MỤC TIÊU
Sau khi học xong phần này, học viên có khả năng:
1. Trình bày được các khái niệm và vai trò lập kế hoạch 2. Mô tả được các bước lập kế hoạch
3. Áp dụng được kỹ thuật phân tích SWOT
4. Xây dựng được kế hoạch công tác điều dưỡng của đơn vị NỘI DUNG
1. KHÁI NIỆM
1.1 Lập kế hoạch là gì?
Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn bắt đầu và kết thúc, có ấn định nguồn lực để thực hiện nhằm đạt được mục tiêu và kết quả đã đề ra.
Lập kế hoạch là quá trình đưa ra những dự định sẽ thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra.
Lập kế hoạch là một trong các chức năng cơ bản của người quản lý để biến những điều mong muốn thành hiện thực.
Mục đích của việc xây dựng kế hoạch là để triển khai các kế hoạch của cấp trên và thực hiện các hoạt động thực tiễn của đơn vị nhằm sử dụng nguồn lực hiện có một cách hiệu quả nhất.
Lập kế hoạch là quá trình bao gồm việc xác định các kết quả mong đợi, các hoạt động và nguồn lực cần thiết để trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
Kế hoạch được viết dưới hình thức văn bản quy phạm pháp luật, hoặc văn bản hành chính.
1.2. Tầm quan trọng của lập kế hoạch - Để tập trung nguồn lực vào vấn đề ưu tiên
- Để chia sẻ với toàn bộ các thành viên trong tổ chức - Để đánh giá kết quả thực hiện
66 2. PHÂN LOẠI KẾ HOẠCH 2.1. Theo thời gian
- Kế hoạch dài hạn (5 - 10 năm) - Kế hoạch trung hạn (2-4 năm) - Kế hoạch năm
- Kế hoạch tháng - Kế hoạch tuần 2.2. Theo cấp độ
- Kế hoạch vĩ mô là kế hoạch định cho thời kỳ dài, mang tính chiến lược cao. Ví dụ để thực hiện Kế hoạch quốc gia về tăng cường công tác điều dưỡng hộ sinh, giai đoạn 2002-2010.
- Kế hoạch vi mô là kế hoạch mang tính chiến thuật, dùng để triển khai kế hoạch vĩ mô do các nhà quản lý của các đơn vị xây dựng. Ví dụ: Kế hoạch của Hội Điều dưỡng Việt Nam về Tăng cường năng lực quản lý-lãnh đạo của điều dưỡng là kế hoạch vi mô.
2.3. Theo cách tiếp cận xây dựng kế hoạch
- Xây dựng kế hoạch từ trên xuống. Đây là quá trình chuyển các kế hoạch vĩ mô thành kế hoạch hoạt động của cơ sở, hiện thực hóa các chủ trương, chính sách, kế hoạch hành động vĩ mô của Nhà nước trong lĩnh vực y tế thông qua các hoạt động cụ thể tại cơ sở. Hoặc căn cứ vào kế hoạch chung của bệnh viện 6 tháng và hàng năm để xây dựng kế hoạch cụ thể cho công tác chăm sóc người bệnh. Dựa trên các chỉ tiêu được phân bổ, các đơn vị sẽ xây dựng kế hoạch hoạt động của mình nhằm đạt được các chỉ tiêu đó. Phương pháp này không dựa trên nhu cầu thực tế của địa phương nên tính hiệu quả thường không cao.
Đặc biệt đối với công tác điều dưỡng thường bị bỏ qua hay đề cập rất sơ sài trong kế hoạch của cấp trên.
- Xây dựng kế hoạch từ dưới lên. Đây là quá trình xây dựng kế hoạch dựa trên nhu cầu thực tế tại cơ sở, được xây dựng không chỉ những nhà lãnh đạo mà còn có sự tham gia của các thành viên trong tổ chức. Phương pháp này có ưu điểm là xác định được các vấn đề một cách cụ thể, thiết thực, ngoài ra còn trao trách nhiệm và quyền chủ động giải quyết cho cấp dưới, huy động được nguồn lực và sáng kiến của cán bộ viên chức.
- Phòng Điều dưỡng bệnh viện cần xây dựng kế hoạch công tác điều dưỡng
của bệnh viện từ việc tổng hợp kế hoạch công tác điều dưỡng của các khoa và thảo luận với các điều dưỡng trưởng khoa trước khi trình giám đốc bệnh viện phê duyệt.
