2.2 Tình hình triển khai kênh phân phối sản phẩm bảo hiểm qua ngân hàng tại
2.2.1 Quy trình triển khai bán bảo hiểm qua ngân hàng của PTI
Trên thực tế, vai trò của của kênh phân phối SPBH qua Ngân hàng đối với
26
PTI là vô cùng lón không những mang về cho doanh nghiệp nguồn doanh thu ổn định và tăng trưởng mà còn mang lại cho công ty những đối tác tiềm năng. Từ những ngày đầu mới triển khai phân phối sản phẩm với ngân hàng bằng mô hình liên kết phân phối tiêu chuẩn từ năm 2010, quy định Ngân hàng ký thỏa thuận phân phối SPBH cho doanh nghiệp và PTI có nghĩa vụ chỉ trả hoa hồng dựa vào
những sản phẩm bán được.
Thiếu thông tin Đủ thông tin
KH chấp thuận
Phí di-
(Nguôn: tài liệu nội bộ)
27
Bước 1: Tư vấn và hướng dẫn khách hàng điền thông tin vào GYCBH
Khi khách hàng có nhu cầu tham gia bảo hiểm và liên hệ với Cán bộ tín dụng của Ngân hàng dưới hình thức gọi điện hoặc đến quầy giao dịch hoặc cán bộ tín dụng trực tiếp đến tư vấn. Cán bộ tín dụng làm các thủ tục hướng dẫn
khách hàng tham gia bảo hiểm như sau:
- Cán bộ tín dụng (CBTD) tư vấn các sản phẩm phù hợp với nhu cầu và điều kiện tài chính của khách hàng. Sau khi khách hàng lựa chọn được SPBH phù hợp, CBTD sẽ cung cấp biểu mẫu, hướng dẫn khách hàng kê khai đầy đủ và trung thực các thông tin vào giấy yêu cầu bảo hiểm (GYCBH), đồng thời kiểm tra các giấy tờ chứng minh nhân thân của khách hàng như chứng minh thư nhân
dân hoặc Hộ chiếu...
- Kiểm tra và ký xác nhận vào giấy yêu cầu bảo hiểm (GYCBH) sau khi khách hàng kê khai để đảm bảo rằng mọi thông tin cần thiết trên GYCBH được
điền đầy đủ, chính xác.
- Sau khi khách hàng hoàn thiện các thông tin yêu cầu trong GYCBH và
nộp đầy đủ các giấy tờ, chứng từ cần thiết, CBTD sẽ chuyển hồ sơ khai thác bảo hiểm cho bộ phận chuyên trách tại Ngân hàng.
- Riêng với SPBH là bảo hiểm xe mô tô — xe máy, ngân hàng có thể cấp
GCNBH và thực hiện thu phí của khách hàng ngay lập tức.
Bước 2: Báo cáo thống kê phát sinh khai thác:
“ Ngay sau khi nhận được hồ sơ từ cán bộ tín dụng, cán bộ chuyên trách sẽ chuyển hồ sơ khai thác (bản sao qua đường fax) sang Tổng công ty Bảo hiểm (PTI). Cán bộ chuyên trách tại ngân hàng có trách nhiệm thực hiện kiểm tra hồ sơ nếu có sai sót hoặc nhằm lẫn và yêu cầu cán bộ tín dụng chỉnh sửa. Vào ngày làm việc cuối cùng trong tuần, hoặc ngày cuối cùng của tháng đối với tuần cuối tháng, Bộ phận chuyên trách sẽ chuyền cho PTI toàn bộ hồ sơ khai thác (bao gồm bản gốc GYCBH) phát sinh trong tuần theo đường công văn.
- Vào cuối mỗi ngày làm việc CBTD sẽ thống kê số phát sinh khai thác trong ngày dé chuyên cho PTI cùng theo dõi.
