Bài 1. Cơ bản về Access 2007
1.2. Bắt đầu làm việc với cơ sở dữ liệu
1.2.6. Thêm một bảng vào Database
Bạn có thể thêm một bảng mới vào Database đã tồn tại bằng cách sử dụng công cụ trong nhóm Tables trên Tab Create.
Nhấp chuột vào nút Table để tạo một bảng trắng mới ở chế độ Datasheet View. Sau đó bạn hoàn toàn có thể nhập ngay dữ liệu vào bảng và Access sẽ tạo ra cấu trúc bảng cho bạn khi bạn thoát ra, hoặc bạn có thể sử dụng Design View để tạo ra cấu trúc bảng trước sau đó chuyển về chế độ Datasheet View để nhập dữ liệu. Bất kể bạn bắt đầu làm việc với bảng ở chế độ nào bạn đều có thể chuyển sang những chế độ hiển thị khác bằng cách sử dụng nút View trên thanh trạng thái.
Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT
http://www.k47cntt.net Page 63
Thêm một bảng, bắt đầu ở chế độ Datasheet view :
Trong Datasheet View, bạn có thể nhập ngay dữ liệu, và Access sẽ xây dựng cấu trúc cho bảng dựa trên những dữ liệu đó. Tên trường được đặt lần lượt (Field1, Field2, …), và các kiểu dữ liệu được Access tự động thiết lập tùy thuộc vào loại dữ liệu mà bạn nhập vào các trường.
Bước 1: Trên Tab Create trong nhóm Tables nhấp chọn Table .
Bước 2: Sau bước này Access sẽ tạo ra một bảng và đặt vị trí con trỏ tại ô trắng đầu tiên của cột Add New Field.
http://www.k47cntt.net Page 64 Chú ý: Nếu bạn không nhìn thấy cột có tên là Add New Field, có thể bạn vẫn đang ở chế độ Design View chứ không phải DataSheet View. Để chuyển qua chế độ hiển thị này bạn nhấp đúp chuột vào bảng đó trên thanh Pane Navigation.
Access sẽ nhắc bạn nhập vào tên cho bảng và chuyển sang chế độ hiển thị Datasheet view.
Bước 3: Trên Tab DataSheet, trong nhóm Field & Columns nhấp chọn New Field .
Access hiển thị Pane Field Templates, trong pane này chứa danh sách các kiểu trường thường được sử dụng.
Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT
http://www.k47cntt.net Page 65
Nếu bạn kéo thả một trong số chúng lên DataSheet của bạn, Acces sẽ tự động thêm trường đó vào bảng với tên là tên của kiểu dữ liệu đối với các trường cơ bản và tên như trường gốc nếu nó được lấy từ các bảng khác. Ngoài ra Access cũng
http://www.k47cntt.net Page 66 thiết lập những thuộc tính phù hợp cho từng trường. Bạn cần phải kéo và thả trường vào phần chứa dữ liệu trên DataSheet.
Như hình ảnh trên các bạn có thể thấy trường có tên Checkbox được lấy từ Basic Field và trường Description được lấy từ một bảng có sẵn trong cơ sở dữ liệu.
Bước 4: Để nhập liệu vào bảng, bắt đầu gõ từ ô trắng đầu tiên hoặc bạn cũng có thể dán dữ liệu từ một nguồn dữ liệu khác.
Chú ý:
- Để đổi tên một cột bạn nhấp đúp chuột vào phần tiêu đề của cột, sau đó gõ vào tên mới.
Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT
http://www.k47cntt.net Page 67
Tên trường bạn vừa đặt sẽ là nội dung hiển thị trường đó trên Pane Field List.
- Để di chuyển một cột, bạn hãy chọn nó bằng cách nhấp chuột lên phần tiêu đề của cột đó và kéo thả đến một vị trí bất kỳ trên DataSheet. Bạn cũng có thể chọn nhiều cột một lúc và di chuyển chúng đến vị trí mới.
Chèn thêm một bảng bắt đầu ở chế độ Design View: Ở chế độ Design View, đầu tiên bạn tạo một cấu trúc bảng mới, sau đó bạn chuyển sang chế độ DataSheet để nhập liệu, hoặc bạn có thể nhập dữ liệu vào bảng bằng những phương thức khác như dán vào hoặc chèn thêm.
Bước 1: Trên Tab Create trong nhóm Tables nhấp chọn Table Design .
http://www.k47cntt.net Page 68 Sau bước này trên màn hình xuất hiện một bảng mới ở chế độ Design.
Bước 2: Đối với mỗi trường trong bảng, bạn nhập tên trường trong cột Field Name, sau đó lựa chọn kiểu dữ liệu trong danh sách Data Type.
Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT
http://www.k47cntt.net Page 69
Chú ý:
Nếu bạn không nhìn thấy cột Field Name và cột Data Type, có thể bạn đang ở chế độ DataSheet thay vì chế độ hiển thị Design View, hãy nhấp chuột vào nút Design View trên thanh trạng thái của cửa sổ Access.
http://www.k47cntt.net Page 70 Access sẽ đưa ra thông báo yêu cầu bạn nhập tên mới cho bảng và sau đó tự động chuyển về chế độ Design View.
Bước 3: Nếu muốn, bạn có thể nhập vào thông tin để diễn giải cho các trường ở cột Description. Những thông tin này sẽ hiển thị trên thanh trạng thái khi bạn nhập dữ liệu vào trường đó. Và bạn cũng có thể sử dụng nội dung trên thanh trạng thái cho bất cứ điều khiển nào trên Form hoặc Report mà bạn tạo ra bằng cách kéo thả trường từ Pane Field List.
Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT
http://www.k47cntt.net Page 71
Bước 4: Sau khi đã thêm vào tất cả các trường cần thiết, bạn hãy lưu bảng lại bằng cách nhấp chọn nút Microsoft Office Button rồi chọn Save hoặc nhấp tổ hợp phím Ctrl+S.
http://www.k47cntt.net Page 72 Bước 5: Sau bước này bạn có thể nhập dữ liệu vào bảng bất cứ khi nào bạn chuyển sang chế độ hiển thị Datasheet View.
Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT
http://www.k47cntt.net Page 73
Ở chế độ này bạn di chuyển tới ô đầu tiên và nhập lần lượt dữ liệu cho từng bản ghi. Ngoài ra bạn cũng có thể dán dữ liệu vào bảng từ một nguồn dữ liệu khác.
Nếu sau khi đã nhập một số dữ liệu vào bảng, bạn lại chợt nhớ cần phải thêm một hoặc một số trường nữa mới phù hợp.
Thay vì việc chuyển về chế độ Design View như lúc ban đầu thiết kế bạn gõ thẳng dữ liệu vào cột Add New Field ở chế độ hiển thị Datasheet View.
http://www.k47cntt.net Page 74 Hoặc bạn cũng có thêm một trường mới bằng cách nhấp chọn nút lệnh New Field trong nhóm Fields & Column của Tab Datasheet.
Giáo trính Access 2007 - Lớp k47ĐH CNTT
http://www.k47cntt.net Page 75