Bảng cân đối kế toán (mẫu số B01-DNN): lập định kỳ năm
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (mẫu số B02-DNN): lập định kỳ năm.
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (mẫu số B03-DNN): lập định kỳ năm.
- Bản thuyết minh báo cáo tài chính (mẫu số B09-DNN): lập định kỳ năm.
Chậm nhất là 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính, Công ty phải hoàn thành BCTC và gửi BC đến: Chi cục Thuế Thanh Trì - Hà Nội, Cục Thống kê Hà Nội, Các Ngân hàng mà Công ty mở tài khoản và vay tiền, …
Ngoài ra, hàng tháng, phòng Kế toán còn lập bảng tổng hợp các khoản phải thu, phải trả; bảng tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh, … nhằm cung cấp thông tin nhanh để phục vụ cho việc lập kế hoạch SXKD.
2/ Kế toán chi tiết tài sản cố định hữu hình
2.1. Tình hình thực tế công tác kế toán tài sản cố định tại công ty cổ phần nội thất trường học Đông Á.
Hiện nay toàn bộ TSCĐ của Công ty đợc phân loại theo đặc trng kỹ thuật. Căn cứ vào đặc trng kỹ thuật của TSCĐ mà toàn bộ TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình của Công ty đợc chia thành các nhóm tài sản chi tiết cụ thể hơn. Theo cách phân loại này, toàn bộ TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình của Công ty đợc chia thành các nhóm sau:
- Nhà cửa vật kiến trúc: khu nhà văn phòng Công ty, nhà máy sản xuất khu công nghiệp Quất Động và các khu nhà văn phòng phân xởng,...
- Máy móc thiết bị, máy cắt , máy mài,máy phun sơn, trạm quạt, thông gió, nồi hơi, bơm nớc, giá thuỷ lực ...
- Phơng tiện vận tải: Ô tô tải huyndai, ôtô nâng, ôtô phục vụ công tác giám sát sản xuất ...
- Thiết bị dụng cụ quản lý: Máy tính văn phòng, máy potocopy, máy đo và cảnh cáo khí, điều hoà nhiệt độ...
Cách phân loại này cho biết kết cấu TSCĐ theo đặc trng kỹ thuật của Công ty do đó cho biết hiện nay Công ty có những loại TSCĐ nào và tỷ trọng của từng loại trong tổng số là bao nhiêu.
Việc phân loại TSCĐHH theo đặc trưng kỹ thuật giúp cho công tác quản lý, sử dụng TSCĐHH dễ dàng hơn và có phương pháp trích khấu hao phù hợp với mỗi loại TSCĐHH. TSCĐHH của Công ty phân loại theo đặc trưng kỹ thuật được thể hiện qua biểu sau:
Toàn bộ TSCĐ dùng cho sản xuất kinh doanh năm 2009 đợc mô tả qua bảng sau:
Bảng TSCĐ dùng cho SXKD năm 2009 T
T Tên tài sản Nguyên giá Hao mòn TSCĐ Giá trị còn lại 1 Nhà cửa vật kiến trúc 19.679.326.802 6.472.116.152 13.207.870.650 2 Máy móc thiết bị 10.196.071.263 489.732.749 9.706.338.514 3 Phơng tiện vận tảI 3.335.311.335 1.166.903.142 2.168.408.193 4 Thiết bị dụng cụ quản lý 386.014.972 131.574.258 254.440.714 Tổng 33.596.724.372 8.260.326.301 25.337.0580.071
Từ biểu trên ta thấy nh à c ửa v ật ki ến tr úc , phương tiện vận tải và máy móc thiết bị chiếm tỷ trọng lớn trong tổng TSCĐHH của Công ty, phù hợp với đặc trưng ngành nghề sản xuất kinh doanh của Công ty.
2.3. Đánh giá TSCĐ tại Công ty
Để biết đợc năng lực sản xuất của TSCĐ sau trích khấu hao TSCĐ và phân tích hiệu quả sử dụng của TSCĐ thì cần đánh giá TSCĐ.
