1.2.3 Quy trình tham dự thầu của Công ty
1.2.4.1. Gói thâu “Trang bị thiết bị MAN-Ethernet” thuộc dự án mở rộng mạng Man- Ethernet Cisco 2014-2015 cho một số Viễn thông tỉnh, thành phô thuộc Tập đoàn Bưu
chính Viễn thông Việt Nam (gói thdu trúng thâu).
a) Thông tin cơ bản về gói thầu
Gói thầu: Trang bị thiết bị MAN- Ethenet.
Thuộc dự án: Mở rộng mạng MAN-Ethenet Cisco giai đoạn 2014-2015 cho một
số Viễn thông tỉnh, thành phố thuộc Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam.
Tổng giá gói thầu: 90 tỷ đồng.
Bảo lãnh dự thầu: 9 trăm triệu đồng.
Hình thức đấu thầu: Cạnh tranh rong rãi.
Tiến độ yêu cầu thực hiện: 150 ngày.
Thời gian mở, đóng thầu: 9h00 ngày 5/12/2014.
b) Quy trình tham dự thầu
Bước 1: Thu thập thông tin
Nhân viên phòng Kinh doanh có trách nhiệm thu thập những thông tin cơ bản
của gói thầu. Gói thầu được Bên mời thầu là Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt nam có địa chỉ tại số 57 Huỳnh Thức Kháng, Phường Láng Hạ, Quận Đống Đa, Thành phố
Hà Nội thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng sau:
- Trang Web của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam.
Phạm Thị Hương 39 Chuyên đề thực tập
- Website đấu thầu http://thongtindauthau.com.vn/ , website của Bộ kế hoạch và
đầu tư http://www.mpi.gov.vn/
- Trên báo Đấu thầu.
Do hàng hóa mà bên mời thầu mua sắm công ty có thể cung cấp được nên cán bộ kinh doanh sẽ tiếp tục tìm hiều về các thông tin kỹ lưỡng hơn. Có lợi thế là một
thành viên trong Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam nên các thông tin cơ bản
của gói thầu được Công ty thu thập đễ dàng hơn rất nhiều so với các gói thầu khác.
Bước 2: Ban lãnh đạo xem xét và ra chỉ đạo
Sau khi thu thập được các thông tin cần thiết, lãnh đạo phòng Kinh doanh lập tức xem xét và xử lý các thông tin nhằm đánh giá khái quát khả năng và tính hình hiện tại của Công ty để quyết định có tham dự thầu hay không.
Công ty nhận thấy việc thực hiện gói thầu hoàn toàn nằm trong khả năng của
Công ty do:
- Công ty đã tiến hành rất nhiều gói thầu cung cấp thiết bị Man-Ethernet cho Viễn thông Hồ Chí Minh và các tỉnh, thành phố khác từ 2011 đến 2014.
- Công ty hoàn toàn có đủ năng lực về tài chính dé cung cấp và lắp đặt thiết bị theo yêu cầu của gói thầu.
- Gói thầu được tiến hành trong thời gian Công ty có thể huy động được nhân công tiền hành vận chuyền và lắp đặt thiết bị trong gói thầu.
- Địa điểm yêu cầu vận chuyên và lắp đặt các trang thiết bị của gói thầu tuy trải dài từ Bắc vào Nam, nhưng do Công ty có chỉ nhánh trong Đà Nẵng và Thành phố Hồ Chí Minh, đồng thời Công ty cũng đã từng thực hiện những gói thầu có tính chất tương tự nên Công ty hoàn toàn có đủ kinh nghiệm và khả năng đề thực hiện gói thầu này.
- Theo tính toán sơ bộ, Công ty đảm bảo có lãi nếu tham dự và trúng gói thầu
này.
Từ các nhận định trên, Công ty quyết định cử cán bộ đến Tập đoàn Bưu chính Viễn thông để mua Hồ sơ dự thầu.
