Trong q trình bán hàng kế tốn có nhiệm vụ theo dõi tình hình cơng nợ của khách hàng. Khi xuất hoá đơn GTGT bán chịu cho khách hàng kế toán vào sổ chi tiết thanh toán với người mua như sau:
Mẫu biểu 2.32. Sổ chi tiết thanh tốn với người mua
CƠNG TY TNHH TÂN THỦY
Sổ chi tiết thanh toán với người mua
Tài khoản: 131 - Phải thu của khách hàng
Đối tượng: Doanh nghiệp tư nhân Vũ Văn Cường
Loại tiền: VNĐ Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Thời hạn được chiết khấu Số phát sinh Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có A B C D E 1 2 3 Số dư đầu kỳ 0 0 28/12 109 28/12/10 Đá 1x2 5112 241.490.000 Đá 1x2 3331 24.149.000 Cộng số phát sinh 265.639.000 0 Số dư cuối kỳ 265.639.000
Ngày 31 tháng 12 năm 2011
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Chương III. Phương hướng hồn thiện hạch tốn tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ vật liệu xây dựng tại công ty TNHH Tân Thủy.
Mẫu số: S13-DNN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
I.Sự cần thiết phải hồn thiện và ngun tắc hồn thiện cơng tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty
1. Sự cần thiết phải hồn thiện cơng tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại các doanh nghiệp
Kế tốn được xem là một cơng cụ quản lý kinh tế - tài chính quan trọng trong mọi chế độ kinh tế xã hội, nó có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm tra các hoạt động kinh tế của Nhà nước cũng như của mỗi doanh nghiệp. Khi nền kinh tế xã hội càng phát triển thì chức năng và yêu cầu của kế toán ngày càng được mở rộng và nâng cao.
Các cơ sở thực tiễn đã chỉ ra rằng mọi sự thiếu sót, tồn tại trong việc tổ chức cơng tác kế tốn đều dẫn đến sự trì trệ trong khâu thực hiện cơng tác kế tốn, lúc đó kế tốn khơng thể thực hiện đúng đắn, đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ của mình là cung cấp các thơng tin kinh tế - tài chính một cách kịp thời, chính xác cho nhà quản lý, khơng giám sát được tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế - tài chính, gây ra các sai sót trong quản lý từ đó làm nảy sinh các tiêu cực trong kinh doanh. Như vậy để có thể hồn thiệu được cơng tác quản lý thì việc tổ chức tốt cơng tác kế tốn là một nội dung quan trọng.
Đối với mỗi doanh nghiệp thì lưu thơng hàng hố là chức năng chính mà trong đó bán hàng là khâu vận động cuối cùng, nó có tính chất quyết định đến hoạt động, kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong một chu kỳ kinh doanh. Thơng qua bán hàng, thì giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm đó được thực hiện, hàng hố được chuyển từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị, giúp cho vòng luân chuyển vốn được hoàn thành, tăng hiệu quả sử dụng vốn. Q trình bán hàng có ảnh hưởng trực tiếp đến quan hệ cân đối sản xuất giữa các ngành, các đơn vị sản xuất và quan hệ cung cầu. Nó còn đảm bảo cân đối giữa tiền và hàng trong lưu thơng, đảm bảo cân đối sản xuất giữa các ngành. Chính vì lẽ đó mà trong một doanh nghiệp, kế tốn bán hàng và xác định kết quả có vị trí quan trọng nhất trong tồn bộ cơng tác kế tốn của doanh nghiệp.
Mặt khác, trên thực tế hiện nay cơng tác kế tốn nói chung và cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả mặc dù có nhiều ưu điểm song vẫn còn những tồn tại. Có thể khẳng định rằng việc hồn thành cơng tác kế tốn nói chung và cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả nói riêng là một điều vơ cùng quan trọng.
