a) Chứng từ sử dụng
- Hợp đồng in
- Phiếu thu
b) Tài khoản sử dụng
- Tài khoản 111 - Tiền mặt (1111)
- Tài khoản 131 - Phải thu khách hàng (1311)
c) Quy trình luân chuyển
Lưu đồ 2:Kế toán tăng tiền do thu nợ khách hàng
Nhân viên kinh doanh căn cứ vào thời hạn thanh toán trong Hợp đồng in đã ký với khách hàng tiến hành lập Giấy báo thanh toán. Giấy báo thanh toán được gửi đến cho khách hàng. Khách hàng sau khi nh ận được Giấy báo thanh toán, họ đến Công ty giao Giấy báo thanh toán cho Kế toán thanh toán để tiến hành thanh toán. Căn cứ vào Giấy báo thanh toán Kế toán thanh toán nhập liệu vào máy, in ra Phiếu thu. Phiếu thu được in thành 2 liên, 2 liên này cùng với Giấy báo thanh toán chuyển cho Thủ quỹ. Thủ quỹ tiến hành các thao tác kiểm tra, thu tiền, sau đó ký xác nhận vào 2 liên của Phiếu thu. Liên 1 giao cho khách hàng, liên 2 cùng v ới Giấy báo thanh toán chuyển trả cho Kế toán thanh toán để lưu trữ.
Định kỳ cuối tháng hoặc khi cần thiết Kế toán khoá sổ kế toán, in ra sổ chi tiết tài khoản liên quan như tài khoản 111, tài khoản 131, Sổ Nhật ký chung và sổ cái liên quan như sổ cái các tài khoản 111, tài khoản 131
thực tế tại quỹ.
d) Định khoản
- Căn cứ Phiếu thu số 012358 ngày 06/09/2007 thu ti ền in của NXBGD TP.HCM Nợ 1111 : 85.000.000
Có 1311 : 85.000.000
- Căn cứ Phiếu thu số 12377 ngày 16/09/2007 thu dịch vụ tách màu cho Khatoco Nợ 1111: 1.660.900
Có 1311 : 1.660.900
- Căn cứ Phiếu thu số 012384 ngày 19/09/2007 thu ti ền in của báo Thanh Niên Nợ 1111 : 130.325.000
Có 1311 : 130.325.000
- Căn cứ vào Phiếu thu số 012394 ngày 25/09/2007 thu tiền tách phim của Công ty TNHH Chí Thành
Nợ 1111 : 2.305.000 Có 1311 : 2.305.000
e) Sơ đồ chữ T
Sơ đồ 5: Kế toán tăng tiền do thu nợ khách hàng
f) Minh hoạ chứng từ sổ sách
GIẤY BÁO THANH TOÁN
Ngày …06… tháng …09… năm 2007
Kính gửi:NXB Giáo Dục TP. Hồ Chí Minh
Nội dung: Thanh toán tiền in sách Giá chưa thuế : 80.952.381 đồng VAT (5%) : 4.047.619 đồng Giá thanh toán : 85.000.000 đ ồng
Viết bằng chữ : Tám mươi lăm triệu đồng chẵn
* Cty CP In&TM Khánh Hoà mong quý khách hàng tiến hành các thủ tục cần thiết để thanh toán, chậm nhất là ba ngày kể từ ngày nhận được giấy báo thanh toán.
SỔ CÁI
Từ ngày 01/09/2007 đến 30/09/2007
Tài khoản 131: Phải thu khách hàng
ĐVT : Đồng
Chứng từ Số tiền
Số Ngày Diễn giải Tài khoảnđối ứng Ghi NỢ Ghi CÓ
Số dư đầu tháng …
… … … … …
012358 06/09/2007 Thu NXB Giáo Dục TP.HCM 112 85.000.000
… … … … …
001375 19/09/2007 Phải thu Báo Thể Thao Việt Nam 511 125.600.000
333 6.280.000 … … … … … Số phát sinh trong tháng 2.010.200.260 1.963.337.260 Số dư cuối tháng … g) Nhận xét * Mặt đạt được:
Công ty Cổ phần In và Thương mại Khánh Hoà rất rõ ràng về thời hạn thanh toán với các đối tác về khoản mục phải thu khách hàng, thường đã được thoả thuận trong hợp đồng giữa các bên.
