Chương 1 CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ HỢP ĐỒNG ĐẠI LÝ THƯƠNG MẠI
2.3. Thực trạng thực hiện các điều khoản về hợp đồng đại lý thương mại tạ
2.3.1. Thực hiện các điều khoản về số lượng, chủng loại.
Với mục tiêu tăng sản lượng, tạo lợi nhuận hợp lý cho nhà phân phối, thống nhất giá bán các sản phẩm của Công ty và trọng tâm để sản phẩm đạt giá bán lẻ. Hàng năm Cơng ty đều có một bảng giá bán lẻ thơng báo đến tồn bộ các đại lý tiêu thụ sản phẩm của mình. Số lượng và chủng loại của từng loại sản phẩm sẽ do bên đại lý tự quyết định căn cứ vào tình hình tiêu thụ sản phẩm và lượng hàng tồn kho của mình. Cơng ty theo u cầu của bên đại lý sẽ cung cấp hàng căn cứ vào lượng hàng tồn kho, chủng loại mặt hàng và tình hình tài chính của bên đại lý. Thông thường các đơn đặt hàng sẽ do các đại lý thơng báo trước cho Cơng ty, sau đó đại lý sẽ đưa phương tiện vận chuyển của mình đến kho của Công ty để nhận hàng. Nếu các đại lý ở xa Cơng ty sẽ căn cứ vào từng hồn cảnh cụ thể cử phương tiện vận chuyển hàng đến kho của đại lý hoặc cung cấp một phần chi phí vận chuyển cho đại lý.
2.3.2. Thực hiện các điều khoản về trách nhiệm và quyền hạn của mỗi bên.
Trách nhiệm của bên này thường gắn liền với quyền lợi của bên kia và ngược lại. Trong quá trình thực hiện hợp đồng việc giao nhận hàng, thanh toán, bảo đảm thực hiện hợp đồng đã phản ánh rõ nguyên tắc này. Tuy nhiên, việc thực hiện quyền lợi và trách nhiệm của các bên cịn liên quan đến các đối tượng khác đó là: người tiêu dùng, các cơ quan quản lý nhà nước. Để bảo đảm lợi ích của người tiêu dùng và uy tín của doanh nghiệp, trong q trình kinh doanh các đại lý phải thực hiện đầy đủ các điều khoản trong hợp đồng. Các đại lý phải có: biển hiệu quảng cáo ghi tên doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh, phải niêm yết giá bán của từng mặt hàng. Đồng thời phải có hệ thống sổ sách kế toán theo đúng tiêu chuẩn mà Bộ Tài Chính ban hành. Tuy nhiên, việc quản lý hành chính của nhà nước đối với các đại lý là quá lỏng lẻo lên thường xuyên xảy ra tình trạng trốn thuế vi phạm quy trình kê khai sổ sách kế toán...
2.3.3. Thực hiện các điều khoản về thanh toán tiền hàng.
Với nguyên tắc chủ đạo của Công ty là giao hàng lấy tiền ngay, Công ty đã hạn chế tối đa những khoản dư nợ khơng đáng có từ phía các đại lý. Tuy nhiên, việc thực hiện nguyên tắc này là vơ cùng khó khăn vì hầu như tất cả các đại lý đều mua bán chịu nhằm mục đích chiếm đoạt một phần vốn nhàn rỗi của Cơng ty để xoay vịng kinh
doanh. Nên khi mua hàng các đại lý thường thanh tốn từ 50% đến 70% tiền hàng, số tiền cịn lại các đại lý sẽ thanh toán vào đợt nhận hàng sau. Khoản tiền này đối với Công ty không phải là nhỏ. Nhưng để tạo điều kiện thuận lợi cho các đại lý và cũng là để khuyến khích các đại lý khác Cơng ty thường xuyên để cho các đại lý có mức dư nợ vượt quá giới hạn.
Ở những khu vực có tiềm năng phát triển Cơng ty sẽ đầu tư hỗ trợ một phần kinh phí để họ mở rộng thị trường. Đây thực chất là một khoản cho vay ưu đãi của Công ty với lãi suất bằng 0%. Các đại lý sau khi có được khoản hỗ trợ này sẽ đầu tư mở rộng mạng lưới tiêu thụ sản phẩm hoặc đầu tư xây dựng các kho chứa hàng, phòng trưng bày sản phẩm. Sau khi các đại lý đã phát triển ổn định khoản tiền sẽ được Công ty thu lại để tiếp tục đầu tư cho những khu vực khác. Đây là một trong những chính sách phát triển lâu dài hệ thống đại lý của Công ty.
2.3.4. Thực hiện các điều khoản về thời hạn và phụ lục hợp đồng.
Thời hạn hợp đồng đại lý của Cơng ty có hiệu lực trong vịng 12 tháng kể từ ngày ký. Nếu khơng có bất trắc gì xảy ra thì sau 12 tháng khi kết thúc hợp đồng cũ hai bên sẽ tiến hành giao kết hợp đồng mới. Trong quá trình thực hiện hợp đồng, tuỳ vào từng điều kiện cụ thể các bên có thể lập thêm các phụ lục hợp đồng. Trong trường hợp những quy định về giá cả, chất lượng hay chủng loại hàng hố khơng có trong danh mục hợp đồng đã giao kết, hoặc khi thị trường có sự biến động lớn về giá cả hàng hố, lúc đó phải lập phụ lục hợp đồng.
2.3.5. Thực hiện các điều khoản khác trong hợp đồng.
Thực hiện các điều khoản về bảo đảm thực hiện hợp đồng. Các điều khoản về bảo đảm thực hiện hợp đồng hầu như không được quy định trong hợp đồng vì đã được quy định khá cụ thể trong Bộ Luật dân sự và Luật thương mại.Các bên tuỳ vào từng điều kiện và hoàn cảnh cụ thể để áp dụng. Thơng thường trong q trình thực hiện hợp đồng các bên phải cầm cố thế chấp hoặc có các biện pháp khác để bảo đảm thực hiện hợp đồng.
Đình chỉ hợp đồng đại lý: hợp đồng đại lý được đình chỉ khi có sự đề nghị của một bên chủ thể tham gia quan hệ hợp đồng. Hàng năm Cơng ty có khoảng 5 đến 6 hợp đồng bị đình chỉ do phía đại lý khơng thực hiện đầy đủ các điều khoản đã cam kết với Công ty: đó là các điều khoản về thời hạn trả nợ, lượng hàng tiêu thụ quá ít hoặc một vài lý do khác.
Thanh lý hợp đồng: hợp đồng thanh lý sau khi hết thời hạn hiệu lực của hợp đồng hoặc một bên chủ thể không đủ điều kiện để tiếp tục thực hiện hợp đồng. Với Công ty việc thanh lý hợp đồng được thực hiện qua các bước sau:
- Các đại lý trả hết số dư nợ cịn lại cho Cơng ty - Hai bên tiến hành thanh lý hợp đồng
Thông thường sau khi thanh lý hợp đồng cũ cũng là lúc Công ty bắt đầu giao kết một hợp đồng mới. Việc thanh lý và giao kết hợp đồng phải được lập thành văn bản và có chữ ký của hai bên.