CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC HỒNG PHÚC
3.2. Đánh giá về tổ chức hệ thống kế toán
Thứ nhất về hình thức kế toán: Công ty áp dụng hình thức kế toán theo hình thức Nhật ký chung. Việc sử dụng hình thức nhật ký chung là phù hợp với đặc điểm quy mô sản xuất của Công ty. Hệ thống sổ sách có cấu trúc đơn giản, dễ theo dõi, dễ kiểm tra đối chiếu chi tiết theo từng chứng từ gốc, tạo khả năng tổng hợp xử lý và cung cấp thông tin kịp thời.
Thứ hai về tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng thống nhất phù hợp với quy mô của doanh nghiệp và đảm bảo tuân thủ đúng luật Kế toán và chế độ kế toán hiện hành của doanh nghiệp vừa và nhỏ. Để phù hợp với tình hình và đặc điểm của Công ty, kế toán đã mở các tài khoản cấp 2, cấp 3 cho các tài khoản doanh thu, chi phí nhằm phản ánh một cách chi tiết, cụ thể hơn tình hình biến động của các loại tài sản của Công ty và giúp cho kế toán thuận tiện hơn cho việc ghi chép một các đơn giản, rõ ràng và mang tính thuyết phục hơn.
Thứ ba về hệ thống sổ sách sử dụng: Nhìn chung Công ty đã sử dụng tương đối đối đầy đủ các sổ sách dùng để hạch toán doanh thu, chi phí và xác
định kết quả sản xuất kinh doanh, thống nhất theo chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC và chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ tài chính ban hành. Hệ thống sổ sách kế toán được ghi chép và lập đầy đủ, đúng thời gian và chế độ kế toán, đặc biệt các nghiệp vụ phát sinh luôn được hạch toán kịp thời, thực hiện tốt kế toán chi tiết.
Thứ tư về chứng từ sử dụng: Hệ thống chứng từ mà kế toán Công ty sử dụng được vận dụng đúng theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
Chứng từ được tổ chức hợp lý, ghi chép đầy đủ, trung thực các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, được lưu trữ và bảo quản cẩn thận. Các chứng từ của phần hành doanh thu và chi phí (Hóa đơn GTGT, Phiếu chi, Phiếu thu, Phiếu xuất kho…) đều được sử dụng đúng mẫu của Bộ Tài chính ban hành, những thông tin kinh tế về nội dung của các nghiệp vụ kinh tế để được ghi đầy đủ, chính xác vào chứng từ.
Bên cạnh Công ty ứng dụng máy tính trong công tác kế toán quản trị thì việc áp dụng hình thức nhật ký chung khi làm bằng phương pháp thủ công có ưu điểm là đơn giản, dễ hiểu, quan hệ đối chiếu số liệu được chặt chẽ. Các sổ sách dùng trong quá trình hạch toán doanh số bán hàng và xác định kết quả bán hàng nhìn chung là rõ ràng, đầy đủ, phản ánh được một cách chi tiết cho từng nhóm hàng. Hàng hoá của Công ty rất phong phú, đa dạng vì vậy kế toán Công ty áp dụng phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO) trong việc tính trị giá hàng xuất kho là hoàn toàn phù hợp. Như vậy sẽ tránh được tình trạng hàng ở trong kho quá lâu, dễ dẫn đến hư hỏng hoặc quá thời gian sử dụng, đồng thời tiết kiệm được chi phí bảo quản, lưu kho. Trong kế toán hàng hoá:
Hàng hóa nhập, xuất trong Công ty đều được cập nhật trên máy, khi có nghiệp vụ mua hàng hoặc bán hàng phát sinh máy sẽ tự động tính ra số tồn kho. Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt với đội ngũ nhân
viên kế toán có trình độ nghiệp vụ, sử dụng thành thạo máy vi tính, ham hiểu biết, nhiệt tình và say mê trong công việc.
3.2.2. Những tồn tại và nguyên nhân
Bên cạnh những ưu điểm đã nêu trên, tổ chức kế toán của Công ty vẫn còn một số tồn tại cần phải được khắc phục và tiếp tục hoàn thiện.
Thứ nhất, việc sử dụng tài khoản và tổ chức hạch toán ban đầu còn chưa thống nhất và rõ ràng.
Thứ hai, mặc dù Công ty áp dụng hình thức nhật ký chung song trên thực tế việc phân công và chuyên môn hoá các phần hành kế toán cho từng nhân viên kế toán trong Công ty còn chưa được rõ ràng. Cụ thể là kế toán bán hàng phụ trách quá nhiều công việc. Mặt khác do tổ chức, sắp xếp thời gian và công việc chưa hợp lý nên khối lượng công việc thường bị dồn vào cuối tháng.
Thứ ba, đối với các doanh nghiệp thương mại, vốn lưu động chiếm một tỷ lệ khá cao và là một nguồn vốn vô cùng quan trọng, trong đó “phải thu của khách hàng” là một loại vốn trong thanh toán cần phải được quản lý một cách chặt chẽ, nghiêm ngặt vì loại tài sản này rất dễ bị thất thoát. Theo quy định chung của Công ty thì cuối ngày NVBH phải nộp lại số tiền bán được trong ngày cho thủ quỹ song trên thực tế công ty vẫn chưa có biện pháp để giám sát, quản lý tình hình thu tiền hàng của NVBH vì có trường hợp NVBH đã thu được tiền hàng nhưng vẫn báo cáo là chưa thu được và ghi nhận nợ cho khách hàng. Ngoài ra công ty vẫn chưa áp dụng việc lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi.
Thứ tư, hàng hoá của Công ty đa dạng, phong phú về mẫu mã, chủng loại và đã được phân theo từng mảng và từng nhóm, mỗi nhóm hàng có một tỷ lệ hoa hồng khác nhau, song trên thực tế khi tiến hành hạch toán tiền hoa hồng đại lý Công ty vẫn chưa mở tài khoản chi tiết doanh thu hoa hồng đại lý
cho từng nhóm hàng, điều này gây khó khăn cho kế toán trong việc theo dõi và quản lý chi tiết về chỉ tiêu này theo từng nhóm hàng.