QUÁ TRÌNH THỰC TẬP
3.2.1.2 Giao tiếp với đồng nghiệp
Cách xưng hô: Nếu là đồng nghiệp ngang hàng hoặc có tuổi tác trơng đương thì em xưng "Em" hoặc "Tôi" và gọi họ là "Anh/Chị". Trong trường hợp đồng nghiệp hơn tuổi đáng kẻ, xưng "Em" và gọi là "Anh/Chị" đề thê hiện sự kính trọng.
Với đồng nghiệp trẻ hơn thì xưng "Anh/Chị" và gọi họ là "Em".
Cách giao tiếp trong lúc làm việc trực tiếp:
Duy trì thái độ cởi mở và thân thiện trong mọi cuộc trò chuyện để xây dựng mỗi quan hệ tốt và tạo ra môi trường làm việc thoái mái.
Sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp khi họ cần và hợp tác trong công việc nhóm.
Tránh những tranh cãi không cần thiết và luôn hướng tới giải quyết vẫn đề.
Sử dụng ngôn ngữ cơ thê tích cực, như gật đầu khi lăng nghe và giữ giao tiếp bằng mắt để thê hiện sự chú ý.
Cách giao tiếp với đồng nghiệp và cấp trên thông qua thư điện tử và tin nhắn Zalo:
Thu điện tứ (Email):
45
Tiêu đề rõ ràng: Luôn đảm bảo tiêu đề email ngắn gọn và phản ánh đúng nội dung cia email.
Lời chào và cách xưng hô: Bắt đầu email với lời chào lịch sự và cách xưng hô phù hợp. Ví dụ: "Kính gửi Anh/Chị [Tên],"
Nội dung email: Trình bày nội dung ngắn gọn, mạch lạc và phân đoạn rõ ràng.
Dam bao rang email tập trung vào vấn đề chính và không bị lan man. Nếu cân hỏi ý kiến hoặc nhờ hỗ trợ, thì làm rõ yêu cầu cụ thể.
Kết thúc email: Kết thúc email với lời cảm ơn hoặc câu kết thúc lịch sự, chăng hạn như "Trân trọng,” hoặc "Xím cảm ơn và mong nhận được phản hồi từ Anh/Chị."
Tìn nhắn Zalo:
Lời chào: Bắt đầu tin nhắn với lời chào và cách xưng hô phù hợp. Ví dụ:
"Chào Anh/Chị [Tên]|,"
Ngôn ngữ ngắn gọn: Tin nhắn thường ngắn gọn hơn email, nhưng vẫn cần lịch sự và chuyên nghiệp. Trình bày vấn đề hoặc yêu cầu rõ ràng và để hiểu.
Sử dụng biểu tượng cảm xúc (emoji): Do công ty không có quy định cắm, nên việc sử dụng emoji một cách vừa phải có thê làm cho tin nhắn trở nên thân thiện hơn nhưng ẩn tránh lạm đụng và luôn giữ ngôn từ chuyên nghiệp.
Phán hồi kịp thời: Đảm bảo phản hồi nhanh chóng khi nhận được tin nhắn, đặc biệt là khi có liên quan đến công việc cấp bách. Nếu không thể trả lời ngay thì sẽ thông báo thời gian dự kiến sẽ trả lời.
3.2.2 Tác phong và thái độ làm việc
Trong quá trình thực tập tại Công ty MTV Kỳ Anh Logisties, tác phong và thái độ làm việc là những yêu tố quan trọng quyết định sự thành công và hiệu quả trong công việc. Em đã hiệu hơn về các yếu tô này bao gồm giờ giấc làm việc, trang phục, kỹ năng làm việc và một số khía cạnh khác như thái độ đối với công việc và đồng nghiệp. Dưới đây là chỉ tiết về những yếu tổ này:
Giờ giác làm việc
- Dung giờ: Việc đến đúng giờ là một phân không thẻ thiếu trong tác phong làm việc chuyên nghiệp. Bản thân em khi đi thực tập cần có mặt tại nơi làm việc
46
đúng giờ quy định và sẵn sàng bắt đầu công việc ngay khi đến. Điều này thê hiện sự tôn trọng đối với thời gian của công ty và đồng nghiệp, cũng như sự cam kết với công việc.
