Sau nửa nhiệm kỳ thực hiện Đề án số 05-ĐA/QU ngày 14/4/2016 của Quận ủy Hà Đông về “Xây dựng cơ quan điện tử, tiến tới xây dựng chính quyền điện tử quận Hà Đông giai đoạn 2016 - 2020”, với sự vào cuộc quyết liệt, đồng bộ của cả hệ thống chính trị, đến nay đã khẳng định được chủ trương đúng đắn của quận, làm chuyển biến rõ nét hiệu quả hoạt động của cơ quan nhà nước từ quận đến phường theo hướng hiện đại, chuyên nghiệp.
Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 theo Mô hình khung và Đề án 30 của UBND thành phố Hà Nội áp dụng cho từng cơ quan, trình lãnh đạo UBND quận phê duyệt và ban hành Quyết định công bố Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008
quận phụ trách Văn hoá - xã hội làm Trưởng ban và giao Văn phòng UBND quận là cơ quan thường trực Ban chỉ đạo. Đến nay đã niêm yết tại bộ phận một cửa và xây dựng quy trình và đưa ra thực hiện theo hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 đối với 272 thủ tục hành chính, đạt 100% kế hoạch.
Ban Chỉ đạo ISO quận đã ban hành ISO về mục tiêu chất lượng, chính sách chất lượng và các quy trình : Quy trình duy trì và cải tiến hệ thống chất lượng; Quy trình quản lý tài liệu; Quy trình xử lý văn bản đến; Quy trình quản lý hồ sơ; quy trình giải quyết đơn thư, khiếu nại, tố cáo; Quy trình quản lý dự án đầu tư bằng ngân sách nhà nước; quy trình thu chi ngân sách… qua đó việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO đã góp phần hiệu quả vào thực hiện nhiệm vụ chính trị của quận nói chung và công tác cải cách hành chính nói riêng.
2.2.1. M c tiêu ch t lụng tiêu chuẩn ất lượng ượngng
- Đảm bảo 100% các công việc được giải quyết theo đúng trình tự và đúng quy định của pháp luật.
- 100% cán bộ công chức nằm trong phạm vi được đào tạo về Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
- Các cam kết nêu trên được xem xét thường xuyên nhằm cải tiến liên tục, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của toàn xã hội và công cuộc cải cách hành chính.
2.2.1. Chính sách ch t lất lượng ượngng
Với phương châm: “Giải quyết công việc đúng luật, đơn giản, thuận lợi, công khai”
Lãnh đạo cùng toàn thể cán bộ, công chức, nhân viên của Ủy ban nhân dân quận Hà Đông cam kết cống hiến và phục vụ một cách tận tụy, bằng tất cả tri thức và tinh thần trách nhiệm cao nhất nhằmthực hiện tốt công tác quản lý, điều hành.
Cụ thể như sau:
1. Xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trên các lĩnh vực hoạt động: thống kê báo cáo kinh tế - xã hội; xử lý, giải quyết công văn giấy tờ đi đến; tiếp nhận, giải quyết đơn kiến nghị, khiếu
nại, tố cáo; quản lý các dự án đầu tư xây dựng bằng kinh phí nhà nước; quản lý thu, chi ngân sách; xét cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ở; chuyển nhượng quyền sử dụng đất ở; xét, cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; cấp và gia hạn cấp giấy phép xây dựng nhà ở phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của UBND quận, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính trong giai đoạn hiện nay.
2. Thực hiện các thủ tục hành chính theo hướng công khai, đơn giản và thuận lợi phục vụ tốt nhất nhu cầu của công dân và các tổ chức xã hội;
3. Đảm bảo các công việc được giải quyết đúng quy trình, thời gian theo quy định của pháp luật.
4. Xây dựng môi trường làm việc khoa học tạo điều kiện nâng cao năng lực, tinh thần trách nhiệm của cán bộ, công chức, nhân viên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
5. Thực hiện tốt, hết chức năng, thẩm quyền của cơ quan quản lý Nhà nước, góp phần thực hiện đúng, thống nhất các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước.
2.2.2. Ứng dụng ISO trong cải cách hành chính
Nửa đầu nhiệm kỳ 2015 - 2020, Quận ủy, UBND quận xác định là giai đoạn xây dựng nền tảng căn bản về CNTT, đầu tư, triển khai mạnh mẽ hạ tầng, trang thiết bị, các hoạt động ứng dụng và phát triển CNTT, tạo bước chuyển biến căn bản về xây dựng cơ quan điện tử và làm nền tảng hướng tới xây dựng chính quyền điện tử quận Hà Đông. UBND quận đã chỉ đạo các phường rà soát, thành lập, kiện toàn Ban chỉ đạo cải cách hành chính cấp phường do đồng chí Chủ tịch UBND phường làm Trưởng ban chỉ đạo, chịu trách nhiệm toàn diện về cải cách hành chính, ứng dụng CNTT tại đơn vị.
