3.3 Một số giải pháp hồn thiện hệ thống KSNB tại cơng ty TNHH Đồng Tâm
3.3.3.1 Hoạt động kiểm soát chung
+ Phân chia trách nhiệm
Phân chia trách nhiệm là không cho phép một thành viên nào trong Công ty được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc. Kết quả khảo sát ở chương hai cho thấy việc phân chia trách nhiệm đối với các thành viên, các bộ phận được thực hiện tốt. Tuy nhiên Cơng ty cũng cịn xảy ra tình trạng một nhân viên đảm nhận việc mua hàng hóa. Điều này có thể gây ra tình trạng sai sót hoặc chậm trễ tiến độ, vì vậy Cơng ty cần bổ sung thêm nhân viên mua hàng để đảm bảo việc mua hàng đúng tiến độ.
+ Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin và các nghiệp vụ
Các báo cáo trình lên Ban lãnh đạo vẫn cịn chưa đảm bảo chính xác và kịp thời. Ngồi các báo cáo tài chính, Cơng ty cũng cần u cầu các phịng ban lập các báo cáo định kỳ hoặc các báo cáo nhanh về tình hình mua vật tư, tình hình sử dụng tài sản, tình hình bán hàng hoặc tình hình nhập xuất tồn vật tư. Từ đó Ban lãnh đạo có thể đối chiếu và so sánh kế hoạch và dự toán để xem xét các bất thường và đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời.
Mặc dù Cơng ty có quy định cụ thể về việc sốt xét chứng từ trước khi thực hiện và có phổ biến đến hầu hết nhân viên trong Công ty, tuy nhiên do cả nể với các cấp lãnh đạo nên việc thanh tốn đơi khi vẫn chưa thực hiện đúng quy định, có những trường hợp chưa có đầy đủ chứng từ những đã thực hiện thanh toán theo yêu cầu của các cấp lãnh đạo. Vì vậy Cơng ty nên có quy định về việc xử lý hoặc kỉ luật với những trường hợp không tuân thủ quy định sốt xét chứng từ. Bên cạnh đó, Ban lãnh đạo cần phải thực hiện thật tốt quy định này để làm gương cho các nhân viên.
Công ty cần yêu cầu các trưởng, phó phịng ban thực hiện nghiêm túc việc chấm công cho các nhân viên thuộc phịng ban của mình. Những trường hợp trưởng
phó phịng ban cố tình chấm cơng sai thì sẽ bị xử phạt. Nếu quản lý tốt việc chấm cơng cho nhân viên thì hiệu quả cơng việc sẽ cao hơn.
+ Kiểm soát vật chất
Qua kết quả khảo sát ở chương 2 cho thấy, hoạt động kiểm soát vật chất ở doanh nghiệp được thực hiện rất tốt, việc kiểm kê tài sản, hàng tồn kho và đối chiếu với sổ sách thực hiện đúng quy định. Cơng ty cần duy trì và đảm bảo hoạt động này được diễn ra thường xuyên và liên tục, điều này sẽ giúp Công ty quản lý hiệu quả và tránh thất thoát cũng như mất mát tài sản, hàng hóa của Cơng ty.
3.3.3.2 Hoạt động kiểm sốt trong các chu trình chính của đơn vị
+ Kiểm sốt chu trình mua hàng, tồn trữ và thanh tốn
Qua kết quả khảo sát ở chương hai có thể thấy chu trình mua hàng, tồn trữ và thanh tốn trong Cơng ty được thực hiện rất tốt. Tuy nhiên, Công ty cũng cần chú trọng hơn nữa về các khâu trong chu trình này.
- Về mua hàng: Công ty cần ban hành cụ thể hơn các quy định về việc mua hàng hóa, vật tư tránh trường hợp nhân viên tự làm giấy đề nghị mua hàng. Để tránh tình trạng mua hàng hóa, vật tư khi chưa thật sự cần thiết hoặc mua số lượng nhiều hơn cần thiết do nhân viên thông đồng với nhà cung cấp để được hưởng lợi thì giải pháp là giao trách nhiệm lập các đề xuất mua hàng cho các trưởng phòng, ban và họ phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản số vật tư, hàng hóa đã đề nghị mua.
