IV Các khoản đầu tư tài chính dài hạn
1 Số lần luân chuyển VLĐ Lần 2,09 2,45 0,
3.2.2. Tăng cường công tác quản lý các khoản phải thu
Trong năm 2015, lượng VLĐ của công ty bị chiếm dụng khá lớn. Việc tồn tại các khoản phải thu trong điều kiện hiện nay là một điều tất yếu song nếu để các khoản phải thu quá lớn, thời gian dài sẽ ảnh hưởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Thực tế trong năm gần đây cho thấy các khoản phải thu đang có xu hướng giảm song bên cạnh đó là doanh thu cũng đang giảm cũng là điều nguy hiểm. Do vậy công ty nên đưa ra một giải pháp tồn diện từ chính sách, hệ thống, con người, cơng cụ hỗ trợ đến kỹ năng, quy trình thu nợ.
Hoạt động chủ yếu của công ty là sản xuất các sản phẩm dệt may để xuất khẩu vì thế trong quá trình thực hiện nên đưa ra thỏa thuận về việc thanh toán hoặc ứng trước một phần theo giá trị hợp đồng. Tùy thuộc vào từng loại hợp đồng từ đó cơng ty nên xây dựng kế hoạch, thời gian thu hồi khoản nợ vừa phù hợp với thời gian thu tiền của nhà phần phối vừa phù hợp công ty. Việc này giúp cho doanh nghiệp tránh được khỏan nợ quá hạn, chắc chắn nhận được tiền từ khách hàng, ổn định việc cung cấp tiêu thụ sản phẩm cho doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, cơng ty cần có chiến lược riêng đối với từng nhóm đối tượng khách hàng. Trong hợp đồng kinh tế, cần có các điều khoản quy định chặt chẽ về thời hạn thanh tốn, hình thức phạt vi phạm hợp đồng như lãi suất chậm trả và khuyến khích các chủ đầu tư ứng trước tiền với các ưu tiên và chính sách thu tiền có lợi cho khách hàng .Sau khi nhận hợp đồngcông ty nên đưa ra những thỏa thuận với cách thanh tốn sao cho có lợi cho cả hai, nếu khách hàng ứng trước
126
SV: Trần Quỳnh Trang
Lớp: CQ50/11.18
tiền có thể triết khấu cho khách hàng. Tỉ lệ chiết khấu là bao nhiêu thì cần linh hoạt trong từng thời kì sao cho sử dụng nguồn tạm ứng do khách hàng cung cấp nhỏ hơn chi phí tín dụng tại ngân hàng là điều rất có lợi .
Mợt số biện pháp trong tăng cường công tác quản lý khoản phải thu, hạn chế tối đa lượng vốn bị chiếm dụng mà Cơng ty có thể áp dụng là:
- Với những khách hàng mua lẻ với khối lượng nhỏ, cơng ty tiếp tục thực hiện chính sách “mua đứt bán đoạn”, khơng để nợ hoặc chỉ cung cấp chiết khấu ở mức thấp với những khách hàng nhỏ nhưng thường xuyên.
- Với những khách hàng lớn, trước khi ký hợp đồng, công ty cần phân loại khách hàng, tìm hiểu kỹ về khả năng thanh tốn của họ. Hợp đồng luôn phải quy định chặt chẽ về thời gian, phương thức thanh tốn và hình thức phạt khi vi phạm hợp đồng. Cần u cầu phía khách hàng phải có ngân hàng đứng ra bảo lãnh trong việc thanh tốn. Cơng ty nên dùng hình thức uỷ nhiệm thu trong thanh toán.
- Mở sổ theo dõi chi tiết các khoản nợ, tiến hành sắp xếp các khoản phải thu theo tuổi. Như vậy, công ty sẽ biết được một cách dễ dàng khoản nào sắp đến hạn để có thể có các biện pháp hối thúc khách hàng trả tiền. Định kỳ công ty cần tổng kết công tác tiêu thụ, kiểm tra các khách hàng đang nợ về số lượng và thời gian thanh tốn, tránh tình trạng để các khoản thu rơi vào tình trạng nợ khó địi.
- Cơng ty nên áp dụng biện pháp tài chính thúc đẩy tiêu thu sản phẩm và hạn chế vốn bị chiếm dụng như chiết khấu thanh toán và phạt vi phạm quá thời hạn thanh tốn. Sử dụng có hiệu quả các biện pháp thu hồi nhanh như chiết khấu bán hàng, giảm giá cho những đơn đặt hàng với số lượng lớn nhằm thúc đẩy khách hàng thanh toán nhanh.
- Nếu khách hàng thanh tốn chậm thì cơng ty cần xem xét cụ thể để đưa ra các chính sách phù hợp như thời gian hạn nợ, giảm nợ nhằm giữ gìn mối quan hệ
127
SV: Trần Quỳnh Trang
Lớp: CQ50/11.18
sẵn có và chỉ nhờ có quan chức năng can thiệp nếu áp dụng các biện pháp trên không mang lại kết quả.
