CHƯƠNG VII KIỂM SOÁT TUÂN THỦ
Điều 99. Căn cứ pháp lý tổ chức thực hiện kiểm soát tuân thủ
1. Văn bản pháp luật; văn bản quản lý, chỉ đạo của cơ quan Nhà nước và cấp có thẩm quyền/người có thẩm quyền (Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các Bộ ngành liên quan);
2. Điều lệ/Quy chế tổ chức và hoạt động, Quy chế quản lý nội bộ của EVN, Đơn vị;
3. Các Nghị quyết, Quyết định, văn bản điều hành của Lãnh đạo EVN,
79 Người đứng đầu Đơn vị.
4. Trình tự thủ tục thực hiện nhiệm vụ quy định tại Quy chế quản lý nội bộ của EVN.
5. Quy trình thực hiện kiểm soát tuân thủ trong từng lĩnh vực.
6. Kết quả tự đánh giá sự tuân thủ của các Ban/Văn Phòng Cơ quan EVN và của Đơn vị.
Điều 100. Đầu mối chủ trì theo dõi kiểm soát tuân thủ
1. Đầu mối chủ trì tổ chức và thực hiện kiểm soát tuân thủ tại EVN là Ban Kiểm toán nội bộ và giám sát tài chính thuộc HĐTV EVN.
2. Đầu mối chủ trì tổ chức và theo dõi kiểm soát tuân thủ tại Doanh nghiệp cấp II là Ban Kiểm toán nội bộ và giám sát tài chính thuộc HĐTV/Chủ tịch các Doanh nghiệp cấp II.
3. Đầu mối chủ trì theo dõi kiểm soát tuân thủ tại Doanh nghiệp cấp III là bộ phận chức năng thuộc Chủ tịch các Doanh nghiệp cấp III.
4. Đầu mối chủ trì theo dõi kiểm soát tuân thủ tại đơn vị trực thuộc EVN và đơn vị trực thuộc Doanh nghiệp cấp II là bộ phận chức năng thuộc Giám đốc Đơn vị.
Điều 101. Trách nhiệm chung trong thực hiện kiểm soát tuân thủ
1. EVN thực hiện kiểm soát tuân thủ đối với các các đơn vị trực thuộc EVN, Doanh nghiệp cấp II, Doanh nghiệp cấp III (trong trường hợp cần thiết theo yêu cầu của HĐTV EVN), NĐD theo ủy quyền đối với phần vốn góp của EVN tại công ty con, công ty liên kết.
2. Các Doanh nghiệp cấp II thực hiện kiểm soát tuân thủ đối với các đơn vị trực thuộc và các Doanh nghiệp cấp III, NĐD theo ủy quyền đối với phần vốn góp của Doanh nghiệp cấp II tại công ty con (mà các Doanh nghiệp cấp II sở hữu dưới 100% vốn điều lệ) công ty liên kết.
3. Tất cả các đơn vị có trách nhiệm tự thực hiện kiểm soát tuân thủ của đơn vị mình.
Điều 102. Trách nhiệm cụ thể trong thực hiện kiểm soát tuân thủ 1. Trách nhiệm kiểm soát tuân thủ tại EVN
a) Trách nhiệm của HĐTV EVN
- HĐTV EVN có thẩm quyền cao nhất đối với công tác kiểm soát tuân thủ trong Tập đoàn;
- Xây dựng và ban hành kế hoạch kiểm soát tuân thủ hàng năm của EVN.
80
- Kiểm tra, giám sát, đánh giá mức độ đầy đủ, hiệu quả và hiệu lực của hệ thống kiểm soát tuân thủ tại EVN, Doanh nghiệp cấp II, Doanh nghiệp cấp III.
b) Trách nhiệm của TGĐ EVN
- Tổ chức triển khai thực hiện việc kiểm soát tuân thủ sau khi được HĐTV EVN ban hành;
- Giám sát đảm bảo hoạt động kiểm soát tuân thủ được thực hiện phù hợp với các quy định, quy trình quản lý kiểm soát tuân thủ được tuân thủ đầy đủ tại EVN;
- Bố trí đủ nguồn lực cho hoạt động kiểm soát tuân thủ; thường xuyên cập nhật, phổ biến kiến thức kinh nghiệm về quản lý kiểm soát tuân thủ cho cán bộ, người lao động của EVN;
- Hàng năm, báo cáo HĐTV EVN về kết quả thực hiện công tác kiểm soát tuân thủ tại EVN.