Cơng ty nên có bộ phận chun soạn thảo hợp đồng được đào tạo chuyên sâu về nội dung trong hợp đồng để hạn chế tối đa các rủi ro khi ký kết hợp đồng, cụ thể là: Tìm hiểu rõ về đối tác, các điều khoản trong hợp đồng, … Bên cạnh đó, Cơng ty nên mời nhiều nhà cung cấp gởi bảng báo giá để có thể tiếp cận nguồn hàng có chất lượng, giá cả hợp lý và nguồn hàng ổn định. Nguồn hàng ổn định là yếu tố quan trọng khi quyết định lựa chọn nhà cung cấp của Cơng ty, vì Cơng ty với lĩnh vực sản xuất và thương mại vật liệu xây dựng nên nếu nguồn hàng khơng ổn định sẽ gây trì trệ trong các khâu sản xuất dẫn đến thiệt hại và tổn thất lớn cho Công ty.
Công ty cũng cần ban hành các quy tắc đạo đức liên quan đến việc nghiêm cấm nhân viên mua hàng nhận quà cáp hay các lợi ích từ nhà cung cấp. Nếu phát hiện những trường hợp vi phạm cần xử lý nghiêm khắc.
Khi nhận hàng hóa, vật tư về nhập kho, ngoài thủ kho phải có nhân viên thuộc các phòng ban đã đề nghị đặt mua để kiểm tra quy cách, phẩm chất của hàng hóa, vật tư.
+ Kiểm sốt chu trình bán hàng- thu tiền
Cơng ty cần ban hành quy định cụ thể hơn về việc phê duyệt đơn hàng. Trong đó phải quan tâm đến các yếu tố:
- Giá bán (tùy vào đối tượng khách hàng, nếu là chi nhánh, đại lý hoặc cá nhân mua hàng). Nếu giá bán có sự thay đổi phải qua sự xét duyệt và đồng ý của người có thẩm quyền.
- Số lượng hàng hóa: Cơng ty cũng cần quan tâm đến số lượng hàng hóa trên đơn hàng trước khi chấp nhận đơn đặt hàng về việc xem xét khả năng cung ứng của Cơng ty, tránh tình trạng chấp nhận đơn đặt hàng nhưng khi xuất kho hàng hóa lại khơng đủ. Điều này ảnh hưởng đến uy tín của Cơng ty.
- Ngồi ra, khả năng thanh toán của khách hàng cũng là vấn đề cần được quan tâm. Trước khi chấp nhận đơn đặt hàng, bộ phận công nợ phải kiểm tra khả năng thanh tốn cũng như tình hình tài chính của khách hàng đối với những trường hợp bán chịu.
Cơng ty cũng cần ban hành các chính sách liên quan đến vấn đề đổi, trả hàng hóa. Cơng ty có thể thành lập bộ phận kiểm tra hàng hóa liên quan đến các trường hợp đổi hoặc trả hàng. Nếu những trường hợp khác với quy định thì phải báo cáo cho người có thẩm quyền xử lý. Những thông tin về đổi hoặc trả hàng phải được lưu lại.
Công ty cũng nên thành lập bộ phận chăm sóc khách hàng sau khi đã thực hiện xong đơn hàng, nhằm thu thập ý kiến của khách hàng về chất lượng sản phẩm cũng như cung cách ứng xử, phục vụ của bộ phận bán hàng.
Ngồi việc đối chiếu cơng nợ định kỳ mà công ty vẫn đang thực hiện, Cơng ty có thể đối chiếu công nợ với khách hàng- đại lý để làm cơ sở thanh tốn và nhằm mục đích nhắc nợ với khách hàng- đại lý.
+ Chu trình tiền lương
Cơng ty cần tách bạch các chức năng: Tuyển dụng, chấm cơng, tính lương và xét duyệt tiền lương. Khi có nhu cầu tuyển dụng các bộ phận, phòng ban sẽ đề xuất tuyển dụng, khi có nhu cầu tuyển dụng, Công ty nên thông báo rộng rãi trên các kênh thông tin để tăng cơ hội tuyển dụng được người giỏi, cụ thể như: Đăng thông tin trên báo tuyển dụng, thông qua nguồn nhân lực nội bộ trong công ty hoặc qua sự giới thiệu của nhân sự trong công ty, thông qua hội chợ việc làm hoặc văn phịng giới thiệu việc làm.
Cơng ty cần thành lập hội đồng tuyển dụng độc lập theo u cầu cơng việc của vị trí cần tuyển dụng sao cho các ứng viên có cơ hội được tuyển dụng ngang nhau, tránh tình trạng thân quen.
Việc chấm cơng sẽ do trưởng bộ phận thực hiện theo đúng quy định của công ty cho từng công việc cụ thể; bộ phận tính lương tiền lương sẽ dựa trên quy định của công ty mà thực hiện cho chính xác và công bằng; Ban lãnh đạo sẽ xét duyệt tiền lương trước khi thanh toán lương cho nhân viên.