- Đối với các nhà cung cấp nguyên vật liệu cần tăng cường và giữ vững uy tín đề giảm số vốn đang bị chiếm dụng như hiện nay. Các khoản phải thu khác với tỷ trọng nhỏ thì cần nhắc sử dụng quỹ lương, quỹ khen thưởng,… để hồi phục vốn lưu động trong trường hợp cần thiết.
- Khi mua hàng hoặc thanh toán trước, thanh toán đủ phải yêu cầu người lập các hợp đồng bảo hiểm tài sản mua nhằm tránh thất thốt, hỏng hóc hàng hóa dựa trên nguyên tắc “giao đủ, trả đủ” hay các chế tài áp dụng trong ký kết hợp đồng.
- Ngồi ra các cơng ty có thể chủ động liên hệ với khách hàng sớm để làm việc về các khoản phải thu thay vì chờ đến ngày hết hạn của hóa đơn mới liên hệ. Điều này không chỉ giúp cho công ty quản lý hiệu quả các khoản phải thu mà cịn duy trì tốt mối quan hệ với khách hàng.
Trong thời kỳ hiện nay, nhất là cơng ty có tỷ trọng nợ phải thu khá cao, cơng ty cũng nên tính đến trường hợp xấu nhất trong việc thu hồi các khoản nợ là khách hàng, con nợ là khơng đủ khả năng thanh tốn. Để tiến hành trích lập dự phịng khoản phải thu khó địi một cách hợp lý.
Để giải quyết những tồn đọng nói trên. Em xin đưa ra một quy trình quản lý và thu hồi nợ phải thu cho cơng ty như sau:
+ Các quy trình
1. Quy trình quản lý cơng nợ phải thu Quy trình trình xử lý, thu hồi nợ khó địi
Quy trình trình tự thực hiện cơng việc đề nghị Tòa án giải quyết các khỏan nợ khó địi.
Quy trình báo cáo xử lý cơng nợ khó địi định kỳ và đột xuất
128
SV: Trần Quỳnh Trang
Lớp: CQ50/11.18
+ Nội dung quy trình
* Quy trình quản lý cơng nợ phải thu
Phát hành các quy định của CT về cơng nợ, nợ khó địi Các đơn vị báo cáo phát sinh nợ và nợ khó địi theo quy định
Báo cáo tình hình thực hiện thu nợ. Chuyển nợ khó địi lên phịng thu hồi cơng nợ.
Chuyển hồ sơ, lý lịch, đặc điểm cơng nợ cho phịng Thu Hồi cơng nợ Phịng thu hồi công nợ tổng hợp theo bảng biểu quy định báo cáo lãnh đạo Xin ý kiến chỉ đạo.
Lưu hồ sơ theo quy định.
* Quy trình trình xử lý, thu hồi nợ khó địi
1. Nghiên cứu hồ sơ cơng nợ, trao đổi với khách hàng tính chất và giá trị pháp lý của công nợ, phác thảo sơ bộ các bước giải quyết, hồn thiện các tài liệu cịn thiếu để củng cố giá trị pháp lý của hồ sơ cơng nợ;
2. Tìm hiểu về khách nợ: bao gồm các thông tin liên quan đến các chức danh quản lý, khả năng tài chính, quan điểm của khách nợ đối với cơng nợ, các hoạt động kinh tế của khách nợ, các mối quan hệ, các đối tác của khách nợ.
3. Đàm phán, làm việc trực tiếp với lãnh đạo hoặc người có trách của khách nợ để đàm phán giải quyết cơng nợ, lập lộ trình thanh tốn nợ, căn cứ lộ trình để thúc khách nợ trả nợ đúng lộ trình.
4. Nếu khách nợ cố tình chây ỳ kéo dài khơng trả nợ thì khởi kiện ra tồ án hoặc phối hợp với cơ quan chức năng khác để giải quyết. Tuy nhiên, trong giai đoạn này vẫn có thể kết
hợp việc đàm phán để giải quyết thu nợ.
129
SV: Trần Quỳnh Trang
Lớp: CQ50/11.18
5. Thi hành bản án hoặc quyết định đã có hiệu lực pháp luật của Tồ án chúng tôi sẽ yêu cầu cơ quan thi hành án cho thi hành bản án hoặc quyết định của Toà án.
6. Lưu giữ hồ sơ tại bộ phận Tổng hợp.
* Quy trình trình tự thực hiện cơng việc đề nghị Tịa án giải quyết các khỏan nợ phải thu khó địi.
Chọn những hồ sơ cơng nợ cịn rất ít khả năng thanh tốn đề xuất lãnh đạo CT chuyển ra toà án giải quyết.
