Dược Phẩm Hải Linh.
– Giải pháp 1 : Cách phân loại vật liệu.
Để sản xuất ra sản phẩm công ty TNHH Dược Phẩm Hải Linh phải sử dụng một số lượng lớn vật tư bao gồm nhiều loại, nhóm, thứ khác nhau. Mỗi thứ, loại lại có cơng dụng, tính chất khác nhau. Do vậy muốn quản lý tốt và hạch tốn một cách chính xác vật liệu thì phải tiến hành một cách khoa học hợp lý, ở cơng ty việc phân loại vật liệu nhìn chung là chi tiết. Tuy nhiên, việc phân loại một số vật liệu của công ty chưa chuẩn xác. Nên phân loại vật liệu như sau :
+ Vật liệu chính : Dược liệu để nấu cao, chế biến thuốc, cồn pha rượu .... + Vật liệu phụ : các chất phụ gia, chất bảo quản ...
– Giải pháp 2 : Lập sổ danh điểm NVL.
Công ty sử dụng rất nhiều loại NVL để sản xuất và thi cơng, sẽ gây khó khăn cho việc thống kê và quản lý. Cùng với việc mở sổ chi tiết cho từng loại NVL chính, cơng ty nên lập “sổ danh điểm vật tư” để cụ thể hoá các quy ước về mã số tên gọi, quy cách từng loại vật tư được sử dụng trong đơn vị. Sổ được mở và ký hiệu cho từng loại NVL. Việc sử dụng sổ này sẽ nâng cao rất nhiều hiệu quả trong công tác quản lý cũng như kế toán chi tiết nguyên vật liệu, giúp giảm bớt công tác
quản lý cũng như kế toán chi tiết nguyên vật liệu, giúp giảm bớt khối lượng công việc ghi chép, tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi từng loại NVL.
Là tập hợp tồn bộ các loại vật liệu cơng ty đã và đang sử dụng. Trong sổ được theo dõi cho từng nhóm, thứ, loại vật liệu một cách chặt chẽ để giúp cho cơng tác quản lý và hạch tốn vật liệu ở công ty được thực hiện tốt và dễ dàng. Mỗi thứ, nhóm, loại vật liệu được quy định một cách quy mô riêng sắp xếp một cách trật tự để tiện cho việc cung cấp thơng tin về từng nhóm, loại, thứ được chính xác.
Bộ mẫu vật liệu : phải được xây dựng một cách khoa học, hợp lý để tránh trùng lắp dễ sử dụng, tránh hiểu sai và có thể bổ xung mẫu cho vật liệu mới.
– Giải pháp 3: Tốc độ luân chuyển chứng từ.
Đẩy mạnh tốc độ luân chuyển chứng từ, NVL của công ty cần được phản ánh đúng thời điểm phát sinh. Khi định kỳ thủ kho giao nhận chứng từ nhập - xuất NVL cho phịng kế tốn sau khi kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ thì hai bên phải lập phiếu giao nhận chứng từ để tăng tính trách nhiệm cho mỗi bên.
Do chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ đồng thời là tài liệu quan trọng của công ty nên công việc thực hiện đầy đủ chứng từ khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế là một bước quan trọng. Sau khi mở sổ và kết thúc kỳ hạch toán, chứng từ được chuyển sang lưu trữ đảm bảo an tồn khơng bị mất mát.
– Giải pháp 4: Lập dự phòng giảm giá NVL.
Giá cả NVL trên thị trường luôn biến động, nên việc lập dự phịng giảm giá NVL là rất quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm và ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty. Theo mục 18 của chuẩn mực số 02 – hàng tồn kho thì: nếu giá trị ngun vật liệu khơng thu hồi được khi nguyên vật liệu tồn kho bị hư hỏng, mất giá hoặc giá bán bị giảm thì việc ghi giảm giá gốc NVL tồn kho cho bằng giá trị thuần có thể thực hiện được là phù hợp với nguyên tắc tài sản không được phản ánh lớn hơn giá trị thực hiện ước tính từ việc sử dụng chúng. Như vậy, khi kế tốn ước tính giá trị thực tế có thể thực hiện được của NVL nhỏ hơn giá trị gốc của chúng thì cơng ty cần lập dự phịng giảm giá NVL. Tại cơng ty cần có các trường hợp cụ thể sau khi lập dự phịng:
+ Cuối kỳ kế tốn năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của NVL nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phịng giảm giá NVL. Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của NVL lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng.
+ Đối với trường hợp NVL được dự trữ để sử dụng cho hợp đồng kinh tế đã ký kết và khơng thể huỷ bỏ thì mức dự phịng giảm giá NVL là chênh lệch giữa giá trị hợp đồng với giá trị gốc của hợp đồng.
Để tiến hành lập dự phịng giảm giá ngun vật liệu thì kế tốn thường xuyên tìm hiểu các thông tin về nhu cầu nguyên vật liệu cũng như giá cả của chúng trên thị trường để có kế hoạch lập dự phịng kịp thời. Việc ước tính giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho phải dựa trên bằng chứng tin cậy thu thập được tại thời điểm ước tính. Việc ước tính này phải tính đến sự biến động của giá cả hoặc chi phí trực tiếp liên quan đến các sự kiện diễn ra sau ngày kết thúc năm tài chính, mà các sự kiện được xác nhận với các điều kiện hiện có ở thời điểm ước tính. Khi ước tính giá trị thuần có thể thực hiện được thì kế tốn ngun vật liệu phải tính đến phải tính đến mục đích của việc dự trữ NVL trong kho. Nguyên liệu vật liệu dự trữ để sử dụng cho mục đích sản xuất sản phẩm khơng được đánh giá thấp hơn giá gốc nếu sản phẩm do chúng góp phần cấu tạo nên sẽ được bán bằng hoặc cao hơn giá thành sản xuất của sản phẩm. Khi có sự giảm giá của nguyên vật liệu mà giá thành sản xuất sản phẩm cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng.