- Quản lý thời gian: Không chỉ đến đúng giờ, việc quản lý thời gian trong suốt ngày làm việc cũng rất quan trọng. Tại đây, em đã học được cách phân bồ thời gian cho các nhiệm vụ khác nhau, đảm bảo hoàn thành công việc đúng hạn và hiệu quả.
Trang phục
- Trang phục lịch sự và phù hợp: Tùy thuộc vào quy định của công ty, em đã chọn trang phục phù hợp, thường là quần áo công sở gọn gàng và lịch sự. Việc tuân thủ quy định về trang phục không chỉ thể hiện sự tôn trọng đối với công ty mà còn giúp tạo ấn tượng tốt với đồng nghiệp và cấp trên.
- Chăm sóc vẻ ngoài: Bên cạnh trang phục, bản thân cũng trang bị các dụng cụ cần thiết, chú ý đến vệ sinh cá nhân và chăm sóc vẻ ngoài, như tóc tai gọn gàng, giày dép sạch sẽ để có một diện mạo chuyên nghiệp giúp tăng thêm sự tự tin và thê hiện tác phong làm việc nghiêm túc.
Kỹ năng làm việc
- Kỹ năng giao tiếp: Em học được cách trao đôi, lắng nghe và phản hồi một cách lịch sự và hiệu quả. Sử dụng ngôn ngữ chính xác và rõ ràng, cả trong văn bản lẫn lời nói, giúp tránh hiểu lầm và tăng cường sự hợp tác.
- Kỹ năng làm việc nhóm: Trong môi trường làm việc, khả năng làm việc nhóm là rất quan trọng. Em đã cùng các anh chị nhân viên hợp tác, chia sẻ công việc và trách nhiệm. Điều này giúp hoàn thành các nhiệm vụ phức tạp một cách hiệu quả hơn.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: Khả năng tự giải quyết các vấn đề phát sinh là một kỹ năng quan trọng. Do đó, em đãi rèn luyện cách xử lý các tình huống khó khăn một cách độc lập trước khi tìm kiếm sự trợ giúp, thê hiện sự chủ động và tư duy sáng tạo.
Thái độ đôi với công việc và đồng nghiệp
47
- Thái độ tích cực: Một thái độ tích cực trong công việc giup tạo ra môi trường làm việc thoải mái và năng động.Em đã tiếp cận mọi nhiệm vụ với tinh thần sẵn sàng học hỏi và cống hiển, dù đó là những công việc đơn giản hay phức tạp.
- Tinh thần trách nhiệm: Luôn hoàn thành công việc được giao một cách tốt nhất có thể và em nhận thức rõ trách nhiệm của mình trong công việc và đảm bảo hoàn thành đúng hạn và chất lượng.
- Sẵn sàng học hỏi: Thực tập là cơ hội đề học hỏi và phát triển kỹ năng và em luôn trong tâm thế sẵn sàng nhận những phản hồi và hướng dẫn từ cấp trên và đồng nghiệp, cũng như tự trau dỗi kiến thức và kỹ năng cần thiết cho công việc.
- Tôn trọng và lịch sự: Tôn trọng mọi người trong công ty, từ cấp trên đến đồng nghiệp, là điều cơ bản trong môi trường làm việc chuyên nghiệp. Em đã học được cách luôn giữ thái độ lịch sự, không gây xung đột và sẵn sảng hỗ trợ người
khác khi cần.
Tác phong và thái độ làm việc đúng mực không chỉ giúp em hoàn thành tốt nhiệm vụ tại Công ty MTV Kỳ Anh Logistics mà còn tạo điều kiện cho em học hỏi và phát triển kỹ năng trong môi trường làm việc chuyên nghiệp. Việc duy trì giờ giác chính xác, trang phục lịch sự, kỹ năng làm việc hiệu quả và thái độ tích cực đã
giúp em rất nhiều khi làm việc tại đây.
3.2.3. Chấp hành nội quy công sở
Dưới đây là các khía cạnh quan trọng liên quan đến việc chấp hành nội quy công sở đối với Công ty MTV Kỳ Anh Logistics. :
Giờ giác làm việc
Đúng giờ: Thực tập sinh cần tuân thủ nghiêm ngặt giờ giấc làm việc được quy định, bao gồm thời gian bắt đầu và kết thúc công việc hàng ngày, cũng như thời gian nghỉ trưa. Đến muộn hoặc về sớm mà không có lý do chính đáng có thể ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc và ấn tượng của cấp trên.