Chuyển hồ sơ cơng nợ khó địi cho Ban PLHĐ nghiên cứu trên cơ sở đó đưa ra ý kiến đề nghị giải để đảm bảo quyền lợi của CT.
Khi Ban lãnh đạo CT nhất trí thì chuyển đơn đề nghị của CT và hồ sơ cơng nợ ra tồ án.
Trực giải quyết khi Tồ án triệu tập hai bên thương lượng hoặc xử tại toà. Đề nghị cơ quan thi hành án thực thi theo quyết định của toà án.
Lưu giữ hồ sơ tại bộ phận Tổng hợp.
* Quy trình báo cáo xử lý cơng nợ khó địi định kỳ và đột xuất
Hàng tuần, hàng tháng báo cáo lãnh đạo tình hình xử lý cơng nợ khó địi trong tuần và kế hoạch thu nợ tuần tới.
Đề xuất ban lãnh đạo CT xin ý kiến chỉ đạo xử lý việc thu hồi tài sản, hàng hố đối với những khoản nợ cịn rất ít khả năng thanh tốn, tránh thiệt hại cho CT. Xin ý kiến chỉ đạo đối với những vấn đề phát sinh trong q trình thu hồi cơng nợ.
Đề xuất với Ban lãnh đạo CT trích dự phịng và xóa nợ cho những đối tượng nợ đã chết hoặc khơng cịn khả năng thanh tốn.
Đề xuất với Ban lãnh đạo CT duyệt phương án đề nghị các cơ quan pháp luật hỗ trợ thu nợ.
130
SV: Trần Quỳnh Trang
Lớp: CQ50/11.18
Báo cáo kết quả thực hiện.
Lưu giữ hồ sơ tại bộ phận Tổng hợp.
Dự phòng nợ phải thu khó địi: là dự phịng phần giá trị dự kiến bị tổn thất của các khoản nợ phải thu khó địi, có thể khơng địi được do con nợ khơng cịn khả năng thanh tốn có thể xảy ra trong năm kế hoạch..
Khoản dự phịng nói trên được trích trước vào chi phí hoạt động của năm báo cáo là để ghi nhận trước giá trị các khoản tổn thất có thể xẩy ra trong năm kế hoạch, giúp cho doanh nghiệp có nguồn tài chính bù đắp ba khoản tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch, nhằm bảo toàn vốn kinh doanh. Doanh nghiệp chủ động xác định mức trích lập, sử dụng từng khoản dự phịng đúng mục đích và xử lý theo các quy định của nhà nước.
Đối với các khoản nợ phải thu khó địi:
+ Phải có tên, địa chỉ nội dung từng khoản nợ, số tiền phải thu của từng con nợ. Trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó địi.
+ Để có căn cứ lập dự phịng nợ phải thu khó địi doanh nghiệp phải có chứng từ gốc hoặc xác nhận của con nợ về số tiền còn nợ chưa trả, bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ...
Căn cứ để được ghi nhận là khoản nợ phải thu khó địi là:
+ Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán từ 2 năm trở lên, kể từ ngày đến hạn thu nợ được ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được nợ.
+ Trường hợp đặc biệt, tuy thời gian quá hạn chưa tới 2 năm, nhưng con nợ đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản, hoặc có dấu hiệu khác như bỏ trốn, hoặc đang bị các cơ quan pháp luật giam giữ, xét xử... thì cũng được ghi nhận là khoản nợ khó địi.
131
SV: Trần Quỳnh Trang
Lớp: CQ50/11.18
Doanh nghiệp phải lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó địi, dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch, kèm theo các chứng từ chứng minh các khoản nợ khó địi nói trên.
Sau khi lập dự phịng cho từng khoản nợ phải thu khó địi, doanh nghiệp tổng hợp tồn bộ khoản dự phòng vào bảng kê chi tiết làm căn cứ để hạch tốn vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.
Mức lập dự phịng các khoản nợ phải thu khó địi tối đa không vượt quá 20% tổng số dư nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm 31/12 hàng năm và đảm bảo doanh nghiệp khơng bị lỗ.
Việc trích lập dự phịng nợ phải thu khó địi sẽ làm giảm một phần lợi nhuận trước thuế doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp trì hồn được việc nộp một khoản tiền thuế TNDN vì dự phịng nợ phải thu khó địi được tính vào chi phí hoạt động của năm báo cáo.
Doanh nghiệp phải hồn nhập khoản dự phịng phải thu khó địi đã lập năm trước vào khoản thu nhập bất thường để xác định kết quả kinh doanh. Đồng thời tiến hành lập dự phòng mới cho năm sau.
Thời điểm hồn nhập khoản dự phịng cơng nợ khó địi đã lập và lập dự phịng mới được tiến hành tại thời điểm khố sổ kế tốn để lập báo cáo tài chính hàng năm.
132
SV: Trần Quỳnh Trang
Lớp: CQ50/11.18