2. Trách nhiệm quản lý kiểm soát tuân thủ tại các Doanh nghiệp cấp II a) HĐTV/Chủ tịch các Doanh nghiệp cấp II:
- Xây dựng và ban hành kế hoạch kiểm soát tuân thủ hàng năm của đơn vị mình.
- Kiểm tra, giám sát, đánh giá mức độ đầy đủ, hiệu quả và hiệu lực của hệ thống kiểm soát tuân thủ tại Đơn vị.
- Hàng năm, báo cáo HĐTV EVN về công tác kiểm soát tuân thủ tại Đơn vị.
b) Trách nhiệm của TGĐ/Giám đốc các Doanh nghiệp cấp II
- Tổ chức triển khai thực hiện việc kiểm soát tuân thủ sau khi được HĐTV/Chủ tịch Doanh nghiệp cấp II ban hành;
- Giám sát đảm bảo hoạt động kiểm soát tuân thủ được thực hiện phù hợp với các quy định, quy trình quản lý kiểm soát tuân thủ được tuân thủ đầy đủ tại Đơn vị;
- Bố trí đủ nguồn lực cho hoạt động kiểm soát tuân thủ; thường xuyên cập nhật, phổ biến kiến thức kinh nghiệm về quản lý kiểm soát tuân thủ cho cán bộ, người lao động của Đơn vị;
- Hàng năm, báo cáo HĐTV/Chủ tịch Doanh nghiệp cấp II về kết quả công tác kiểm soát tuân thủ tại Đơn vị.
3. Trách nhiệm quản lý kiểm soát tuân thủ của Giám đốc đơn vị trực thuộc EVN, Doanh nghiệp cấp II.
a) Xây dựng, ban hành và triển khai thực hiện kế hoạch kiểm soát tuân thủ
81 hàng năm của đơn vị mình.
b) Thiết lập và kiểm soát hệ thống kiểm soát tuân thủ tại đơn vị mình quản lý; Giám sát đảm bảo hoạt động kiểm soát tuân thủ được thực hiện phù hợp với các quy định, quy trình quản lý kiểm soát tuân thủ được tuân thủ đầy đủ tại Đơn vị;
c) Bố trí đủ nguồn lực cho hoạt động kiểm soát tuân thủ; thường xuyên cập nhật, phổ biến kiến thức kinh nghiệm về quản lý kiểm soát tuân thủ cho cán bộ, người lao động của Đơn vị;
d) Hàng năm, báo cáo HĐTV EVN/HĐTV/Chủ tịch Doanh nghiệp cấp II về kết quả công tác kiểm soát tuân thủ tại đơn vị mình.
4. Trách nhiệm của Ban/Phòng chủ trì theo dõi công tác kiểm soát tuân thủ a) Tham mưu cho Lãnh đạo EVN/Đơn vị về công tác kiểm soát tuân thủ.
b) Nghiên cứu, xây dựng các mô hình nội bộ để quản lý kiểm soát tuân thủ được hiệu quả;
c) Tổ chức thực hiện, giám sát việc thực thi công tác kiểm soát tuân thủ, quy trình quản lý kiểm soát tuân thủ;
d) Tiếp nhận, theo dõi, tổng hợp các báo cáo về kiểm soát tuân thủ và xử lý các vấn đề về kiểm soát tuân thủ từ các bộ phận nghiệp vụ;
e) Định kỳ 06 tháng, hàng năm báo cáo lãnh đạo EVN/Đơn vị về các vấn đề liên quan tới công tác quản lý kiểm soát tuân thủ.
Điều 103. Hình thức thực hiện kiểm soát tuân thủ 1. Tự đánh giá sự tuân thủ
a) Hàng tháng các Ban/Phòng chức năng của EVN/Đơn vị tự đánh giá kết quả thực hiện kiểm soát tuân thủ của EVN/Đơn vị và xử lý theo thẩm quyền và theo Quy chế này, gửi kết quả cho Ban Kiểm toán nội bộ và Giám sát tài chính EVN/Đơn vị.
b) Hàng quý, Doanh nghiệp cấp III có báo cáo kết quả thực hiện kiểm soát tuân thủ, gửi Doanh nghiệp cấp II. Doanh nghiệp cấp II có trách nhiệm tổng hợp, báo cáo EVN.
c) Ban Kiểm toán nội bộ và Giám sát tài chính EVN/Ban Kiểm toán nội bộ và Giám sát tài chính tại Doanh nghiệp cấp II/Bộ phận theo dõi kiểm soát tuân thủ tại đơn vị căn cứ vào báo cáo tự đánh giá của các Ban/Phòng chức năng/Đơn vị để tổng hợp kết quả thực hiện, báo cáo Lãnh đạo EVN/Đơn vị (có thể xin ý kiến các Ban liên quan trong trường hợp cần thiết, trước khi báo cáo Lãnh đạo EVN/Đơn vị).