Tại Công ty cổ phần nội thất trờng học Đông á trong năm 2009 TSCĐ tăng chủ yếu là do mua sắm mới đa vào sử dụng và công trình lắp ráp cơ bản bàn giao. Việc
đánh giá TSCĐ ở Công ty đợc tuân thủ theo nguyên tắc: Đánh giá theo nguyên giá
và giá trị còn lại.
* Đánh giá theo nguyên giá:
Đánh giá TSCĐ tăng do mua sắm (mua mới hoặc mua cũ) bao gồm giá mua theo hoá đơn, lãi vay cho đầu t TSCĐ khi cha đa vào sử dụng, các chi phí vận chuyển, bốc dỡ, các chi phí sửa chữa, tân trang trớc khi đa vào sử dụng, chi phí vận chuyển, lắp đặt, chạy thử, thuế và lệ phí trớc bạ (nếu có).
Ví dụ: Ngày 10/12/2009 Công ty đầu t mua sắm và nhận xe ôtô 16 chỗ Ford Transit 29L với tổng trị giá: 533.434.182đ.
Trong đó: Giá trị xe là: 522.264.182 đồng ( Giá trị đó có VAT )
Lệ phí trớc bạ: 11.020.000 đồng Lệ phí đăng ký: 150.000 đồng Vậy nguyên giá của Tài sản là: 533.434.182 đồng
Đối với TSCĐ tăng do đầu t xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao đa vào sử dụng.
Nguyên giá TSCĐ = Giá quyết toán công trình bàn giao VÝ dô:
Ngày 01/07/2009 Công ty nhận bàn giao hoàn thành Công trình Nhà xởng lắp ráp thành phẩm.
Căn cứ vào biên bản nghiệm thu bàn giao, quyết toán công trình và hoá đơn chứng từ kèm theo. Kế toán xác định đợc nguyên giá của công trình là 4.436.718.181 đồng (giá trị cha có thuế VAT).
* Đánh giá TSCĐ theo giá trị còn lại:
Trong quá trình sử dụng TSCĐ bị hao mòn và h hỏng dần tạo ra giá trị hao mòn. Vậy trong quá trình sử dụng tài sản cố định, ngoài việc đánh giá TSCĐ theo nguyên giá cần phải xác định giá trị còn lại của TSCĐ đợc đánh giá nh sau:
Giá trị còn lại của TSCĐ = Nguyên giá TSCĐ - Giá trị hao mòn luỹ kế TSCĐ
Ví dụ: Ngày 18/12/2009 Công ty thanh lý Nhà phòng khám y tế Nguyên giá: 25.900.603đ
Giá trị hao mòn luỹ kế: 25.900.603đ
Kế toán xác định nh sau:
Giá trị còn lại của tài sản là:
25.900.603®- 25.900.603®= 0®
2.4. Hao mòn TSCĐ của công ty Cổ phần nội thất Đụng Á
Đó là hiện tợng giảm giá trị của tài sản cố định trong qúa trình nó đợc sử dụng, theo tác nhân gây hao mòn có 2 hiện tợng hao mòn
* Hao mòn hữu hình:
Là hiện tợng hao mòn do tác nhân của tự nhiên theo các qui luật khác nhau nh qui luật cơ học, qui luật hoá học ...
Do hao mòn hữu hình tà sản cố định giảm dần giá trị sử dụng so với ban đầu và dần dần bị loại ra khảo quá trình sản xuất ,tốc độ hao mòn hữu hình phụ thuộc vào chất lợng chế tạo, lắp đặt trình độ sử dụng và điều kiện làm việc của tài sản cố định.
Để đánh giá mức độ hoa mòn hữu hình tài sản cố định có thể đo lờng trực tiếp hao mòn qua sự giảm sút tính năng kỹ thuật của tài sản cố định hoạc gián tiếp đo l- ờng qua tỷ số thời gian sử dụng thực tế so với thời gian sử dụng đợc ấn định theo thiÕt kÕ.