Phạm Thị Hương 40 Chuyên đề thực tập
Bước 3: Mua và nghiên cứu Hà sơ mời thầu
Sau khi mua HSMT về, lãnh đạo phòng Kinh doanh cử một cán bộ phụ trách toàn bộ gói thầu và các cán bộ khác phụ trách từng mảng nhỏ hơn. Các cán bộ này có
nhiệm vụ nghiên cứu Hồ sơ mời thầu can thận dé lập HSDT theo những yêu cầu ma Bên mời thầu đề ra. Sau khi nghiên cứu kỹ Hồ sơ mời thầu, các yêu cầu về từng phần
trong HSDT cần phải chú ý như sau:
Số lượng HSDT phải nộp: 1 bản gốc và 2 bản chụp (mỗi bản kèm theo 1 đĩa
CD)
Thời gian đóng thầu: 9h00 ngày 5/12/2014, thời gian mở thầu là 9h30 ngày
5/12/2014.
Hồ sơ pháp lý:
- Đơn dự thâu: Nêu rõ về giá chào thầu, thời gian thực hiện gói thầu đồng thời yêu cầu thời gian có hiệu lực của HSDT là 180 ngày ké từ 9h00 ngày 5/12/2014.
- Bảo đảm dự thâu: Nhà thầu nộp bảo lãnh dự thầu do một ngân hàng đang hoạt động hợp pháp tại Việt Nam phát hành. Giá trị đảm bảo dự thầu là 900 triệu đồng và thời gian hiệu lực của đảm bảo dự thầu là 210 ngày ké từ ngày 9h00 ngày 5/12/2014.
Nhà thầu phải cung cấp tài liệu chứng minh thâm quyền của người ký để đảm bảo tính hợp pháp của đảm bảo dự thầu.
- Tư cách hợp lệ của nhà thâu:
e Cần cung cấp một trong các bản chụp của các giấy tờ sau: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/Giấy chứng nhận đầu tư được cấp theo quy định của pháp
luật.
e Không đang trong quá trình giải thể, không bị kết luận đang trong tính trạng phá
sản hoặc nợ không có khả năng chi trả theo quy định của pháp luật.
e Không dang trong thời gian bị cam tham dự thầu.
e Cam kết tuân thủ các quy định trong Luật Đấu thầu.
Phạm Thị Hương 41 Chuyên đề thực tập
e Cam kết bảo đảm cạnh tranh trong đấu thầu theo quy định tai điều 6 Luật Đấu
thầu và Điều 2 Nghị định 63/CP.
Biểu giá chào thấu: phải phân tích các nội dung cấu thành của giá chào thầu theo mẫu của Bên mời thầu. Trong đó, chỉ phí vận chuyên hàng hóa do nhà thầu tự chỉ
trả và đã nằm trong giá hợp đồng.
Các tài liệu chứng minh năng lực của nhà thấu:
- Báo cáo tài chính trong 3 năm và bản chụp được chứng thực của một trong các tài liệu sau:
e Biên bản kiểm tra quyết toán thuế trong 3 năm 2011, 2012, 2013.
e Tờ khai tự quyết toán thuế (thuế GTGT và thuế thu nhập doanh nghiệp) có xác nhận của cơ quan thuế về thời điểm đã nộp tờ khai trong 3 năm 2011,2012,
2013.
e Văn bản xác nhận của cơ quan thuế (xác nhận số nộp cả năm) về việc thực hiện nghĩa vụ thuế trong 3 năm 201 1, 2012, 2013.
e_ Báo cáo kiểm toán.
- Giấy tờ chứng minh số năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh các hàng hóa mà gói thầu yêu cầu.
- Thư hoặc cam kết hỗ trợ kỹ thuật của nhà sản xuất với hàng hóa chào thầu cho gói thầu (nếu có).
- Bản chụp các hợp đồng, biên bản nghiệm thu, hóa đơn và các giấy tờ có tính chất pháp lý có liên quan đến các hợp đồng cung cấp hàng hóa tương tự do nhà thầu đã
thực hiện.
- Danh sách cán bộ triển khai cho gói thầu này.
- Các bằng cấp chuyên môn chứng minh sống lực cán bộ triển khai cho gói thầu
này.
- Hợp đồng lao động còn hiệu lực cho đến thời điểm mở thầu giữa các bộ triển khai dự án với nhà thầu.
i
Pham Thị Hương 42 Chuyên đề thực tập
- Giấy tờ liên quan đến việc thành lập trụ sở. văn phòng đại diện hoặc địa điểm bảo hành tại các tỉnh thành phó (nếu có).