Báo cáo khi vắng mặt: Nếu có lý do chính đáng để vắng mặt hoặc cần nghỉ phép, thực tập sinh phải báo cáo trước với cấp trên theo quy định của công ty. Việc
48
này cần được thực hiện một cách rõ ràng và đúng quy trình dé tránh gây ra sự bất tiện cho đồng nghiệp và công việc chung.
Trang phục và diện mạo
Trang phục công sở: Thực tập sinh phải tuân theo quy định về trang phục của công ty, thường là trang phục công sở lịch sự, gọn gàng và phù hợp với môi trường làm việc. Việc tuân thủ quy định về trang phục không chỉ thê hiện sự chuyên nghiệp mà còn tạo ấn tượng tốt với khách hàng và đối tác.
Chăm sóc vẻ ngoài: Vẻ ngoài gọn gàng và sạch sẽ cũng là một phần quan trọng. Điều này bao gồm việc chăm sóc tóc, giữ gìn vệ sinh cá nhân và sử dụng phụ kiện phù hợp (nếu có).
Sử dụng thiết bị và tài sản công ty
Sử dụng đúng mục đích: Tất cả thiết bị và tài sản của công ty, bao gồm máy tính, điện thoại, tài liệu, và văn phòng phẩm, phải được sử dụng đúng mục đích công việc. Thực tập sinh không nên sử dụng tài sản của công ty cho mục đích cá nhân hoặc ngoài công việc được g1ao.
Bao mat thông tin: Việc bảo mật théng tin la rất quan trọng. Thực tập sinh phải tuân thủ các quy định về bảo mật, không được tiết lộ thông tin nhạy cảm liên quan đến công ty, khách hàng hoặc đối tác ra bên ngoài.
Giao tiếp và Ứng xử
Lịch sự và tôn trọng: Trong giao tiếp với cấp trên, đồng nghiệp và khách hàng, thực tập sinh cần duy trì thái độ lịch sự và tôn trọng. Sử dụng ngôn ngữ phù hợp, tránh nói chuyện không đúng mực hoặc gây xung đột.
Ứng xử chuyên nghiệp: Luôn giữ phong thái chuyên nghiệp trong mọi tình huống, từ cách thức trao đổi thông tin đến giải quyết vấn đề. Khi gặp khó khăn hoặc xung đột, thực tập sinh cần giữ bình tĩnh và tìm cách giải quyết vẫn đề một cách hòa nhã.
Tuân thủ quy định về an toàn lao động
Quy định an toàn: Đối với các vị trí liên quan đến kho bãi, vận chuyền hoặc các hoạt động có nguy cơ cao, thực tập sinh phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định
49
về an toàn lao động. Điều này bao gồm việc sử dụng đúng và đủ các thiết bị bảo hộ cá nhân, tuân theo hướng dẫn an toàn và báo cáo ngay lập tức khi phát hiện bất kỳ nguy cơ tiềm ân nào.
Tuân thủ quy trình công việc
Quy trình làm việc: Thực tập sinh cân tuân thủ các quy trình và quy định công việc do công ty đề ra. Điều này bao gồm việc thực hiện đúng các bước trong quy trình, tuân theo hướng dẫn của cấp trên và đảm bảo rằng mọi công việc được thực hiện theo tiêu chuẩn của công ty.
Báo cáo công việc: Định kỳ báo cáo tiến độ và kết quả công việc cho cấp trên là một phần quan trọng của quy trình làm việc. Việc này không chỉ giúp cấp trên nam bắt được tình hình mà còn là cơ hội đề thực tập sinh nhận phản hồi và cải thiện kỹ năng.
Các quy định khác
Hạn chế sử dụng thiết bị cá nhân: Một số công ty có quy định về việc hạn chế sử dụng thiết bị cá nhân như điện thoại di động trong giờ làm việc, trừ khi được phép. Thực tập sinh cần tuân thủ để không làm gián đoạn công việc và đám bảo năng suất làm việc.
Cấm các hành vi vi phạm: Các hành vị vị phạm như gian lận, sử dụng chất cám, hay hành vi không đạo đức đều bị cấm và sẽ bị xử lý nghiêm khắc theo quy định của công ty và pháp luật.