3. CÁC NGUYÊN TẮC LẬP KẾ HOẠCH
Tính mục tiêu: Tính mục tiêu trong lập kế hoạch phải lấy người bệnh, đối tượng phục vụ làm trung tâm là cơ sở cho việc triển khai các hoạt động, theo dõi, giám sát và đánh giá.
Tính khoa học: Mọi sản phẩm của quá trình lập kế hoạch chỉ có hiệu quả nếu có căn cứ khoa học. Tính khoa học chính là yếu tố đảm bảo chất lượng và độ tin cậy của các kế hoạch được thảo ra.
Tính thực tế: Kế hoạch phải căn cứ vào phân tích hiện trạng và căn cứ vào thực tế của mỗi đơn vị.
Tính cân đối: Cân đối giữa nhu cầu, giữa các yếu tố, các bộ phận, các lĩnh vực và quá trình trong hệ thống tổ chức để đảm bảo thuận lợi nhất cho việc thực hiện mục tiêu đã lựa chọn.
Tính chấp nhận: Kế hoạch được lập ra phải được sự chấp nhận của các cấp lãnh đạo và sự đồng tình của những người trực tiếp thực hiện.
4. CÁC NỘI DUNG CHÍNH CỦA BẢN KẾ HOẠCH Áp dụng công thức 5W2H1C5M
- Xác định mục tiêu, kết quả cần đạt được 1W (Cần đạt được kết quả gì?) - Xác định hoạt động/công việc cần làm 1W ( Cần phải làm gì và chỉ ra các bước để thực hiện công việc đó.)
- Xác định cách thức thực hiện 2H (Làm việc đó như thế nào và bao nhiêu?)
- Xác định 3W (Làm việc đó ở đâu, khi nào và ai làm?)
- Xác định 1C (hoạt động nào cần kiểm tra, kiểm tra ở đâu, khi nào và kiểm tra như thế nào).
- Xác định nguồn lực thực hiện 5M ( nhân lực, kinh phí, vật tư, thiết bị và phương pháp).
5. CÁC BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH 5.1. Đánh giá hiện trạng
68
Để đánh giá hiện trạng làm cơ sở cho việc xây dựng kế hoạch chúng ta có thể áp dụng kỹ thuật phân tích SWOT. Phân tích SWOT (SWOT Analysis) là một kỹ thuật phân tích rất mạnh trong việc xác định Điểm mạnh và Điểm yếu, để từ đó tìm ra được Cơ hội và Thách thức. Hơn thế nữa, bằng cách sử dụng phương pháp phân tích SWOT chúng ta có thể phác thảo một chiến lược hiệu quả trên thị trường. Khi nhìn vào Điểm mạnh thì hãy liên tưởng đến đối tác cạnh tranh của bạn. Ví dụ, nếu tất cả đối tác của bạn đều cung cấp dịch vụ có chất lượng cao, thì quá trình sản xuất chất lượng cao không phải là điểm mạnh nó chỉ là điều kiện cần. Để tiến hành phân tích SWOT hãy trả lời các câu hỏi sau:
Điểm mạnh:
- Tổ chức của bạn có lợi thế gì?
- Bạn có thể làm gì tốt hơn những người khác?
- Người ta thấy bạn có điểm mạnh gì?
Điểm yếu:
- Bên trong: bạn nhận thức được những vấn đề gì cần cải tiến?
- Bên ngoài: mọi người đánh giá những yếu kém của tổ chức của bạn là gì?
Cần xem xét ở cả hai phương diện bên trong và bên ngoài: Có thể người ngoài tổ chức nhận thấy điểm yếu mà bạn không thấy hoặc những vấn đề mà tổ chức của bạn không nổi trội so với các đối tác khác.
Cơ hội:
- Cơ hội mang đến do xu thế hội nhập trong nước và quốc tế
- Cơ hội mang đến do sự thay đổi về chính sách và cơ chế hoạt động - Cơ hội mang đến do sự thay đổi về công nghệ
- Cơ hội mang đến do sự kiện sẽ diễn ra tại địa phương Thách thức đe dọa:
- Những thay đổi có tác động bất lợi đến tổ chức của bạn hay không ? - Liệu có điểm yếu nào của bạn đe dọa công việc của bạn không?
Điểm mạnh và điểm yếu thường là xuất phát từ nội tại trong tổ chức của bạn. Cơ hội và thách thức thường liên quan tới những nhân tố từ bên ngoài.