82
2. Kiểm tra, giám sát việc thực hiện yêu cầu tuân thủ tại Đơn vị
a) Theo kết quả thanh tra, kiểm tra, kiểm toán của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền tại EVN và các đơn vị.
b) Hoạt động thanh tra, kiểm tra theo chuyên đề/lĩnh vực của EVN, Đơn vị thực hiện theo trình tự quy định của EVN.
c) Hoạt động kiểm tra chuyên đề theo kế hoạch được Lãnh đạo EVN/Đơn vị phê duyệt định kỳ hoặc đột xuất khi có vấn đề phát sinh liên quan đến thực hiện yêu cầu tuân thủ. Việc thanh tra, kiểm tra phải đảm bảo không chồng chéo, không thanh kiểm tra nhiều lần một lĩnh vực trong cùng một đơn vị.
Điều 104. Xây dựng và trình kế hoạch kiểm soát tuân thủ
1. Kế hoạch kiểm soát tuân thủ được EVN, Đơn vị xây dựng hàng năm phù hợp với chiến lược, kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch đầu tư phát triển, các quy định của pháp luật và quy định của EVN, Đơn vị;
2. Nội dung Kế hoạch kiểm soát tuân thủ gồm:
a) Mục tiêu kiểm soát tuân thủ;
b) Các nguyên tắc cơ bản về kiểm soát tuân thủ;
c) Các nội dung quan trọng thuộc phạm vi cần ưu tiên thực hiện kiểm soát tuân thủ;
d) Cơ chế tổ chức về kiểm soát tuân thủ, bao gồm tổ chức nhân sự, trách nhiệm và nghĩa vụ của các bộ phận, nhân sự có liên quan tới công tác kiểm soát tuân thủ, cơ chế kiểm soát tuân thủ;
e) Đối tượng, thời gian, thời điểm kiểm soát tuân thủ.
f) Cách thức tiến hành kiểm soát tuân thủ;
g) Các nội dung khác.
3. Kế hoạch kiểm soát tuân thủ được đánh giá lại định kỳ, tối thiểu một lần trong một năm, bảo đảm phù hợp với thực tế sản xuất, kinh doanh của EVN, Đơn vị.
4. Xây dựng và trình kế hoạch kiểm soát tuân thủ
a) Trước ngày 01/12 hàng năm, Giám đốc các đơn vị trực thuộc EVN và đơn vị trực thuộc Doanh nghiệp cấp II có trách nhiệm xây dựng và trình EVN/Doanh nghiệp cấp II kế hoạch kiểm soát tuân thủ của đơn vị mình.
b) Trước ngày 05/12 hàng năm, TGĐ các Doanh nghiệp cấp II có trách nhiệm xây dựng và trình HĐTV/Chủ tịch Doanh nghiệp cấp II kế hoạch kiểm soát tuân thủ của đơn vị mình.
83
c) Trước ngày 15/12 hàng năm, HĐTV/Chủ tịch Doanh nghiệp cấp II có trách nhiệm thông qua kế hoạch kiểm soát tuân thủ của đơn vị mình.
d) Trước ngày 05/12 hàng năm, TGĐ EVN có trách nhiệm xây dựng và trình HĐTV EVN kế hoạch kiểm soát tuân thủ của EVN.
e) Trước ngày 15/12 hàng năm, HĐTV EVN có trách nhiệm thông qua kế hoạch kiểm soát tuân thủ của EVN.
Điều 105. Đánh giá thực hiện kiểm soát tuân thủ
1. Việc đánh giá thực hiện kiểm soát tuân thủ của các Ban/Phòng chức năng và Đơn vị căn cứ vào các quy định trong Quy chế này và theo các tiêu chí như sau:
a) Thời gian, tiến độ thực hiện các yêu cầu về kiểm soát tuân thủ;
b) Nội dung của pháp luật, Điều lệ/Quy chế tổ chức và hoạt động của EVN/Đơn vị, Quy chế quản lý nội bộ của EVN và các chỉ đạo của cấp thẩm quyền.
c) Về chất lượng kết quả giải quyết, xử lý công việc không được quy định cụ thể, chi tiết tại quy định pháp luật hoặc Quy chế quản lý nội bộ của EVN.