Bên cạnh đó, Công ty tiến hành hạch toán kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc rõ ràng, hợp pháp như các Hợp đồng , Hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu thu,...
Ngoài ra, từ việc lập các chứng từ, ghi chép, luân chuyển các chứng từ sổ sách đến việc hạch toán kế toán, lưu trữ tạ Công ty đều được thực hiện nghiêm túc theo quy định của Bộ Tài Chính.
* Mặt tồn tại:
Hiện tại, Công ty Cổ phần In và Thương mại Khánh Hoà chưa mở các tài khoản chi tiết cho các khoản phải thu của khách hàng bằng tiền mặt theo từng đối tượng khách hàng. Công ty hạch toán kế toán chung cho tất cả các khoản phải thu của khách hàng bằng tiền mặt không phân biệt là khách hàng quen thuộc có giao dịch thường xuyên, hay khách hàng lẻ ít khi giao dịch với Công ty.
Hơn nữa, Công ty Cổ phần In và Thương mại Khánh Hoà chưa sử dụng Sổ
Công ty Cổ Phần *SP -012358 * In & Thương Mại 06 -09-2007 Khánh Hòa ( 15:15:45 )
Họ và tên người nộp tiền : Nguyễn Thị Bích
Địa chỉ : 256 Nguyễn Thị Minh Khai, P.5, Q3, TP.HCM Lý do nộp tiền : Thu nợ hợp đồng in sách
Số tiền : 85.000.000
Viết bằng chữ : Tám mươi lăm triệu đồng chẵn. Kèm theo : …01… chứng từ gốc
Giám Đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Nhật ký thu tiền trong công tác hạch toán kế toán tăng tiền do thu nợ khách hàng nên còn nhiều hạn chế trong việc tổng hợp, kiểm tra các khoản phải thu khách hàng, và chưa giảm được khối lượng công việc cho kế toán.
2.2.2.2.1.3. Kế toán tăng tiền mặt do thu khoản hoàn ứng a) Chứng từ sử dụng
- Giấy thanh toán tạm ứng - Phiếu thu
b) Tài khoản sử dụng
- Tài khoản 111 - Tiền mặt - Tài khoản 141 - Tạm ứng
c) Quy trình luân chuyển
Lưu đồ 3: Kế toán tăng tiền mặt do thu các khoản hoàn ứng
Sau khi hoàn thành chuyến công tác, người xin hoàn ứng viết Giấy thanh toán tạm ứng, kèm theo các chứng từ khác có liên quan như các Hoá đơn mua hàng (hoá đơn bán hàng thông thường, hoá đơn giá trị gia tăng ), các vé tàu, vé xe, các chi phí phát sinh phục vụ cho công tác giao dịch với đối tác… chuyển cho Kế toán thanh
toán. Kế toán thanh toán kiểm tra nhập liệu vào máy để in Phiếu thu. Phiếu thu lập thành 2 liên cùng với các chứng từ kèm theo khác chuyển cho Thủ quỹ, Thủ quỹ tiến hành kiểm tra, thu tiền, rồi ký xác nhận, 1 liên giao cho người hoàn ứng, các chứng từ còn lại chuyển cho Kế toán thanh toán lưu lại.
Định kỳ cuối tháng hoặc khi cần thiết Kế toán khoá sổ, in ra sổ chi tiết tài khoản liên quan như tài khoản 111, tài khoản 141, Sổ Nhật ký chung, Sổ cái các tài khoản có liên quan như sổ cái các tài khoản 111, tài khoản 141 và các tài khoản khác có liên quan.
