Phương pháp xây dựng định mức tiêu thụ tại c- 123docz.net

PHẦN 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG

2.1. Quản trị mua hang

2.1.1. Phương pháp xây dựng định mức tiêu thụ tại công ty

Trong doanh nghiệp, công tác định mức nói chung và định mức tiêu dùng nguyên vật liệu nói riêng là một nội dung quan trọng của công tác quản lý. Có thể

nói rằng, muốn nâng cao chất lượng quản lý trong các doanh nghiệp, không thể

không coi trọng việc nâng cao chất lượng của công tác định mức. Cũng có thể nói rằng, định mức là cơ sở của các mặt quản lý trong doanh nghiệp. Định mức tiêu dùng nguyên vât liệu là cơ sở để xây dựng kế hoạch mua nguyên vật liệu, điều hòa, cân đối lượng nguyên vật liệu cần dùng trong doanh nghiệp. Từ đó xác định đúng đắn các mối quan hệ mua bán và ký kết hợp đồng giữa các doanh nghiệp với nhau và giữa các doanh nghiệp với các đơn vị kinh doanh vật tư.

Các nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất của công ty ô tô Toyota Việt Nam có thể chia làm hai loại:

Loại thứ nhất đó là những chi tiết của ô tô, đối với loại này thí số lượng chi tiết trên một xe là cố định chính vì vậy công tác xây dựng định mức là đơn giản. Chỉ

việc dựa vào tài liệu kỹ thuật hoặc yêu cầu của thiết kế để xác định lượng chi tiết mỗi loại cần dùng cho một xe. Chính vì vậy trong phạm vi nghiên cứu của chuyên đề em không đi sâu vào nghiên cứu.

Loại thứ hai đó là các các loại nguyên vật liệu mà việc sử dụng chúng hoàn toàn phụ thuộc vào tay nghề của người công nhân, điều kiện máy móc thiết bị

như Sơn, Xăng, Dầu Diezel, các loại keo và dầu mỡ sử dung trên xe. Đối với loại

nguyên vật liệu này công ty thường xác định định mức nguyên vật liệu xử dụng trên một xe sau đó có kế hoạch mua hàng thích hợp trong cả tháng. Việc xác định định mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho các nguyên vật liệu loại này đươc phòng kỹ

thuật sản xuất đưa ra dựa trên quá trình sản xuất thử và yêu cầu của tài liệu kỹ thuật.

Theo quy định của công ty, định mức tiêu thụ nguyên vật liệu của công ty phải được xem xét đánh giá lại 3 tháng một lần dựa vào số liệu tiêu thụ thực tế.

Trong trường hợp mức tiêu thụ nguyên vật liệu cho một sản phẩm nhỏ hơn định mức tiêu thụ được đưa ra bởi phòng kỹ thuật sản xuất. Nhân viên phòng kỹ

thuật sản xuất sẽ có trách nhiêm kiểm tra lại, nếu như lượng tiêu dùng thực tế này nhỏ hơn định mức đặt ra o kỳ trước mà không ảnh hưởng tới chất lượng của sản phẩm thì phòng kỹ thuật sẽ xem xét để xác định mức định mức nguyên vật liệu mới cho một sản phẩm.

Ngược lại trong trường mức tiêu thụ thực tế lớn hơn định mức tiêu dùng thì

nhân viên phòng kỹ thuật sản xuất cũng phải xem xét vấn đề dẫn đến mức tiêu thụ

lớn hơn định mức là gì. Nếu như do máy móc thiết bị có vấn đề dẫn đến mức tiêu thụ thực tế lớn hơn định mức tiêu dùng thì sẽ phải điều chỉnh lại máy móc. Còn trong trường hợp định mức bị sai thì cũng ngay lập tức phải điều chỉnh lại định mức tiêu dùng này.

2.1.2. Công tác quản trị mua hàng tại công ty ô tô Toyota Việt Nam 2.1.2.1 Quản trị mua hàng với các nguyên vật liệu nhập khẩu

Điều đặc biệt của công ty ô tô Toyota Việt Nam so với các công ty khác trong việc mua hàng từ nước ngoài đó là các sản phẩm được mua từ nước ngoài được mua thông qua các công ty trong tập đoàn Toyota và dưới sự chỉ định của công ty Toyota Nhật Bản chính vì vậy mà quy trình mua hàng đối với nguyên vật liệu này thường

không tuân theo các quy trình mua hàng thông thường. Sở dĩ như vậy là vì các chi tiết được sử dụng để lắp ráp trên ô tô được thiết kế bởi công ty ô tô Toyota Nhật Bản và chỉ có một số nhà cung cấp nhất định tại nước ngoài được chỉ định để sản xuất loại sản phẩm, nguyên vật liệu đó để đảm bảo tính tập trung cho sản xuất trong toàn tập đoàn giảm chi phí đầu tư dây chuyền, và giảm chi phí sản xuất bằng việc tăng sản lượng. Do đó việc xác định giá sản phẩm cũng như đảm bảo chất lượng cho các nguyên vật liệu này được chịu trách nhiệm bởi các công ty cung ứng trong tập đoàn Toyota.