* Hao mòn vô hình:
Là hiện tợng hao mòn do tác nhân thị trờng theo qui luật giá trị, tức là thời
điểm đánh giá hao phí lao động xã hội cần thiết để tái sản xuất ra tài sản cố định có tính năng kỹ thuật tơng tự đẫ giảm so với tài sản cố định đang sử dụng.
Do hao mòn vô hình tài sản cố định có thể cha bị hao mòn hữu hình nhng cũng bị giảm giá nếu nh đem bán lại. Hiện tợng hao mòn vô hình là tất yếukhách quan do tiến bộ kỹ thuật nên nó mang tính phổ biến với mọi tài sản cố định, tốc độ hao mòn vô hình do đó không phụ thuộc vào trình độ sử dụng và điều kiện làm việc của tài sản cố định mà chỉ phụ thuộc vào tiến bộ khoa học kỹ thuật
2.5.Kế toán chi tiết TSCĐ
a. Tại phòng kế toán:
Tại phòng kế toán của Công ty, kế toán sử dụng “Thẻ TSCĐ”, sổ TSCĐ toàn Công ty để theo dõi tình hình tăng, giảm hao mòn TSCĐ.
b. Tại đơn vị sử dụng:
Tại nơi sử dụng bảo quản TSCĐ (các phòng ban phân xởng, công trờng) sử dụng TSCĐ theo đơn vị sử dụng mở sổ theo dõi từng loại TSCĐ để xác định tăng giảm TSCĐ trong phạm vi bộ phận quản lý.
2.6.Hạch toán tổng hợp tình hình biến đổi tăng giảm TSCĐ
Hạch toán tăng TSCĐ
TSCĐ của Công ty chủ yếu đợc hình thành bằng nguồn vốn vay. Căn cứ vào nhu cầu đổi mới và bổ xung máy móc thiết bị của Công ty phòng kế hoạch vật t sẽ trình Giám đốc về kế hoạch mua mới TSCĐ. Sau khi Giám đốc phê duyệt sẽ tiến hành thủ tục đầu t mua sắm TSCĐ.
Các hồ sơ pháp lý, chứng từ ban đầu liên quan đến TSCĐ tăng do mua sắm là:
Quyết định đầu t, Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu hoặc quyết định chỉ định thầu, hợp đồng kinh tế, Biên bản nghiệm thu bàn giao đa vào sử dụng, hoá đơn GTGT, Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế; thẻ TSCĐ, sổ theo dõi TSCĐ tại đơn vị
sử dụng.
Cụ thể: ng y 10/12/2009 Công ty đã mua sắm và bàn giao cho Đội xe Vănà Phòng đa vào sử dụng xe ôtô 16 chỗ Ford Transit 29L. Giỏ trị nguyên giá của TSCĐ
bao gồm cả chi phí khác liên quan là: 533.434.182 đồng. Trong kỳ, kế toán thu thập được các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ mua TSCĐ n y bao gà ồm:
1. Đơn trình xin phê duyệt đầu t xe ôtô phục vụ điều hành sản xuất
2. Quyết định của giám đốc phê duyệt đầu t xe ôtô phục vụ điều hành sản xuất.
3. Quyết định của giám đốc về việc phê duyệt kết quả chào hàng gói thầu số 2 : Cung cấp 01 xe ôtô 16 chỗ ngồi một cầu chủ động lắp ráp trong nớc thuộc dự án
đầu t xe ôtô phục vụ điều hành sản xuất.
4. Hợp đồng kinh tế mua bán xe ôtô 16 chỗ ngồi.
5. Biên bản nghiệm thu kỹ thuật và bàn giao thiết bị Dự án : Đầu t xe ôtô phục vụ điều hành sản xuất
6. Hoá đơn giá trị gia tăng.
7. Uỷ nhiệm chi
8. Quyết định của giám đốc công ty về việc giao và quản lý tài sản cố định.
9. Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán xe ôtô 16 chỗ ngồi FORD TRANSIT 29L lắp ráp trong nớc.
10.Thẻ tài sản cố định.
