-Trình độ Cao đẳng trở lên, chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Tài chính ngân hàng, Kinh tế thương mại, Marketting…
-Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng, các phần mềm liên quan đến công việc.
-Khả năng làm việc độc lập, làm việc nhóm.
-Nhiệt tình, năng động, trung thực, nhạy bén.
-Có khả năng thúc đẩy kinh doanh, kỹ năng giao tiếp tốt.
-Kinh nghiệm làm việc phòng kinh doanh ít nhất 1 năm trở lên.
-Thông thạo Tiếng Anh là một lợi thế.
-Sức khỏe tốt, chịu được áp lực công việc.
3.2. Chỉ tiêu tại công ty TNHH VP Thiên Phú
- Chỉ tiêu bộ phận kinh doanh:
+ Doanh số : 900 triệu/ 1 tháng/ 1 NVKD + Khách hàng đang làm việc: 150 / 1 NVKD + Khách hàng mới : 30 / 1 NVKD/ Năm + Độ phủ sản phẩm: 80%
3.3. Nội dung, nhiệm vụ cụ thể của nhân viên phòng kinh doanh:
- Duy trì những quan hệ kinh doanh hiện có của công ty, nhận đơn đặt hàng; thiết lập những mối quan hệ kinh doanh mới bằng việc lập kế hoạch và tổ chức lịch công tác hàng ngày đối với những quan hệ kinh doanh hiện có hay những quan hệ kinh doanh tiềm năng khác.
- Lập kế hoạch công tác tuần, tháng trình lên trưởng phòng kinh doanh hoặc giám đốc duyệt. Thực hiện theo kế hoạch được duyệt.
TNHH VP Thiên Phú phân phối, sản phẩm tương tự, sản phẩm của đối thủ cạnh tranh.
- Nắm được quy trình tiếp xúc khách hàng, quy trình xử lý khiếu nại thông tin, quy trình nhận và giải quyết thông tin khách hàng, ghi nhận đầy đủ theo các biểu mẫu của các quy trình này.
- Tiếp xúc với khách hàng của công ty và ghi nhận toàn bộ các thông tin, phản ánh của khách hàng trong báo cáo tiếp xúc khách hàng. Báo cáo nội dung tiếp xúc khách hàng trong ngày cho Trưởng phòng kinh doanh tổng hợp.
- Lên dự thảo hợp đồng sau khi khách hàng đã đồng ý cơ bản, chuyển cho Trưởng phòng kinh doanh tổng hợp xin ý kiến về các điều khoản hợp đồng. Lập thủ tục ký kết hợp đồng, lưu bản copy hợp đồng, chuyển bản chính cho Trướng phòng giữ, một bản cho phòng kế toán giữ.
- Nhân viên phòng kinh doanh tổng hợp trực tiếp thực hiện, đốc thúc việc thực hiện hợp đồng, bao gồm các thủ tục giao hàng, xuất hoá đơn, cùng khách hàng kiểm tra chất lượng sản phẩm giao.
- Nhận và xử lý các khiếu nại của khách hàng về chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng, giá cả, bảo hành….
- Theo dõi quá trình thanh lý hợp đồng, hỗ trợ phòng kế toán đốc thúc công nợ, chỉ xong trách nhiệm khi khách hàng đã thanh toán xong.
- Giao dịch, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng. Tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
- Cập nhật kiến thức công việc qua việc đọc các sách báo về kinh doanh và tiếp thị; duy trì các mối quan hệ khách hàng.
- Phát triển việc kinh doanh ở địa bàn được giao phó.
- Chăm sóc khách hàng và bán hàng theo lịch trình đã định của công ty. Kịp thời báo cáo những sự việc, sự cố đột xuất có liên quan tới khách hàng để có hướng xử lý tình huống nhanh chóng.
- Nghiên cứu nhu cầu thực tế của người tiêu dùng về các dòng sản phẩm.
- Phát triển thị trường cho các sản phẩm mới theo kế hoạch được giao.
hàng, tham gia các hoạt động khác của công ty…
- Hỗ trợ các hoạt động bằng cách soạn thảo, định dạng và báo cáo các thông tin, tài liệu.
- Tổng hợp các báo cáo về đánh giá người tiêu dùng bằng cách sọan thảo, tập hợp, định dạng và tóm tắt thông tin, đồ thị, trình bày.
- Cập nhật thông tin đối thủ bằng cách nhập dữ liệu từ doanh số các chủng loại sản phẩm bằng cách sọan thảo, tập hợp, định dạng và tóm tắt thông tin, đồ thị, trình bày, phân phát các báo cáo.