Thủ quỹ thì hàng ngày có thể khoá sổ in ra sổ quỹ tiền mặt để kiểm tra với lượng tiền thực tế tại quỹ.Nếu có bất kỳ sự chênh lệch nào thì Thủ quỹ tìm hiểu nguyên nhân.
d) Định khoản
- Căn cứ vào Phiếu thu số 012382 ngày 21/09/2007 thu hoàn ứng anh Thông Nợ 111 : 2.500.000
Có 141 : 2.500.000
- Căn cứ vào Phiếu thu số 012386 ngày 22/09/2007 thu hoàn ứng mua giấy in Nợ 1111 : 2.150.000
Có 141 : 2.150.000
- Căn cứ Phiếu thu số 0012388 ngày 23/09/2007 thu hoàn ứng đi công tác Đoan Nợ 111 : 2.500.000
Có 141 : 2.500.000
e) Sơ đồ chữ T
Sơ đồ 6: Kế toán tăng tiền do thu hoàn ứng
f) Minh hoạ chứng từ sổ sách
Công ty Cổ Phần *SP -0012382 * In & Thương Mại 21-09-2007 Khánh Hòa ( 10:48:05 )
Họ và tên người nộp tiền : Nguyễn Đình Thông Địa chỉ :
Lý do nộp tiền : Thu hoàn ứng Số tiền : 2.500.000
Viết bằng chữ : Hai triệu năm trăm ngàn đồng chẵn. Kèm theo : …… chứng từ gốc
Giám Đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Cty Cp In&TM Khánh Hoà
GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG
Ngày 21 tháng 09 năm 2007
Họ và tên: Nguyễn Đình Thông Bộ phận: Cung ứng vật tư Số tiền tạm ứng: 31.000.000 đồng
Số tiền đã chi: 28.500.000 đồng Chênh lệch: 2.500.000 đồng
Kèm …….. chứng từ
Giám đốc Kế toán trưởng Người đề nghị (Ký, đóng dấu, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
SỔ CÁI
Từ ngày 01/09/2007 đến 30/09/2007
Tài khoản 141: Tạm ứng
ĐVT : Đồng
Chứng từ Số tiền
Số Ngày Diễn giải Tài khoảnđối ứng Ghi NỢ Ghi CÓ
Số dư đầu tháng …
… … … … …
012376 20/09/2007 Chi tạm ứng anh Thông 111 31.000.000
001382 21/09/2007 Anh Thông hoàn ứng 111 2.500.000
… … … … …
Số phát sinh trong tháng 198.372.252 15.230.500
Số dư cuối tháng …
g) Nhận xét:
* Mặt đạt được:
Công ty Cổ phần In và Thương mại Khánh Hoà tiến hành hạch toán kế toán tăng tiền mặt của các khoản hoàn ứng căn cứ cụ thể vào các chứng từ gốc rõ ràng, hợp pháp như các Hợp đồng kinh tế, Hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu thu, ...
Các nhân viên trong công ty, thông thư ờng là những nhân viên ở bộ phận cung ứng vật tư, nhân viên phòng kế toán kinh doanh được cử đi công tác, hay mua vật tư,… thường thực hiện theo kế hoạch dự trù vật tư hàng năm, kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty được Giám đốc thông qua..
Công ty Cổ phần In và Thương mại Khánh Hoà luôn luôn tuân thủ nghiêm túc theo quy định của Bộ Tài Chính về cách hạch toán kế toán, trình tự chứng từ, ghi chép sổ sách và lập các báo cáo.
* Mặt tồn tại:
Đối với các khoản hoàn ứng cần được kiểm tra, tổng hợp hơn nữa, như Công ty nên sử dụng Sổ Nhật ký thu tiền trong công tác hạch toán kế toán tăng tiền do hoàn ứng góp phần giảm thiểu khối lượng công việc cho kế toán.
2.2.2.2.1.4. Kế toán tăng tiền mặt do rút tiền gửi nhập quỹ a) Chứng từ sử dụng
- Biên lai giao dịch - Phiếu thu
b) Tài khoản sử dụng
- Tài khoản 111 - Tiền mặt
- Tài khoản 112 - Tiền gửi Ngân hàng
c) Quy trình luân chuyển
Lưu đồ 4: Kế toán tăng tiền mặt do rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ
Căn cứ vào Biên lai giao dịch của Thủ quỹ với Ngân hàng, Kế toán thanh toán nhập liệu, in ra 2 liên Phiếu thu cùng với Biên lai giao dịch giao lại cho Thủ quỹ kiểm tra, ký xác nhận, 1 liên của Phiếu thu lưu lại, liên còn lại cùng với Biên lai
giao dịch chuyển trả Kế toán thanh toán lưu trữ.