Trước hết hồn thiện kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng giúp cho các doanh nghiệp có thể quản lý chặt chẽ hơn q trình tiêu thụ hàng hố, phản ánh một cách chính xác, kịp thời doanh thu bán hàng, tình hình thanh tốn với người mua, … Từ đó có thể tránh được những tổn thất kinh doanh, đẩy nhanh khả năng thu hồi vốn và khả năng luân chuyển vốn để có thể đánh giá và xác định chính xác hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Hồn thiện kế tốn bán hàng và xác định kết quả sẽ làm cho các tài liệu kế tốn cung cấp có độ chính xác cao hơn, giúp cho các nhà quản trị phân tích, đánh giá đúng đắn tồn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó có thể đưa ra những quyết
định, điều chỉnh kịp thời phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp và những biến đổi của môi trường kinh doanh.
Tóm lại, hồn thiện cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao chất lượng đào tạo kế toán doanh nghiệp, giúp cho kế toán thực hiện tốt chức năng vốn có của mình và phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ. Chính vì thế cần phải hồn thiện cơng tác kế toán bán hàng và xác định kết quả.
2. Nguyên tắc hồn thiện cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng
Trong những năm gần đây, để phù hợp và đáp ứng các yêu cầu của cơ chế quản lý mới, Nhà nước ta đã không ngừng thực hiện các biện pháp quan trọng nhằm cải cách và hoàn thiện hệ thống kế tốn nhờ đó mà hệ thống kế tốn Việt Nam đã khơng ngừng đổi mới nhằm phù hợp với đặc điểm nền kinh tế mới, yêu cầu và trình độ quản lý kinh tế - tài chính của các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay và trong thời gian sắp tới. Song với sự vận động và đổi mới không ngừng của nền kinh tế thị trường đã nảy sinh nhiều nghiệp vụ kinh tế không thể lường trước được trong quá trinh xây dựng chế độ kế toán.
Mặt khác, khi được áp dụng vào từng mơ hình doanh nghiệp cụ thể thì chế độ kế tốn hiện hành còn nảy sinh nhiều vấn đề đòi hỏi cần phải có sự hồn thiện cho phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, có vậy mới phát huy được tốt nhất vai trò và chức năng của mình đối với doanh nghiệp.
Tổ chức cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả có vị trí quan trọng. Để có thể thực hiện tốt mục tiêu cuối cùng của một doanh nghiệp là lợi nhuận thì đòi hỏi cơng tác kế bán hàng và xác định kết quả phải được tổ chức một các khoa học và hợp lý. Hoàn thiện cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả phải tuân thủ tốt các yêu cầu cơ bản sau:
- Yêu cầu phù hợp: Mỗi doanh nghiệp thuộc một loại hình cụ thể, mang những đặc điểm riêng về hoạt động, tổ chức, quản lý nên khi vận dụng chế độ kế tốn phải phù hợp. Việc hồn thiện phải đảm bảo tuân thủ đúng chế độ kế toán và chế độ tài chính hiện hành của nhà nước. Đây là một trong những nguyên tắc kế tốn vì vậy hồn thiện cơng tác kế tốn cần phải tơn trọng ngun tắc này.
- Yêu cầu chính xác và kịp thời: Kế tốn có nhiệm vụ cơ bản là cung cấp thông tin kinh tế cho các nhà lãnh đạo để từ đó có thể ra các quyết định cho sự hoạt động và phát triển của doanh nghiệp. Chính vì thế thơng tin kế tốn cung cấp phải chính xác và kịp thời nên hồn thiện cơng tác kế tốn nói chung và cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả nói riêng cũng phải tuân theo yêu cầu này.
Việc hồn thiện cơng tác kế tốn phải đảm bảo được việc cung cấp thơng tin kịp thời cho cán bộ quản lý.
- Yêu cầu thống nhất: Yêu cầu này đặt ra nhằm đảm bảo sự tập trung, thống nhất trong quản lý từ lãnh đạo công ty tới các cơ sở, đảm bảo sự tuân thủ các chính
sách, chế độ, thể lệ về tài chính do Nhà nước ban hành và phù hợp với bản thân doanh nghiệp.
Hồn thiện kế tốn phải đảm bảo kết hợp thống nhất giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết. Nguyên tắc này thể hiện ở việc sử dụng khoa học hệ thống tài khoản đảm bảo hiệu quả của cơng tác kế tốn, đồng thời có một hệ thống sổ chi tiết gọn nhẹ và đầy đủ.