- Hỗ trợ các phần trình bày bán hàng bằng cách tập hợp các báo giá, đề nghị, các đoạn phim, các slide trình bày, thử nghiệm sản phẩm, sách giới thiệu về tính năng sản phẩm;
soạn thảo các phân tích đối thủ và khách hàng.
- Chuẩn bị các thư từ và cataloge bằng cách định dạng nội dung hình ảnh; sắp xếp việc in ấn và cước phí trọn gói Internet.
- Duy trì thư viện marketing bằng cách kiểm tra và cung cấp thêm sách báo.
- Cung cấp thông tin nghiên cứu và theo dõi công việc bằng cách thu thập, phân tích, tổng kết dự liệu và xu hướng.
- Đạt được các mục tiêu của tổ chức bằng cách đạt được các kết quả liên quan theo yêu cầu, theo các kế hoạch marketing, chương trình quảng cáo khuyến mãi.
- Thu thập và xử lý thông tin về các đối thủ cạnh tranh.
- Xây dựng kênh thông tin để khách hàng có thể tiếp cận dễ dàng các thông tin về công ty, về tính năng sản phẩm, giá cả , phương thức thanh toán…
- NVKD là đầu mối nhận mọi thông tin về khiếu nại của khách hàng, đưa ra phương hướng xử lý, trình trưởng phòng kinh doanh tổng hợp xin ý kiến, thảo luận tại cuộc họp giao ban.
- Phối hợp với phòng marketing để thực hiện các chương trình quảng cáo khuyến mãi, phân tích kỹ những lợi ích của khách hàng khi nhận được, quy trình thủ tục nhận nhằm phát huy cao nhất hiệu quả của kế hoạch marketing theo mục tiêu đề ra.
xuyên của công ty. Ghi nhận ý kiến của khách hàng để cải tiến công việc.
- Chủ động lập kế hoạch tặng quà cho khách trong các dịp lễ, tết, ngày khai trương, ngày thành lập của khách hàng (phối hợp với từng kênh bán hàng để tổ chức thực hiện).
- Theo dõi kế hoạch bảo hành sản phẩm, kiểm tra kế hoạch bảo hành, hoạt động bảo hành, bảo trì sửa chữa để nắm được mức thoã mãn của công ty với hoạt động này.
- Tổ chức thực hiện đo lường mức thoả mãn của khách hàng 2 lần/năm. Báo cáo kết quả Trưởng phòng kinh doanh tổng hợp, tìm hiểu nguyên nhân gây ra các đánh giá không tốt, chưa đạt của khách hàng, đề xuất giải pháp cải tiến.
- Toàn bộ hoat động chăm sóc khách hàng phải lập thành các quy trình, liên tục tìm các biện pháp để cải tiến liên tục các hoạt động chăm sóc khách hàng của công ty.
- Lập kế hoạch ngân sách chăm sóc khách hàng trình Trưởng phòng kinh doanh tổng hợp xem xét và đề xuất Ban giám đốc thông qua.
3.4. Quy trình làm việc của nhân viên Phòng kinh doanh tổng hợp:
CHUẨN BỊ BÁN HÀNG
TIẾP CẬN KHÁCH HÀNG
KHẢO SÁT KHÁCH HÀNG GIỚI THIỆU VÀ TRÌNH BÀY
ĐỀ XUẤT PHƯƠNG ÁN
ĐÀM PHÁN
HOÀN TẤT THỦ TỤC
LƯU HỒ SƠ VÀ QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG
( Nguồn: Tự tổng hợp )
3.4.1. Chuẩn bị bán hàng
- Chuẩn bị kiến thức về sản phẩm:
+ Tính năng, cách sử dụng của những sản phẩm do công ty cung cấp + Các lợi ích từ sản phẩm mang lại.
- Chuẩn bị thông tin về thị trường:
+ Thông tin về các sản phẩm cùng loại cạnh tranh trên thị trường với sản phẩm của công ty.
+ Thông tin về các công ty cạnh tranh ( Cơ cấu tổ chức, Giám đốc, cách thức tiếp cận khách hàng, điểm mạnh, điểm yếu )
- Chuẩn bị các thông tin về khách hàng:
+ Quy mô, tiềm lực của khách hàng
+ Địa chỉ, vị trí của khách hàng trong khu vực đó.