– Giải pháp 5: Lập phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ.
Để làm giảm nhẹ cơng việc của kế tốn và giúp theo dõi chặt chẽ hơn vật tư còn lại sau khi xuất nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm không hết để tại phân xưởng phải kết hợp kiểm kê vật tư còn lại rồi lập phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ.
Mục đích lập phiếu: để theo dõi số lượng cịn lại cuối kỳ hạch tốn ở cơng ty, làm căn cứ để tính giá thành sản phẩm và kiểm tra tình hình thực hiện định mức sử dụng vật tư.
– Giải pháp 6: Về chi phí vận chuyển mua nguyên vật liệu.
Khi công ty mua nguyên vật liệu về nhập kho thì chi phí vận chuyển phải hạch toán vào giá nhập kho của NVL để đảm bảo tuân thủ chuẩn mực kế toán số 02 về hàng tồn kho. Kế toán ghi :
Nợ TK 152: Chi phí vận chuyển
Nợ TK 133: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ Có TK 111,112, 331 ...
– Giải pháp 7: Về kiểm kê và lập bản kiểm nghiệm hàng hoá
Để đảm bảo kiểm sốt được tình hình hiện có NVL tại kho thì cơng ty nên lập bản kiểm nghiệm hàng hố là cần thiết vì khi mua NVL với số lượng nhiều và chủng loại khác nhau nếu chỉ dựa vào sự quan sát của một mình thủ kho thì khơng đảm bảo tính đầy đủ. Hơn nữa trong trường hợp chưa có hố đơn phải căn cứ vào hợp đồng mua bán để kiểm nhận. Do vậy, công ty nên lập ban kiểm nghiệm và lập bản kiểm nghiệm vật tư cho mỗi lần nhập nguyên vật liệu
Mục đích của biên bản này: xác định số lượng, quy cách, phẩm chất vật tư, cơng cụ dụng cụ, hàng hố khi nhập kho dùng làm căn cứ quy trách nhiệm trước khi nhập kho trong thanh toán cũng như bảo quản.
Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Ghi rõ nhận xét về mặt số lượng, chất lượng phẩm chất đối với HTK và xử lý các trường hợp bất thường.
– Giải pháp 8: Ứng dụng tin học vào kế tốn NVL
Ngày nay khoa học cơng nghệ ngày càng phát triển mạnh mẽ, việc ứng dụng khoa học công nghệ là rất cần thiết đối với cơng tác kế tốn của một cơng ty. Vì khi cơng tác kế tốn được thực hiện trên máy tính thì nó nhanh, gọn và chính xác hơn, cơng tác kế tốn sẽ hiệu quả hơn.
Đã có rất nhiều phần mềm kế tốn ra đời và cơng ty nên ứng dụng phần mềm kế toán vào cơng tác kế tốn tại cơng ty. Vì khi ứng dụng phần mềm kế tốn vào cơng tác kế tốn của cơng ty thì cơng việc của kế tốn sẽ được giảm nhẹ đi rất nhiều và kế tốn sẽ thực hiện cơng việc nhanh hơn, chính xác hơn, hiệu quả hơn. Vì phần mềm kế tốn cịn rất mới lạ, nhiều kế toán vẫn chưa được tiếp xúc, sau khi lắp đặt
xong phần mềm kế tốn mới, phịng kế tốn nhanh chóng hồn thiện phần mềm, nhân viên kế tốn nhanh chóng làm quen và thích nghi với phần mềm, nhân viên kế tốn nhanh chóng làm quen và thích nghi với phần mềm nhằm phát huy tối đa hiệu quả sử dụng phần mềm kế tốn. Cơng ty đặc biệt coi trọng cơng tác đào tạo hoặc cho nhân viên kế tốn đi học về tin học, đây là địi hỏi tất yếu của thời đại, phải kết hợp chặt chẽ với các chuyên gia, trung tâm đào tạo tin học để được hướng dẫn sử dụng phần mềm kế tốn.
Khi cơng ty tiến hành tuyển dụng kế tốn viên mới cơng ty nên ưu tiên những ứng cử viên có cả trình độ tin học và trình độ chun mơn kế tốn để giảm bớt thời gian đào tạo tin học cho kế tốn viên phù hợp với q trình ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn của cơng ty. Cơng ty nên xây dựng mạng máy tính nội bộ như thế sẽ giúp cho việc quản lý và cung cấp thơng tin tài chính phục vụ yêu cầu đột xuất, thường kỳ của lãnh đạo cũng như yêu cầu của những người quan tâm tới tổ chức của doanh nghiệp, giảm bớt khối lượng cơng việc cho các nhân viên kế tốn mà khơng nằm ngồi khả năng tài chính của cơng ty.
– Giải pháp 9: Tại công ty do áp dụng hệ thống kế toán của doanh nghiệp
vừa và nhỏ nên không chi tiết cho các tài khoản 621, 622, 627 mà phản ánh thẳng vào tài khoản tài khoản 154 – chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Vì vậy để có thể dễ dàng phân biệt và theo dõi riêng rẽ từng khoản chi phí nguyên vật liệu phục vụ cho việc quản lý được thuận tiện và chính xác hơn.