6.2. Xác định vấn đề và nguyên nhân
Để xác định được vấn đề ưu tiên cần đưa vào kế hoạch chúng ta cần xác định các nguyên nhân của vấn đề và xác định tác động ảnh hưởng của vấn đề đối với tổ chức và đối tượng phục vụ nếu vấn đề khong được giải quyết hiệu
quả. Dưới đây minh họa sơ đồ phân tích nguyên nhân:
Sơ đồ “cây vấn đề - problem tree”
6.3. Xác định mục tiêu (kết quả mong đợi ) và các chỉ số đánh giá 6.3.1 Mục tiêu
Mục tiêu là kết quả mong đợi cần đạt được. Căn cứ vào thời gian người ta chia kết quả thành các mức độ sau:
- Kết quả đầu ra: có ngay sau khi hoàn thành hoạt động.
- Kết quả ngắn hạn được xác định < 2 năm.
- Kết quả trung hạn được xác định từ 3-4 năm.
- Kết quả dài hạn được xác định từ 5 năm trở lên. Kết quả dài hạn là tác động cuối cùng được lũy tích từ các kết quả ngắn hạn và trung hạn đã đạt được ở giai đoạn trước đó.
6.3.2 Chỉ số đánh giá
Các chỉ số đánh giá bao gồm các chỉ số định lượng và chỉ số định tính như:
tỷ lệ ĐDV trình độ cao đẳng và đại học; tỷ lệ NKBV; tỷ lệ sai sót do dùng thuốc; tỷ lệ tuân thủ vệ sinh tay; tỷ lệ người bệnh được cung cấp chế độ ăn bệnh lý; tỷ lệ người bệnh hài lòng, v,v. Phòng Điều dưỡng bệnh viện cần xây dựng các danh mục chỉ số để theo dõi đánh giá sự thay đổi và kết quả thực hiện theo thời gian của bệnh viện.
Tác động
Tác động
Vấn đề
Nguyên nhân
Tác động Tác động
Nguyên nhân Nguyên nhân
Nguyên nhân Nguyên nhân Nguyên nhân
Nguyên nhân gốc
rễ
70 6.4. Xác định các hoạt động can thiệp
Hoạt động can thiệp được xác định dựa theo nguyên nhân. Mỗi nguyên nhân có thể có phải có một hoặc nhiều hoạt động để giải quyết. Ví dụ:
Vấn đề Nguyên nhân gốc Hoạt động
Người bệnh chưa được hướng dẫn, giáo dục sức khỏe (GDSK).
- Bệnh viện chưa có quy định và hướng dẫn cụ thể
- Bệnh viện chưa có tài liệu GDSK
- ĐDV thiếu kiến thức và kỹ năng
- ĐDV làm chưa làm đúng chức năng vì bị giao nhiều công việc hành chính phi điều dưỡng.
- Xây dựng Quy định và hướng dẫn GDSK
- Xây dựng Tài liệu GDSK - Tập huấn về tư vấn, GDSK - Bố trí công việc hợp lý để
ĐDV trực tiếp CSNB.
- Tăng cường công tác giám sát người bệnh vào viện, ra viện
6.5 Viết kế hoạch và trình phê duyệt 6.5.1 Khung bản kế hoạch
- Liệt kê các hoạt động sẽ phải tiến hành theo trật tự hợp lý.
- Dự kiến thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc cho từng hoạt động.
- Xác định rõ địa điểm tiến hành.
- Phân công trách nhiệm thực hiện rõ ràng - Dự trù tài chính, trang thiết bị, cơ sở vật chất.
- Dự kiến kết quả đầu ra cho từng hoạt động.
Ví dụ 1: Mẫu tóm tắt kế hoạch hoạt động tổng thể TT Tên hoạt
động
Thời gian
Địa điểm
Người thực hiện
Người phối
hợp
Kinh phí
Dự kiến kết quả
1 2 3
Ví dụ 2: Mẫu kế hoạch theo chuyên đề
Tên kế hoạch: ...
Mục tiêu:...
Giải pháp 1:
TT Tên hoạt động
Thời gian
Địa điểm
Người thực hiện
Người phối
hợp
Kinh phí
Dự kiến kết quả
1 2
Ví dụ 3: Mẫu kế hoạch theo thời gian
Quý I Quý II Quý III Quý IV Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Mục tiêu 1 Hoạt động 1 Hoạt động 1
x x x x
Mục tiêu 2 Hoạt động 1 Hoạt động 2
x x
7. TRIỂN KHAI THỰC HIỆN KẾ HOẠCH - Xây dựng các quy định cụ thể
- Phân bổ các nguồn lực phù hợp - Thiết lập hệ thống báo cáo.