- Vào 05 ngày đầu tiên làm việc của tháng kế tiếp, Bộ phận chuyên trách
28
tập hợp toàn bộ khách hàng tham gia bảo hiểm của tháng trước theo mẫu Bảng kê danh sách người được bảo hiểm. bộ phận chuyên trách và cán bộ đầu mối phụ trách kênh phân phối Ngân hàng — Bảo hiểm của PTI sẽ tiến hành đối chiếu số liệu (số lượng khách hàng, số doanh thu phát sinh, doanh thu thực thu) và kiểm tra hồ sơ khai thác đảm bảo các số liệu chính xác và các tài liệu đúng quy định.
Bước 3: Kiểm tra thông tin, đánh giá rủi ro, chấp nhận bảo hiểm, cấp GCNBH, hợp đồng bảo hiểm và thông báo thu phí:
Sau khi nhận được hồ sơ khai thác, PTI có trách nhiệm kiểm tra lại các tài liệu của hồ sơ khai thác:
- Với các SPBH đã cấp GCNBH tại chỗ, nếu GCNBH có sai sót hoặc nhằm lẫn cán bộ đầu mối của PTI sẽ thông báo cho bộ phận chuyên trách của ngân hàng và yêu cầu CBTD thu hồi GCNBH cũ và cấp lại GCNBH mới có nội dung
được sửa đổi.
- Nếu GYCBH, phiếu đánh giá rủi ro kê khai chưa đầy đủ, cán bộ đầu mối sẽ thông báo và chuyên lại GYCBH cho bộ phận chuyên trách, CBTD có trách
nhiệm liên hệ với NDBH yêu cau kê khai đầy đủ.
- Sau khi đã đầy đủ thông tin, hồ sơ khai thác sẽ được chuyền sang bộ phận nghiệp vụ tương ứng với từng loại hình bảo hiểm để đánh giá rủi ro. Nếu khách hàng đáp ứng đủ điều kiện được bảo hiểm, PTI chấp thuận bảo hiểm cho khách hàng, tiến hành cấp đơn chính thức, xuất hóa đơn và ra thông báo thu phí. Nếu khách hàng không đủ điều kiện được bảo hiểm, PTI sẽ thông báo từ chối bồi thường cho ngân hàng. Nếu trường hợp nào đã cấp GCNBH thì sẽ tiến hành thu
hồi và hủy GCNBH.
- Trường hợp phát hiện ra CBTD tính phí bảo hiểm không đúng, cán bộ đầu mối sẽ thông báo lại cho bộ phận chuyên trách của ngân hàng số phí bảo hiểm thực tế phải thu và CBTD có trách nhiệm thu phí bổ sung hoặc trả lại phần phí bảo hiểm thừa cho khách hàng.
- Trong quá trình thực hiện hợp đồng nếu khách hàng có nhu cầu thay đổi các điều khoản của GCNBH, CBTD yêu cầu khách hàng kê khai vào mẫu yêu cầu sửa đổi bổ sung, nhập phần mềm và in GCNBH mới thay cho GCNBH cũ, thu hồi GCNBH cũ, chuyển GCNBH thu hồi cùng hồ sơ khai thác.”
29
Bước 4: Chuyển phí bảo hiểm và theo dõi phí định kỳ
- Cuối ngày làm việc, CBTD in Bảng kê danh sách người được bảo hiểm
nộp phí thu trong ngày.
- Vào ngày làm việc cuối cùng trong tuần, hoặc ngày cuối cùng của tháng đối với tuần cuối tháng bộ phận chuyên trách tập hợp toàn bộ số liệu phát sinh đối chiếu với cán bộ đầu mối của PTI.
- Trong tháng Bộ phận chuyên trách liên tục cập nhật và theo dõi tình hình
thu, nộp phí của CBTD, nhắc nhở các CBTD, bộ phận thu thiếu phí hoặc chưa
nộp.
Bước 5: Thanh quyết toán phí bảo hiểm, các chỉ phí có liên quan:
- Trong vòng 10 ngày làm việc đầu tiên của tháng kế tiếp, bộ phận chuyên
trách tiến hành lập báo cáo khai thác kiêm đề nghị thanh toán hoa hồng, báo cáo
khai thác của tháng trước và các tài liệu có liên quan gửi cán bộ đầu mối.