Sơ đồ 2.1: Dòng chảy cung ứng nguyên vật liệu

Nguồn: Phòng Mua Hàng công ty ô tô TOYOTA Việt Nam

Với hình thức mua nguyên vật liệu như trên công ty đảm bảo được rằng chất lượng sản phẩm luôn được đảm bảo do có sự hỗ trợ của các công ty Toyota tại nước sở tại đảm bảo về chất lượng. Cũng như thống nhất nguồn thu mua nguyên vật liệu tại cùng một nhà cung cấp dẫn đến giảm được thời gian cũng như công sức trong quá trình đàm phán giá, đảm bảo được mọi sản phẩm của các công ty ô tô Toyota có

chất lượng tương tự nhau và giảm rủi ro trong quá trình mua hàng do bất đồng ngôn ngư, và không hiểu rõ nhà cung cấp. Tuy nhiên với quy trình mua hàng này cũng có

hạn chế, đó là công ty không chủ động được trong quá trình đàm phán giá, thêm vào đó là tăng thêm khâu trung gian chính vì vậy mà cũng tăng chi phí quản lý trong mua hàng.

2.1.2.2 Quản trị mua hàng với các nguyên vật liệu thu mua trong nước Đối với các nguyên vật liệu trong nước công ty có một quy trình mua hàng chung gồm các bước sau:

- Xác định nhu cầu về nguyên vật liệu - Tìm kiếm nhà cung ứng phù hợp

- Gửi thông tin về nhu cầu nguyên vật liệu tới nhà cung cấp bao gồm số

lượng, chủng loại, và các yêu cầu kỹ thuật tối thiểu phải gửi tới 2 nhà cung cấp - Yêu cầu nhà cung cấp chào giá nguyên vật liệu bao gồm cả phương án giao hàng

- Đánh giá giá chào bán nguyên vật liệu của nhà cung cấp và chất lượng sản phẩm theo yêu cầu kỹ thuật

- Lựa chọn nhà cung cấp có tính cạnh tranh

- Đàm phán giá và ký hợp đồng cung ứng nguyên vật liệu dựa trên nhu cầu về nguyên vật liệu của bộ phận sản xuất và đàm phán về phương án giao hàng.

Một trong những yêu cầu quan trọng mà công ty đặt ra đó là lượng nguyên vật liệu lưu kho nhỏ nhất (điều kiện lý tưởng là không có nguyên vật liệu lưu kho ) để giảm lượng vốn nằm trong hàng tồn kho chính vì vậy phương thức giao hàng được áp dụng trong công ty là phương án giao hàng theo loạt nhỏ vừa đủ với nhu cầu sản xuất của ca hoặc ngày sản xuất. Tuy nhiên khi đặt hàng với số lượng nhỏ

theo nhu cầu của từng ngày sản xuất sẽ có một vấn đề đó là với những nhà cung cấp mà có số lượng chi tiết cung cấp thấp và kích thước chi tiết nhỏ thì chi phí cho việc vận chuyển thường lớn nếu như vận chuyển một hoặc một nhóm nhỏ chi tiết. Theo thống kê của phòng mua hàng hiện tại có ba nhà cung cấp nội địa trong tổng số 15 nhà cung cấp nội địa co chi phí vận chuyển hàng hóa nguyên vật liệu chiếm tới sấp sỉ 40% chi phí mua nguyên vật liệu của công ty đó. Còn các công ty khác chi phí

vận chuyển chỉ chiếm từ 3% đến 5% tổng chi phí mua nguyên vật liệu.

Đồ thị 2.1:Tỷ lệ chi phí vận chuyển trên tổng chi phí mua hàng của các nhà

cung cấp trong nước

Nguồn: Phòng mua hàng công ty ô tô TOYOTA Việt Nam

Sở dĩ có vấn đề tỷ lế chi phí cho vận chuyển khá cao so với giá thành sản phẩm là vì các nguyên vật liệu này có giá thành sản xuất nhỏ. Kết hợp với hình thức đặt hàng theo lô của công ty dẫn tới tình trạng trên.

Đối với quy trình đặt hàng của công ty được chia ra lam ba giai đoạn:

Giai đoạn một là lập kế hoạch mua nguyên vật liệu, giai đoạn này diễn ra trước thời điểm mua nguyên vật liệu 3 tháng. Tại thời điểm này, dựa vào kế hoạch sản xuất kinh doanh trong 3 thang tới. Nhân viên phòng mua hàng sẽ gửi bản kế

hoạch mua hàng tới nhà cung cấp để nhà cung cấp lên kế hoạch mua nguyên vật liệu chuẩn bị sản xuất. Trong bản kế hoạch này có các thông tin ước tính sơ bộ về

số lượng và chủng loại từng loại sản phẩm yêu cầu.