Cùng với đó, quận đã tập trung trang bị hệ thống hạ tầng, thiết bị phục vụ cho việc ứng dụng CNTT trong quản lý, điều hành như: hệ thống mạng nội bộ, các thiết bị mạng, thiết bị an ninh bảo mật; hệ thống máy chủ, hệ thống lưu trữ chuyên dụng; hệ thống kiểm soát an ninh vào/ra, camera giám sát; hệ thống điều hòa không khí, điện, sàn nâng kỹ thuật, chiếu sáng; hệ thống phòng cháy chữa
cháy tự động FM200; triển khai lắp đặt wifi phủ sóng toàn bộ trụ sở quận phục vụ CBCC và dành riêng phục vụ công dân khi đến làm việc tại quận; hệ thống trang thiết bị cho bộ phận một cửa quận và 17 phường… Bên cạnh đó, quận cũng tích cực triển khai phần mềm Quản lý văn bản & điều hành tác nghiệp, thư công vụ, tiếp tục duy trì ổn định phần mềm một cửa cấp quận, hệ thống Cổng thông tin điện tử quận và trang thông tin điện tử 17 phường.
Năm 2016 và 2017, quận Hà Đông đã tiếp nhận và đưa vào vận hành 16 dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4 do Thành phố triển khai, bố trí 35 điểm hỗ trợ có máy tính, máy in, máy quét và lực lượng cán bộ, đoàn viên hướng dẫn người dân thực hiện thủ tục hành chính bằng hình thức trực tuyến, nhận được sự ủng hộ và đồng thuận cao của người dân. Nhờ đó, tính đến 31/12/2017, ở cấp phường đã tiếp nhận 14.921 hồ sơ trực tuyến mức độ 3,4 (đạt tỷ lệ 99,7% trực tuyến) thực hiện trả trước hạn 12.865 hồ sơ, đúng hạn 1.849 hồ sơ, quá hạn 843 hồ sơ (tỷ lệ 5,6%). 2 tháng đầu năm 2018 tiếp nhận 2.191 hồ sơ, trả trước hạn 2.080 hồ sơ, đúng hạn 111 hồ sơ, không có hồ sơ quá hạn. Tính đến ngày 31/12/2017, ở cấp quận đã tiếp nhận 734 hồ sơ trực tuyến, đạt 100% trực tuyến, trả trước hạn 536 hồ sơ, đúng hạn 190 hồ sơ, quá hạn 8 hồ sơ (tỷ lệ: 1,1%).
Trong 02 tháng đầu năm 2018 tiếp nhận 117 hồ sơ, trả trước hạn 100 hồ sơ, đúng hạn 17 và không có hồ sơ quá hạn.
Với những nỗ lực của cấp ủy, chính quyền và nhân dân quận Hà Đông trong hiện đại hóa hành chính, năm 2017 quận Hà Đông đã được thành phố công nhận xếp thứ 1/30 quận huyện về thực hiện chế độ một cửa, cơ chế một cửa liên thông; xếp thứ 4/30 về hiện đại hóa hành chính và xếp thứ 10/30 về công tác cải cách, chỉ đạo điều hành.
2.2.3. Ứng dụng ISO trong quản lý văn bản đi + Quản lý văn bản đi
Stt Trách nhiệm Trình tự công việc Tài liệu/ Biểu mẫu 1. Thủ trưởng phòng
ban, đơn vị
5.1.1 Phân công soạn thảo
văn bản
2. Cán bộ được phân
công 5.1.2
3. Thủ trưởng phòng,
ban, đơn vị 5.1.2
4. Chuyên viên văn
phòng 5.1.3
5. Chánh văn phòng 5.1.3
BM-04-03 - Phiếu xử lý VB đến
6. LĐUBND Quận 5.1.4
7. Văn thư 5.1.5, chương
trình phần mềm:
Quản lý văn bản đi đến, Cập nhập văn bản lên cổng giao tiếp điện tử Quận..
8. Văn thư/ cán bộ được phân công
5.1.6, Sổ bàn giao công văn (BM- 04-01)
9. Văn thư 5.1.6
Mô tả quá trình xử lý văn bản đi Quy trình quản lý văn bản đi:
1. Phân công soạn thảo
Căn cứ trên nội dung văn bản cần soạn thảo, thủ trưởng phòng ban, đơn vị phân công cán bộ soạn thảo dựa trên chức năng, nhiệm vụ của cán bộ đó theo quy chế phân công hoạt động của phòng, ban, đơn vị.
2. Soạn thảo văn bản
- Các chuyên viên thuộc các phòng, ban chuyên môn, các đơn vị trực thuộc Quận khi được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải tuân thủ theo Thông tư
Kiểm tra, ký nháy
Kiểm tra, phê duyệt
Soạn thảo văn bản
Chuyển lại VB cho trưởng đơn vị
Kiểm tra nội dung, tính pháp lý và ký nháy văn Kiểm tra nội dung, thể
thức VB và trình - +
-
Kiểm tra thể thức VB, chữ ký của người có thẩm quyền
và đăng ký văn bản đi
Gửi văn bản đi
Lưu hồ sơ
liên tịch số 55/2005/TTLB-BNV-VPCP về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Thủ trưởng các phòng, ban, các đơn vị trực thuộc Quận được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản sẽ ký nháy vào dòng cuối cùng bên phải của nơi nhận, đồng thời phải chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của các văn bản đó.