- Sau 05 ngày kể từ ngày cán bộ đầu mối nhận được các báo cáo khai thác kiêm đề nghị thanh toán trên PTI sẽ tiến hành thanh toán các chỉ phí.
- Sau khi nhận được các chi phí bộ phận chuyên trách chuyển lại bộ chứng từ chứng minh chi phí cho cán bộ đầu mối.
Nguyên tắc hạch toán phí: Dựa trên cơ sở phí bảo hiểm nộp vào tài khoản chuyên thu, ban Tài chính kế toán của Tổng công ty sẽ thực hiện báo Có về cho các đơn vị định kỳ 1 lần/tháng
Hạch toán về cơ chế khai thác hoa hồng đại lý: Công ty thành viên PTI thực hiện duyệt và hạch toán chỉ phí tại đơn vị, Tổng công ty PTI thanh toán tập trung cho Hội sở chính của đối tác ngân hàng trên cơ sở doanh thu phí bảo hiểm thực thu trước thuế đối với từng SPBH (chi hộ và báo Nợ về cho đơn vị), hóa đơn hoa hồng đại lý sẽ Hội sở chính ngân hàng phát hành cho Tổng công ty PTI trên cơ
sở số liệu toàn hệ thống.
Về quy trình bồi thường tổn thất những sản phẩm triển khai qua kênh phân
phôi bancassurance được biêu hiện quan sơ đô sau
30
Sơ đồ 2.3: Quy trình bồi thường tôn that
`. A
Bước 1: Thông báo ton thất
Khi có khách hàng liên hệ khiếu nại bồi thường, cán bộ ngân hàng thực hiện in giấy thông báo tổn thất để khách hàng điền thông tin và giới thiệu đầu mối liên hệ phụ trách giám định bồi thường của PTI để khách hang làm việc..
Bước 2: Nhận hồ sơ yêu cấu trả tiên bảo hiém
31
- Cán bộ giải quyết bồi thường của PTI giám định tổn thất và hướng dẫn người được bảo hiểm các bộ hồ sơ yêu cầu bồi thường.
- Kiểm tra các tài liệu theo yêu cầu của bộ hồ sơ: tùy thuộc vào từng loại hình bảo hiểm cụ thể mà có quy định bộ hồ sơ yêu cầu bồi thường phù hợp.
Bước 3: Xác nhận về nguyên nhân tổn thất và phạm vi bảo hiểm và dé xuất bôi
thường
- Căn cứ vào kết quả giám định tại hiện trường, cán bộ giải quyết bồi
thường của PTI xác định nguyên nhân gây ra tốn that.
- Ra soát các điều khoản hợp đồng: số tiền bảo hiểm, điều khoản bé sung, thời hạn bảo hiểm, sửa đổi bổ sung, số giấy chứng nhận bảo hiểm, ngày nộp phí,
lịch sử đã bồi thường, người thụ hưởng quyền lợi.
- Xác định nguyên nhân tốn thất có thuộc phạm vi bảo hiểm theo giấy chứng nhận bảo hiểm, hợp đồng bảo hiểm và quy tắc bảo hiểm.
- Kiểm tra các chứng từ thanh toán chỉ phí khắc phục tổn thất và các giấy tờ có liên quan phải đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý xác định thời gian tổn that,
nguyên nhân tồn that để xác định chính xácmức độ tốn that, từ đó đưa ra đề xuất bồi thường cho tốn thất của khách hàng.
- Trường hợp nghi vấn phải xác minh cụ thể vụ việc để đảm bảo chỉ trả bồi
thường đúng và đủ. Lập biên bản xác minh;
Bước 4: Nhận thông báo bôi thường chính thức và tiến hành chỉ trả bồi
thường
- Sau khi thu thập đủ các tài liệu chứng từ và có đầy đủ căn cứ tính toán số tiền bồi thường cuối cùng, PTI sẽ phát hành thông báo bồi thường, xác nhận việc
chỉ trả quyền lợi bảo hiểm.
- Chỉ trả bồi thường cho người được bảo hiểm.