- Mô tả công việc và phân công cho từng cá nhân, đơn vị cụ thể.
- Điều phối: phối hợp các hoạt động giữa các cá nhân, bộ phận liên quan - Kiểm tra, giám sát việc thực hiện kế hoạch đã được phê duyệt.
72
7. CÁC PHƯƠNG THỨC ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH - Đánh giá ban đầu
- Đánh giá tiến độ thực hiện - Đánh giá kết thúc
- Đánh giá tác động
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ Y tế. Quản lý điều dưỡng – Tài liệu huấn luyện điều dưỡng trưởng khoa. Nhà xuất bản Y học; 2004.
2. Bộ Y tế. Quy chế bệnh viện. Nhà xuất bản Y học; 1997.
3. Nguyễn Hải Sản. Quản trị học – NXB Thống kê.
4. H. Koontz và các tác giả: Những vấn đề cốt yếu của quản lý. Nhà xuất bản KHKT, Hà Nội, 1994.
5. James H và các tác giả: Quản trị học căn bản. Nhà xuất bản Thống Kê, Hà Nội, 2004.
6. Dee Ann Gilies. Nursing Management - A system Approach, 2nd edition..W.B. Saunders 2008.
7. Department of Health Philippines. Hospital Nurrsing service administration Manual; 2007.
8. Eleanor J., Sullivan and Philip J. Decker. Effective Leadership and Management in Nursing, 4th edition. Addison Wesley; 2001.
CÂU HỎI LƯỢNG GIÁ
Câu 1. Hãy điền từ và cụm từ vào chỗ trống để hoàn thiện định nghĩa về lập kế hoạch:
”Lập kế hoạch là quá trình đưa ra...(1)...sẽ thực hiện nhằm đạt được....(2)...đã đề ra”
Câu 2. Hãy điền cho đủ bốn thành phần của phân tích SWOT A. ………….
B. Điểm yếu C. …………
D. Thách thức
Câu 3. Năm nguyên tắc của lập kế hoạch gồm A. Tính mục tiêu và tính khoa học.
B. Tính cân đối, tính thực tế và tính chấp nhận.
C. Tính mục tiêu và tính cân đối.
D. A và B
Câu 4. Hãy viết cho đủ các bước lập kế hoạch
A. ……….
B. Xác định vấn đề và phân tích nguyên nhân C. Xác định mục tiêu và các chỉ số đánh giá D. Xác định các hoạt động can thiệp
E. Viết và trình phê duyệt
Câu 5: Điền cho đủ các thành phần chính của bản kế hoạch A. Liệt kê các hoạt động sẽ phải tiến hành theo trật tự hợp lý.
B. Dự kiến thời gian, địa điểm và phân công người thực hiện C. Dự trù tài chính, trang thiết bị, cơ sở vật chất.
D. Tất cả A, B và C
Câu 6: Điền cho đủ các công việc trong bước triển khai thực hiện kế hoạch:
A. Xây dựng các quy định
B. Phân bổ các nguồn lực phù hợp để thực hiện kế hoạch đề, thiết lập hệ
74 thống báo cáo.
C. ……….
D. Phối hợp các hoạt động giữa các cá nhân, bộ phận liên quan E. Kiểm tra, giám sát việc thực hiện kế hoạch đã được phê duyệt.
Xác định các câu đúng sai từ câu 7 đến 10.
Đúng Sai Câu 7: Đánh giá tiến độ là thu thập các số liệu để xây
dựng mục tiêu của kế hoạch/dự án.
Câu 8: Đánh giá ban đầu là đánh giá quá trình thực hiện kế hoạch theo chu kỳ có thể là một quý, 6 tháng, 9 tháng
Câu 9: Đánh giá kết thúc là đánh giá kết quả cuối cùng của kế hoạch/chương trình/dự án so với mục tiêu đề ra.
Câu 10: Đánh giá tác động là đánh giá về tính duy trì và các tác động lâu dài của kế hoạch/ Dự án
Câu 11. Xây dựng kế hoạch thực hiện Điều 4 Thông tư 07/2011/TT-BYT về công tác điều dưỡng trong chăm sóc người bệnh.
Câu 12. Xây dựng kế hoạch thực hiện Điều 5 Thông tư 07/2011/TT-BYT về công tác điều dưỡng trong chăm sóc người bệnh.
BÀI 6