IV. CHUYÊN ĐỀ: KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN KIM DỆT HÀN VIỆT
3) Kế toán phải thu của khách hàng tại công ty
3.1 Tài khoản sử dụng
131 “ Phải thu của khách hàng”
Tài khoản này được sử dụng để phản ánh số nợ phải thu đối với khách hàng và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về cung cấp hàng hóa.
Tài khoản này kế toán mở số chi tiết với từng khách hàng Kết cấu tài khoản
Bên Nợ Bên Có
Số dư đầu kỳ
- Số tiền phải thu của khách hàng về cung cấp hàng hóa đã bán trong kỳ
- Số tiền thừa trả lại khách hàng, hoặc khách hàng không can nhận lại (số nhỏ)
-Số tiền khách hàng trả nợ, hoặc ứng trước khi mua hàng.
- Đồng ý xử lý chênh khoản phải thu khi khách hàng không thanh toán đủ tiền (số nhỏ)
- Doanh thu số hàng bị người mua trả lại (có thuế GTGT)
Tổng số phát sinh nợ Tổng số phát sinh có
Số dư cuối kỳ Số dư cuối kỳ
(*) Tài khoản này có số dư cả bên Nợ, bên Có Số dư bên Nợ: phản ánh số tiền còn phải thu của khách hàng
Số dư bên Có: phản ánh số tiền khách hàng đã thanh toán trước, hoặc doanh nghiệp đã thu hơn số phải thu
+ Chứng từ:
* Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng mẫu 01-GTKT-3LL để lập chứng từ khi bán hàng cho khách hàng.
Dựa vào Nghị định 89/2002/NĐ-CP ngy 07/11/2002 quy định về in, phát hành, sử dụng vè quản lý hóa đơn; Thông tư 120/2002TT-BTC ngày 30/12/2002 hướng dẫn thi hành Nghị định 89; kế toán lập hóa đơn giá trị gia tăng giao cho khách hàng khi bán hàng.
- Kế toán công nợ sẽ viết hóa đơn mỗi khi nghiệp vụ bán hàng phát sinh, kế toán giao 2 liên (liên 2 và liên 3) cho nhân viên kinh doanh, khi giao hàng, nhân viên kinh doanh giao luôn hóa đơn cho khách hàng và yêu cầu khách hàng ký tên vào vị trí người mua hàng, sau đó nhân viên kinh doanh giao trả liên 3, nếu người mua hàng ở xa, công ty giao hàng và hóa đơn qua đường bưu điện và khi đó vị trí chữ ký người mua hàng được ghi là “Bán hàng qua điện thoại”. Riêng đối với những khách hàng có thanh toán công nợ lâu, kế toán xuất hóa đơn nhưng chỉ giao cho khách bản photo trước, và giữ lại liên đỏ.
- Hóa đơn ghi 1 lần trên 3 liên, ghi đầy đủ các chi tiêu trên hóa đơn, chữ viết không tẩy xóa, không sử dụng mực đỏ, hai màu mực để viết hóa đơn, hóa đơn phải đầy đủ chữ ký của các vị trí có liên quan.
- Nếu hóa đơn ghi sai chưa xé ra khỏi cùi thì hủy xuất lại hóa đơn khác, nếu đã xé ra khỏi cùi thì phải làm biên bản hủy có chữ ký và đóng dấu của 2 bên, hóa đơn xuất lại phải có ghi “xuất thay thế hóa đơn số ….số seri …..ngày …tháng…
năm….”liên đỏ của các số hóa đơn hủy phải được lưu tại công ty. Nếu có xảy ra sự cố mất hóa đơn phải báo ngay chi cục thuế quận Tân Bình để làm các thủ tục cần thiết.
*Bên cạnh đó, kế toán công nợ theo dõi, tổng hợp công nợ mỗi tháng để đối chiếu bằng biên bản xác nhận công nợ
+ Cách nhập liệu vào phần mềm
- Tài khoản phải thu phát sinh khi bán hàng chưa thu tiền, hoặc khi khách thanh toán tiền, hoặc khi khách hàng trả trước ..như vậy kế toán có các cách cập nhật như sau:
- Bán hàng chưa thu tiền: Nhập vào loại chứng từ “HDBR” (Hóa đơn bán ra)
- Khách hàng thanh toán tiền trước hoặc sau khi đó liên quan đến tài khoản Tiền mặt tại quỹ hay tiền gửi ngân hàng, kế toán chọn nhập vào loại chứng từ “PT”
(Phiếu thu) hoặc “CTNH” (Chứng từ ngân hàng) như đã giới thiệu ở trên.
* Kế toán nhập mã đối tượng pháp nhân mỗi khi cập nhật tài khoản 131 + Sổ sách sử dụng:
Sổ cái tài khoản
Sổ chi tiết công nợ theo đối tượng khách hàng
CÔNG TY TNHH MTV KIM DỆT HÀN VIỆT Mẫu số S38-DN
27 Lê Trung Nghĩa, khu K300, phường 12, quận Tân
Bình (Ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC
Mã số thuê : 0305098303 Ngày 20-3-2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính)
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Mã hiệu: 131 – Phải thu khách hàng Từ ngày ... đến ngày ...
Ngày Chứng từ Diễn giải Nhật ký
chung TK Số tiền VND Ghi
Sổ Số Ngày Trang
số STT DU Nợ Có
SỐ DƯ ĐẦU KỲ CỘNG PHÁT SINH SỐ DƯ CUỐI KỲ
Ngày ....tháng ....năm ...
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc
CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN KIM DỆT HÀN VIỆT 27 Lê Trung Nghĩa, khu K300, phường 12, quận Tân Bình Mã số thuê : 0305098303
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN THEO ĐỐI TƯỢNG 131 – Phải thu khách hàng
Mã ĐVPN:
Từ ngày …đến ngày …..
Chứng từ Diễn giải TK VND
Loại Số Ngày DU Nợ Có
SỐ DƯ ĐẦU KỲ CỘNG PHÁT SINH SỐ DƯ CUỐI KỲ
Ngày ….tháng …nam
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc
Sổ tổng hợp công nơ
CÔNG TY TNHH MTV KIM DỆT HÀN VIỆT
27 Lê Trung Nghĩa, khu K300, phường 12, quận Tân Bình
Mã số thuế: 0305098303
SỔ TỔNG HỢP CÔNG NỢ THEO ĐỐI TƯỢNG 131 – Phải thu khách hàng
Từ ngày …đến ngày …
STT Mã Tên đối tượng pháp nhân
Số dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ Nợ (VND) Có (VND) Nợ (VND) Có (VND) Nợ (VND) Có (VND)
1 …
2 …
… …
TỔNG CỘNG
Ngày …tháng …năm
Người lập Kế toán
trưởng Giám đốc