- Yêu cầu tiết kiệm và hiệu quả: Với mỗi nhà kinh doanh thì khi bỏ vốn ra đều mong muốn sẽ thu được hiệu quả cao nhất bằng việc sử dụng đồng vốn một cách tiết kiệm nhất. Mục đích cuối cùng của kinh doanh là lợi nhuận cao nhất mà việc thực hiện cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả khơng nằm ngồi mục đích này. Các biện pháp hồn thiện đưa ra cần mang tính khả thi cao có hiệu quả cao nhất với chi phí thấp nhất. chính vì vậy việc hồn thiện phải dựa trên nguồn nhân lực hiện có, bộ máy công ty không đổi, phù hợp với đặc điểm của công ty.
Việc hồn thiện cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng đảm bảo các yêu cầu trên một mặt sẽ giúp cơng việc của kế tốn được giảm nhẹ song vẫn đảm bảo tính khoa học, chính xác, kịp thời, cung cấp những thơng tin hữu ích nhất cho các nhà quản lý trong doanh nghiệp.
II.Nhận xét chung về hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty.
1. Ưu điểm.
- Bợ máy kế tốn:
Bộ máy kế tốn của Cơng ty được tổ chức theo hình thức kế tốn tập trung, tồn bộ cơng tác kế tốn được tập trung tại phòng kế tốn. Cơng ty đã tổ chức được bộ máy kế toán tương đối gọn nhẹ, linh hoạt, quy trình làm việc khoa học phù hợp với tình hình kinh doanh của Cơng ty. Đội ngũ nhân viên kế tốn trẻ, đầy năng lực, được đào tạo chuyên ngành tại các trường đại học và có kinh nghiệm, nhiệt tình, có tinh thần trách nhiệm cao. Kế tốn trưởng là người có kinh nghiệm và trình độ, các kế tốn viên có chun mơn, nghiệp vụ tốt, sử dụng thành thạo máy vi tính, thường xuyên trao dồi, cập nhật chế độ kế tốn nên cơng việc được thực hiện nhanh gọn, giảm bớt sai sót và gian lận, cung cấp thơng tin trung thực, chính xác cho u cầu quản lý.
- Hệ thống sổ sách, chứng từ và tài khoản sử dụng tại Cơng ty:
+ Hình thức sổ kế tốn được áp dụng ở Công ty là Chứng từ ghi sổ đã đáp ứng được yêu cầu quản lý của Công ty.
+ Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của Công ty đều được lập chứng từ kế toán. Nội dung chứng từ kế toán được ghi đầy đủ tất cả các chỉ tiêu, rõ rãng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Đối với hoạt động bán hàng, chứng từ có liên quan trực tiếp đó là các hóa đơn bán hàng. Hiện nay cơng ty sử dụng hóa đơn bán hàng là hóa đơn GTGT. Các hóa đơn được lập đầy
đủ theo quy định (3 liên) và đều có đủ các chữ ký theo quy định đảm bảo tính hợp lí, hợp lệ làm căn cứ cho việc hạch tốn kế tốn ở Cơng ty.
+ Hệ thống tài khoản của Công ty đã phản ánh đầy đủ mọi hoạt động kinh tế phát sinh. Việc sắp xếp, phân loại các tài khoản trong hệ thống tài khoản của công ty là phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh. Các tài khoản đều được áp dụng theo Quyết định số 15/ QĐ – BTC.
- Ghi nhận doanh thu:
Doanh thu bán hàng được ghi nhận đầy đủ, đúng thời điểm, kịp thời, chính xác, thoả mãn các điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng. Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên doanh thu bán hàng được ghi nhận là doanh thu chưa có thuế.
- Thơng tin kế tốn:
+ Các thơng tin trên báo cáo tài chính phản ánh tình hình tăng, giảm tài sản, nguồn vốn một cách trung thực, hợp lý và kịp thời đảm bảo chế độ, cung cấp những thông tin cần thiết cho đối tác và cho các cơ quan chức năng.