+ Người cần gặp ( Họ tên, chức vụ, điện thoại ) - Chuẩn bị thông tin về giá cả:
+ Báo giá thị trường
+ Giá trần / Giá sàn / Hoa hồng chiết khấu
- Chính sách bảo hành và dịch vụ sau bảo hành của công ty:
+ Chế độ bảo hành, bảo trì
+ Khả năng cung cấp vật tư, linh kiện - Chuẩn bị công cụ làm việc:
+ Tài liệu giới thiệu công ty và sản phẩm – Cataloge + Sản phẩm mẫu
+ Sổ ghi chép
+ Danh thiếp cá nhân 3.4.2. Tiếp cận khách hàng:
- Lên kế hoạch:
+ Nắm vững địa lý những khu vực có khách hàng cần viếng thăm. Cập nhật địa hình đường đi thời gian gần nhất.
+ Trong vài ngày đầu, đi thử một vòng khu vực và nắm bắt những điểm sau:
• Cự ly di chuyển hợp lý
• Số cuộc viếng thăm khách hàng có thể thực hiện
• Đường đi hợp lý nhất
• Các loại hình khách hàng
• Nơi có tiềm năng doanh số cao nhất
• Cách đàm phán, bán hàng hiệu quả nhất
• Sau đó rút kinh nghiệm, cải tiến nâng cao hiệu quả, số lần viếng thăm, đối tượng viếng thăm, đường đi hợp lý nhất trong những tuần kế tiếp.
• Dần dần tiến tới viếng thăm khách hàng đúng lịch : Thăm đúng khách hàng X vào ngày Y, giờ Z.
3.4.3. Giới thiệu và trình bày:
- Gọi điện gặp khách hàng:
+ Giới thiệu tên, công ty, mục đích cuộc gọi và hẹn thời gian gặp khách hàng - Đến gặp trực tiếp khách hàng:
+ Chào mời:
• Phá vỡ tảng băng xa lạ với khách hàng nếu là lần đầu bạn đến viếng thăm.
• Nhắc lại những câu chuyện lý thú mà khách hàng quan tâm.
• Tránh lặp đi lặp lại những câu hỏi thành thông lệ gây nhàm chán cho khách hàng. VD: bán đắt hàng không?,…
tâm giúp đỡ họ.
+ Giao tiếp để nắm bắt nhu cầu của khách hàng và tìm hiểu các thông tin cần thiết của khách hàng theo biểu mẫu “Thông tin khách hàng”
+ Giới thiệu và giải thích tính năng sản phẩm + Trình bày lợi ích từ sản phẩm mang lại + Kết thúc buổi viếng thăm:
• Chốt lại những cam kết, chốt đơn hàng (nếu có)
• Thực hiện (phối hợp với các bộ phận) những cam kết đó trong thời gian nhanh nhất.
• Ghi nhận những ý kiến của khách hàng.
3.4.4. Đề xuất phương án:
- Thu thập thông tin và ý kiến khách hàng về những sản phẩm của công ty. Chắt lọc những thông tin mà khách hàng nêu ra.
- Đề xuất phương án sản phẩm phù hợp với nhu cầu sử dụng và ngân sách của khách hàng.
3.4.5. Đàm phán:
- Đàm phán về giá cả, hoa hồng
- Đàm phán về phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán:
+ Tiền mặt + Chuyển khoản
+ Trả trước bao nhiêu % + Công nợ tối đa bao nhiêu % + Thời hạn của công nợ
- Đàm phán về điều kiện giao hàng, thời gian lắp đặt - Đàm phán về chế độ bảo hành và dịch vụ sau bán hàng.
3.4.6. Hoàn tất thủ tục:
- Làm đề nghị xuất hàng
- Viết hóa đơn tài chính kèm chữ ký - Chuẩn bị hồ sơ giao hàng gồm:
+ Biên bản bàn giao
+ Phiếu bảo hành, tem bảo hành, dây nguồn + Hướng dẫn sử dụng
- Thanh lý hợp đồng và thanh toán.
3.4.7. Lưu hồ sơ và quản lý khách hàng:
- Vào sổ hồ sơ khách hàng và cập nhật thông tin khách hàng trên máy tính - Lên kế hoạch chăm sóc khách hàng:
+ Kế hoạch thăm hỏi khách hàng thường kỳ + Kế hoạch thăm hỏi khách hàng đặc biệt
- Lên kế hoạch mở rộng những khách hàng khác.
NHẬN XÉT CỦA CƠ SỞ THỰC TẬP
Họ và tên người nhận xét:………
Chức vụ:……….
Đề tài:………..
……….
Sinh viên thực hiện: ………..
Lớp:……….. Khóa:………..
………..
………..
………..
………..
………..
………..
………..
………..
………..
………..
………..
………..
………..
………..
………..
………..
………..
………..
…………, ngày tháng năm 2015
NGUỜI NHẬN XÉT
(ký, họ tên, ĐÓNG DẤU)