Tài liệu chứng mình sự đáp ứng của hàng hóa:
- Bảng liệt kê chỉ tiết danh mục hàng hóa phù hợp với yêu cầu về phạm vi cung cấp. Nhà thầu phải nêu chỉ tiết về tat các các thông tin về sản phẩm như tên sản phẩm, phiên ban, model, mã sản pham, các thông số kỹ thuật cần thiết.
- Hàng hóa cung cấp cho gói thầu phải có xuất xứ rõ ràng, mới 100%, được sản
xuất từ năm 2014 trở đi.
- Hàng hóa phải có giấy chứng nhận xuất xứ hợp lệ, chứng nhận xuất xứ (C/O) của nước cung cấp hàng hóa.
- Yêu cầu về bảo hành: bảo hành tối thiểu là 24 tháng đối với tất cả các hàng hóa được nêu trong hợp đồng. Trong thời gian bảo hành, nhà thầu phải tiến hành khắc phục tất các các hư hỏng, khuyết tất được thông báo của chủ đầu tư bằng chi phí của
mình trong vòng 8h ké từ khi nhận được thông báo. Cam kết hỗ trợ kỹ thuật 24/24, 7/7.
- Biểu tiến độ cung cấp hàng hóa phù hợp với yêu cầu của Bên mời thầu.
- Giải pháp kỹ thuật và tiến độ triển khai dự án là hai nội dung quan trọng cần
chú ý.
- Catalog, tài liệu kỹ thuật chỉ tiết của hàng hóa chào thầu
- Giấy chứng nhận là đối tác, nhà phân phối, đại lý hoặc giấy phép bán hàng thuộc bản quyền của nhà sản xuất theo mẫu của Bên mời thầu.
- Cam kết hàng hóa chào thầu được đưa vào sử dụng không vi phạm quy định về
bảo vệ môi trường của Việt Nam.
Các phụ lục, tài liệu kèm theo HSDT:
- Kế hoạch đào tạo, hướng dẫn sử dụng cho các chuyên viên của VNPT.
- Nêu rõ thời gian sử dụng ước tính của các hàng hóa chào thầu và mức chỉ phí cần thiết cho công tác bảo dưỡng, bảo trì, nâng cấp hàng hóa chào thầu (nếu có).
Phạm Thị Hương 43 Chuyên dé thực tập
- Phải có cam kết chấp thuận các yêu cầu của VNPT vè đo kiểm, thử nghiệm
hàng hóa chào thầu trong trường hợp cần thiết.
- Cam kết nộp bảo lãnh thực hiện hợp đồng và bảo lãnh tiền tạm ứng nếu trúng thầu. do một ngân hàng hoạt động tại Việt Nam đứng ra bảo lãnh.
Điều kiện tiên quyết loại bỏ hợp đông:
- Nhà thầu không có tên trong danh sách mua HSMT.
- Nhà thầu không đảm bảo tư cách hợp lệ theo quy định.
- Không có đảm bảo dự thầu hoặc có đảm bảo dự thầu nhưng không hợp lệ.
- Không có bản gốc HSDT.
- Đơn dự thầu không hợp lệ.
- Hiệu lực HSDT không đảm bảo yêu cầu quy định.
- HSDT có giá không cố định, chào thầu theo nhiều mức giá hoặc giá có kèm theo điều kiện gây bat lợi cho chủ đầu tư.
- Nhà thầu có tên trong hai hoặc nhiều HSDT với tư cách là nhà thầu chính.
- Nhà thầu vi phạm một trong các điều bị cam trong Đầu thầu theo quy định tại Điều 12 của Luật Đấu thầu và khoản 3, khoản 21 Điều 2 của Luật sửa đồi.
Trong trường hợp những yêu cầu của HSMT không rõ ràng, Cán bộ phụ trách gói thầu có trách nhiệm liên hệ với Bên mời thầu bằng văn bản yêu cầu làm rõ thông tin trong Hồ sơ mời thầu.
Qua nghiên cứu HMT, Công ty có thể đáp ứng được tất các các điều kiện trên.
Do đo, Công ty tiến hành việc lập HSDT.
Bước 4: Lập HSDT
Công ty tiến hành lập HSDT dựa trên các căn cứ sau:
- Nội dung yêu cầu trong HSMT.
