3.1 Trớch cho cỏ nhõn cỏn bộ, giỏo viờn, nhõn viờn khi họ chuyển đi nơi khỏc:
- Tạo thư mục NguyenVanA trờn đĩa C (tờn thư mục khụng cú dấu cỏch) - Kớch đỳp chuột vào trong cửa sổ tỏc nghiệp được cửa sổ:
- Chọn đơn vị cú người chuyển cụng tỏc bằng cỏch kớch chuột vào hộp , - Đặt trỏ chuột vào dũng họ và tờn người chuyển cụng tỏc,
- Kớch chuột vào nỳt ,
- Kớch chuột vào hộp như cửa sổ trờn, - Kớch chuột vào nỳt được cửa sổ:
- Chọn ổ đĩa C từ nỳt của hộp Drive, - Kớch chuột chọn thư mục "NguyenVanA", - Kớch chuột vào nỳt .
- Vào phần thuyờn chuyển cỏn bộ để thực hiện chuyển đi nơi khỏc cho cỏn bộ này (Khụng được dựng thuyờn chuyển nội bộ): Để hồ sơ của cỏn bộ này khụng cũn trong CSDL của đơn vị,
- Copy thư mục C:\NguyenVanA ra đĩa mềm cho cỏn bộ, - Xoỏ thư mục C:\Nguyen Van A trờn ổ đĩa C:
3.2 Trớch hồ sơ của những ngưũi cú thay đổi từ ngày nào đú thường là 01/7 hoặc 01/01 hàng năm:
- Tạo thư mục TC010105 (Trớch chọn ngày 01/01/2005) trờn ổ đĩa C chẳng hạn (C:\TC010105),
- Chọn toàn bộ đơn vị,
- Gừ mốc tớnh là cú sự thay đổi hồ sơ vào ụ thớ dụ 01/07/2004 tức là trớch những người cú hồ sơ thay đổi từ ngày 01/07/2004 đến 01/01/2005),
- Kớch chuột vào nỳt ,
- Kớch chuột vào nỳt thực ,
- Chọn ổ đĩa C, thư mục TC010105 kớch chuột vào nỳt ,
- Copy thư mục C:\TC010105 vào đĩa gửi cấp trờn.
3.3 Trớch chọn toàn bộ hồ sơ cỏn bộ của đơn vị
- Tạo thư mục TCTB0105 (Trớch chọn toàn bộ thỏng 01 năm 2005) trờn ổ đĩa C chẳng hạn (C:\TCTB0105),
- Chọn toàn bộ đơn vị,
- Kớch chuột vào nỳt ,
- Kớch chuột vào nỳt ,
- Chọn ổ đĩa C, thư mục TCTB0105, kớch chuột vào nỳt ,
- Copy thư mục C:\TCTB0105 vào đĩa gửi cấp trờn.