Công tác Hành chính Văn phòng có vai trò rất quan trọng trong mọi hoạt động quản lý của cơ quan. UBND xã Quân Bình cần được quan tâm hơn nữa đến
việc nâng cao chất lượng công tác Hành chính Văn phòng nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm tồn tại với những việc làm cụ thể như sau:
Lãnh đạo nên quan tâm nhiều hơn đối với cán bộ, nhân viên trong cơ quan không chỉ về công việc mà về cả đới sống tinh thần của họ (luôn luôn động viên, khích lệ họ hăng hái làm việc…). Đồng thời cơ quan tạo điều kiện cho cán bộ Văn phòng tham gia các lớp đào tạo; tham dự các lớp tập huấn ở trong và ngoài nước nhằm nâng cao trình độ chuyên môn của họ để họ áp dụng vào thực tiễn công tác giúp mang lại hiệu quả cao trong công việc.
Văn thư, lưu trữ là công tác khá thầm lặng và ít vất vả, vì vậy cơ quan cần quan tâm đến việc thực hiện tốt chế độ, chính sách đối với cán bộ Văn thư, lưu trữ.
Thường xuyên làm tốt công tác tiếp nhận và xử lý thông tin; đảm bảo thông tin thông suốt với các cơ quan, đơn vị của xã với xã, thị trấn và ngược lại; thực hiện nghiêm túc chế độ thông tin, báo cáo định kỳ, đúng thời gian quy định.
Nâng cao kỹ năng, chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý chặt chẽ, thống nhất Công văn đi, đến; tổ chức hội họp đảm bảo nội dung, hình thức, phương pháp theo đúng quy chế làm việc của UBND xã. Phối hợp chặt chẽ với các phòng, ban ngành, đoàn thể để xây dựng chương trình công tác, tránh chồng chéo, gây khó khăn cho công tác chỉ đạo, điều hành.
Trang bị cơ sở vật chất như tủ, giá đựng tài liệu, được bố trí ở vị trí thoáng mát, rất thuận lợi cho công tác bảo quản và lưu trữ hồ sơ tài liệu ở cơ quan. Bộ phận lưu trữ trữ thường xuyên làm công tác vệ sinh kho, phòng chống mối mọt, ẩm mốc.
Hoàn thành việc xây dựng tổ Đề án điều chỉnh, bổ sung về cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa liên thông tại UBND xã đảm bảo nội dung, thời gian theo chỉ đạo của UBND huyện, xã.
Tiếp tục tham mưu cho UBND xã về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nhà nước; rà soát, loại bỏ thủ tục hành chính rườm rà không còn phù hợp, đề nghị huyện công bố để tổ chức thực hiện; tập trung vào các lĩnh vực xây dựng, đất đai, môi trường...
Tổ chức tập huấn các ứng dụng khác của phần mềm quản lý văn bản và hồ
sơ công việc; nâng cấp trang thiết bị, phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc, Website của xã đảm bảo khai thác thông tin phục vụ cho công tác quản lý, điều hành của UBND xã, các xã, thị trấn và nhu cầu thông tin của nhân dân (có phương án dự kiến nâng cấp thiết bị kèm theo).
Đề nghị cấp uỷ Đảng, chính quyền các xã, thị trấn; các phòng ban, ngành, đoàn thể của xã phối hợp chặt chẽ hơn nữa với cơ quan Văn phòng của xã trong việc nắm bắt và xử lý thông tin, triển khai thực hiện chỉ đạo điều hành của UBND xã.
- Đề nghị UBND xã:
- Cần phải có phòng văn thư – lưu trữ riên để đảm bảo công tác VT - LT - Tổ chức bồi dưỡng, tập huấn Cán bộ, Công chức Văn phòng UBND xã, xã, thị trấn về chuyên môn, lý luận chính trị.
- Tiếp tục quan tâm chỉ đạo, tạo điều kiện để Văn phòng UBND xã triển khai thực hiện việc có hiệu quả việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản và hồ sơ công việc.
- Tiếp tục đổi mới phương thức quản lý văn bản và các quy trình nghiệp vụ trong công tác Văn thư- Lưu trữ theo hướng tin học hóa và hiện đại hóa công tác Văn phòng. Xu hướng chung phát triển hiện nay là chuyển từ Văn phòng truyền thống với tài liệu bằng giấy là chủ yếu sang Văn phòng tin học hóa với tài liệu điện tử phổ biến. Vì vậy UBND xã Quân Bình cần dẩy mạnh hơn nữa việc nghiên cứu, ứng dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật công nghệ vào công tác quản lý tài liệu ngay từ khâu văn thư, quy trình xử lý nghiệp vụ, bảo quản an toàn và bảo hiểm tài liệu lưu trữ .
Ví dụ: Thực hiện việc quản lý, gửi và nhận, đăng ký, xử lý văn bản đi, đến đồng bộ trên máy tính.
Nghiên cứu ứng dụng quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào công tác Văn thư lưu trữ.
Bên cạnh việc hiện đại hóa công tác Văn thư, lưu trữ cần sử dụng có hiệu quả mạng tin học diện rộng trong công tác Văn phòng, phối hợp chặt chẽ hơn trong công tác văn thư lưu trữ.
Để khắc phục tình trạng ban hành văn bản chưa đúng về thể thức, kỹ thuật trình bày cơ quan cần thực hiện đúng quy định về soạn thảo và ban hành văn bản, đông thời trước khi ký phải kiểm tra về mặt thể thức văn bản xem có sai xót gì thì kịp thời sửa chữa. Để tránh tình trạng đóng dấu nhầm với thẩm quyền ban hành văn bản.
Tuyờn truyền cho cỏn bộ cụng chức trong cơ quan hiểu rừ vai trũ và tỏc dụng của công tác lưu trữ để từ đó mỗi người có trách nhiệm hơn trong việc giao nộp, giữ gìn tai liệu vào lưu trữ cơ quan.
Tích cực củng cổ ổn định tổ chức cán bộ; tăng cường kỷ luật hành chính, nâng cao ý thức tự giác chấp hành kỷ luật và quy chế làm việc của cán bộ công chức, viên chức trong cơ quan, có chế tài xử lý đối với các vi phạm, tiếp tục đổi mới lề lối làm việc của Văn phòng trong cơ quan để nâng cao chất lượng công tác Văn phòng.
Cơ quan phải có kế hoạch thay mới các máy móc đã cũ, trang thiết bị máy móc như: máy photo, máy hủy tài liệu, máy hút bụi, các kệ đựng hồ sơ. Đồng thời lựa chọn trang thiết bị Văn phòng nói chung và công tác văn thư nói riêng phải theo hướng đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật bền, đẹp.
Trên đây là một số ý kiến đóng ghóp của em qua thời gian thực tập tại UBND xã Quân Bình. Em rất mong những đề xuất, kiến nghị của em sẽ được lãnh đạo UBND xã Quân Bình quan tâm và xem xét nhằm ghóp phần nâng cao hơn nữa chất lượng công tác tại Văn phòng.