CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ PHÚC TRẠCH HUYỆN HƯƠNG KHÊ TỈNH HÀ TĨNH
2.2. Thực trạng về công tác chứng thực tại UBND xã Phúc Trạch 27 1. Thực trạng về cấp bản sao từ bản gốc
Trong những năm qua, hoạt động chứng thực đã thể hiện vai trò quan trọng trong đời sống kinh tế xã hội của đất nước, góp phần thúc đẩy nền kinh tế, đảm bảo an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự, tinh tế của các tổ chức cá nhân trong và ngoài nước. Đội ngũ cán bộ, công chức tư pháp đã thực hiện tốt nhiệm vụ chuyên môn, tham mưu cho Đảng, chínhquyền thực hiện tốt công tác quản lý về lĩnh vực tư pháp, nhất là công tác đăng ký, quản lý hộ tịch và chứng thực.
Cán bộ tư pháp tư cấp xã làm công tác chứng thực đảm bảo đúng tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật. Hàng năm,số cán bộ, công chức làm công tác chứng thực từ huyện đến xã đều được bồi dưỡng nghiệp vụ về thực hiện các quy định
pháp luật về chứng thực. Ngay sau khi có nghị định 23/2015/NĐ-CP, 100% công chức phong tư pháp và công chức tư pháp – hộ tịch các xã Phúc Trạch đã tham gia các lớp tập huấn nghiệp vụ. Đồng thời, chỉ đạo tổ chức, tham gia công tác đào tạo, bồi dưỡng công chức tư pháp được UBND huyện tiến hành hàng năm.
Hoạt động tuyên truyền, phổ biến pháp luật về chứng thực hướng mạnh về cơ sở.
Thông qua việc triển khai thực hiện các quy định pháp luật về chứng thực UBND xã bằng quyền lực của mình tiến hành áp dụng các quy định pháp luật về chứng thực trong hoạt động chứng thực thuộc thẩm quyền giải quyết của mình theo đúng trình tự, thủ tục về chứng thực mà pháp luật quy định. Niêm yết công khai danh mục thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND xã;
trình tự thực hiện từng thủ tục hành chính tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính của xã để cá nhân, tổ chức biết và phối hợp thực hiện. Việc triển khai thực hiện các quy định của pháp luật về chứng thực được thực hiện công khai, minh bạch sẽ là yếu tố quan trọng nâng cao hiệu lực, hiệu quả của hoạt động chứng thực. Công tác chứng thực đã đáp ứng tốt hơn nhu câu chứng thực của tổ chức và công dân trên địa bàn xã.
2.2.1. Thực trạng vê cấp bản sao từ sổ gốc
UBND Xã Phúc Trạch là một cơ quan lưu trữ sổ hộ tịch, thực hiện việc cấp bản sao các giấy tờ hộ tịch. Vì hiện nay sổ hộ tịch được lưu trữ ở hai cấp UBND Huyện Hương Khê và cấp xã. Khi tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc thì theo quy định của pháp luật phải thực hiện đúng thời hạn cấp bản sao trong ngày khi tiếp nhận yêu cầu. Trên thực tế tại UBND Xã Phúc Trạch thì việc cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện đúng theo những quy định của pháp luật. Cán bộ tư pháp đảm bảo được nhiệm vụ của mình. Tuy nhiên bên cạnh những mặt đã đạt được thì đôi lúc vẫn còn nhũng vướng mắc bởi trên thực tế có khi Chủ Tịch và phó Chủ Tịch UBND xã bận họp không có mặt tại trụ sở làm việc để ký giấy tờ hộ tịch do tư pháp xã thực hiện tiếp nhận nên không thể giải quyết những yêu cầu của người dân ngay được mà phải hẹn lại sang ngày hôm sau mới giải quyết.
Bên cạnh đó thì đội ngũ cán bộ Tư pháp xã có 03 người, trong đó 01 người đang đi học nâng cao trình độ nên có lúc không thể giải quyết kịp thời được những công việc hàng ngày để đáp ứng kịp thời nguyện vọng của nhân dân.
Đối với những yêu cầu được gửi qua đường bưu điện thì chậm nhất là trong ba ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu cơ quan tổ chức tiếp nhận bản sao, phải gửi bản sao cho người yêu cầu. Trên thực tế hoạt động này tại UBND Xã Phúc Trạch rất ít nên khi có yêu cầu thì đều được cấp đúng thời hạn theo quy định của pháp luật.