- Căn cứ vào thực tế khảo sát thị trường về cung cấp và lắp đặt thiết bị Man-
Ehternet.
Pham Thi Huong 44 Chuyên đề thực tập
- Căn cứ vào bộ máy tô chức, năng lực tài chính, kỹ thuật và máy móc thiết bị
thi công của Công ty.
- Khối lượng các hạng mục cần thực hiện.
- Năng lực kinh nghiệm, khả năng huy động nhân công, máy móc thiết bị thực
hiện gói thầu.
- Căn cứ và Luật Đấu thầu, các nghị định, thông tư hướng dẫn thực hiện đấu
thầu, các tiêu chuẩn, quy định, quy phạm trong cung cấp và lắp đặt hàng hóa so cơ
quan chức năng ban hành.
Nhìn chung, do đã có nhiều kinh nghiệm trong việc thực hiện các gói thầu cung cấp thiết bị, đặc biệt là cung cấp và lắp đặt thiết bị Man-Ethernet nên việc soạn thảo HSDT cho gói thầu này phần lớn dựa trên các mẫu HSDT của các gói thầu trước đó.
Sau khi nghiên cứu kỹ Hồ sơ mời thầu. cán bộ phụ trách đề xuất kế hoạch lập HSDT cụ thể lên lãnh đạo phòng Kinh doanh.
Bảng 1.6: Bảng phân công nhiệm vụ lập HSDT
STT | Nội dung công việc Yêu cầu Phụ trách
` Thời hạn hiệu lực của HSDT> 210 ngày kể từ thời
Đơn dự thâu 2 3 .
diém đóng thâu Phòng Kinh
Bảo lãnh dự thần “a tị a ti, “i hiệu lực 150 ngày ké từ ngày có doanh
thời diém đóng thâu
Giấy phép bán hàng
và thư cam kếthỗ | Thư ủy quyền bán hàng và thư cam kết hỗ trợ kỹ Phòng Kinh trợ kỹ thuật của nhà | thuật của nhà sản xuất doanh
sản xuất
Bản kê khai thông tin về nhà thầu
Giấy phép đăng ký kinh doanh của Cô
'Troliipiănriilm, |”? Biếp Hăng Ký eee ey Phòng Kinhir Giay phép dang ki kinh doanh cua chi nhanh.
cua nha thau -— doanh Giới thiệu Công ty
Hồ sơ kinh nghiệm
Phạm Thị Hương 45 Chuyên đề thực tập
W Danh sách cán bộ kỹ thuật tham gia gói thầu Phòng Kinh
iti ttt te. doanh két hop
kinh doanh cua nha : , ơ und ` :
thần Hợp đông lao động, Kông câp, chứng chỉ của những phòng Hành
cán bộ kỹ thuật chủ chôt chính nhân sự
Kê khai năng lực kinh nghiệm của nhà thầu trong lĩnh
vực kinh doanh chính.
~ SƠ năng lực i sử không _ ean hop dong. Phong Kinh kinh na cua Kién tung dang gỗ quyÊt. doanh
nhà thâu Danh sách hợp đông đang giải quyết của nhà thâu.
Thông tin và bản sao hợp đồng tương tự do nhà thầu
thực hiện
Bảng liệt kê chi tiết các danh mục hàng hóa.
Tuyên bố đáp ứng kỹ thuật.
3 ` Giải pháp kỹ thuật l ` Hồ sơ kỹ thuật > : Phòng Kỹ thuật
Tiên độ cung câp hàng hóa
Phương án triển khai
Catalogue
Bang tong hợpgiá chào thầu Phòng Kinh Đề xuất tài chính | Bảng chào thầu chỉ tiết doanh kết hợp
Cam kết về điều khoản thương mại phòng ban khác
"IDy& hồ sơ -Tổng Giám đốc
Đóng góp thông tin -Phòng Kinh Các công việc khác doanh
In ấn, sao chép, đóng gói và gửi đi -Phòng Kinh
doanh
Sau khi lên kế hoạch rõ ràng và được Lãnh đạo phòng Kinh doanh phê duyệt, Cán bộ phụ trách chung của gói thầu này là Nguyễn Thị Thanh Hương cùng các cán bộ liên quan khác bắt tay vào lập HSDT.
