Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người quản trị hệ thống, ngoài chương trình chính là thông báo kết quả còn có thêm một chương trình phụ kèm theo để cập nhật dữ liệu vào cơ sở dữ liệu. Người dùng có thể mở chương trình này thông qua menu của chương trình chính, kể cả lúc hệ thống đang hoạt động.
Các phần cập nhật dữ liệu trong chương trình này đều sử dụng đối tượng truy cập dữ liệu Microsoft DAO 3.6 . Mọi thao tác với cơ sở dữ liệu đều thông qua các phương thức có sẵn của DAO , đồng thời kết hợp với các câu lệnh SQL.
Trước khi thực hiện cập nhật dữ liệu, người sử dụng cần phải chọn năm học và lớp ở năm học đó. Mọi thao tác cập nhật sẽ ảnh hưởng tới một trong các
SVTH : Bùi Danh Đạt Trang 48
học sinh thuộc lớp đó. Chương trình cập nhật dữ liệu tổ chức dạng menu gồm 8 phần :
1. Học sinh :
-Dùng để cập nhật các thông tin chi tiết về học sinh
-Khi thêm một học sinh mới vào lớp được chọn, chương trình sẽ tự sinh ra một mã số cho học sinh đó. Mã số này được đánh theo số thứ tự tăng dần. Vì vậy, chương trình sẽ lấy mã số của học sinh cuối cùng trong bảng HOCSINH rồi tăng lên một đơn vị để làm mã số cho học sinh mới sắp sửa thêm vào. Mã số này sẽ luôn được chương trình quản lý, người dùng không thể tự ý thay đổi.
-Ở phần ngày sinh, để người sử dụng không phải lúng túng trong việc gõ ngày tháng theo kiểu của Mỹ (tháng/ngày/năm) , em đã viết thêm một hàm chuyển từ kiểu ngày/tháng/năm sang kiểu tháng/ngày/năm để lưu vào cơ sở dữ liệu. Nhờ đó, người dùng có thể gõ vào ngày sinh bình thường theo kiểu Việt Nam. Song song đó, em cũng phải viết thêm hàm chuyển ngược lại từ tháng/ngày/năm sang ngày/tháng/năm nhằm hiển thị ra màn hình ngày sinh được lấy từ cơ sở dữ liệu.
-Trong phần nơi sinh, tên của tất cả 61 tỉnh/thành phố đã được nạp sẵn vì một học sinh có thể học tại trường thuộc tỉnh/thành phố này nhưng lại được sinh ra ở một tỉnh/thành phố khác.
-Ứng với mỗi học sinh được thêm vào bảng HOCSINH thì mã số của học sinh đó cùng với mã lớp và mã năm học sẽ được cập nhật vào trong bảng HS_LOP để biết học sinh đó thuộc lớp nào ở năm học nào.
-Vì mỗi học sinh sẽ được gán cho một mã số duy nhất nên mỗi học sinh chỉ được thêm vào trong bảng HOCSINH một lần. Do đó, nút “Chuyển lớp”
được dùng để chuyển một học sinh từ lớp này sang lớp khác ở cùng năm học.
Nhờ đó mà các kết quả trước đó của học sinh sẽ vẫn được bào toàn. Công việc này đơn giản chỉ là cập nhật lại mã lớp mới thay cho mã lớp cũ.
-Tương tự , nút “Học sinh cũ” sẽ cho phép thêm tất cả các học sinh thuộc một lớp nào đó ở năm học trước vào lớp hiện tại ở năm học hiện tại. Lúc này chương trình chỉ cập nhật các học sinh vào bảng HS_LOP.
2. Nghỉ học :
SVTH : Bùi Danh Đạt Trang 49
-Dùng để thêm các lần nghỉ học của học sinh
-Phần nhập ngày nghi học được thiết kế tương tự như phần ngày sinh ở trên
-Dữ liệu sẽ được ghi vào bảng NGHIHOC 3. Lỗi vi phạm :
-Dùng để thêm các lần vi phạm nội quy của học sinh
-Phần nhập ngày vi phạm được thiết kế tương tự như phần ngày sinh ở trên
-Dữ liệu sẽ được ghi vào bảng VIPHAM 4. Điểm kiểm tra :
-Dùng để thêm điểm kiểm tra của học sinh -Dữ liệu sẽ được ghi vào bảng KQKIEMTRA 5. Điểm thi :
-Dùng để thêm điểm thi của học sinh -Dữ liệu sẽ được ghi vào bảng KQTHI 6. Kết quả cuối tháng :
-Dùng để thêm kết quả ở cuối tháng của học sinh -Dữ liệu sẽ được ghi vào bảng KQTHANG 7. Kết quả cuối học kỳ :
-Dùng để thêm kết quả ở cuối học kỳ của học sinh -Dữ liệu sẽ được ghi vào bảng KQHOCKY
8. Kết quả cuối năm học :
-Dùng để thêm kết quả ở cuối năm học của học sinh -Dữ liệu sẽ được ghi vào bảng KQNAMHOC
Ngoài ra, nhằm tạo sự linh động cho người dùng, chương trình còn cho phép thêm mới một số loại dữ liệu sau : năm học, lớp, lý do nghỉ học, lý do vi phạm nội quy, môn học, loại kiểm tra.
SVTH : Bùi Danh Đạt Trang 50