2.2.2. Thực trạng về chứng thực bản sao từ bản chính
Theo quy định của pháp luật thì UBND xã, phường, thị trấn chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ bằng tiếng tiếng việt và văn bản song ngữ.
Tại UBND Xã Phúc Trạch, công tác chứng thực được thực hiện một cách trung thực, khách quan, chính xác đáp ứng đủ số lượng bản sao theo yêu cầu của người yêu cầu chứng thực. Tuy nhiên công tác chứng thực bản sao từ bản chính theo Nghị định Số: 23/2015/NĐ-CP do thiếu hướng dẫn cụ thể nên công tác thực hiện tại địa phương cũng gặp nhiều khó khăn, lúng túng. Hiện nay lời chứng đã được khắc dấu nên việc chứng thực được thực hiện nhanh chóng và dễ dàng hơn, đảm bảo được thời gian và hình thức, Theo quy định thì việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính trong thời gian làm việc buổi sáng hoặc buổi chiều thì phải được thực hiện chứng thực ngay trong buổi làm việc đó. Nhìn chung tại UBND Xã Phúc Trạch đã thực hiện tốt quy định này tuy nhiên vẫn còn một số trường hợp để lại sang ngày hôm sau vì thực chất tại UBND xã, Chủ Tịch hoặc phó Chủ Tịch ký giấy tờ thì thường đi công tác, đi họp, đi học nên yêu cầu chứng thực của người dân phải gác lại ngày hôm sau. Điều này không đảm bảo được quy định của pháp luật.
Theo quy định của pháp luật thì cán bộ tiếp dân phải mang thẻ cán bộ về vấn đề này tại UBND Xã Phúc Trạch chưa được thực hiện tốt. Cán bộ tư pháp hộ tịch khi tiếp dân chưa mang thẻ cán bộ, điều này chưa đảm bảo quy định của pháp luật.
Đối với vấn đề bản chính cấp sai thẩm quyền hoặc giả mạo thì không được chứng thực nhưng tại UBND Xã Phúc Trạch do đội ngũ cán bộ tư pháp còn thiếu các dụng cụ hỗ trợ, đôi khi không nhận biết được những văn bản cấp sai thẩm quyền hoặc giả, mạo, khi mà các văn bản giấy tờ giả mạo ngày càng tinh vi khó phát hiện nên dẫn tới việc chứng thực những giấy tờ giả mạo này. Về điều này không thể đổ lỗi cho cán bộ tư pháp được. Vì ngày nay giấy tờ giả mạo rất khó phát hiện hơn thế nữa không thể phát hiện bằng mắt thường được. Thực tế công tác chứng thực bản sao từ bản chính là một công tác chiếm số lượng yêu cầu nhiều và các giấy tờ, văn bản chứng thực thì đa dạng. Trong công tác chứng thực cán bộ tư pháp thể hiện tinh thần trách nhiệm cao, khách quan, trung thực, chính xác. Bên cạnh đó thì cán bộ tư pháp hộ tịch phải đảm nhiệm tới 15 công việc của hộ tịch, nay Nghị Định Số: 23/2015/NĐ-CP ra đời cán bộ Tư pháp phải đảm nhiệm thêm công tác chứng thực, công việc đó thật sự là quá tải đối với cán bộ tư pháp, chưa nói là quá tầm. Tại UBND Xã Phúc Trạch công tác chứng thực vẫn đảm bảo thực hiện theo yêu cầu của người dân đúng thời gian, trình tự theo pháp luật, đây là điều rất đáng biểu dương.
2.2.3. Thực trạng chứng thực chữ ký
Chứng thực chữ ký là một công tác mà người dân yêu cầu cơ quan tư pháp chứng thực chữ ký của họ đúng với văn bản, giấy tờ mà họ yêu cầu được chứng thực. Tại UBND Xã Phúc Trạch, công tác này được cán bộ Tư pháp thực hiện việc chứng thực đảm bảo những quy định của pháp luật. Các cá nhân khi đến yêu cầu chứng thực chữ ký phải xuất trình CMND, giấy tờ tùy thân của mình và giấy tờ văn bản mình sẽ ký vào. Người yêu cầu chứng thực phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Trong công tác này tại UBND Xã Phúc Trạch cán bộ Tư pháp thực hiện việc chứng thực ghi rõ ngày, tháng, năm chứng thực, địa điểm chứng thực, số giấy tờ tùy thân của người yêu cầu chứng thực. Về vấn đề chứng thực chữ ký của người nước ngoài thì chưa có trường hợp nào thực hiện tại Xã Phúc Trạch.