11. Biên bản giao nhận tài sản cố định 12.Sổ chi tiết tăng TSCĐ thang 12/2009
Sổ chi tiết TSCĐ theo đơn vị sử dụng
Ghi tăng tài sản cố định Ghi giảm tài sản cố định
Ghi chú Chứng từ Tên, nhãn
hiệu, quy cách TSCĐ
Đơn vị tính
Số
lượng Đơn giá Thành tiền
Chứng từ Lý do
Số lượng
Thành tiền
SH NT SH NT
A B C D 1 2 3=1x2 E G H 4 5 I
GTGT
008577 10/12
Xe ôtô 16 ch ỗ F ord Tr
ansit 29L
chiếc 1 533.434.182 533.434.182
... ... ...
Bên cạnh việc ghi sổ chi tiết TSCĐHH theo đơn vị sử dụng, kế toán còn phải theo dõi tình hình sử dụng TSCĐHH tại đơn vị sử dụng mình như nhật trình của ôtô ,...để định kỳ theo tháng báo cáo lên phòng Tài chính - Kế toán làm căn cứ để trích và phân bổ khấu hao.
Cuối mỗi tháng, bộ phận kế toán đơn vị sẽ tập hợp các chứng từ, tài liệu có liên quan đến sự biến động TSCĐHH, tình hình sử dụng TSCĐHH lên phòng Tài chính - Kế toán. Căn cứ vào các chứng từ đó, phòng Tài chính - Kế toán sẽ tập hợp số liệu, trích và phân bổ khấu hao cho từng bộ phận sử dụng.
Phòng Tài chính - Kế toán sử dụng các sổ sau để thực hiện công tác kế toán chi tiết TSCĐHH: sổ theo dõi TSCĐ, sổ chi tiết tăng giảm TSCĐ và sổ tổng hợp TSCĐ. Sổ tổng hợp TSCĐ được lập cho toàn bộ TSCĐ ở Công ty phân theo nguồn hình thành và chi tiết cho từng nhóm loại. Mỗi TSCĐHH được lập một thẻ TSCĐ để theo dõi. Thẻ TSCĐ được lập cho từng đối tượng ghi TSCĐ của Công ty. Trong suốt quá trình sử dụng thẻ TSCĐ được lưu giữ tại phòng Tài chính - Kế toán. Căn
cứ để lập thẻ TSCĐ là biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản nghiệm thu TSCĐ và một số tài liệu liên quan khác. Thẻ TSCĐ bao gồm các nội dung: tên TSCĐ, số thẻ, các thông số kỹ thuật của TSCĐHH, số hiệu, ngày tháng của chứng từ, nguyên giá của TSCĐHH, hao mòn luỹ kế.
Ví dụ: Ngày 10 tháng 12 năm 2009 Công ty đưa xe ôtô 16 ch ỗ Ford Tr ansit 29L do Việt Nam sản xuất, trị giá 533.434.182 đồng bàn giao cho đội xe sử dụng, kế toán lập thẻ TSCĐ như sau:
Thẻ tài sản cố định
Công ty Cổ phần nội thất trường học đụng ỏ Mẫu số 02 - TSCĐ
Bộ phận: Phòng Tài chính – Kế toán Ban hành theo QĐ số 1864/1998/QĐ-BTC Ngày 16 tháng 12 năm 1998 Của Bộ Tài Chính Thẻ tài sản cố định
Sè :...
Ngày 10 Tháng 12 Năm 2009
Căn cứ vào Biên bản giao nhận TSCĐ số ..., Ngày 10 tháng 12 năm 2009 Tên, ký mã hiệu, quy cách (Cấp hạng TSCĐ): Xe ôtô 16 chỗ F ord Tr ansit Số hiệu TSCĐ: 29L
Nớc sản xuất ( Xây dựng): Việt Nam Năm sản xuất : 2009 Bộ phận quản lý, sử dụng: Đội xe Năm đa vào sử dụng: 2009
Công suất thiết kế : 16 chỗ ngồi hiệuSố
chứng tõ
Nguyên giá TSCĐ Giá trị hao mòn
Ngày, Tháng,
n¨m
Diễn giải
Nguyên giá Năm Giá trị
Hao mòn Cộng dồn
89522 18/04/07 Xe ôtô 16 chụ F ORD TRANSIT
533.434.182
Phụ tùng, dụng cụ kèm theo:
TT Tên, quy cách dụng cụ, phụ tùng Đơn vị tính Số lợng Giá trị
Đầy đủ dụng cụ đồ nghề tiêu chuẩn kèm theo xe
Ghi giảm TSCĐ chứng từ số: ...ngày...tháng ...năm...