2. Kết quả đánh giá tuân thủ của các Ban/Văn phòng EVN, Đơn vị là một tiêu chuẩn làm cơ sở đánh giá thi đua, khen thưởng, thành tích định kỳ hàng tháng, năm của các Ban/phòng chức năng của EVN, Đơn vị. Nội dung này được quy định cụ thể trong Quy định về thi đua khen thưởng, Quy chế trả lương của EVN, Đơn vị.
3. Khi phát hiện có vi phạm trong thực hiện yêu cầu về kiểm soát tuân thủ, Lãnh đạo Ban/Phòng chức năng, Người đứng đầu đơn vị có trách nhiệm ban hành biện pháp xử lý, khắc phục kịp thời, hạn chế tối đa hậu quả do hành vi không tuân thủ gây ra.
4. Định kỳ hàng năm, căn cứ vào kết quả kiểm soát tuân thủ tại EVN và các đơn vị, EVN tổ chức xem xét các tồn tại trong quá trình thực hiện yêu cầu về kiểm soát tuân thủ nhằm đưa ra giải pháp, xử lý những hạn chế (nếu có) và hoàn thiện hệ thống Quy chế quản lý nội bộ, quy trình quản trị rủi ro của Tập đoàn.
Điều 106. Chế độ báo cáo
1. Trước ngày mùng 5 tháng đầu hàng quý, các Doanh nghiệp cấp III và đơn vị trực thuộc Doanh nghiệp cấp II có trách nhiệm tổng hợp, báo cáo kết quả việc thực hiện kiểm soát tuân thủ gửi về Ban/Phòng chủ trì theo dõi công tác kiểm soát tuân thủ của Doanh nghiệp cấp II.
2. Trước ngày 10/7 hàng năm, các Doanh nghiệp cấp II và đơn vị trực thuộc EVN có trách nhiệm gửi báo cáo 06 tháng về công tác kiểm soát tuân thủ
84
về EVN. Trong trường hợp cần thiết, EVN có thể yêu cầu các đơn vị báo cáo đột xuất về công tác kiểm soát tuân thủ. Nội dung báo cáo gồm:
a) Cơ cấu tổ chức kiểm soát tuân thủ.
b) Kết quả kiểm soát tuân thủ.
c) Dự kiến công tác kiểm soát tuân thủ trong 06 tháng tiếp theo.
d) Kiến nghị, đề xuất (nếu có).
3. Trước ngày 15/12 hàng năm, các Doanh nghiệp cấp II và đơn vị trực thuộc EVN có trách nhiệm gửi báo cáo năm về công tác kiểm soát tuân thủ về EVN. Nội dung báo cáo gồm:
a) Cơ cấu tổ chức kiểm soát tuân thủ.
b) Kết quả kiểm soát tuân thủ.
c) Dự kiến công tác kiểm soát tuân thủ trong năm tiếp theo.
d) Kiến nghị, đề xuất (nếu có).
4. Các loại báo cáo gửi về EVN nêu tại khoản 1, 2, 3 Điều này đều phải được phát hành bằng hình thức điện tử (E-Office), không phát hành bằng bản giấy.
5. Trên cơ sở báo cáo của các đơn vị, Ban chủ trì theo dõi công tác kiểm soát tuân thủ của EVN có trách nhiệm xây dựng báo cáo 6 tháng và báo cáo năm về công tác kiểm soát tuân thủ của toàn Tập đoàn để báo cáo HĐTV EVN.
Điều 107. Xử lý vi phạm
1. Đối với các trường hợp không tuân thủ các quy định của pháp luật, Quy chế quản lý nội bộ và các chỉ đạo của cấp trên khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao: hình thức xử lý theo quy định của pháp luật và các Quy chế quản lý nội bộ của EVN.
2. Đối với trường hợp không nộp báo cáo, nộp báo cáo không đúng hạn, báo cáo không đủ nội dung, báo cáo không trung thực, hình thức xử lý vi phạm đối với người đứng đầu Đơn vị như sau:
a) Vi phạm lần thứ nhất: phê bình bằng văn bản.
b) Vi phạm lần thứ hai: khiển trách.
c) Vi phạm lần thứ ba: Cảnh cáo hoặc kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng hoặc hạ bậc lương.
85