+ Thơng tin kế tốn được cung cấp thường xuyên, đầy đủ, chính xác, giúp cho ban lãnh đạo đánh giá được kết quả kinh doanh của Công ty một cách nhanh chóng.
2.Nhược điểm.
- Về công tác bán hàng:
Khách hàng của công ty chủ yếu là các chủ thuyền, họ mua vật liệu qua đường sông và bán lại cho các nơi cần vật liệu xây dựng. Thường thì số lượng thuyền lớn, họ phải chờ hàng. Nhưng ở công ty việc sắp xếp cho các thuyền để lấy hàng lại rất thủ công chỉ ghi danh sách thuyền trên bảng mà không hề tổng hợp trên giấy tờ. Điều này đôi khi làm cho các nhân viên trong bộ phận bán hàng có thể chèn những khách hàng đến sau để xuất hàng trước.
Ngoài ra ở cơng ty đơi lúc cũng có những khách hàng là các công ty xây dựng thường mua hàng với số lượng lớn nên việc đảm bảo lượng hàng xuất tương đối khó khăn.
Do vậy công ty nên lập phiếu đặt hàng cho mỗi khách hàng để đảm bảo trình tự xuất hàng cho các khách hàng theo thứ tự đăng ký và để cơng ty có kế hoạch sản xuất phụ hợp đối với những trường hợp có số lượng hàng lớn.
- Về chính sách bán hàng: cơng ty chưa áp dụng các chính sách như chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh tốn. Vì vậy chưa khuyến khích được khách hàng thanh tốn ngay và thanh tốn đúng hạn dẫn đến tình trạng ứa đọng vốn.
- Về cơng tác tở chức phân tích kết quả hoạt đợng sản x́t kinh doanh. Công tác tổ chức dữ liệu, chuẩn bị lập BCKQKD là khâu đầu tiên của quá trình lập BCKQKD. Thực hiện tốt khâu này sẽ góp phần giúp cơng tác lập BCKQKD nhanh chóng, thuận tiện và có hiệu quả, chính xác hơn. Vì vậy sẽ đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho việc phân tích BCKQSXKD. Nhưng tại phòng kế tốn của Cơng ty, công tác tổ chức dữ liệu và chuẩn bị lập BCKQKD chưa thực sự được thực hiện 1 cách khoa
học, hợp lý. Tuy đã có sự phân cơng trách nhiệm trong việc tập hợp dữ liệu cho công tác chuẩn bị BCKQKD nhưng thực tế phần lớn công tác lập đều do kế toán trưởng tiến hành. Như vậy vai trò của kế tốn trưởng rất nặng nề.
- Về hệ thớng sở sách kế tốn:
Cơng ty chưa sử dụng mẫu sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết quản lý doanh nghiệp.Do vậy việc theo dõi các loại chi phí này còn chưa được chặt chẽ.
Kế tốn ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ nhưng lại chưa thực hiện việc lập bảng tổng hợp các chứng từ cùng loại.Chỉ sắp xếp các chứng từ cùng loại để lập chứng từ ghi sổ. Để cho việc ghi chép được thuận tiện hơn kế toán nên lập bảng tổng hợp chứng từ cùng loại và định kỳ khoảng 3 đến năm ngày vào chứng từ ghi sổ.
III. Những kiến nghị nhằm hồn thiện hạch tốn tiêu thụ sản phẩm và xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm.
1. Kiến nghị về tổ chức bợ máy kế tốn:
Cơng ty nên tổ chức ở phòng kế toán một bộ phận kế toán quản trị để tiến hành cung cấp thơng tin cho q trình xây dựng, tổ chức thực hiện cũng như kiểm tra, đánh giá kế hoạch, để nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Chẳng hạn như thiết lập bộ phận dự toán trong bộ phận kế toán quản trị, bộ phận này sẽ sử dụng thông tin do bộ phận kế tốn tài chính cung cấp trên cơ sở đó xây dựng dự toán cho hoạt động kinh doanh.
Mặt khác để tạo điều kiện cho cơng tác phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh được nhanh chóng, kịp thời càng phải thực hiện phân công trách nhiệm cụ