Lý do giảm:...
Hằng năm, kế toán ghi năm sử dụng, giá trị hao mòn và cộng dồn giá trị hao mòn TSCĐ vào thẻ TSCĐ cho đến khi trích khấu hao hết.
Các chứng từ được đính với nhau thành một bộ hồ sơ TSCĐHH. Kế toán dựa vào bộ hồ sơ này tiến hành ghi sổ, sau khi ghi sổ kế toán lưu trữ và bảo quản bộ hồ sơ theo quy định hiện hành.
Kế toán tổng hợp tăng TSCĐHH do mua sắm sử dụng các tài khoản sau: TK 211, TK 331 và các TK có liên quan khác.
Các sổ sử dụng trong trường hợp tăng TSCĐHH do mua sắm bao gồm: Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 211 và Sổ Cái các TK có liên quan.
Ví dụ: Ngày 10 tháng 12 năm 2009 Công ty mua 01 xe Ôtô 16 ch ỗ F ord Tr ansit của X í nghi ệp c ổ ph ần đ ại l ý F ORD H à N ội, giá mua chưa thuế GTGT:
496.150.973 đồng, thuế GTGT 5%, tổng giá thanh toán là 522.264.182 đồng. Công ty đã thanh toán bằng chuyển khoản. Tổ nghiệm thu tiến hành nghiệm thu, chạy thử đảm bảo các thông số kỹ thuật của xe đúng theo thiết kế, đủ điền kiện đưa vào sử dụng.
Căn cứ vào các chứng từ: Hồ sơ mua sắm TSCĐHH như trên, kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 211: 496.150.973 Nợ TK 133: 26.113.209
Có TK 331: 522.264.182
Nhận bàn giao ôtô C ông ty tiến hành nộp phí trước bạ tại Chi cục thuế Thành phố Hà Nội và đăng ký biển kiểm soát tại Công an quận Hoàng Mai.
Số phí trước bạ phải nộp là 11.020.000 đồng, kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 211: 11.020.000 Có TK 1111: 11.020.000
Lệ phí làm thủ tục đăng ký xe hết 150.000 đồng, kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 211: 150.000
Có TK 1111: 150.000
Khi định khoản xong, kế toán tiến hành ghi vào Sổ Nhật ký chung:
Sổ Nhật ký chung CÔNG TY CỔ PHẦN nội thất trường học Đông á
Tổ 22 đường Phan Tr ọng Tu ệ - Quận Hoàng Mai – Hà Nội SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Chứng từ
Diễn giải
Tài khoản
Số phát sinh
Ngày Số Nợ Có
Số trang trước chuyển sang 2.589.662.249 2.589.662.249
06/12 GTGT 0091530
Mua ôtô 16 ch ỗ F ord tr ansit Thuế GTGT 5%
Tổng giá thanh toán
211 133 331
496.150.973 26.113209
522.264.182 09/12 UN 1142 Thanh toán cho xí nghi ệp 331
112
522.264.182
522.264.182 ...
10/12 PC 1121 Ô.Vinh TT lệ phí trước bạ xe khách Hoàng Trà
211 11111
11.020.000
11.020.000 ...
10/12 PC 1128 Ô.Vinh TT thủ tục đăng ký xe 211 11111
150.000
150.000 18/12 ... Xoá sổ Thanh lý nhà phòng y tế 214
211
25.900.603
25.900.603 18/2 ...
..