3. Kiểm tra
- Chuyên viên Văn phòng có trách nhiệm kiểm tra về thể thức và nội dung các văn bản do các phòng, ban chuyên môn chuyển đến. Đối với các văn bản đạt yêu cầu, chuyên viên VP trình LĐVP xem xét trong vòng 01 ngày kể từ ngày nhận được văn bản do các đơn vị chuyển đến. Chánh văn phòng ký nháy vào bên phải quyền hạn, chức vụ người ký đối với các văn bản đạt yêu cầu và trình LĐUBND Quận ký phê duyệt.
- Đối với các văn bản không phù hợp về thể thức hoặc các văn bản cần phải sửa đổi, Lãnh đạo Văn phòng cho ý kiến vào phiếu xử lý văn bản đi – BM-04- 03), chuyên viên Văn phòng sẽ chuyển lại bản thảo kèm theo phiếu xử lý cho trưởng phòng soạn thảo để hoàn thiện lại (thời gian tối đa trả lại văn bản là 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận).
4. Phê duyệt
LĐUBND Quận hoặc LĐVP khi được ủy quyền ký thừa lệnh UBND Quận xem xét nội dung, hình thức và ký chính thức đối với các văn bản đạt yêu cầu.
Nếu không đạt yêu cầu, chuyển trả lại thủ trưởng đơn vị soạn thảo văn bản để chỉnh sửa (qua Văn phòng).
Chữ ký chính thức của người có thẩm quyền ở văn bản đi phải rõ ràng, không dùng bút chì, mực đỏ hoặc những thứ mực dễ phai để ký văn bản.
5. Đăng ký văn bản đi
- Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản, chữ ký của người có thẩm quyền có hợp lệ. Nếu không đúng quy định về thể thức văn bản, văn thư báo cáo LĐVP để chuyển trả lại đơn vị soạn thảo chỉnh sửa theo đúng
- Đối với các văn bản hợp lệ, văn thư đăng ký vào chương trình Quản lý công văn đi đến để lấy số ký hiệu và ngày tháng năm vào văn bản gốc.
6. Gửi văn bản đi
- Đối với các đơn vị không nối mạng LAN, văn thư có trách nhiệm nhân bản theo nơi nhận và đóng dấu. Văn thư/ cán bộ được phân công soạn thảo văn bản gửi theo nơi nhận và cho vào phong bì, ngoài phong bì ghi rõ tên cơ quan nơi nhận, địa chỉ, số ký hiệu văn bản và ký Sổ bàn giao công văn (BM-04-01- Sổ bàn giao công văn) với nhân viên giao thông.
• Những văn bản có mức độ “khẩn”, “mật”, văn thư đóng dấu “khẩn”,
“mật” lên bì văn bản. Văn bản “khẩn” phải gửi đi ngay trong ngày làm việc.
• Những văn bản có cán bộ đến nhận trực tiếp thì ký nhận vào Sổ bàn giao công văn.
• Những văn bản thông thường khác thì phải gửi chậm nhất trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày ký.
- Đối với các phòng, ban, đơn vị trực thuộc Quận có nối mạng LAN, văn thư có trách nhiệm scan văn bản đã ký đóng dấu và gửi đi theo chương trình phần mềm Web chỉ đạo.
7. Khi văn bản có hiệu lực thì sẽ được lưu 01 bản gốc tại bộ phận văn thư và 01 bản tại đơn vị soạn thảo văn bản để theo dõi và số lượng văn bản theo nơi nhận.
8. Quản lý con dấu
- Nhân viên văn thư có trách nhiệm quản lý con dấu của UBND Quận không để người không có trách nhiệm sử dụng một cách tuỳ tiện. Khi vắng mặt phải có người thay thế theo chỉ đạo của LĐVP và phải có biên bản giao nhận.
- Chỉ đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký của người đúng thẩm quyền.
- Dấu đóng trên văn bản phải rõ ràng, đúng chiều, ngay ngắn và dùng đúng mực dấu quy định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Trường hợp đóng dấu nhầm hoặc không rõ ràng thì không được đóng đè lên dấu cũ mà phải in, ký lại văn bản đó và đóng dấu lại.
- Khi đóng dấu các phụ lục kèm theo văn bản chính thì các trang phụ lục được đóng dấu treo ở góc bên trái và trùm lên một phần tên cơ quan. Đối với văn bản có nhiều trang thì phải đóng dấu giáp lai.
- Nghiêm cấm đóng dấu khống chỉ lên văn bản.
2.2.4. Ứng dụng ISO trong quản lý văn bản đến
Quy trình xử lý văn bản đến được mô tả theo sơ đồ sau:
STT Trách nhiệm Trình tự công việc Tài liệu/ Biểu mẫu
10. Văn thư 5.2.1
Phiếu xử lý văn
bản đến
(BM.04.02)
11. LĐVP 5.2.2
12. Văn thư 5.2.3