MS Office
+ Các tài liệu được soạn thảo trên Microsoft Office có thể đọc được trên OpenOffice nhưng sẽ bị thay đổi định dạng và có thể một số chức năng không hoạt động được và ngược lại.
+ Cấu hình tối thiểu cho Microsoft Office là Pentium 450 MHz with 256 MB of RAM. Microsoft Office chạy trên Windows 2000, XP.
+ Sản phẩm đóng gói của Microsoft vẫn có nhiều đặc tính ưu việt hơn và hoàn thiện hơn. Cụ thể là đem so sánh giữa Thunderbird (công cụ duyệt e-mail), Sunbird (công cụ tạo lịch làm việc) và Outlook ta thấy Microsoft Outlook là một sản phẩm hoàn hảo, ổn định và dễ dàng sử dụng. Trong khi đó Sunbird thì chưa thực sự đạt yêu cầu và không những thế tất cả những sản phẩm về quản lý lịch làm việc dạng Open-source hiện nay trên thị trường đều chưa thể đem so sánh ngang tầm với Outlook về tính đơn giản, tiện dụng, tài liệu hỗ trợ phong phú và khả năng hỗ trợ từ phía cộng đồng và nhà cung cấp.
41
+ Về khả năng hỗ trợ người dùng, ta cũng có thể thấy đối với sản phẩm Microsoft Office, ta có thể tìm thấy hàng trăm đầu sách tiếng Anh, tiếng Việt và cả sự hỗ trợ chính thức từ Microsoft như các call center, website với đầy đủ các thủ thuật sử dụng và cả một cộng đồng sử dụng to lớn
+ Trong khi Microsoft chỉ cung cấp quyền sử dụng sản phẩm và bạn không được phép chỉnh sửa mã nguồn của sản phẩm.
Open Office
+ OpenOffice chỉ cần chạy trên cấu hình Pentium 166 MHz processor với 128 MB of RAM. Trong khi OpenOffice có thể chạy trên Windows 98, Linux và cả Solaris. HĐH Linux thì sẽ chạy trên những máy tính cũ tốt hơn là Windows 2000 và XP.
+ OpenOffice.org là miễn phí nhưng nếu muốn nâng cấp lên StarOffice thì phải mua.
+ OpenOffice.org là hoàn toàn miển phí và cho phép bạn tự do nghiên cứu, điều chỉnh và phát triển tiếp. + OpenOffice sử dụng chuẩn OpenDocument và có khả năng đọc được các tài liệu được soạn thảo bởi Microsoft Office. Tuy nhiên về mặt định dạng,, đồ thị và nhiều chức năng sẽ bị thay đổi.
Những hạn chế của Open Office và những thủ thuật, mẹo vặt cần biết khi sử dụng Open Office
Hạn chế của OO:
- Khởi động chậm hơn MO một chút, xài nhiều RAM hơn MO một chút.
- Đối với người đã sử dụng Word một thời gian dài thì sẽ thấy trong OO không có một số tính năng, phím tắt (shortcut key) như trong MO, như:…
- Đối với nhiều người thì OO vẫn còn xa lạ, nên việc trao đổi dữ liệu cho nhau có khó khăn hơn đôi chút - Nhược điểm lớn nhất của OO 3.0, cũng như các phiên bản trước là giao diện: khá đơn điệu, không đẹp mắt như Office 2007. OO cũng thiếu vài chức năng cao cấp của đối thủ, như QuickParts (tận dụng các đoạn văn được sử dụng nhiều trong email và văn bản), cũng như không có sẵn nhiều biểu mẫu để lựa chọn. Menu của Open Office được thiết kế dạng truyền thống, có thể khiến người dùng quen với Word 2007 không hài lòng do thiếu "ribbon" tự thay đổi menu công cụ tuỳ theo ngữ cảnh sử dụng.
