CHƯƠNG I TỔNG QUAN CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN THUẬN THÀNH
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN THUẬN THÀNH
2.3. Tổ chức chứng từ kế toán nguyên vật liệu
2.4.1. Thủ tục nhập kho vật liệu
Do đặc điểm của công tác xây dựng cơ bản, vật liệu phải được cung ứng đến chân công trình và được cung cấp từ nguồn mua ngoài là chủ yếu. Công ty thu mua vật liệu trong giới hạn sao cho không quá nhiều gây ứ đọng vốn nhưng cũng không quá ít Sổ chi tiết tài
khoản 331
Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ chi tiết vật
liệu
Bảng kê phiếu xuất Bảng kê phiếu
nhập
Chứng từ ghi sổ Bảng phân bố
vật liệu Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ
Sổ cái tài khoản 152
Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo tài chính
gây ngừng sản xuất. Đối với hầu hết các loại nguyên vật liệu thì thường do đội tự mua trừ nhựa đường do công ty ký hợp đồng trực tiếp đi mua cấp cho từng công trình.
Giá thực tế vật liệu nhập kho được tính theo giá thực tế trên hóa đơn hoặc trên hợp đồng (thông thường bao gồm cả chi phí vận chuyển) trong trường hợp có các chi phí khác phát sinh trong quá trình thu mua được công ty cho phép hạch toán vào chính chi phí của công trình đó. Khi thu mua vật liệu nhập kho thủ tục được tiến hành như sau:
Khi vật liệu về đến chân công trình, trên cơ sở hóa đơn, giấy báo nhận hàng, kế toán thống kê đội tiến hành kiểm tra khối lượng và chất lượng vật liệu ghi sổ lượng thực nhập và lập “Bảng kê nhận hàng”(Biểu 2.1) có xác nhận của hai bên. Định kỳ theo thỏa thuận của bên cung cấp và đội thường là một tháng, thống kê đội cùng với người cung cấp lập “Biên bản đối chiếu khối lượng vật tư thực hiện”(Biểu 2.2) có xác nhận của bên giao và bên nhận.
Ví dụ 1: Vào ngày 02 tháng 12 năm 2014 Công Ty CP Đầu tư và Phát triển Thuận Thành tiến hành kiểm tra chứng từ bảng kê nhận hàng ngày, nguyên vật liệu đã mua của Tổ hợp dịch vụ vận chuyển vật liệu xây dựng Kiện Khê được thể hiện duới đây:
Biểu 2.1 - BẢNG KÊ NHẬN HÀNG
Đơn vị bán: Tổ hợp dịch vụ vận chuyển vật liệu xây dựng Kiện Khê Từ ngày 01/11/2014 đến ngày 30/11/2014
STT Ngày nhận Loại hàng nhận
1 01/11/14 165,5 110,0 110,5 -
2 5/11/14 135,5 95,5 - 75,5
3 11/11/14 90,0 - 38,8 19,5
4 25/11/14 109,0 283,5 - 33,8
5 30/11/14 - 55,5 89,0 71,2
Cộng 500,0 544,5 238,3 200,0
Bên giao hàng Bên nhận hàng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Căn cứ vào bảng kê nhận hàng hai bên làm biên bản đối chiếu khối lượng vật tư thực hiện và bên bán hàng viết hóa đơn như sau :
Biểu 2.2 – BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU KHỐI LƯỢNG VẬT TƯ THỰC HIỆN Từ ngày 01/11/14 đến ngày 30/11/14
I-Bên bán hàng: Tổ hợp dịch vụ v.chuyển vật liệu xây dựng Kiện Khê - Ông: Trịnh Văn Đức Chức vụ:Tổ trưởng
II- Bên mua hàng: Công ty CP Đầu Tư Và Phát Triển Thuận Thành - Ông: Nguyễn Thành Văn Chức vụ : Giám đốc xí nghiệp
- Ông: Ngô Tiến Vinh Chức vụ :Thủ kho
Cùng nhau kiển tra chứng từ, đối chiếu khối lượng vật tư thực tế nhận từ ngày 01 tháng 11 năm 2014 đến ngày 30 tháng 11 năm 2014 với khối lượng cụ thể như sau:
STT TÊN HÀNG ĐVT KHỐI LƯỢNG GHI CHÚ
1 Đá Base M3 500
2 Đá 1x2 M3 544,5
3 Đá 0x5 M3 283,5
4 Bột đá Tấn 200
Biên bản được lập thành 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản ./.