Giai đoạn hai, trước thời điểm giao hàng một tháng bộ phận mua hàng của

công ty sẽ gửi bản yêu cầu cung cấp chính thức tới nhà cung cấp để nhà cung cấp tổ

chức sản xuất. Đây được coi là lần chốt danh sách và số lượng sản phẩm yêu cầu tới nhà cung cấp với kế hoạch giao hàng cụ thể từng ngày trong tháng tới nhà cung cấp, Giai đoạn ba, nhận hàng và thanh toán. Tại thời điểm trước khi giao hàng một ngày hoặc nửa ngày phòng mua hàng của công ty sẽ gửi đến nhà cung cấp bản yêu cầu cung cấp nguyên vật liệu. Trong bản yêu cầu này có ghi rõ thời gian cung cấp, số lượng yêu cầu và chủng loại của sản phẩm. Để đảm bảo tính thống nhất và

tiêu chuẩn hóa công ty có xây dựng lên một hệ thống thẻ yêu cầu hàng hóa mà trong hệ thống sản xuất Toyota gọi là “ KANBAN”.

KANBAN là một công cụ để vận hành hệ thống sản xuất của công ty ô tô TOYOTA Việt Nam. Đó một chiếc nhãn, thường được bọc bên trong một bao bì

nhựa. Trên KANBAN, thường chứa những thông tin sau:

Tên chi tiết, sản phẩm được sản xuất.

Sức chứa container.

Địa chỉ, ký hiệu của quy trình làm việc trước.

Địa chỉ, ký hiệu của quy trình sau.

Ngoài các thông tin chủ yếu đó, thì tuỳ vào loạI KANBAN và tuỳ vào tình hình cụ thể của mỗi doanh nghiệp mà có thể có thêm những thông tin khác.

*Chức năng của KANBAN.

Hướng dẫn: là công cụ hướng dẫn sản xuất và vận chuyển.(sản xuất chi tiết, sản phẩm nào, vận chuyển bao nhiêu…)

Tự kiểm tra: để ngăn ngừa sản xuất thừa. MỗI công đoạn tự kiểm tra để đảm bảo chỉ sản xuất những chi tiết, sản phẩm vớI số lượng cần thiết, tạI thờI điểm cần thiết.

chứa thông tin vật lý. ( Ví dụ: các thẻ KANBAN màu trắng, xanh lá, và vàng: màu trắng hoặc xanh thì chưa cần sản xuất ngay, màu vàng là tín hiệu việc sản xuất phảI được bắt đầu)

Cải tiến hoạt động: KANBANduy trì mức tồn kho tốI thiểu, giảm chi phí sản xuất, nhờ vậy doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả hơn.

Giảm chi phí quản lý: Hệ thống KANBAN cũng giúp giảm chi phí quản lý do hoạch định ngắn hạn không cần nữa, bởi bản chất kéo của hệ thống.

*Các nguyên tắc sử dụng KANBAN:

Nguyên tắc 1: Quá trình sau chỉ lấy đi các sản phẩm cần thiết từ quá trình trước với số lượng cần thiết ở thời điểm cần thiết.

Nguyên tắc 2: Quá trình phải sản xuất số lượng bằng số lượng đã lấy đi.

Nguyên tắc 3: Những chi tiết sản phẩm bị lỗi không được chuyển đến quá

trình sau.

Nguyên tắc 4: Tối thiểu số KANBAN.

Nguyên tắc 5: KANBAN được sử dụng để hiệu chỉnh đối với sự thay đổi nhỏ

trong nhu cầu.

Nguyên tắc 6: Số lượng các bộ phận chi tiết sản phẩm thực tế chứa trong hộp hoặc đóng gói phải bằng với số lượng ghi trên KANBAN.

*Điều kiện áp dụng hệ thống KANBAN:

1.Hệ thống thông tin phải rõ ràng, minh bạch.

2.Dòng sản xuất linh hoạt và thông suốt.

3.Thiết bị, máy móc phải được bố trí một cách hợp lý.

4.Các sản phẩm có thời gian thay đổi ngắn.

5.Các biến động ngẫu nhiên cần được loại bỏ.

6.Mối quan hệ với nhà cung cấp phải được củng cố và phát triển.

7.Lao động đa năng, có khả năng thay đổi chổ làm việc, có thể điều chỉnh và

bảo dưỡng máy móc.

8.Tiêu chuẩn hóa các bộ phận và đơn vị lắp ráp sản phẩm.