- OpenOffice cũng có một số vấn đề khác chẳng hạn như việc cài đặt tỏ ra khó khăn trên một số máy tính vì OpenOffice dựa vào phần mềm Java của Sun, vốn không phải lúc nào cũng được cài trước trên tất cả PC chạy Windows (có thể tải miễn phí Java tại java.sun.com). OpenOffice cũng chậm hơn khi mở và lưu các văn bản. Ví dụ, một bảng tính lớn phải mất 4 giây mới mở ra trong khi Excel chỉ tốn 2 giây. Khoảng cách đó có thể lớn hơn nếu máy tính đã cũ. Chương trình cơ sở dữ liệu của OpenOffice có giao diện hơi rối nhưng Access cũng chẳng khá hơn về mặt này. Các file Help cho toàn bộ gói phần mềm này cũng không toàn diện như Office. - Hạn chế chủ yếu của OpenOffice có lẽ là việc nó vẫn thiếu một công cụ gửi/nhận e-mail tiện lợi như Outlook và chương trình đặt lịch (calendar) của Microsoft. Tuy nhiên, đây không hẳn là thiếu sót quá lớn vì hiện nay người sử dụng có thể download một công cụ miễn phí là Thunderbird với các tính năng không thua kém nhiều so với Outlook. Nếu thực sự chỉ thích Outlook thì người sử dụng vẫn có thể bỏ tiền mua riêng phần mềm này với giá bản quyền 109 USD. Tất nhiên là rẻ hơn nhiều so với mua nguyên cả bộ Standard Edition Office 399 USD.
- Từ phiên bàn 2.2 trở về trước, Lỗi trong cách xử lý hình ảnh Tiff của phần mềm nguồn mở này có thể cho phép hacker tấn công hệ thống người dùng từ xa. Lỗ hổng xuất hiện khi OpenOffice xử lý một số tag nhất định bên trong hình ảnh định dạng Tiff. Nó có thể bị hacker khai thác để gây ra lỗi tràn bộ nhớ đệm, có thể là thông
42
qua tiểu xảo như lừa người dùng mở một tài liệu đặc biệt. Sau khi người dùng vô tư mở tài liệu này, hacker có thể chạy mã nhị phân và giành quyền kiểm soát máy tính mà nạn nhân không hề hay biết, Secunia cho hay. Chính vì thế mà hãng buộc phải xếp lỗ hổng này vào hạng "Cực kỳ nghiêm trọng", mức cao nhất trong thang đánh giá hiện nay.
Những thủ thuật, mẹo vặt cần biết khi sử dụng Open Office
Phím tắt thông dụng:
Thao tác bôi đen (highlight) – chọn vùng văn bản để xử lý:
- Bấm giữ phím Ctrl trong khi bạn click chuột vào bất kỳ một vị trí nào trong câu, chương trình sẽ tự động bôi
đen toàn bộ câu văn.
- Nếu muốn bạn có thể dễ dàng chọn cả đoạn văn bằng cách tương tự (giữ phím Ctrl) và bấm chuột trái 3 lần
liên tiếp.
- Bạn chỉ muốn chọn một từ - di chuyển con trỏ chuột tới từ cần chọn và bấm 2 lần liên tiếp. - Ctrl + A : chọn (bôi đen - highlight) toàn bộ văn bản
Trở lại vị trí con trỏ hiện hành:
Bạn đang soạn thảo văn bản thì có việc phải ra ngoài, bạn không muốn sau khi mình quay lại sẽ phải mất công dò tìm qua hàng chục trang tài liệu chỉ để biết vị trí mình đang sửa hiện ở chỗ nào, bạn cứ việc tắt chương trình và đi thực hiện công việc của mình. Sau khi bạn quay lại để tiếp tục công việc bấm tổ hợp phím Shift + F5
con trỏ sẽ trở về đúng vị trí mà bạn đã đang thực hiện từ trước đó.
Thao tác với các đoạn văn:
Thông thường nếu bạn muốn chỉnh sửa vị trí cho một đoạn văn lên trên hay xuống dưới trong một đoạn văn khác của tài liệu, bạn sẽ thực hiện lệnh cut và paste nhưng sao phải làm thế trong khi bạn chỉ cần chọn toàn bộ vùng văn bản muốn di chuyển bấm giữ tổ hợp phím Shift + Alt và sử dụng phím mũi tên ↑ (↓) để di chuyển đoạn văn tới vị trí mong muốn.
Di chuyển vị trí của đoạn văn:
Các tổ hợp phím Ctrl + E, Ctrl + L hay Ctrl + R sẽ tương ứng với các thao tác di chuyển đoạn văn ( hay câu,
chữ) vào giữa, sang trái, sang phải một cách chính xác.
Copy và in lại định dạng :
Nếu như bạn không muốn mất công thực hiện hay điều chỉnh lại định dạng cho các đoạn văn bản mới, bạn chỉ muốn áp dụng đúng các kiểu định dạng của đoạn văn bản cũ cho đoạn văn bản mới - đơn giản bạn chỉ cần bôi đen vùng văn bản muốn lấy định dạng bấm tổ hợp phím Ctrl+Shift+C để copy định dạng mong muốn, sau đó bấm Ctrl+Shift+V để áp dụng định dạng đó cho vùng văn bản được bôi đen mà bạn muốn, tất cả từ màu sắc, phông chữ, cho tới cách viết chữ… đều sẽ được thực hiện trên đoạn văn bản mới.