Định kỳ, Công ty nên tổ chức đánh giá nhân sự theo các tiêu chí hoặc thang điểm cụ thể được quy định bằng văn bản, tránh việc đánh giá mang tính cảm tính, chủ quan của người quản lý trực tiếp. Việc đánh giá cần có sự chủ trì của phịng nhân sự để đảm bảo công bằng, khách quan.
+ Kiểm soát tiền
Qua kết quả khảo sát ở chương 2 cho thấy, quy định về việc bảo quản tài sản, tách biệt chức năng kế toán và thủ quỷ được thực hiện rất tốt tránh được tình trạng thất thoát, biển thủ và chiếm dụng tiền của Công ty. Tuy nhiên Công ty cũng cần lưu ý một số vấn đề sau:
Hoạt động rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt thì người nội tiền đồng thời cũng là thủ quỹ nên trước khi lập phiếu thu, kế toán tiền mặt phải kiểm tra
lại ngày rút tiền trên chứng từ vì thủ quỹ có thể trì hỗn, chiếm dụng tiền mặt của Cơng ty sau khi rút tiền từ ngân hàng.
Nghiệp vụ chi tiền thông qua ngân hàng chủ yếu trong Công ty là thanh toán cho người bán và hiện nay cơng tác mua hàng nhập kho đều do phịng kinh doanh thực hiện. Vì vậy các chứng từ như đơn đặt hàng do phịng kinh doanh lập cần phải có sự phê duyệt của Giám đốc hoặc người có thẩm quyền.
Do các cửa hàng của Công ty thường xuyên thực hiện nghiệp vụ bán lẻ cho khách hàng nên việc thu bằng tiền mặt tại các cửa hàng thường xuyên xảy ra. Công ty nên quy định một mức tồn quỹ hợp lý để vừa có thể đảm bảo đáp ứng chi tiêu thường xuyên vừa tránh rủi ro mất mát, biển thủ liên quan đến việc tồn trữ tiền mặt quá nhiều.
+ Kiểm soát tài sản cố định
Do đặc điểm ngành nghề sản xuất vật liệu xây dựng nên khối lượng tài sản cố định và thiết bị cũng như công cụ dụng cụ của Công ty khá nhiều. Tuy nhiên, Cơng ty vẫn chưa có quy định cụ thể về việc đầu tư, sử dụng, sửa chữa cũng như thanh lý TSCĐ cũng như công cụ dụng cụ mà chủ yếu giải quyết từng trường hợp cụ thể khi phát sinh. Điều này dẫn đến tình trạng bị động và việc giải quyết chưa thật sự thỏa đáng.
Cơng ty nên có bộ phận lập kế hoạch, dự tốn về việc đầu tư TSCĐ để có thể tiếp cận một số dây chuyển sản xuất tiên tiến nhằm nâng cao chất lượng của sản phẩm hoàn thành và nâng cao hiệu quả của hoạt động sản xuất.
Thực tế tại Cơng ty, có nhiều TSCĐ và cơng cụ dụng cụ đã hết thời gian khấu hao, lỗi thời về công nghệ làm giảm năng suất hoạt động cũng như giảm hiệu quả của quá trình sản xuất. Vì vậy, định kỳ Cơng ty cần tiến hành thanh lý những TSCĐ và công cụ dụng cụ khơng cịn hữu ích.
3.3.4 Thơng tin và truyền thơng
Một hệ thống thông tin truyền thông tốt sẽ hỗ trợ cho chiến lược kinh doanh, giúp Công ty nắm bắt thông tin kịp thời để đưa ra các quyết định kinh doanh phù
hợp. Vì vậy, để hệ thống thơng tin truyền thơng thực sự mang lại lợi ích cho Cơng ty, Cơng ty có thể xem xét và thực hiện các giải pháp sau:
Kết quả khảo sát ở chương 2 cho thấy việc tiếp xúc và trao đổi của nhân viên cấp dưới phản hồi thơng tin lên cấp trên vẫn cịn nhiều sự cả nể, ngại va chạm vì đa phần trưởng bộ phận đều là người thân quen của Ban lãnh đạo. Điều này làm cho thông tin báo cáo lên trên chưa thực sự chính xác.
Đơn vị khơng có một bộ phận độc lập để thu thập thông tin từ nhân viên, điều này dẫn đến việc phản hồi thông tin từ dưới lên trên chưa thật sự hiệu quả. Công ty nên thành lập bộ phận đôc lập với chức năng thu thập thông tin và bảo mật danh tính cũng như những thơng tin liên quan đến người cung cấp thông tin; hoặc Cơng ty có thể xây dựng diễn đàn cung cấp những thơng tin trên website của Cơng ty. Khuyến khích nhân viên có thể trình bày quan điểm để Ban lãnh đạo có thể nắm bắt giúp hệ thống KSNB của Cơng ty được hồn thiện hơn.
