4.8. KYế NAấNG GIAO DềCH BAẩNG THệ TÍN
4.8.1. Các yêu cầu và quy tắc của một bức thư thương mại
Ngày nay đất nước ta mở rộng cửa đón nhận quan hệ kinh tế, văn hóa với nước ngoài. Nhà kinh doanh không phải chỉ có làm ăn với các doanh nghiệp trong nước, mà còn có mối quan hệ với các doanh nghiệp nước ngoài. Chính vì thế nhu cầu trao đổi thư tín càng trở nên cấp bách. Ngoài kỹ năng nói và nghe, nhà quản trị cũng cần phải rèn luyện cả kỹ năng viết nữa. Muốn viết một lá thư trong giao dịch thương mại, chúng ta cần am hiểu một số quy tắc cơ bản và kết cấu của một lá thư.
a. Cấu trúc của thư thương mại.
Tiêu đề : Tên công ty, Xí nghiệp, địa chỉ, fax, điện thoại, thư số Ngày tháng : Ghi rõ địa danh, ngày tháng năm
Tên và địa chỉ trong thư : Ghi tên và địa chỉ người nhận thư ngay đầu lá thư
Lời chào mở đầu : Lời chào mở đầu trong thư thương mại thường là : Thưa Quý ông/
Quý bà
Nội dung : Phần chớnh quan trọng của một lỏ thư. Trước khi đăùt bỳt viết, bạn hóy tự đặt những câu hỏi :
- Mục đích của lá thư là gì ?
- Hy vọng đạt được gì qua lá thư này ?
- Cách hay nhất để đạt được mục đích là gì ?
Lời chào kết thúc : Giống như lời chào mở đầu, có tính phong tục và thể hiện lịch sự để chấm dứt một lá thư. Lời chào phù hợp với từng hoàn cảnh và phải tương xứng với lời chào mở đầu.
Ký tên và ghi chức vụ : Phải luôn ký tên bằng bút tự của mình và bằng bút mực.
Không nên ký bằng dấu đề tên mình. Vì nó biểu hiện người nhận thư không đáng quan trọng để người viết thư phải quan tâm, đích thân ký vào thư, trình tự của ký tên và ghi chức vụ :
- Chức vụ - Kyù teân - Họ và tên
b. Một số quy tắc cần tuân theo khi viết một lá thư thương mại
- Ý tứ phải rõ ràng, làm cho người nhận hiểu được thông tin và có thể giải quyết công việc với thông tin ấy.
- Thư nên đi thẳng vào vấn đề, nêu bật các nét chính của vấn đề định thảo luận, nêu vấn đề cần sự trả lời hoặc cần hàng động nhanh chóng đáp ứng các điều yêu cầu mong đợi của mình.
- Thư phải viết đúng, chính xác các sự việc nhất là với các chi tiết như ngày và giờ hội họp, giao hàng theo đơn đặt hàng, bảng giá. Phải kiểm tra thật kỹ các điểm này trước khi phát hành.
- Thư viết phải hoàn chỉnh, có nghĩa là phải có đầy đủ các điều kiện cần thiết.
Nếu thư không đạt được điều này thì thường phải trả giá vì gây ra những bực dọc khoâng caàn thieát.
- Các ý trong thư phải nhất quán với nhau.
- Thư viết phải lịch sự, nhã nhặn vì hoạt động kinh doanh đem lại lợi nhuận cho các bên tham gia. Cho nên nó chỉ có kết quả tốt đẹp trong bầu không khí tôn trọng và hiểu biết lẫn nhau. Kể cả những xung đột gay gắt cũng được thể hiện bằng lời lẽ oân toàn, teá nhò.
Mẫu thư giao dịch trong thương mại theo tiêu chuẩn quốc tế SUNSHINE FLAVOURS LTD.
44 Emerald Drive, Shannon Technology Park, Cork CO6 9TS, Republic of Irland Mme Susanne Dufrais,
Les Gourmets du Poitou S.A., 33, rue Mirabeau,
44000 Poitiers, France
18 January 2006 Dear Madam,
Your request for our catalogue and price list
As requested, we enclose for your attention our price list and catalogue. I should like to take this opportunity of drawing your attention to fact that all our products are manufactured from completely natural ingredients and that we do not utilize any artificial additives whatsoever.
There are 213 different items in the catalogue and our prices are reasonable and our quality is good. This is the first time that we have included Scratch’n’SniffTM samples of our ten most popular aromas.
should you require further information, please do not hesitate to contact us. if the undersigned is unavailable, the Sale Manager’spersonal assistant will be delighted to assist you.
We look forward to receiving your esteemed order in due course.
Your faithfully,
J.G.O’Reilly, Sales Manager
Telex : 449801 Telephone : 021 23 45 9 Cables : SUNSHINE, CORK
- Thư viết phải thận trọng, không được viết những điều mà bản thân không nắm được chắc chắn.
Ngoài những điểm có tính nguyên tắc ở trên, khi viết thư cần lưu ý mấy điểm sau ủaõy :
- Xác định cho được nội dung cần viết và sắp xếp trong đầu các điểm cần viết theo một mối liên hệ tốt nhất.
- Viết một cách tự nhiên và viết với giọng văn phù hợp với từng hoàn cảnh.
- Dùng từ ngữ đơn giản, đễ hiểu, quen thuộc - Lập đề cương nếu muốn viết thư dài.