Tại UBND Xã Phúc Trạch luôn thực hiện đúng thời hạn chứng thực khi cán bộ tư pháp tiếp nhận yêu cầu chứng thực vào buổi nào thì được thực hiện chứng thực ngay trong buổi đó. Đối với một số trường hợp cần phải xác minh nhân thân người yêu cầu chứng thực, thì cán bộ Tư pháp hẹn lại thời hạn chứng thực nhưng không quá ba ngày làm việc. Trong trường hợp người yêu cầu chứng thực chữ ký nhưng vì lý do nào đó không thể ký tên thì sẽ thực hiện chứng thực điểm chỉ. Riêng đối với các trường hợp người chứng thực chữ ký do già yếu hay bệnh tật phụ nữ mới sinh con,… không thể đến trụ sở UBND Xã Phúc Trạch để thực hiện việc chứng thực thì cán bộ tư pháp thị trấn sẽ đến tận địa chỉ người yêu cầu để tiến hành cộng tác chứng thực chữ ký. Như vậy công tác này trên địa bàn thị trấn được thực hiện nghiêm túc, khách quan.
2.2.4. Kết quả đạt được
Trong những năm qua, cùng với quá trình đổi mới, phát triển đất nước, hoạt động chứng thực ở Xã Phúc Trạch đã và đang có những thay đổi. Hoạt động chứng thực đang được hình thành và ngày càng hoàn thiện, tác động tích cực đối với sự phát triển kinh tế - xã hội. Trên cơ sở chấp hành các văn bản pháp luật của Trung ương ban hành quy định, hướng dẫn về công tác chứng thực, UBND Xã Phúc Trạch đã xây dựng, từng bước hoàn thiện thể chế và tiếp tục chỉ đạo, quản lý nhà nước về công tác chứng thực, tổ chức thực hiện Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký... Bên cạnh đó, công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về pháp luật chứng thực, văn bản pháp luật khác liên quan chứng thực được quan tâm. Để pháp luật về chứng thực được tuyên truyền, phổ biến với nhiều hình thức phong phú, đa dạng, với nhiều hình thức tuyên truyền theo chiều rộng, lẫn chiều sâu, nội dung cần truyền tải đến được với người dân, UBND Xã Phúc Trạch đã chỉ đạo bộ phận Tư pháp với vai trò tham mưu trực tiếp nhiệm vụ
quản lý nhà nước về công tác chứng thực, đã chủ động triển khai thực hiện. cụ thể, về kết quả tuyên truyền , Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015
Về tổ chức bộ máy làm công tác quản lý và thực hiện chứng thực ngày càng được kiện toàn. UBND Xã Phúc Trạch bố trí 03 cán bộ Tư pháp - Hộ tịch và 02 cán bộ văn phòng - Thống kê trực tiếp thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận 1 cửa của UBND xã và trình lãnh đạo ký chứng thực.
Mặt khác, hoạt động chứng thực đã góp phần đáng kể vào đời sống kinh tế - xã hội, thúc đẩy phát triển nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch của tổ chức, cá nhân có nhu cầu chứng thực, góp phần tăng cường hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước đối với hoạt động chứng thực trên địa bàn xã.
Qua bốn năm thực hiện kết quả cụ thể như sau:
Trong năm 2015 đã có 10 trường hợp chứng thực chuyển nhượng quyền sử dụng đất; 2 trường hợp chứng thực tặng cho quyền sử dụng đất, 1 trường hợp chứng thực di chúc, có 1001 lưu chứng thực bản sao từ bản chính và 8 trường hợp chứng thực chữ ký.
Năm 2016 có 25 trường hợp chứng thực chuyển nhượng quyền sử dụng đất, 11 trường hợp chứng thực tặng cho quyền sử dụng đất, có 1125 lượt chứng thực bản sao từ bản chính và 3 trường hợp chứng thực chữ ký.
Năm 2017 có 20 trường hợp chứng thực chuyển nhượng quyền sử dụng đất, 5 trường hợp chứng thực tặng cho quyền sử dụng đất, 2 trường hợp chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia tài sản thừa kế, 16 trường hợp chứng thực hợp đồng thế chấp tài sản, 1411 lượt chứng thực bản sao từ bản chính và 5 trường hợp chứng thực chữ ký.
Năm 2018 có 29 trường hợp chứng thực chuyển nhượng quyền sử dụng đất, 14 trường hợp chứng thực hợp đồng thế chấp tài sản, 3 trường hợp chứng thực tặng cho quyền sử dụng đất, có 1510 lượt chứng thực bản sao từ bản chính.