Đại diện bên giao Đại diện bên nhận (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu 2.3. HÓA ĐƠN (GTGT) Số: 33252 Liên 2: giao cho khách hàng
Ngày 02 tháng 12 năm 2014 Đơn vị bán hàng: Tổ hợp DVVC vật liệu xây dựng Kiện Khê Địa chỉ: Thanh Liêm - Hà nam
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Đức Quân
Tên đơn vị : Công ty CP Đầu tư và phát triển Thuận Thành
Hình thức thanh toán: Tiền mặt hay chuyển khoản
STT TÊN HÀNG HÓA ĐVT SỒ LƯỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN
1 Đá Base M3 500 130 000 65 000 000
2 Đá 1x2 M3 544,5 140 000 76 230 000
3 Đá 0x5 M3 238,3 140 000 33 362 000
4 Bột đá Tấn 200 361 904,7 72 380 940
Cộng tiền hàng 246 972 940
Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 24 697 294
Tổng cộng tiền thanh toán 271 670 234
Số tiền viết bằng chữ:Hai trăm bẩy mốt triệu sáu trăm bẩy mươi ngìn hai trăm ba mươi tư đồng chẵn./.
Người mua hàng (Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên)
Phòng vật tư thiết bị căn cứ vào “Bảng kê nhận hàng”. “Biên bản đối chiếu khối lượng vật tư thực hiện” đã có chữ ký của 2 bên và căn cứ vào “Hóa đơn GTGT” để làm thủ tục nhập vật tư “Phiếu nhập kho”(Biểu 2.4)
“Phiếu nhập kho” được lập thành 3 liên:
- Liên 1: Lưu ở phòng vật tư thiết bị
- Liên 2: Chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ - Liên 3: Đơn vị giữ
Biểu 2.4 : PHIẾU NHẬP KHO
Đơnvị: Công ty CP Đầu tư và phát triển Thuận Thành Mã số: 02_VT Địa chỉ: Xóm 3 – Xã Xuân Sơn
Huyện Đông Triều – Quảng Ninh. QĐ SỐ 15/2006QĐ- BTC
Ngày 20/03/2006 của BTC PHIẾU NHẬP KHO
Số: 334
Ngày 05 tháng 12 năm 2014 Nợ Tk : 152 Có TK : 331 Họ tên người nhập: XN thí nghiệm tư vấn thiết kế và XD
Khách hàng: Tổ hợp dịch vụ vận chuyển VLXD Kiện Khê Địa chỉ: Thanh liêm - Hà nam
Nội dung: Nhập theo hóa đơn số 33252 ngày 02/12/2014 Nhập tại kho: XN thí nghiệm tư vấn thiết kế và XD- CT6
STT Mã kho Mã
vật tư
Tên vật tư
Đơn vị
tính Số lượng
Đơn giá Thành tiền
1 CT6 10031 Đá Base m3 500,0 130 000 65 000 000
2 CT6 10007 Đá 1x2 m3 544,5 140 000 76 230 000
3 CT6 10005 Đá 0x5 m3 238,3 140 000 33 362 000
4 CT6 10019 Bột đá tấn 200,0 361 904,7 72 380 940
Cộng 246 972 940
Ngày nhập 05 tháng 12 năm 2014
Bằng chữ: Hai trăm bốn sáu triệu chín trăm bẩy hai nghìn chín trăm bốn mươi đồng./.