Định kỳ cuối tháng hoặc khi cần thiết Kế toán khoá sổ, in ra sổ chi tiết tài khoản 111, tài khoản 112, Sổ Nhật ký chung, Sổ cái tài khoản 111, tài khoản 112 và các tài khoản khác có liên quan.
Thủ quỹ thì hàng ngày có thể khoá sổ in ra sổ quỹ tiền mặt để kiểm tra với lượng tiền thực tế tại quỹ.
d) Định khoản
- Căn cứ vào Phiếu thu số 012331 ngày 06/09/2007 rút tiền gửi Ngân hàng TMCP Hàng Hải Nha Trang nhập quỹ
Nợ 1111 : 10.000.000
Có 11214 : 10.000.000
- Căn cứ vào Phiếu thu số 012333 ngày 07/09/2007 rút tiền gửi Ngân hàng Đầu Tư Phát Triển Khánh Hoà nhập quỹ
Nợ 1111 : 25.000.000
Có 11212 : 25.000.000
- Căn cứ vào Phiếu thu số 0012341 ngày 08/09/2007 rút ti ền gửi Ngân hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn nhập quỹ
Nợ 1111 : 35.000.000
Có 11213 : 35.000.000
- Căn cứ vào Phiếu thu số 012349 ngày 09/09/2007 rút tiền gửi Ngân hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn nhập quỹ
Nợ 1111 : 50.000.000
Có 11213 : 50.000.000
- Căn cứ vào Phiếu thu số 012350 ngày 16/09/2007 rút tiền gửi Ngân hàng Công Thương nhập quỹ
Nợ 1111 : 30.000.000
Có 11211 : 30.000.000
e) Sơ đồ chữ T
Sơ đồ 7: Kế toán tăng tiền do rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt
NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM
INCOMBank BIÊN LAI GIAO DỊCH
Số thẻ: 6201600056892789 Số dư đầu kỳ: 1.560.890.000 VND Số tiền rút: 30.000.000 VND 500.000: 50 200.000: 15 100.000: 20 50.000: 0 Phí dịch vụ: VND GTGT (VAT): VND Số dư cuối kỳ: 1.530.890.000 VND Ngày/Giờ: 16/09/2007 07:56:05 STT: 580 0286 2689099
Xin chân thành cảm ơn quý khách
Thanhs for your banking with Incombank
g) Nhận xét:
* Mặt đạt được:
Hạch toán căn cứ vào các chứng từ Ngân hàng rõ ràng như các Biên lai giao dịch, Giấy báo Nợ,…
Công ty có mở tài khoản tại nhiều Ngân hàng giúp nâng cao hiệu quả của đồng vốn, cũng như tạo nhiều thuận lợi trong giao dịch với các khách hàng, đặc biệt là các khách hàng ở xa.
Kế toán thanh toán tuân thủ nghiêm túc theo quy định của Bộ Tài Chính về cách hạch toán, trình tự chứng từ, sổ sách.
* Mặt tồn tại:
Hiện tại, Công ty có mở tài khoản ở nhiều Ngân hàng nên việc kiểm tra, đối chiếu là rất cần thiết, trong khi đó Công ty chưa sử dụng Sổ Nhật ký thu tiền trong công tác hạch toán kế toán tăng tiền do rút tiền gửi Ngân hàng nhập quỹ tiền mặt nên còn hạn chế trong kiểm tra đối chiếu tài khoản tiền gửi Ngân hàng cũng như làm gia tăng công việc khối lượng công việc của kế toán.