Phạm Thị Hương 46 Chuyên đề thực tập
Trong số các giấy tờ mà Công ty cần chuẩn bị, có rất nhiều giấy tờ mà công ty đã có sẵn nên Công ty chỉ cần ráp vào bộ hồ sơ mà không cần phải chuẩn bị từ đầu. Đó là các giấy tờ chứng minh năng lực pháp lý của nhà thầu, Giơi thiệu Công ty cùng Hồ sơ kinh nghiệm, các hợp đồng lao động. bằng cấp chứng chỉ của các cán bộ kỹ thuật chủ chốt...
Các vấn đề mà Công ty cần tập trung giải quyết bao gồm các vấn đề sau:
- Giấy Bảo lãnh dự thầu: Cán bộ phụ trách liên lạc với Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam — Sở giao dich (Maritime Bank) dé thông báo về việc đăng kí sử dụng
dịch vụ Bảo lãnh của Ngân hàng đối với gói thầu trên.
- Các hợp đồng tương tự mà Công ty đã thực hiện: Công ty cung cấp thông tin cùng các giấy tờ có tính chất pháp lý về hai gói thầu tương tự gần đây nhất mà Công ty
đã thực hiện là:
e Gói thầu “Cung cấp thiết bị Man-Ethernet cho Viễn thông Hồ Chí Minh” thuộc dự án “Nâng cấp và mở rộng mạng Man-Ethernet giai đoạn 2009-2012 của Viễn thông Hồ Chí Minh”
Chủ đầu tư: Viễn thông Thành phó Hồ Chí Minh Ngày ký hợp đồng: 02/08/2010.
Ngày hoàn thành: 15/6/2011
Giá hợp đồng: 8,446,348.13 USD
Quy mô thực hiện: triển khai tại Thành phố Hồ Chí Minh và các tinh miền Nam.
e Gói thầu “Thiết kế, cung cấp và lắp đặt thiết bị Man-Ethernet cho Viễn thông tỉnh, thành phố”
Chủ đầu tư: Ban quản lý dự án các công trình Viễn thông Ngày ký hợp đồng: 20/4/2011
Ngày hoàn thành: 3/2012
Giá trị hợp đồng: 13,254,162 USD
Quy mô thực hiện: Viễn thông tất các các tỉnh, thành phó.
2 EDO SSE SSE 7S SSS BR ST A TEES
Pham Thi Hương 47 Chuyên đề thực tập
- Lập Hồ sơ kỹ thuật và Hồ sơ Tài chính: Cán bộ kỹ thuật của Phòng Kinh
doanh có nhiệm vụ nghiên cứu kỹ các yêu cầu về kỹ thuật trong HSMT để đưa ra giải
pháp kỹ thuật cho gói thầu này. Từ việc lựa chọn được giải pháp kỹ thuật, cán bộ kỹ
thuật cũng đưa ra được biện pháp thực hiện, khối lượng công việc cần làm và tiến độ
dự kiến cũng như danh sách các hàng hóa cần lắp đặt và gửi lại cho người phụ trách
chính.
Sau khi nhận được các báo cáo sơ bộ từ bộ phận kỹ thuật, cán bộ phụ trách
chính liên hệ với phòng Tổ chức — Hành chính dé thảo luận về số lượng nhân công có thé tham gia thực hiện gói thầu và Phòng Kế toán vật tu dé xác định giá thành của hàng hóa cần sử dụng cho gói thầu. Từ đó, giá chào thầu dự kiến được xác định dựa trên khối lượng công việc và hàng hóa cần sử dụng.
Trong HSMT có cung cấp phan tính điểm cho HSDT, nhà thầu có thé rút ngắn thời gian thực hiện thì nhà thầu đó được cộng thêm một số điểm nhất định. Vì vậy, Công ty sẽ cân nhắc rút ngắn thời gian thực hiện xuống còn bao nhiêu dé đạt được hiệu quả nhất. Việc quyết định rút ngắn thời gian thực hiện sẽ làm cho chỉ phí thực hiện gói thầu tăng lên do cần phải sử dụng lượng nhân công nhiều hơn. Trong khi đó, khi tham dự gói thầu này, công ty đang có tới 23 gói thầu đang thực hiện dở dang, giá trị của các hợp đồng này cũng tương đối lớn.
Phạm Thị Hương 48 Chuyên đề thực tập