c) Mang tính đồng bộ
5.2.3. Đo lường và đánh giá sự thực hiện
Trong bước này cần trả lời một số câu hỏi: Đo cái gì? Đo như thế nàỏ Đo cái gì? Nếu lựa chọn những gì để đo khơng phù hợp có thể sẽ tạo ra sự sai lệch thông tin, dẫn đến mâu thuẫn giữa người thực thi kế hoạch với nhà quản lý thực hiện chức năng kiểm soát.
Đo lường như thế nào cũng là một vấn đề trong kiểm soát. Tùy đối tượng bị kiểm soát, thời gian kiểm soát và mức độ quan trọng của vấn đề cần kiểm soát mà nhà quản lý thực hiên chức năng kiểm soát lựa chọn phương pháp kiểm sốt thích hợp. Sử dụng các phương pháp khác nhau để đo cũng chính là sử dụng các biện pháp khác nhau để kiểm soát.
Nếu các tiêu chuẩn được xác định một cách thích hợp và nếu các phương pháp, phương tiện có khả năng xác định một cách chính xác các cấp dưới đang làm gì, sự việc đang diễn ra như thế nào thì việc đánh giá sự thực hiện thực tế là tương đối dễ dàng. Nhưng có nhiều hoạt động mà trong đó khó có thể nêu ra các tiêu chuẩn chính xác và cũng có nhiều hoạt động rất khó đo lường. Chính vì vậy, để đo lường hoạt động có hiệu quả cần chú ý:
- Để dự báo được những sai lệch trước khi chúng trở nên trầm trọng, ngoài kết quả cuối cùng của hoạt động, việc đo lường nhiều khi phải thực hiện đối với đầu vào của hoạt động, những dấu hiệu và thay đổi có thể ảnh hưởng đến kết quả của từng giai đoạn hoạt động nhằm tác động điều chỉnh kịp thờị
- Để rút ra những kết luận đúng đắn về hoạt động và kết quả thực hiện cũng như nguyên nhân của những sai lệch, việc đo lường được lặp đi lặp lại bằng những công cụ hợp lý. Tần suất của sự đo lường phụ thuộc vào dạng hoạt động bị kiểm sốt.
- Có thể người tiến hành giám sát, đo lường sự thực hiện với người đánh giá và ra quyết định điều chỉnh có thể khác nhau nên phải xây dựng được mối quan hệ truyền thông hợp lý giữa họ.
Các nguồn thông tin dùng để đo lường kết quả thực hiện: - Kết quả quan sát cá nhân;
- Các báo cáo thống kê; - Báo cáo miệng; - Báo cáo bằng văn bản.
Thông báo kết quả đo lường. Kết quả đo lường phải được thông báo đến
các đối tượng sau:
+ Người phụ trách trực tiếp bộ phận hay công việc đã và đang kiểm sốt bởi chính họ sẽ thực hiện các cơng việc điều chỉnh cần thiết.
+ Cấp trên trực tiếp của bộ phận hay người được kiểm soát để họ biết giúp đỡ cấp dưới khi cần thiết.
+ Các đơn vị có liên quan, ảnh hưởng đến hành động điều chỉnh sau nàỵ