*Ý nghĩa của KANBAN đối với hệ thống sản xuât công ty ô tô Toyota Viêt Nam

1.Ưu điểm:

-Giúp nắm được tình hình máy móc thiết bị, phế phẩm phát sinh dựa vào dòng di chuyển thông tin nhanh giữa các chỗ làm việc.

-Phối hợp chặc chẽ giữa các chỗ làm việc.

-Thích ứng quá trình sản xuất và nhu cầu.

-Số lượng tồn kho là ít nhất.

-Không cần lập kế hoạch hàng ngày.

-Cho phép dao động 10% so với nhu cầu.

-Trong phân xưởng, hệ thống kiểm tra KANBAN là then chốt.

-Có khả năng hiệu chỉnh chính xác kế hoạch được lập trên MRP II.

2.Nhược điểm:)

-Khi áp dụng hệ thống KANBAN, xưởng sẽ không có tồn kho, vì vậy không đáp ứng được dao động lớn.

-Sự rối loạn của một công đoạn sẽ làm ảnh hưởng đến tòan hệ thống.

Phương pháp thanh toán: phương thức thanh toán áp dụng chung cho toàn bộ

hàng nội địa là một tháng một lần vào cuối tháng. Sau khi đã nhận đủ hóa đơn mua bán hàng hóa từ nhà cung cấp phòng mua hàng sẽ tổng hợp và gửi yêu cầu tới bộ

phận kế toán để tiến hành thanh toán.

Sơ đồ 2.2. Dòng chảy của KANBAN

2.2.Quản trị kho hàng

Một trong hai trụ cột chính của nguyên tắc sản xuất Toyota chính là “ Just In Time “ có nghĩa là đủ về số lượng, đúng về chủng loại tại thời điểm yêu cầu. Triết lý này có ảnh hưởng rất lớn tới toàn bộ hệ thống sản xuất của công ty ô tô TOYOTA nói chung và vấn đề quản trị kho hàng của công ty nói riêng. Mục tiêu tối cao cần đạt được đối với toàn bộ kho hàng của công ty theo triệt lý trên đó là lượng hàng dự trữ trong kho bằng không. Để thực hiện điều này, đòi hỏi một sự phối hợp chặt chẽ từ khâu lập kế hoạch sản xuất, đặt hàng, nhập kho và xuất kho và bố trí sản xuất theo kế hoạch đề ra.

Để thực hiện điều này, nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất sẽ được gửi tới nhà cung cấp thông qua hệ thống kênh thông tin chỉ thị sản xuất và giao hàng bằng

Kanban. Trong khi giao hàng tại kho của Toyota vào lần giao hàng trước người vận chuyển sẽ lấy KANBAN tại hộp KANBAN. Dựa vào thông tin cung cấp trên KANBAN nhà cung cấp sẽ chuẩn bị hàng giao cho một hoặc một số lần tiếp theo.

Trên Kanban co đầy đủ thông tin về sản phẩm mà công ty cần cho ngày sản xuât tiếp theo như mã hiệu sản phẩm, tên sản phẩm, số lượng yêu cầu, thời điểm yêu cầu, số lần giao hàng....

Sơ đồ 2.3: Minh họa dòng chảy Kanban giữa nhà cung cấp và Toyota

Nguồn: Phòng kho vận Công ty ô tô Toyota Việt Nam

Theo chu trình trên quá trình vận hành thông tin liên lạc giữa Toyota và nhà cung cấp diễn ra hoàn toàn tự động. Phòng tránh được những sai sót do quá trình giao hàng từ nhà cung cấp, cũng như giảm được thời gian giao hàng chậm. Theo số liệu thông kê của bộ phận mua hàng kể từ năm 2009 đến nay chỉ có 4 lần nhà cung cấp giao hàng sai và tổng thời gian giao hàng chậm làm ảnh hưởng tới quá trình sản xuất của công ty chỉ là 194 phút.

Đồ thị 2.2: Thống kê các vấn đề liên quan đến giao hàng.

Nguồn: Phòng mua hàng công ty ô tô TOYOTA Việt Nam

Qua số liệu thống kê ta thấy rằng số trường hợp giao hàng nhầm giao hàng chậm từ nhà cung cấp cũng như tổng số thời gian giao hàng chậm là khá thấp. Và có

xu hướng giảm dần qua các năm ( tổng số chỉ là 194 phút ). Điều đó chứng tỏ công ty có hệ thống kênh thông tin liên lạc với nhà cung cấp khá tốt.

2.3. Phương pháp giao nhận nguyên vật liệu 2.3.1 Công tác tiếp nhận nguyên vật liệu

Đối với hàng hóa nguyên vật liệu của nhà cung cấp trong nước như trên đã

trình bày, sau khi bộ phận kế hoạch gửi Kanban tới nhà cung cấp một bản sao của Kanban cũng được gửi tới bộ phận kho để bố trí nhận hàng. Trên thùng hàng