2.2.2.2.2.Kế toán giảm tiền mặt tại Công ty
2.2.2.2.2.1. Kế toán giảm tiền mặt mua các yếu tố đầu vào
Công ty Cổ Phần *SP -012350 * In & Thương Mại 16 -09-2007 Khánh Hòa ( 08:13:25 )
Họ và tên người nộp tiền : Nguyễn Thị Na Địa chỉ :
Lý do nộp tiền : Rút tiền gửi Ngân hàng Công Thương nhập quỹ tiền mặt Số tiền : 30.000.000
Viết bằng chữ : Ba mươi triệu đồng chẵn. Kèm theo : …01… chứng từ gốc
Giám Đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
a) Chứng từ sử dụng
- Hoá đơn giá trị gia tăng - Phiếu chi
b) Tài khoản sử dụng
- Tài khoản 111 - Tiền mặt
- Tài khoản 133 - Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ - Tài khoản 152 - Nguyên liệu, vật liệu
c) Quy trình luân chuyển
Lưu đồ 5: Kế toán giảm tiền mặt mua các yếu tố đầu vào
Nhà cung cấp giao cho công ty 1 hoá đơn giá trị gia tăng hoặc hoá đơn bán hàng thông thường, hoá đơn này là căn cứ để kế toán thanh toán nhập liệu vào máy tính theo biểu mẫu của phần mềm kế toán, sau đó in phiếu chi thành 2 liên chuyển Giám Đốc và Kế toán trưởng ký duyệt, chuyển tiếp cho thủ quỹ kiểm tra, chi tiền, 1 liên
phiếu chi lưu lại,liên còn lại chuyển trả cho kế toán thanh toán lưu các chứng từ liên quan.
Định kỳ cuối tháng hoặc khi cần thiết Kế toán khoá sổ, in ra sổ chi tiết tài khoản liên quan như tài khoản 111, tài khoản 152, tài khoản 153 tài khoản 211, tài khoản 133 và các tài khoản có liên quan khác, in Sổ Nhật ký chung, Sổ cái liên quan như sổ cái các khoản 111, tài khoản 152, tài khoản 153 tài khoản 211 và các tài khoản khác có liên quan.
Thủ quỹ thì hàng ngày có thể khoá sổ in ra sổ quỹ để kiểm tra với lượng tiền thực tế tại quỹ.
d) Định khoản
- Căn cứ Hoá đơn số 011338 phiếu chi số 012336 ngày 03/09/2007 chi than Nợ 152P6 : 270.000
Nợ 1331: 13.500
Có 1111 : 283.500
- Căn cứ Hoá đơn 010335, phiếu chi 012359 ngày 07/09/2007 mua gi ấy Couche Nợ 152G03 : 31.000.000
Có 1111 : 31.000.000
- Căn cứ Hoá đơn 012338, phiếu chi 0012384 ngày 29/09/2007 mua gi ấy Duplex Nợ 152G02 : 70.000.000
Nợ 1331 : 3.500.000 Có 1111 : 73.500.000
- Căn cứ Hoá đơn 011438 phiếu chi 012385 ngày 29/09/2007 mua dao xén gi ấy Nợ 152P3 : 5.000.000
Nợ 1331 : 500.000
Có 1111 : 5.500.000
- Căn cứ Hoá đơn số 012038 phiếu chi 012388 ngày 29/09/2007 chi mua giấy bìa Đồng Nai
Nợ 152G01 : 10.000.000 Nợ 1331 : 500.000
Có 1111 : 10.500.000
e) Sơ đồ chữ T
f) Minh hoạ chứng từ sổ sách
SỔ CÁI
Từ ngày 01/09/2007 đến 30/09/2007
Tài khoản 133: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ
ĐVT : Đồng
Chứng từ Số tiền
Số Ngày Diễn giải
Tài khoản
đối ứng Ghi NỢ Ghi CÓ
Số dư đầu tháng
… … … … …
012359 07/09/2007 VAT nhập giấy Couche 111 1.550.000
… … … … …
012401 30/09/2007 K/chuyển VAT đầu vào 333 31.895.146
Số phát sinh trong tháng 31.895.146 31.895.146
Số dư cuối tháng
SỔ CÁI