CHƯƠNG 3. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
3.2. THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ĐĂNG KÝ
3.2.2. Cơ chế hoạt động của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thành phố Quy Nhơn
3.2.2.1. Quy trình đăng ký lần đầu:
+ Trách nhiệm của VPĐK: Cán bộ thụ lý hồ sơ của VPĐK (thụ lý hồ sơ và giải quyết công việc không quá 15 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đầy đủ)
Theo địa bàn được phân công tiếp nhận hồ sơ kê khai đăng ký đất đai, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ở của công dân; Kiểm tra tính đầy đủ của các tài liệu trong hồ sơ. Nếu hồ sơ đầy đủ, cán bộ VPĐK thụ lý lập biên bản giao nhận hồ sơ với công dân. Nếu hồ sơ không đầy đủ, cán bộ thụ lý yêu cầu công dân bổ sung hồ sơ và chỉnh sửa hồ sơ theo quy định của pháp luật hiện hành và chuyển hồ sơ đã đủ điều kiện cho bộ phận chuyên môn thẩm định và xử lý hồ sơ.
Đối với trường hợp đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận, cán bộ thụ lý hồ sơ áp dụng nghĩa vụ tài chính theo các quy định hiện hành của Nhà nước; đối chiếu bản đồ, lập bản thảo Giấy chứng nhận và in vẽ Giấy chứng nhận; chuyển bản thảo Giấy chứng nhận kèm theo bộ hồ sơ kê khai của công dân trình lãnh đạo VPĐK phê duyệt, chuyển cán bộ thẩm định hồ sơ của Phòng TNMT.
Sơ đồ 3.2. Quy trình Đăng ký lần đầu (9)
Văn phòng Đăng ký QSD đất Lãnh đạo UBND
thành phố
Chuyên viên VP thành phố Phòng TNMT
thành phố
Chi cục thuế thành phố Bộ phận Một cửa
thành phố
Hộ gia đình, cá nhân
(1) (11)
(2) (3)
(4) (5) (6)
(7) (8)
(10)
Đối với trường hợp không đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận, cán bộ thụ lý hồ sơ có trách nhiệm báo cáo lãnh đạo VPĐK, ra thông báo bằng văn bản gửi công dân để bổ sung hồ sơ theo quy định.
- Trách nhiệm của Phòng TNMT - cán bộ thẩm định hồ sơ (3 ngày làm việc) Kiểm tra tính đầy đủ và tính pháp lý của hồ sơ kê khai đăng ký cấp Giấy chứng nhận của công dân; Kiểm tra bản thảo Giấy chứng nhận; kiểm tra quy hoạch và kiểm tra việc áp dụng nghĩa vụ tài chính đối với trường hợp đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận.
Nếu trường hợp đủ điều kiện, cán bộ thẩm định của Phòng TNMT xác nhận vào bản thảo Giấy chứng nhận; lập tờ trình trình Lãnh đạo Phòng TNMT xem xét, phê duyệt.
Nếu trường hợp không đủ điều kiện, cán bộ thẩm định Phòng TNMT lập thông báo bằng văn bản chuyển đến VPĐK để bổ sung hồ sơ hoặc chuyển trả hồ sơ cho công dân theo quy định
Lãnh đạo Phòng TNMT: xem xét và phê duyệt bản thảo Giấy chứng nhận đồng thời phê duyệt tờ trình; trình Lãnh đạo UBND thành phố ký Giấy chứng nhận.
- Trả hồ sơ (sau 3 ngày nhận hóa đơn hoàn thành nghĩa vụ tài chính)
Sau khi Lãnh đạo UBND thành phố ký Giấy chứng nhận; cán bộ thẩm định Phòng TNMT vào sổ cấp Giấy chứng nhận (sổ theo dõi cấp Giấy chứng nhận) và chuyển toàn bộ hồ sơ kèm theo Giấy chứng nhận về cán bộ thụ lý của VPĐK ( vào sổ và giao nhận Giấy chứng nhận cho công dân).
VPĐK có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho công dân hoặc thông báo trực tiếp (bằng điện thoại) để công dân thực hiện hoàn thành nghĩa vụ tài chính trước khi nhận Giấy chứng nhận theo quy định. Đồng thời chuyển danh sách cấp Giấy chứng nhận về UBND phường, xã để cập nhật và theo dõi.
- Lưu hồ sơ: Tại VPĐK lưu bản lưu Giấy chứng nhận và các giấy tờ liên quan hồ sơ đăng ký cấp Giấy chứng nhận.
Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp trong quá trình thực hiện, cán bộ thụ lý của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thành phố cần thiết phải lấy ý kiến bổ sung về nguồn gốc về UBND các phường, xã hoặc các ý kiến về quy hoạch, quyền sở hữu tài sản, … đến các cơ quan liên quan nên thời gian thực hiện có thể kéo dài phụ thuộc vào sự phối hợp của các cơ quan lấy ý kiến. Hiện nay, tại thành phố Quy Nhơn thì việc phối hợp trong việc lấy ý kiến bổ sung từ các cơ quan liên quan thường chậm nhất là UBND các phường, xã.
3.2.2.2. Quy trình đăng ký biến động và cấp giấy chứng nhận trong trường hợp chuyển nhượng một phần.
Bước 1. Trong thời hạn không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cán bộ thụ lý hồ sơ của VPĐK có trách nhiệm thẩm tra hồ sơ, lập hồ sơ trích lục bản đồ thửa đất hoặc trích đo bản đồ địa chính thửa đất, lập hồ sơ xin tách, hợp thửa đất, đơn đăng ký biến động trình lãnh đạo VPĐK ký xác nhận, yêu cầu chủ sử dụng đất và bên nhận quyền sử dụng đất đến Văn phòng công chứng có thẩm quyền để lập hợp đồng theo quy định;
Bước 2. Trong thời hạn không quá 04 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hợp đồng chuyển nhượng theo quy định (02 bộ) do công dân nộp, VPĐK có trách nhiệm kiểm tra, gửi số liệu địa chính đến cơ quan thuế để xác định nghĩa vụ tài chính;
Bước 3. Trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được phiếu chuyển thông tin địa chính do VPĐK bàn giao, Chi cục thuế thành phố Quy Nhơn có trách nhiệm xác định nghĩa vụ tài chính và hoàn thiện thông báo nghĩa vụ tài chính, chuyển sang bộ phận “ Một cửa” UBND thành phố để thông báo cho công dân thực hiện nghĩa vụ tài chính và chuyển trả kết quả về VPĐK;
Bước 4. Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận bàn giao kết quả đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính, VPĐK có trách nhiệm chỉnh lý biến động trên Giấy chứng nhận đã cấp, đồng thời thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận đối với trường hợp phải cấp mới Giấy chứng nhận, chuyển Phòng TNMT thẩm định.
Bước 5. Trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ do VPĐK bàn giao, Phòng TNMT có trách nhiệm thẩm định hồ sơ trình UBND thành phố cấp Giấy chứng nhận đối với trường hợp phải cấp mới Giấy chứng nhận.
Bước 6. Trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được hóa đơn hoàn thành nghĩa vụ tài chính của công dân, VPĐK có trách nhiệm bàn giao Giấy chứng nhận cho chủ sử dụng.
Hình 3.2. Hình ảnh của các cửa giao dịch tại Văn phòng đăng ký QSDĐ