2.2.1.Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý kinh doanh của Công ty Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty
(Nguồn: Phòng hành chính của công ty xăng dầu Văn Soạn) Chú thích
Quan hệ chỉ huy trực tuyến
Quan hệ tham mưu phối hợp thực hiện Giám đốc Công Ty
Phòng Kỹ Thuật
Phòng Hành Chính Phòng Kinh
doanh
Cửa hàng xăng dầu Viet Zin
Cửa hàng xăng dầu số 09
Cửa hàng xăng dầu số 37
Kho xăng dầu Chương mĩ
Xưởng cơ khí và tái sinh dầu Phòng Kế Toán
Tài Chính
2.2.2.Chức năng, nhiệm vụ cụ thể
+ Giám Đốc: Lãnh đạo quản lý và điều hành chung mọi hoạt động của Công ty, đồng thời trực tiếp phụ trách các lĩnh vực công tác: Tổ chức cán bộ, cơ chế kinh doanh, tài chính kế toán, chủ trương, mục đích và quyết định về cơ chế, quản lý, lao động, nghiên cứu và ứng dụng khoa học kỹ thuật vào phục vụ SXKD của Công ty có hiệu quả.
+ Phòng Kế toán – Tài chính
Tham mưu quản lý, tổ chức, điều hành và triển khai nghiệp vụ công tác tài chính kế toán trong toàn công ty theo Luật kế toán, luật thống kê, và các quy định khác của pháp luật.
Thực hiện công tác hạch toán kế toán, theo dõi phán ánh tình hình hoạt động của nguồn vốn, tài sản, hàng hóa do công ty quản lý và điều hành công tác nghiệp vụ kế toán tài chính.
Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch tài chính dài hạn ngắn hạn, xây dựng các định mức chi phí phù hợp với kế hoạch mục tiêu kinh doanh.
Lập và phân tích các báo cáo tài chính, lưu trữ hóa đơn, chứng từ theo đúng chế độ quy định của nhà nước và của nghành ban hành. Cung cấp thông tin cần thiết về tài chính nhằm tham mưu cho lãnh đạo Công Ty kịp thời chỉ đạo và điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty.
+ Phòng kinh doanh
Tham mưu quản lý, tổ chức và điều hành, triển khai các nghiệp vụ công tác hoạt động kinh doanh của công ty (xây dựng chiến lƣợc, kế hoạch hoá sản xuất kinh doanh; đảm bảo nguồn hàng; điều độ hàng hoá; vận tải; cơ chế kinh doanh và chính sách bán hàng; phát triển thị trường…) theo pháp luật nhà nước, theo quy định của các cơ quan chức năng, cấp trên và của công ty.
Tổng hợp nhu cầu sử dụng vật tƣ hàng hóa, chủ động ký hoặc trình giám đốc ký các hợp đồng tiêu thụ, vận chuyển đảm bảo nguồn hàng cho việc kinh doanh từ các kho đầu mối, kho trung tâm cho đến các cửa hàng bán buôn, bán lẻ trên địa bàn. Phân công phân cấp giao quyền chủ động cho các cửa hàng hoặc trực tiếp chỉ đạo điều hành kinh doanh ở các cửa hàng và kho trung tâm.
Theo dõi khối lƣợng hàng hóa nhập, xuất tồn kho ở các cửa hàng và kho.
Phối hợp các phòng chức năng thường xuyên kiểm tra chất lượng, số lượng, giá bán hàng hóa của các cửa hàng thuộc công ty và các cửa hàng đại lý.
Kiểm tra hướng dẫn việc lập hóa đơn, biên bản xác nhận khối lượng hàng hóa, kê sao nộp chứng từ, lập báo cáo nhanh , báo cáo định kỳ, đối chiếu quyết toán hao hụt xăng dầu theo định mức và thực hiện chế độ thông tin báo cáo theo quy định của nhà nước và công ty.
+ Phòng hành chính
Phòng hành chính là phòng chức năng thuộc bộ máy quản lý, điều hành của bất kỳ cơ quan nào. ộ phận này không chỉ mang trọng trách tham mưu cho lãnh đạo về công tác nhân sự mà còn có trách nhiệm hoàn thành các nhiệm vụ lưu trữ văn thư hành chính và quan lý tài sản cho công ty. Phụ trách công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật. Thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra giám sát, pháp chế theo quy định hiện hành. Quản lý công tác bảo vệ và tổ xe
+ Phòng quản lý kỹ thuật
Tham mưu quản lý nghiệp vụ và triển khai thực hiện công tác kỹ thuật, công nghệ và đầu tƣ trong công ty (quản lý kỹ thuật, đầu tƣ, phát triển và hiện đại hoá cơ sở vật chất kỹ thuật, áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào các lĩnh vực sản xuất kinh doanh, quản lý, khai thác an toàn và hiệu quả hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật, quản lý đo lường chất lượng hàng hoá…) theo quy định của pháp luật, thi đua, khen thưởng, kỷ luật lao động, an toàn lao động, bảo hiểm xã hội và các chế độ chính sách khác đối với người lao động) theo pháp luật quy định.
+ Cửa hàng xăng dầu: Cửa hàng xăng dầu VIET ZIN, cửa hàng xăng dầu số 09 và cửa hàng xăng dầu số 37. Nhiệm vụ chính là điểm bán xăng dầu cho người tiêu dung
+ Kho xăng dầu Chương Mĩ: là kho dữ trữ nhiên liệu của công ty để cung cấp đến các cửa hàng và cung cấp cho các đại lý
+ Xưởng cơ khí và tái sinh dầu: tái lọc dầu hỏa và dầu dốt lò công nghiệp. Xưởng cơ khí phục vụ cho bảo trì và sửa chữa máy móc.