3.3.5 Giám sát
Qua kết quả khảo sát ở chương 2 cho thấy hệ thống KSNB của công ty chưa thật sự tạo điều kiện cho các nhân viên và các bộ phận giám sát lẫn nhau trong công việc hàng ngày.
Các trưởng, phó phịng ban ít khi giám sát công việc của nhân viên trong phòng dẫn đến khi nhân viên gây ra sai sót thì các trưởng, phó phịng ban mới biết. Bên cạnh viêc tạo điều kiện để các nhân viên có thể thực hiện giám sát lẫn nhau, các trưởng phòng ban cần tăng cường giám sát thường xuyên kết quả thực hiện công việc của nhân viên. Cụ thể là yêu cầu các nhân viên lập báo cáo kết quả hồn thành cơng việc định kỳ mỗi tháng một lần nhằm nắm bắt tình hình thực hiện cơng việc cũng như có thể đánh giá khả năng hồn thành nhiệm vụ của mỗi nhân viên. Từ đó có thể xử lý các khó khăn hoặc đưa ra các giải pháp xử lý kịp thời khi nhân viên đang gặp khó khăn trong việc thực hiện cơng việc có thể ảnh hưởng đến việc hồn thành mục tiêu của bộ phận.
Ban lãnh đạo Công ty cũng cần xem xét và điều chỉnh các tiêu chí đánh giá nhân viên. Việc đánh giá phải rõ ràng, có các tiêu chí định lượng cụ thể nhằm tạo sự
công bằng cho các nhân viên, từ đó có thể tạo được sự đồng thuận khi được đánh giá. Đánh giá đúng năng lực và có chế độ khen thưởng kịp thời sẽ giúp cho Công ty thu hút được nhân viên giỏi và tạo động lực làm việc cho nhân viên.
Định kì Cơng ty có thể tổ chức các cuộc họp để các lãnh đạo phòng ban và ban lãnh đạo Cơng ty phân tích, đánh giá tính hữu hiệu và hiệu quả của hệ thống KSNB trong từng chu trình, từ đó đưa ra các giải pháp cải thiện cũng như các phương hướng điều chỉnh cho phù hợp.
Để hệ thống KSNB trong Công ty hoạt động hữu hiệu và hiệu quả, Ban lãnh đạo phải thường xuyên giám sát, đánh giá hệ thống KSNB, phát hiện các rủi ro chưa được kiểm soát hoặc đã phát hiện nhưng biện pháp kiểm soát chưa thật sự hiệu quả. Bộ phận kiểm sốt của Cơng ty cần tăng cường những cuộc kiểm tra đột xuất nhằm tìm ra những sai phạm, từ đó giúp Ban lãnh đạo có thể đề ra các những biện pháp chấn chỉnh, đề phòng những rủi ro do gian lận và có thể đưa ra các biện pháp xử lý phù hợp.
Bên cạnh việc kiểm tra BCTC, bộ phận kiểm soát cũng cần thường xuyên kiểm tra việc tn thủ các quy trình của các phịng ban của Công ty.
KẾT LUẬN CHƯƠNG III
Thông qua khảo sát thực trạng KSNB tại công ty Đồng Tâm, chương ba tác giả đã đưa ra quan điểm hoàn thiện và đề xuất một số giải pháp cụ thể phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty. Với mong muốn Công ty ngày càng phát triển và đạt được mục tiêu đã đề ra tác giả hy vọng rằng với những giải pháp đã đưa ra sẽ giúp các nhà lãnh đạo giảm thiểu được rủi ro trong kinh doanh, nâng cao năng suất lao động của nhân viên, quản lý tốt nguồn nhân lực và nâng cao hiệu quả hoạt động. Từ đó, Cơng ty sẽ ngày càng phát triển vững mạnh và bền vững.
KẾT LUẬN
Trong nền kinh tế Việt Nam đang biến động như hiện nay, các doanh nghiệp phải đối mặt với rất nhiều thách thức và rủi ro. Rất nhiều doanh nghiệp đã phải phá sản, sát nhập hoặc thu hẹp quy mô hoạt động. Công ty TNHH Đồng Tâm với lĩnh vực sản xuất và kinh doanh mua bán vật liệu xây dựng cũng phải đối mặt với tình hình cạnh tranh rất gay gắt với các đối thủ cạnh tranh trong và ngoài nước. Một trong những giải pháp trọng yếu có thể giúp Cơng ty tồn tại và phát triển với việc