Tạo một đường kẻ ngang:
Để tạo một đường kẻ ngang phân cách các đoạn văn bạn chỉ cần gõ liên tiếp ba ký tự _ (bấm Shift - ) và bấm Enter.
43
Bạn mở rất nhiều văn bản Word để chỉnh sửa và sau đó muốn lưu chúng lại để tắt đi cùng một lúc, rất đơn giản bạn bấm giữ phím Shift trong khi di chuyển con trỏ tới để kéo thực đơn File (File menu) của chương trình bạn sẽ thấy có dòng chữ Save All hiện ra trên File menu. Lúc này bạn chỉ cần bấm chuột vào đó để lưu, sau đó chọn
Close All (để đóng tất cả một lúc).
Cân chỉnh khoảng cách cho một đoạn văn:
Bạn muốn canh khoảng cách giữa các dòng cho đoạn văn hay vùng văn bản muốn xử lý – tổ hợp phím Ctrl + 1 ( khoảng cách 1 phím space), Ctrl + 2 (khoảng cách 2 phím space), Ctrl+5(khoảng cách 1.5 phím space) sẽ giúp
bạn thực hiện công việc.
Ngoài ra còn một số các tổ hợp phím tắt phổ biến khác:
Ctrl + Z hay Ctrl + Y : cho phép undo hay redo các lựa chọn trong khi xử lý. Ctrl + M hay Ctrl + T : cho phép lùi vùng lựa chọn theo định dạng với khoảng cách một phím Tab. Ctrl + Home hay Ctrl + End : để di chuyển tới vị trí đầu hay cuối của văn bản.
Chuyển đổi font chữ: Chuyển đổi
Trước đây đã có nhiều người than phiền về "bug" chuyển chữ 'ư' mã TCVN sang 'ư' Unicode sẽ không hiển lên chữ 'ư' trong OpenOffice.
Có một cách thủ công để giải quyết (nhưng vẫn hơn là không có gì hết) là bộ chuyển đổi mã trực tuyến của VN.NET.
Nếu đọan văn không quá dài có thể dùng công cụ này để chuyển mã TCVN cũ sang Unicode, rồi dán lại trong tài liệu OpenOffice.org.
Khắc phục
Để khắc phục vấn đề này thì ngòai cách chuyển sang font Unicode (Times New Roman) trực tuyến thì người dùng còn có thể áp dụng một mẹo nhỏ là có thể khắc phục vấn đề mất chữ « ư » trong OpenOffice.org: Khi những tài liệu dùng phông chữ abc được mở trong OpenOffice.org thì các chữ « ư » sẽ chuyển thành « - » hoặc một khoảng trắng « ».
Vào trình đơn Sửa >Tìm và thay thế (Ctrl+F): xuất hiện bảng tìm và thay thế. Trong bảng tìm và thay thế:
copy kí tự « - » hoặc « » dán vào mục Tìm kiếm
trong vùng Thay thế bằng: gõ chữ « ư » (Phông chữ Unicode)
Sau đó chọn Thay thế tất cả. Lúc này tài liệu của bạn để được thay thế các chữ « ư » nhưng các chữ « ư » này hơi khắc thường một chút, nhưng bạn yên tâm. Bạn tiếp như sau:
Nhấn tổ hợp phím Ctrl+A đế đánh dấu chọn toàn bộ tài liệu.
Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+F6 để xác định phông nguồn và phông đích trong tiện ích Unikey Toolkit. Nguồn : TCNV3(ABC)
Đích: Unicode
44
Nhấn tổ hợp phím Ctrl+V để dán kết quả chuyển vào tài liệu mới. Một số thủ thuật khác
1. Chỉnh sửa 2 hoặc nhiều phần của tài liệu cùng một lúc
Microsoft Office có tính năng chia tài liệu một cách thuận tiện (nifty split-window feature), có thể chia cửa sổ làm việc ra làm đôi, để cùng lúc chỉnh sửa trang 5 và trang 150 nào đó tùy ý, mà không phải cuộn con chuột lên xuống.