TT Chi phí thanh lý 811
111
1.500.000
1.500.000 Cộng chuyển sang trang sau 5.095.376.588 5.095.376.588
Ngày....tháng....năm....
KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI GHI SỔ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Sau đó, dựa vào Sổ Nhật ký chung kế toán tiến hành vào Sổ Cái tài khoản 211 như sau:
Sổ Cái tài khoản 211
CÔNG TY CỔ PHẦN nội thất trường học Đông á
T ổ 22 đ ư ng Phan Trọng Tuệ - Quận Hoàng Mai – Hà Nội
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Tài khoản: 211 – Tài sản cố định hữu hình Từ ngày: 01/01/2008 đến ngày: 28/12/2009
Số dư nợ đầu kỳ: 20.655.927.221 Chứng từ
Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh
Ngày Số Nợ Có
...
10/12 GTGT 0091530
Mua ôtô 16 ch ỗ F ord Tr ansit
331 496.150.973 ...
10/12 PC 1121 Ô.Vinh TT lệ phí trước bạ xe 11111 11.020.000 10/12 PC 1128 Ô.Vinh TT thủ tục đăng ký xe 11111 150.000 18/12 ... Thanh lý nhà phòng khám y tế 211 25.900.603 18/12 ... TT Chi phí thanh lý 111 1.500.000
Tổng phát sinh nợ:
Tổng phát sinh có:
Số dư nợ cuối kỳ:
Ngày....tháng....năm....
KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI GHI SỔ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Hạch toán giảm TSCĐ.
Trong quá trình sử dụng, TSCĐ của Công ty có thể bị h hỏng, không sử dụng
đợc, không an toàn hoặc không đáp ứng yêu cầu mới của hoạt động kinh doanh....
Vì vậy, để đảy mạnh hoạt động kinh doanh của mình, song song với việc đầu t mới TSCĐ, Công ty tiến hành đổi mới trang thiết bị bằng các hoạt động thanh lý, nhợng bán TSCĐ hoặc chuyển TSCĐ đang sử dụng đến đơn vị sử dụng khác. Ngoài ra, TSCĐ của Công ty còn có thể giảm do quyết toán hay do đánh giá lại. Khi tiến hành thanh lý tài sản, công ty đã lập hội đồng định giá, thuê trung tâm bán đấu giá và lập biên bản thanh lý TSCĐ, mọi thủ tục đều đợc tiến hành theo quy định của nhà nớc.
Theo đó, các hồ sơ liên quan gồm: Bảng kê TSCĐ h hỏng ứ đọng không cần dùng xin thanh lý, Biên bản giám định kỹ thuật TSCĐ; Biên bản họp hội đồng thanh xử lý TSCĐ; Quyết định thanh lý TSCĐ; Biên bản thanh lý TSCĐ
Quy trình luân chuyển chứng từ như sau: căn cứ vào tình trạng hiện tại của TSCĐHH lập tờ trình xin thanh lý TSCĐ trình lên Giám đốc. Giám đốc xem xét và phê duyệt . Giám đốc, ra quyết định cho phép thanh lý TSCĐHH. Các chứng từ có liên quan về thanh lý TSCĐHH được tập hợp gửi về phòng Tài chính - Kế toán.
Phòng Tài chính kiểm tra các chứng từ, định khoản ghi sổ kế toán và lưu giữ chứng từ theo quy định.
Nghiệp vụ thanh lý TSCĐHH sử dụng các tài khoản: TK 211, TK 214, TK 711, TK 811, TK 111.
Các sổ sử dụng trong nghiệp vụ này là: Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 211 và các sổ cái tài khoản có liên quan
Vớ dụ : Ngày 18 tháng 12 năm 2009 thanh lý Nhà phòng khám y tế do TSCĐ
này đã hết khấu hao và không còn nhu cầu sử dụng, nguyờn giỏ là :25.900.603đ, giỏ trị cũn lại là :0 đồng .Kế toán thu thập đợc các thủ tục có liên quan v à ti ến h nhà định kho n nhả ư sau: