CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY BỘT MÌ BÌNH ĐÔNG
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY
Công ty đang áp dụng cơ cấu trực tuyến – chức năng. Cơ cấu này là sự kết hợp của cơ cấu theo trực tuyến và cơ cấu theo chức năng .Theo đó ,mối quan hệ giữa cấp dưới và cấp trên là một đường thẳng còn các bộ phận chức năng chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời khuyên và kiểm tra sự hoạt động của các bộ phận trực tuyến ( Xem mô hình tổ chức của công ty tại Sơ đồ 1.3.3. Cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng )
2.2.2.Các nguyên tắc tổ chức đang áp dụng tại công ty Những nguyên tắc tổ chức mà công ty đang áp dụng :
_ Tổ chức bộ máy quản lý gắn với phương hướng, mục đích của hệ thống : Phương hướng, mục đích của hệ thống quy định cách thức tổ chức bộ máy quản lý của hệ thống. Chính nó quy định các bộ phận hợp thành trong tổ chức cảu hệ thống. Chính vì thế tổ chức bộ máy quản lý phải gắn với mục tiêu và phương hướng hoạt động của hệ thống. Có gắn với mục tiêu và phương hướng thì bộ máy quản lý hoạt động mới hiệu quả .
_ Nguyên tắc thống nhất : Nguyên tắc này đòi hỏi mọi hoạt động trong tổ chức phải thống nhất. Đây chính là điều kiện để công tác tổ chức có hiệu quả và là yêu cầu bắt buộc cao nhất trong việc xây dựng bộ máy tổ chức. Công ty phải tuân thủ đảm bảo tính thống nhất cụ thể trong mỗi công tác tổ chức tại công ty đòi hỏi mọi hoạt động quản trị phải thống nhất theo mục tiêu chung, đồng thời phải đảm bảo tính thống nhất trong mối quan hệ giữa chủ sở hữu và bộ máy quản trị của công ty. Tính thống nhất phải được luật pháp hóa và hoàn thiện bằng luật pháp, ngoài ra phải đề ra quy chế, nội quy của công ty, giải quyết tốt mối quan hệ trong cơ cấu trực tuyến – chức năng. Đặc biệt, đối với doanh nghiệp nhà nước như Công Ty Bột Mì Bình Đông thì cần phải đảm bảo sự thống nhất giữa tổ chức Đảng, bộ máy quản trị doanh nghiệp và tổ chức công đoàn; giữa đại diện chủ sở hữu và bộ máy quản trị doanh nghiệp cũng như quan hệ giữa hội đồng quản trị và tổng giám đốc.
_ Nguyên tắc chuyên môn hóa và cân đối : Theo nguyên tắc này thì tổ chức bộ máy quản lý phải xác định rõ phạm vi, chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận trong hệ thống và phải đảm bảo sự cân đối, loại trừ những chức năng ,nhiệm vụ chồng chéo, trùng lặp, thiếu người chịu trách nhiệm rõ ràng. Mặt khác số lượng các cấp quản lý phải hợp lý để phù hợp với thực tế .
_ Nguyên tắc hiệu quả : Hiệu quả và hiệu lực luôn là mục đích và mục tiêu tiến tới của bất kỳ tổ chức nào .Mỗi tổ chức luôn đặt ra cho mình những mục tiêu nhất định để đạt tới .Vì thế tổ chức bộ máy quản lý phải :
+Tăng cường sự lãnh đạo tập trung thống nhất ở cấp cao nhất, phát huy được tính tích cực của các cơ quan quản lý ở các cấp, khiến cho họ tận tâm tận lực với công việc và phối hợp chặt chẽ với nhau trong công việc. Dựa trên nguyên tắc nâng
cao hiệu quả quản lý để xác định biên chế tổ chức và chế độ quản lý .Đảm bảo phối hợp giữa các cấp một cách tốt nhất ,phải lựa chọn phương thức truyền tin ,trao đổi nghiệp vụ trong doanh nghiệp một cách nhanh nhất và phân công hợp lý để mỗi bộ phận ,mỗi công việc đều có người phụ trách .
+Gắn các cấp quản lý thành một dây xích, trách nhiệm, quyền hạn giữa các bộ phận, các cấp rõ ràng, gắn bó với nhau .Mỗi cấp chỉ có một người ra lệnh, tránh mâu thuẫn và làm tổn hao công sức và phải tăng cường sự hợp tác trong doanh nghiệp .
+ Gọn nhẹ, phải có định biên rõ ràng, tổ chức công việc và biện pháp kiểm tra _ Tính linh hoạt : Được coi là một hệ tĩnh cơ cấu tổ chức phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong tổ chức cũng như ngoài môi trường .
_ Phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn : mọi hoạt động của công tác tổ chức phải phù hợp với hoàn cảnh thực tế của công ty.
_ Tổ chức theo công việc, theo nhiệm vụ chứ không theo nhu cầu của mỗi cá nhân, mỗi con người.
_ Hợp lí : mọi hoạt động của công tác tổ chức phải hợp lí, thỏa đáng với quyền lợi của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận.
_ Kết hợp quyền lợi, quyền hạn và trách nhiệm : các cá nhân, bộ phận phải nắm bắt rõ trách nhiệm, quyền hạn, quyền lợi để thực hiện hiệu quả công tác tổ chức 2.2.3.Phương pháp phân chia bộ máy tổ chức tại công ty
a) Lập hồ sơ về thành lập mới, thay đổi tên, địa chỉ đơn vị trực thuộc Công ty trong địa bàn tỉnh ( thành phố ) nơi Công ty trú đóng; thay đổi tên, địa chỉ, ngành nghề kinh doanh của Công ty ( gồm : tờ trình, phương án và các giấy tờ pháp lý có lien quan ) trình Tổng công ty phê duyệt và ban hành quyết định .
b) Lập phương án mô hình tổ chức bộ máy giúp việc ( phòng nghiệp vụ ) và định biên lao động trong Công ty khi có nhu cầu thay đổi trình Tổng công ty phê duyệt .
c) Ban hành các quy định, nội quy của Công ty trên cơ sở Điều lệ của Tổng công ty và phù hợp với nội dung quy chế này .
d) Tuyển chọn, thuê mướn, bố trí, sử dụng và đào tạo lao động; bổ nhiệm, miễn nhiệm, kỷ luật, khen thưởng; lựa chọn các hình thức trả lương, trả thưởng và thực hiện các quyền khác của người sử dụng lao động theo quy định của Bộ Luật lao động và các quy định khác của pháp luật hiện hành, trừ các chức danh Giám đốc , Phó giám đốc, Kế toán trưởng. Được quyết định mức lương thưởng cho người lao động trên cơ sở các định mức đơn giá tiền lương được duyệt và hiệu quả hoạt động của Công ty.
2.2.4.Các yếu tố tác động đến công tác tổ chức tại công ty
Trong quá trình vận động cơ cấu tổ chức luôn chịu sự tác động rất nhiều yếu tố như : khoa học công nghệ, chính sách của Nhà nước ...Các yếu tố này được tập hợp thành 2 nhóm chính là yếu tố khách quan và yếu tố chủ quan. Khi các yếu tố này thay đổi sẽ làm cho tổ chức phải tự điều chỉnh cơ cấu tổ chức cho phù hợp bằng cách giải thể, bổ xung, sát nhập hoặc thêm một số bộ phận ...
Những yếu tố khách quan
Những yếu tố khách quan là những yếu tố mà tổ chức không thể thay đổi cũng như dự đoán và kiểm soát được nó .Các yếu tố này gồm :
+ Những quy định của Nhà nước về hệ thống tổ chức và sự phân cấp của nó . + Khối lượng công việc được giao .
+ Trình độ công nghệ - kỹ thuật và mức độ trang bị lao động . + Địa bàn hoạt động của tổ chức .
+ Môi trường hoạt động của tổ chức .
Tuy là bất biến nhưng tổ chức hoàn toàn có thể tự thay đổi cho phù hợp với những yếu tố này, khi đó tổ chức sẽ tận dụng được nguồn lực sẵn có nhằm phát huy tối đa hiệu quả .
Những yếu tố chủ quan
Các yếu tố chủ quan là những yếu tố ở bên trong tổ chức. Đây là những yếu tố có ảnh hưởng mạnh đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Hơn nữa đây là các yếu tố mà tổ chức hoàn toàn có thể kiểm soát, điều chỉnh, thay đổi theo hướng của mình .Các yếu tố này gồm :
+ Trình độ của người lao động quản lý . + Ảnh hưởng của cơ cấu tổ chức cũ .
+ Trình độ, năng lực của cán bộ ở bộ phận tham mưu tổ chức . + Quan hệ bên trong tổ chức .
+ Mục tiêu, phương hướng của tổ chức .
2.2.5.Đánh giá về các ưu nhược điểm của công tác tổ chức tại công ty Công ty đang áp dụng mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng thế nên ưu hay nhược điểm của công ty cũng chính là ưu nhược điểm của cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng
Ưu điểm :
+ Tuân thủ nguyên tắc một thủ trưởng + Tạo ra sự thống nhất, tập trung cao độ + Chế độ trách nhiệm rõ ràng
+ Không đòi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức toàn diện + Dễ đào tạo và dễ tìm nhà quản trị
Nhược điểm :
+ Có nhiều tranh luận xảy ra. Do đó nhà quản trị thường xuyên phải ra quyết định + Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn .
+ Vẫn có xu hướng can thiệp của các đơn vị chức năng .