OpenOffice không có tính năng này, mà nó cung cấp cho bạn một tính năng thậm chí tốt hơn. Click vào menu Window>New Window để mở thêm một cửa sổ mới, chúng sẽ cùng hiển thị tài liệu bạn đang làm việc. Bạn có thể mở bao nhiêu cửa sổ tùy thích, và yên tâm rằng, sự chỉnh sửa trên mỗi cửa sổ sẽ được cập nhật ngay lập tức tới tất cả các cửa sổ còn lại.
Để sắp xếp các cửa sổ trên cho có trật tự thì vào View>Toolbars hoặc click chuột phải nút OpenOffice.org trên thanh taskbar.
2. Sử dụng OpenOffice để làm việc với các định dạng cũ
Trong quá khứ, những phiên bản cũ của Microsoft Office đã không thể mở nhiều loại tài liệu thông dụng, bởi Microsoft độc quyền trong kinh doanh. Còn phiên bản hiện tại của Ms Office thì không mở được các định dạng cũ, bao gồm cả những định dạng cũ của chính Microsoft như Word 6.0.
Ngược lại, OpenOffice có thể làm việc với các món "cổ vật", kể cả các phiên bản cũ của Word (hỗ trợ đến Word 6.0). Ngoài ra nó có thể mở các định dạng WordPerfect, bao gồm cả những file được tạo bởi WordPerfect trên máy Macintosh 3.5.
Có một điều khó hiểu ở đây là: ít nhất có một định dạng không được hỗ trợ nhưng vẫn hiện ra trong mục File>Open. Ví dụ, nó có đề "Microsoft WinWord 5.0," nhưng lại không hỗ trợ định dạng này. Nói chung là
45
Khá nhiều định dạng mới và cũ được hỗ trợ. Nhưng không làm việc với Winword 5.
3. Tắt bóng đèn nhấp nháy
Mặc định thì một cửa sổ có bóng đèn nhấp nháy sẽ xuất hiện khi OpenOffice nhận thấy bạn gõ không chính xác, ví dụ: thay hai dấu gạch nối bằng dấu gạch ngang. Sự trợ giúp này khá hữu ích, tuy nhiên nó hơi "nhiều chuyện". Để tắt nó đi, bạn hãy vào Tool>Option, ở cây thư mục bên tay trái OpenOffice.org>General, bỏ dấu chọn của Help Agent.
4. Tắt chức năng kiểm tra lỗi chính tả
Thật phiền phức khi mình thì gõ tiếng Việt mà OpenOffice lại bắt lỗi tiếng Anh. Kết quả là hiện ra những vết gạch chân màu đỏ trông rối mắt.
Để tắt chức năng này: Tool>Option>Languages Setting>Writing Aids bỏ chọn mục "Check Spelling as you type"
46
5.Tạo các đoạn chú thích bằng dấu nháy đơn:
Khi gõ dấu nháy kép (") thì OpenOffice sẽ tự động tạo các mở đầu và kết thúc trông thật là trực quan. Nhưng khi bạn muốn tạo các đoạn chú thích bằng dấu nháy đơn (') thì nó chỉ hiện ra một nét dọc, như 'Hello' chẳng hạn.
Để dấu nháy đơn cũng có mở đầu và kết thúc (như trong hình minh họa dưới đây) thì vào mục Tool>Auto Corect>Custom Quote. Đánh dấu chọn mục Replace của Single Quotes.
8. Tùy chỉnh mặc định cho việc lưu văn bản:
Mặc định thì OpenOffice lưu bằng định dạng riêng của họ, và khi người khác sử dụng Microsoft Office thì không mở được file đó. Bạn sẽ tự nhắc nhở mình là phải vào Save as..., rồi cuộn menu để chọn định dạng phù hợp với MS Office, cứ như thế thì thật bất tiện!
Để thay đổi mặc định, bạn hãy vào Tool>Option, vào mục Load/Save>General. Thay đổi ở 2 ô sau: Document Type (loại tài liệu) và Alway save as (tương ứng với định dạng file chọn làm mặc định).
47
Ví dụ: Text Document tương ứng với Microsoft Word 97/2000/XP. Chọn OK thì từ nay trở đi khi bạn save văn bản thì mặc định sẽ là file .doc (để MS Word 97/2003 và 2007 có thể đọc được).
Chú thích: Spreadsheet- file bảng tính như của Excel; Presentation- file trình diễn như PowerPoint
Chương V: Dạy và học với các công cụ multimedia, hypermedia, và Internet
Tìm hiểu một số công cụ multimedia và hyper-media sử dụng cho dạy học